Larvik kirkelige fellesråd Møteinnkalling

Transkript

1 Larvik kirkelige fellesråd Møteinnkalling Medlemmer i Larvik kirkelige fellesråd innkalles med dette til møte. Varamedlemmer møter bare etter særskilt varsel. Eventuelle forfall bes meldt på tlf Forfallsgrunn oppgis. Møtested: R4 - Møterom Brunlanes Dato: 16.januar 2014 Tidsramme: Saksliste nr.: 2014/1 FØLGENDE SAKER BEHANDLES:... SIDE SAK NR: 01/2014 PROTOKOLL, INNKALLING OG REFERATSAKER... 2 SAK NR: 02/2014 FORELØPIG REGNSKAP PR SAK NR: 03/2014 BUDSJETT SAK NR: 04/2014 RUTINER FOR UTLEIE AV, OG BETALING FOR BRUK AV KIRKENE 3 EVENTUELT 5 Larvik, 8.januar 2014 Geir Bårnes Leder (sign) Hans Onarheim kirkeverge LKFR MØTE

2 SAK NR: 01/2014 PROTOKOLL, INNKALLING OG REFERATSAKER Protokollen fra møte nr. 07/12 godkjennes Innkallingen til møte nr. 01/14 godkjennes. Følgende medlemmer underskriver protokoll for møte nr. 01/14: Geir Bårnes og Vibeke Kvalevåg F Ø L G E N D E S A K E R R E F E R E R E S: Nytt om personalet Møtebok fra KADU Øvre Langestrand kapell Svar på klage fra TBDR ang.stengning for kistegravlegging i rammefeltet ved Tjølling krk. Nytt fra KA. Se SAK NR: 02/2014 FORELØPIG REGNSKAP PR Tor E. Bakken/Økonomi- og personalkonsulent, Hans Onarheim/kirkeverge Tor E. Bakken gjennomgår drifts- og investeringsregnskapet. I all hovedsak ser regnskapene for 2013 ut til å bli som prognosene fremlagt i siste møte før jul. Regnskapene er godt i rute til å bli avlagt innen fristen 15. februar. Foreløpig regnskap pr tas til orientering. SAK NR: 03/2014 BUDSJETT 2014 Tor E. Bakken/Økonomi- og personalkonsulent., Hans Onarheim/kirkeverge Budsjettene er som fremlagt i siste møte før jul, det er ikke kommet innspill som har gjort at det er behov for å endre de fremlagte forslagene. Budsjettene skal vedtas på funksjonsfordelt nivå. Som følge av at rammene er rimelig stabile i fht er det ingen vesentlige endringer utover det som ble vedtatt løpende i LKFR MØTE

3 Kirkevergens forslag til budsjett (drift og investering) 2014 godkjennes. SAK NR: 04/2014 RUTINER FOR UTLEIE AV, OG BETALING FOR BRUK AV KIRKENE Hans Onarheim/kirkeverge LKFR vedtok i 2005/sak 4 rutiner for utleie av våre kirker. Vi har behov for en revidering av disse rutinene blant annet fordi sognelederfunksjonen nå er borte. Her får FR også en anledning til å samtale om en sak hvor det er viktig at det blir enighet om en felles praksis. Jeg tar med fra «Håndboken for Menighetsråd og Fellesråd» de avsnitt som omhandler utleie og bruk av kirken Bruk av kirken. I utgangspunktet er det kirkelig fellesråd som forvalter kirkebygget og opptrer som eier av bygget. Menighetsrådet er imidlertid sammen med prestene tillagt et sentralt ansvar for hvordan kirkebygget skal brukes. Kirkemøtet har fastsatt «Regelverk for bruk av kirken» hvor det innledningsvis gis en beskrivelse av formålet med bruken av kirken. Her sies det blant annet at Kirken er innviet til bruk og gudstjenester og kirkelige handlinger og skal gjennom sin bruk tjene til Guds ære og menighetens oppbyggelse. Regler for bruk av kirken med merknader finnes under Rundskriv nr. 10/2000 på Menighetsrådets bruk og utlån av kirken. Menighetsrådet har stor frihet til å bruke kirkebygget til sine egne aktiviteter og arrangementer. I kap. 2 i regelverket for bruk av kirken gis menighetsrådet rett til å bruke soknets kirke(r) til gudstjenester, oppbyggelige møter, kirkelige konserter og andre kirkelige og kulturelle arrangementer som faller inn under formålet for kirken. I tillegg skal menighetsrådet ta stilling til alle søknader om utlån av kirken til ulike arrangementer. Ved utlån til konserter kan menighetsrådet gjerne be om råd fra organisten eller andre ressurspersoner i menigheten. Det er imidlertid menighetsrådet som skal ta den endelige avgjørelsen når det gjelder egen bruk eller utlån av kirken. Bruk av kirkebygget vil ofte kunne skape lokale diskusjoner, og regelverket åpner for at vedtak om bruk og utlån av kirker kan påklages til biskopen. Enkeltmedlemmer i menighetsrådet har anledning til å påklage flertallets vedtak i slike saker. Menighetens prester skal informeres om menighetsrådets bruk og utlån av kirken. Ved utlån av kirken skal menighetsrådet ivareta flere offentlige og kirkelige hensyn. Det innebærer at reglene i forvaltningsloven om enkeltvedtak blir anvendt, og dermed de pålagte reglene for saksbehandling. Saken skal opplyses så godt som mulig før det blir gjort vedtak (forvaltningsloven 17). Vedtaket skal være skriftlig ( 23), avslag på søknader skal grunngis ( 24) og søkeren skal gjøres kjent med klageretten ( 27). Prestens bruk av kirken. Prestene har fortrinnsrett til bruk av kirken til forordnede gudstjenester, vigsler og begravelser. Reglene for bruk av kirken gir menighetsprestene i tillegg adgang til å bruke soknets kirker til ekstraordinære gudstjenester, foredrag og andre arrangementer som fremmer menighetens oppbyggelse. Bestemmelsen åpner for at prester kan bruke kirken uten at menighetsrådet er forespurt, men menighetsrådet har etter 11 mulighet til å klage prestens disposisjon etter 10 inn for biskopen. Presten skal i god tid informere menighetsrådet om planlagt disposisjon av kirkerommet til ikke-forordnede arrangementer. Informasjonen skal så vidt mulig gis i LKFR MØTE

4 så god tid at menighetsrådet får mulighet til å innrette seg eller eventuelt komme med innsigelser. Prestene kan ikke låne ut kirken til andre. Biskopens rolle. Biskopen er både klageinstans, godkjenningsinstans og overordnet tilsynsmyndighet for kirken. Oppstår det uenighet om bruk av kirken kan biskopen avgjøre spørsmålet, jf 13 i Regler for bruk av kirken. Fellesrådets rolle i bruk og utlån av kirken. Det er fellesrådets oppgave å sørge for personell og andre driftskostnader som følger av bruk og utlån av kirken. Det er imidlertid bare for forordnede gudstjenester, kirkelige handlinger for bosatte i soknet og konfirmasjonsundervisning at fellesrådet har en lovpålagt plikt til å dekke personell- og driftskostnadene. For andre arrangementer må fellesrådet ta stilling til de kostnadene bruk og utlån av kirken medfører. For å dekke kostnader kan fellesrådet kreve betaling ved utlån av kirker etter regler godkjent av bispedømmerådet, jf kl 20. Det er avgjørende at menighetsråd og kirkelig fellesråd har en god dialog om de økonomiske og personellmessige sidene ved bruk og utlån av kirken. Økt aktivitet vil medføre økt behov for renhold, oppvarming og tilsyn. Dekning av slike utgifter er et av de forholdene som bør være avklart på forhånd mellom menighetsråd og fellesråd. Regelverk for bruk av kirken omfatter kun kirkelig bruk av bygget. Spørsmål om annen bruk av kirken og kirkens arealer avgjøres av fellesrådet ut fra fellesrådets forvaltningsansvar for kirken. Kirkelig fellesråd tar stilling til driftsmessige, tekniske og økonomiske forhold ved kirken og kirkens arealer, slik som parkeringsplasser, kirketårn, grøntarealer mv. I slike saker vil det være naturlig at fellesrådet drøfter planer med menighetsrådet og soknepresten. Kirkelig fellesråd er hjemmelshaver på vegne av soknet når det gjelder kirken og kirkens arealer. Se for øvrig: Følgende rutiner gjøres gjeldende i forbindelse med utleie og bruk av kirkene til konserter og kulturarrangementer: Saksbehandling: 1. Søknad fra ekstern arrangør sendes til stabsmøteleder/kirketjener fra KV v/anita Borge. Stabsmøte må så drøfte om forespørselen passer inn i menighetens øvrige opplegg. 2. Stab (- èn gjøres ansvarlig!) sender svar tilbake til Anita. Konserten/arrangementet legges inn i kardinals kalender av Anita! 3. KV/Anita Borge setter opp kontrakt med leietager og ivaretar rutiner i forhold til betalingssatser, ansatte og ledige lokaler. I kontrakten fremholdes det også leietaker at konsertens innhold - musikk og tekster skal komme stab/mr i hende i god tid før konserten. Kontraktskopi sendes MR/Sogneprest/Kantor/Kirketjener. 4. Når MR eller sogneprest er initiativtaker til en konsert o.l. i kirken, ber KV om at dette meldes Anita Borge og legges inn i kalenderen! Meldingen bør inneholde ansvarlig og tidspunktet for selve arr. og når kirken skal åpnes for de involverte. Årsaken til en slik praksis er ikke at KV på noen måte kan overprøve bruken, men for at KV/adm. kan få en oversikt som gjør det mulig å planlegge hvordan kirketjener skal legge opp sitt arbeid. Slik vil vi også unngå dobbelbooking. Det er også viktig at sikkerheten blir ivaretatt ved alle arr., at et tilstrekkelig antall brannvakter er på plass og at man ikke slipper inn flere enn det oppgitt lovlige antall. LKFR MØTE

5 Kirkelig fellesråd samtykker i at menighetsrådet kan ta betaling ved kirkekonserter og andre kulturelle arrangementer der menighetsrådet selv er arrangør. Menighetsrådet er ansvarlig for å dekke evt. underskudd og disponerer evt. overskudd. MR må ved slike anledninger selv ta ansvar for kirketjeneroppgavene og påse at det er tilstrekkelig med brannvakter til stede. EVENTUELT LKFR MØTE