INNKALLING TIL MØTE PORSGRUNN KIRKELIGE

Transkript

1 Møte 05/2016 INNKALLING TIL MØTE PORSGRUNN KIRKELIGE FELLESRÅD Mandag 12. september kl i Winthersgt 8

2 Innkalling til møte Du innkalles med dette til møte i Utvalg Møtedato Møtetid kl. 18:00 Møtested Kirkesjefens kontor Meld fra om eventuelt forfall. Innkalte: Unni Nord Samdal, Gunnar Andersen, Marita Bruun, Jan Erik Langangen, Morten Fleischer og Ole Henrik Lia. Innkalling sendes også: Eidanger menighetsråd v/tone Bryn, Porsgrunn menighetsråd v/astrid Emhjellen, Inger Auen (verneombud), Tore Nygård (tillitsvalgt) Eidanger menighetskontor, Porsgrunn menighetskontor, sogneprestene (Ivar Brobakken og Trond Engnes) og revisor. Sakliste Godkjenning av innkalling og referat fra sist møte, Vedtakssaker Sak 020/16 Bekreftelse på tilsetting ungdomsdiakon/trosopplærer Sak 021/16 Økonomirapport 2. tertial 2016 Sak 022/16 Revidert konsept Østre Porsgrunn kirke Orienteringssaker Samlokalisering, evt Vel møtt! 3921 PORSGRUNN, Porsgrunn Jan Erik Langangen Leder

3 Møtebok for Møtedato: Møtetid: kl. 18:00 Møtested: Kirkesjefens kontor Tilstede: Jan Erik Langangen, Gunnar Andersen, Marita Bruun, Unni Nord Samdal, Ole Henrik Lia. Meldt forfall: Morten Fleischer. Fra administrasjonen møtte Johannes Sørhaug og Kerstin E. Aas Måns Davidson var med under orienteringen om Østre Porsgrunn kirke. Saker Innkalling og møtebok fra møte, Møteboken godkjent og signert. Orienteringssaker Måns Davidson orienterte om prosessen og økonomien rundt byggingen av Østre Porsgrunn kirke. Vedr samlokalisering orienterte kirkesjefen om et uavklart punkt i leieavtale med Coop samt forhandlinger med styret i Eidanger menighetshus om leieavtale framover. Sak 015/16 Økonomirapport 1. tertial 2016 Økonomirapport for 1. tertial 2016 tas til etterretning. Sak 016/16 Søknad om husleie for Vestsiden menighetshus Fellesrådet gir administrasjonen fullmakt til å inngå leieavtale om Vestre Porsgrunn Menighetshus frem til ny kirke på Østre står ferdig, inntil kr ,- i 2016 og innarbeide den årlige leien i budsjettet, med en ramme på kr ,-. Sak 017/16 Prokura Kirkesjefen sammen med Kerstin E. Aas eller Siri K. Grønstad gis fullmakt ved prokura som registreres i Enhetsregisteret.

4 Sak 018/16 Tilsetting kirkemusiker i Eidanger sokn Innstillingsutvalgets anbefaling tas til følge. Sak 019/16 Møteplan 2. halvår 2016 Tirsdag 16. august kl. 18 Mandag 12. september kl. 18 Tirsdag 25. oktober kl. 18 Torsdag 24. november kl. 18 Mandag 12. desember kl. 19 Eventuelt Det ble stilt spørsmål om menighetssekretær for Porsgrunn menighet. Det ble stilt spørsmål om generelt vedlikehold på gravplassene i Porsgrunn. Også fra Eidanger ble det stilt spørsmål ved vedlikeholdet. Kirkesjefen skulle følge opp disse sakene. For Kerstin E. Aas Administrasjonsleder Jan Erik Langangen Gunnar Andersen Marita Bruun Leder Nestleder Medlem Unni Nord Samdal Morten Fleischer Ole Henrik Lia Medlem Medlem Medlem Protokollen godkjent (dato)

5 Dato: Arkivsak 16/00022 Dokumentnummer: 16/ Arkivkode: 212 Saksbehandler: Johannes Sørhaug Saksnr Sak Møtedato 020/16 Bekreftelse på tilsetting ungdomsdiakon/trosopplærer Saksfremstilling I siste fellesrådsmøte ble det orientert om utlysning av stilling som ungdomsdiakon/trosopplærer med hovedarbeidssted i Porsgrunn menighet. Stillingen var lyst ut som to 50% stillinger (som kunne kombineres). Administrasjonen fikk i oppdrag å gjennomføre ansettelsen i tråd med våre ansettelsesrutiner, og for å ha den ansatte på plass til semesterstart ble saken sendt til fellesrådets medlemmer for å gi sin uttalelse. I forkant var det gjennomført intervjuer med representant fra organisasjonene, representant fra menighetsrådet og fra administrasjonen. Det ble laget innstilling for hver av de to stillingene. Menighetsråd og organisasjonen har skriftlig støttet innstillingen. Alle fellesrådets medlemmer har også gitt skriftlig tilbakemelding. Ett av medlemmene var uenig i innstillingen og ga uttrykk for at en av de andre søkerne burde ansettes i trosopplærerstillingen. De øvrige medlemmene støttet innstillingen. På bakgrunn av tilbakemeldingene har vi nå ansatt Margret Olof Magnusdottir i begge 50% stillingene. Forslag til vedtak Fellesrådet tar saken til etterretning. Møtebehandling Vedtak

6 Dato: Arkivsak 15/00003 Dokumentnummer: 15/ Arkivkode: 131 Saksbehandler: Johannes Sørhaug Saksnr Sak Møtedato 021/16 Økonomirapport 2. tertial Saksfremstilling Tertialrapport er vedlagt saken. Utviklingen fra forrige rapportering har i all hovedsak vært i tråd med vedtatt budsjett. Pr andre tertial er det ingen poster som avviker fra budsjett på en slik måte at det er nødvendig å sette inn noen særskilte tiltak. Det er ikke belastet husleie eller kostnader knyttet til tjenesteytingsavtalen i 2. tertial. Det store avviket totalt sett skyldes at budsjetterte husleiekostnader ikke trer i kraft før 1. desember i år. Administrasjonen følger den økonomiske utviklingen tett og har stort fokus på økonomiarbeidet. Forslag til vedtak Økonomirapport for 2. tertial 2016 tas til etterretning Møtebehandling Vedtak

7 Dato: Arkivsak 15/00006 Dokumentnummer: 15/ Arkivkode: Saksbehandler: Johannes Sørhaug Saksnr Sak Møtedato 022/16 Revidert konsept Østre Porsgrunn kirke Saksfremstilling Saksfremstillingen følger innkallingen i eget dokument Forslag til vedtak 1. Kirkesjefen gis i oppdrag til å videreføre prosjektet Østre Porsgrunn kirke med de prosjektrammer og forutsetninger som er beskrevet i denne saken (FR 022/16). 2. Mellombygget detaljprosjekteres som en ikke-klimatisert konstruksjon. Kirkesjefen gis i oppdrag å avklare om det kan realiseres som et full-klimatisert bygg i løpet av detaljprosjektet. 3. Kirkestua tilpasses for å løse de funksjoner som er beskrevet i rom- og funksjonsprogrammet. 4. Kirkesjefen gis i oppdrag å revidere prosjektmandatet som legges fram for godkjenning i Fellesrådet høsten Ferdigstilt detaljprosjekt og kontrakt for utførelsesfasen legges fram for Fellesrådet til endelig godkjenning. Kontrakten for utførelsesfasen betinger at prosjektet kan gjennomføres innenfor vedtatt rammer og krever Fellesrådets vedtak. Møtebehandling Vedtak