Protokoll menighetsrådsmøte med F-saker

Transkript

1 me Protokoll menighetsrådsmøte med F-saker Tid: Tirsdag , KL 1800 Sted: Gjerdrum kommune, formannskapssalen Tilstede: Dagrun Agnete Ødegaard, Else Johanne Birkenes, Karl Vidar Bogetvedt, Morten Drefvelin, Tone Granerud, Hanne Bakke von Clemm, Lars Monsen (Kommunal representant), Jakob Furuseth (sokneprest) og Martin Ljønes (Kirkeverge). Forfall: Kjell Rud, Tone Lise Asphol, Jan Erik Sand, Annette Schipper (vara). Saksliste F-sak 22/14 Godkjenning av protokoll F-sak 23/14 Referatsaker/ orienteringer F-sak 24/14 unntatt offentlighet, jfr. Forvaltningsloven 13 og offentlighetsloven 5a F-sak 25/14 Revidert budsjett 2014 F-sak 26/14 Regnskap endring F-sak 27/14 Fondsbruk orgelfond 2013 F-sak 28/14 Økning i sekretærstilling F-sak 29/14 Fargevalg Heni kirke F-sak 30/14 Eventuelt

2 F-sak 22/14 Godkjenning av protokoll Protokoll fra møtet utsendt Protokoll Godkjent. F-sak 23/14 Referatsaker/orienteringer Informasjon fra kirkevergen Referat fra møte med biskop 25.mars 2014 Befaring med kirkekonsulenten torsdag 24.april kl i Gjerdrum kirke Samarbeidsavtale om HMS Befaring med Arne Sæther i Gjerdrum kirke torsdag kl Ringemaskiner Ansettelse i barnehagen Høring om kirkebygg Menighetsrådet/fellesrådet har frist til 16.juni med å avgi høringssvar til «Høring om kirkebygg» det er vedlagt 5 dokumenter i denne saken: o Høring om kirkebygg brev fra kirkemyndigheten o Høringsnotat om kirkebygg med spørsmål til menighetene o Forslag til regler for bruk av kirker o Forslag til regler om liturgisk inventar o Vedlegg til kapittel 3 og 8 med særlig vekt på kompetanseforhold Menighetsrådet bør sette seg inn i saken, og kirkevergen tar sikte på at rådet behandler høringen i møtet i mai.

3 F-sak 24/14 unntatt offentlighet, jfr. Forvaltningsloven 13 og offentlighetsloven 5a F-sak 25/14 Revidert budsjett 2014 Kirkevergen har utarbeidet forslag til revidert budsjett for Det er noen faktorer som ligger til grunn for budsjettforslaget: 1. Sekretærstillingen økes til 100%. Under forhandlingene om ny tjenesteytingsavtale, ble det synliggjort et behov for 50% stilling til regnskapstjenester for soknet. I løpet av forhandlingene ble denne stillingen nedjustert til 30%. Det viste seg at soknet ikke fikk tilført midler til dette i tjenesteytingsavtalen. Et resultat av dette er at det er sekretærstillingen som i praksis tar seg av regnskapstjenestene, dette fører igjen til at de øvrige sekretærtjenestene må nedprioriteres. Kirkevergen anser det derfor som viktig å øke denne stillingen til 100%, slik at vi kan opprettholde oppgavene som til nå har vært utført. Denne økningen kan være mulig på grunn av inntektene som er beskrevet under punkt Budsjettkuttene i kommunen rammer også soknet. Soknet har blitt kuttet med 74000,- i 2014 og er varslet et kutt på ,- i 2015 ifølge kommunens økonomiplan. En konsekvens av dette er at vi må kutte i budsjettposter. 3. Administrasjon og regnskap i barnehagen. For at vi skal drive barnehagen vår forsvarlig, påløper arbeid til regnskap og administrasjon. Dette er til nå ikke synliggjort i regnskapet. Kirkevergen foreslår at dette synliggjøres på den måten at barnehagen blir belastet for utgifter i forbindelse med dette. Estimerte utgifter påløper seg til kr 60000,- pr år. Dette skal dekke lønnsutgifter til sekretær og kirkeverge. 4. Renteinntektene fra rentekompensasjonsordningen har vært noe høyere enn tidligere antatt og vil generere en merinntekt i årene som kommer. 5. Avdragene til lånet viser seg noe lavere enn i vedtatt budsjett Revidert budsjett ligger vedlagt innkallingen. Kirkevergens innstilling: Revidert budsjett 2014 vedtas Revidert budsjett 2014 vedtas

4 F-sak 26/14 Regnskap endring Regnskap for 2013 ble godkjent i F-sak 16/14. Ved innrapportering til SSB viste det seg at det hadde sneket seg inn en feilføring. Det var postert en regning pålydende kr 4824,- på ansvar (konfirmantarbeid), som skulle vært postert på ansvar (Administrasjon). Dette får ingen innvirkning på vedtaket som ble gjort i F-sak 16/14. Allikevel må regnskapet formelt sett godkjennes på nytt. Regnskapet ligger vedlagt. Kirkevergens innstilling Regnskap 2013 godkjennes Regnskap 2013 godkjennes F-sak 27/14 Fondsbruk orgelfond 2013 Soknet investerte i 2013 i nytt orgel i Gjerdrum kirke. Finansieringen av dette ble gjort gjennom innsamlede midler og gjennom lån i Opplysningsvesenets fond. I investeringsbudsjettet som ble vedtatt i F-sak 48/12 og i F-sak 34/13 ble det kun budsjettert med kr ,- i bruk av fond. Samtidig ble det samlet inn kr ,76 i gaver til orgelet. Således ble det et overforbruk pålydende kr ,76. Dette overforbruket må vedtas av menighetsrådet. Føringen er allikevel ført i Kirkevergens innstilling Overforbruket pålydende kr ,76 på konto Bruk av fond i investeringsregnskapet 2013 godkjennes. Overforbruket pålydende kr ,76 på konto Bruk av fond i investeringsregnskapet 2013 godkjennes.

5 F-sak 28/14 Økning i sekretærstilling Revidert budsjett forutsetter en økning av sekretærstilling fra 80% til 100%. Dette begrunnes i at det har kommet mange nye oppgaver i forbindelse med regnskapsføring i soknet. Kirkevergen har utarbeidet forslag til stillingsbeskrivelse som ligger vedlagt innkallingen. Det foreslås å endre navn på stillingen fra sekretær til kontorfullmektig, da KA opererer med denne stillingsbetegnelsen. Kirkevergens innstilling: Sekretærstillingen økes 100% fra 1.mai 2014, og tittel endres til kontorfullmektig i henhold til stillingsbeskrivelse. Kirkevergen utarbeider på bakgrunn av dette, ny arbeidsavtale. Sekretærstillingen økes 100% fra 1.mai Overskrift på stillingsbeskrivelse endres til sekretær. Kirkevergen utarbeider på bakgrunn av dette, ny arbeidsavtale.

6 F-sak 29/14 Fargevalg Heni kirke Etter at menighetsrådet har vært på befaring i Heni kirke, skal menighetsrådet nå ta stilling til fargevalgene i forbindelse med innvendig maling. Det var vært befaring med Riksantikvar og arkitekt i forbindelse med prosjektet. Det er nå redegjort for fargehistorikken i kirka, ved hjelp av skrapeprøver. Vi kan nå se hvilke lag med farger som er benyttet. Riksantikvaren ønsker i utgangspunktet at vi skal tilbakeføre fargene til det opprinnelige, men de åpner samtidig opp for at vi kan velge eksisterende farger. En mellomløsning er å benytte en av fargene som er brukt imellom opprinnelig og eksisterende. På bakgrunn av dette har vi følgende forslag: 1. Tilbakeføre de opprinnelige fargene. Dette er generelt mørkere farger en de som er der i dag. I hovedsak er det grå og mørke farger i forskjellige nyanser. 2. Bevare dagens fargevalg med unntak av fargene i koret. Der kan vi gå ett «hakk» tilbake. Det vil innebære at koret får samme farge som kirkeskipet har i dag. Det er en dus rosa/rød farge. 3. Bruke gråfargen som er i koret også i kirkerommet. (Dette må kirkevergen få bekreftet som en mulighet av riksantikvaren) 4. Videreføre dagens fargevalg Når det gjelder fargen på gulvet er det kun to alternativer: 1. Dagens farge lysebrun (Nesten oransje) 2. Opprinnelig farge mørkebrun Kirkevergens innstilling: Ved maling av Heni kirke innvendig skal de nåværende fargene bevares på vegger. På gulvet tilbakeføres den opprinnelige mørkere brunfargen. Forslag fra Dagrun Agnete Ødegaard a.) Fargevalget på vegger vedtas i følgende rekkefølge etter hvilke muligheter Riksantikvaren gir: 1. Alternativ 3 2. Alternativ 4 b.) Når det gjelder gulv ønsker menighetsrådet en lysere gråfarge på gulvet dersom det er mulig. Dersom det ikke er mulig, velges alternativ 2. Forslaget ble vedtatt med en stemme i mot (alternativ a)

7 Vedtak a.) Fargevalget på vegger vedtas i følgende rekkefølge etter hvilke muligheter Riksantikvaren gir: 1. Alternativ 3 2. Alternativ 4 b.) Når det gjelder gulv ønsker menighetsrådet en lysere gråfarge på gulvet dersom det er mulig. Dersom det ikke er mulig, velges alternativ 2. F-sak 30/14 Eventuelt Gjerdrum og Heni menighetsråd Dagrun Agnete Ødegaard leder Else Johanne Birkenes nestleder