Forfall: Tore Ramfjord og Camilla M. Vågan. Kristin Simble (for Tore Ramfjord) Reidun Gutvik Korssjøen, kirkeverge Eldrid Ramstad, ansatterepresentant

Transkript

1 Tilstede på møtet NÆRØY KIRKELIGE Styre, Råd, utvalg mv. Nærøy kirkelige fellesråd Møtested Kolvereid Møtedato Fra kl Til kl Medlemmer (Angi evt. hvem som er fraværende) Einar Eidshaug, Brynhild Løeng, Søren Skagemo, Liv Pedersen, Otto Kjøglum, Lena Kjærstad, Åse Johnsen og prost Brit Karin Theimann Forfall: Tore Ramfjord og Camilla M. Vågan Varamedlemmer Kristin Simble (for Tore Ramfjord) Andre Reidun Gutvik Korssjøen, kirkeverge Eldrid Ramstad, ansatterepresentant Behandlede saker Sak nr./år FS13 18 t.o.m. FS Underskrifter Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til Medlemmer, revisjon, rådmann

2 MØTEBOK Side : 2 Offentlig x Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.:f13-18 ORIENTERINGER Referat fra AU og PSU 1. Referat fra møte i AU. 2. Referat fra møte i PSU. 3. Nidaros biskop har godkjent søknaden om restaureringsarbeider ved Foldereid kirke. MULTIBYGG AS startet restaureringsarbeidet på Foldereid tirsdag 11. juni. 4. Vi måtte ha service på begge gressklipperne før gressesongen startet i mai. Det har kostet oss ca kr til sammen. 5. Vi ønsker å få reparert flombelysningen ved Gravvik og Lundring kirker i sommer. Ettersom vi har avtale med NTE får vi en del prosenter på materiell og arbeid. Med utgangspunkt i fellesrådets stramme økonomi har vi også avtalt at fellesrådets ansatte selv utfører alt av graving og montering som vi tillatelse til å gjøre. Vi ønsker også få reparert strømledningen til redskapshuset på Foldereid i løpet av sommeren. Orienteringen tas til etterretning.

3 MØTEBOK Side : 3 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.:f13-19 Regnskapsrapporter jan mai 2013 Regnskapsrapporter SAKSOPPLYSNING: Regnskapsrapporten for januar mai måned viser et mindreforbruk på kr ,33. Som kjent fikk Nærøy kirkelige fellesråd et merforbruk på kr ,28 i Av dette søker fellesrådet selv å dekke inn ca. kr på årets budsjett. Vi har derfor vektlagt innsparing på alle områder. Selv om regnskapsrapportene bekrefter at vi har brukt mindre enn budsjettert på de fleste postene, har eksempelvis utgiftene til oppvarming i kirkene fram til nå vært vel kr ,- høyere enn budsjettert. Da brevene om festeavgift ikke ble sendt ut før i månedsskiftet april/ mai, vil hovedinntektene fra festeavgiften ikke bli synlig i regnskapet før i aug./ sept. Vi har budsjettert med i forventet inntekt på festeavgift. Selv om festeavgiften er vanskelig å fastslå eksakt, ser det ut til at vi vil klare den forventede innsparingen på ca i Orienteringen tas til etterretning

4 MØTEBOK Side : 4 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.:f13-20 Omdisponering av rest på tildelt lån SAKSOPPLYSNING: Restaureringen av Foldereid kirke ble som kjent mer omfattende enn først antatt. Anbudet som nå inkluderer ny kledning i tillegg til 2 strøk maling er på kr ,- uten mva. Vi søkte Husbanken og fikk innvilget et rentekompensjonslån på kr Av dette skulle bevilges fellesrådet først i Fellesrådet har derfor oversendt en søknad til kommunestyret i Nærøy om forsering av disse lånemidlene til i år da det er sterkt ønskelig at restaureringsarbeidet er ferdig til Foldereid kirkes 150års-jubileet senhøstes Likevel mangler vi kr. Det gjenstår kr av lånet som ble tildelt fellesrådet til restaureringen av Steine kirke i Disse midlene var opprinnelig tiltenkt restaurering av tårnet på Steine kirke. Responsen fra byggefirma vi har vært i kontakt med, er imidlertid at disse midlene langt ifra er tilstrekkelig da det anslås at bare montering av stillasjen alene vil komme på ca SAKSVURDERING: Da vi innser at vi ikke får gjort ønsket restaurering av tårnet på Steine for restbeløpet på kr forslår kirkevergen at disse midlene omprioriteres til restaureringen av Foldereid kirke slik at vi kommer i mål med restaureringen i år. Fellesrådet vedtar å omprioritere restlån tiltenkt tårnet på Steine kirke pålydende kr ,- til restaureringen av Foldereid kirke.

5 MØTEBOK Side : 5 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F13-21 Retningslinjer for deltakelse i møter/ komiteer på vegne av fellesrådet SAKSOPPLYSNING: Ansatte i fellesrådet blir fra tid til annen forespurt om å delta i ulike møter/ komiteer på vegne av Nærøy kirkelige fellesråd. I slike møter kan gjøres det vedtak som berører både menighetsrådenes, prestenes og fellesrådets ansvar og økonomi. Kirkevergen har derfor formulert følgende forslag til retningslinjer for deltakelse i møter og komiteer på vegne av fellesrådet: Forslag til retningslinjer for ansatte i kirkelig fellesråd vedr. deltakelse i råd, utvalg, komiteer med aktuelle samarbeidspartnere: Deltakelse i råd/utvalg/komiteer med aktuelle samarbeidspartnere, avklares med arbeidsgiver. Dette er viktig for å avklare ansvar, mål og mandat, og for å sikre gjensidig informasjon. Avtaler som får konsekvenser for økonomi/ budsjett må forankres i fellesrådet v/ kirkevergen. Avtaler som berører utleie av kirkene til kulturelle aktiviteter må forankres i det aktuelle menighetsrådet og i samarbeid med menighetens sokneprest før de inngås. Fellesrådet vedtar følgende retningslinjer for ansatte i kirkelig fellesråd vedr. deltakelse i råd/ utvalg/komiteer med aktuelle samarbeidspartnere: Deltakelse i råd/utvalg/komiteer med aktuelle samarbeidspartnere, avklares med arbeidsgiver. Dette er viktig for å avklare ansvar, mål og mandat, og for å sikre gjensidig informasjon. Avtaler som får konsekvenser for økonomi/ budsjett må forankres i fellesrådet v/ kirkevergen. Avtaler som berører utleie av kirkene til kulturelle aktiviteter må forankres i det aktuelle menighetsrådet og i samarbeid med menighetens sokneprest før de inngås.

6 MØTEBOK Side : 06 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F13-22 Revisjon av dagens utleiepriser SAKSOPPLYSNINGER: Dette er gjeldende utleiesatser for kirkene i Nærøy og Kolvereid menighetshus:

7 30. april i år mottok kirkevergen følgende skriv fra organist Iren Flasnes: Jeg synes det er flott at kirkene våre leies ut til konserter både med tilreisende og lokale krefter. Det er også riktig å ta betalt for utleie, men jeg kunne tenke meg en klarere differensiering av hvem som skal betale hva. Samtidig signalisere at vi ønsker sang- og musikkrefter, som bistår oss årvisst, ekstra velkommen med egne arrangement. De enkelte utleiesatsene regner jeg med er fundert ut fra faktiske kostnader ved utleie, så de vil jeg i første omgang ikke ha noen mening om. Det jeg vil mene noe om er når sang- og musikklag som vi tradisjonelt har godt samarbeid med skal betale leie ved sine konserter. Vel og merke egne konserter som har et lokalt preg uten store trekkplaster. Jeg synes det må være en fin gest å kunne si til disse lagene: Hvis dere vil ha konsert i kirka vår, så hjertelig velkommen. Rommet skal dere få låne som takk for at dere er sporty og stiller opp når vi ber om det (Det er så vidt meg bekjent ikke kommet store krav fra dem når vi har spurt om bistand ved gudstjenester etc). Det blir neppe noe rush med lokale kirkekonserter rundt om av den grunn, men blir det det er det da virkelig flott! Videre er det voksne folk vi har med å gjøre, så det skulle kunne la seg gjøre å finne personer i lagene som kan ta ansvar for bygget og det som skal skje rundt arrangementet. Jeg håper at Fellesrådet ser nytten vi har av de lokale musikkreftene, og verdien av å være på tilbudssida overfor dem vi ønsker å ha samarbeid med. Når det gjelder utsagnet om større kommersielle arrangement lurer jeg på hva dette er, og hva som ligger til grunn for å si når grensen større blir passert. Kan det gå an å finne en formulering som er klar og konsis og lettere å forholde seg til? Til sist må jeg si at jeg er glad for at Fellesrådet tar tak i utleiesatsene, og ønsker dere lykke til med arbeidet. Kolvereid, 30. april 2013 Med vennlig hilsen Iren Sæter Flasnes organist SAKSVURDERING: Med utgangspunkt i ovennevnte innspill, ønsker kirkevergen at dagens utleiesatser tas opp til revisjon i fellesrådet. Fellesrådet vedtar å stanse utleien av menighetshuset, pga husets befatning. Kjøkkenet har ikke oppvaskmaskin, og huset er generelt for gammelt og nedslitt til å leies ut. Revisjon av de øvrige utleiesatsene utsettes inntil saken er ytterligere utredet, med blant annet informasjon om hva som er vanlig utleiepraksis i andre fellesråd i Trøndelag.

8 MØTEBOK Side : 08 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F13-23 Oppsigelse av 12 % organiststilling SAKSOPPLYSNINGER: Hans Ivar Ellingsen har levert oppsigelse på 10 % av sin stilling i Nærøy kirkelige fellesråd fra og med Han ønsket da å fortsette i 20 % hos oss og i 20 % i Leka kirkelige fellesråd, og at stillingen ble administrert fra vårt kontor. Etter å ha undersøkt med KLP og KA, viser det seg at han ikke kan jobbe mer enn til sammen 36 % stilling, dvs. 18 % på hvert sted for det som KA definerer som pensjonistlønn. Hans Ivar Ellingsen er forelagt dette, og har akseptert en arbeidsavtale med utgangpunkt i ovennevnte betingelser. Avtalen gjelder for ett år ad gangen. Fra og med fortsetter Hans Ivar Ellingsen i 18 % stilling som organist i Nærøy kirkelige fellesråd samtidig som har begynner i 18 % stilling i Leka kirkelige fellesråd. Stillingen på totalt 36 % administreres fra Nærøy kirkelige fellesråd mot et administrasjonsgebyr. 12 % organiststilling inndras inntil videre for å spare penger.

9 MØTEBOK Side : 09 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F13-24 Tillitsvalgt i intervjuutvalg ved ansettelse av ny kirkeverge? SAKSOPPLYSNINGER: I forbindelse med forventet ansettelse av ny kirkeverge, ble det i arbeidsutvalgsmøtet den 23. mai nedsatt et intervjuutvalg bestående av følgende 3 fellesrådsmedlemmer: leder Einar Eidshaug, nestleder Brynhild Løeng og fellesrådsmedlem Liv Pedersen. I fellesrådsmøtet ble det stilt spørsmål om det også bør være en tillitsvalgt til stede under intervjuene, da dette bl.a. er vanlig praksis i Nærøy kommune. Kirkevergen undersøker om tillitsvalgt skal være til stede når aktuelle søkere til kirkevergestillingen skal intervjues.

10 MØTEBOK Side : 10 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F13-25 EVENTUELT Følgende saker ble meldt under eventuelt: 1. Leasing av Raider Allerede i fjor vurderte fellesrådet leasing av en ny raider da vi opplever stor slitasje på dagens maskiner. Pga den økonomiske situasjonen til fellesrådet, satte imidlertid kirkevergen leasingen på vent i håp om at dagens maskiner ville holde et år til. Dessverre har vi allerede hatt flere reparasjoner på våre gressklippere, noe som også har ført unødige forsinkelser i arbeidet med å trimme kirkegårdene. Kirkevergen ber derfor fellesrådet om fullmakt til å velge et leasingtilbud på Raider så fort som mulig for å sikre at vi har klippere til som fungerer til enhver tid. Det laveste leasingtilbudet medfører en utgift på kr. 1533,- pr. mnd i 5 år. Vedtak: Fellesrådsleder og kirkevergen gis fullmakt til å innhente leasingtilbud og inngå leasingavtale på ny Raider. 2. Mobilt bredbånd i tilknytning til Kolvereid kirke og menighetshus. Organist Iren Flasnes ønsker at fellesrådet investerer i mobilt bredbånd til benyttelse i Kolvereid kirke og i menighetshuset. Stadig mer liturgi og kirkemusikk er tilgjengelig på nett. I tillegg benytter vi menighetshuset til møter og kurs hvor det er ønskelig med nettforbindelse. Et slikt abonnement koster kr. 249,- pr. mnd samt kr. 499,- for selve ruteren. Hun jobber dessuten mye i kirken da hun ikke har eget kontor. Vedtak: Fellesrådet støtter innkjøp av mobilt bredbånd i tilknytning til Kolvereid kirke og menighetshus. 3. Ny norsk salmebok 2013 Ny salmebok vil foreligge i løpet av høsten Det er verken drøftet eller tatt stilling til hva som skal skje med hensyn til dette i vårt fellesrådsområde. Vi har likevel kommet fram til at det er ønskelig med tilgang til en ny Koralbok og innkjøp av det minst mulige abonnementet på en digital salmedatabase. Begge deler muliggjør utprøving og bruk av nye salmer uten at det koster oss veldig mye.

11 Vedtak: Fellesrådet støtter innkjøp av den minst mulige salmedatabasen og 1 koralbok til den nye norske salmeboka. 4. Egen kirkebod under Kolvereid-dagene Kirkekontoret har også i år bestilt leie av bod under Kolvereid-dagene, som vi håper mange vil støtte opp om ved å stille på 2-timers vakter under dagene. Menighetsrådene har ellers valgt en representant hver til en Kolvereid-bod-komite, som i tillegg består av kirkevergen og Donata Faustmann.