INNKALLING TIL MØTE PORSGRUNN KIRKELIGE

Transkript

1 Møte 10/2014 INNKALLING TIL MØTE PORSGRUNN KIRKELIGE FELLESRÅD Tirsdag 16. desember kl i Winthersgt 8

2 Innkalling til møte Du innkalles med dette til møte i Utvalg Møtedato Møtetid kl. 18:00 Møtested I Winthersgt 8 Meld fra om eventuelt forfall. Innkalte: Ole Henrik Lia, Morten Fleischer, Ann Lisbeth Leifsen, Tor Ellefsen, Ole Johnny Dahle, Bjarne Bryn, Ivar Gundersen (meldt forfall), Elin Aasheim, Leif Bryn og Hans Jørgen Rohde. Marita Bruun innkalles som vara for Ivar Gundersen. Kopi av innkallingen sendes: Inger Auen (verneombud), Eidanger menighetskontor, Klevstrand menighetskontor, Porsgrunn menighetskontor, Eidanger m.råd, Brevik m.råd, Klevstrand m.råd, Porsgrunn m.råd og sogneprestene (Ivar Brobakken, Bjarte Tysvær, Aud Bergheim og Bjarne Imenes), samt revisor. Sakliste Godkjenning av innkalling og referat fra sist møte, 25. november Meldingssaker 018 Prostens 10 minutter 019 Kirkesjefens 10 minutter ssaker Sak 032/14 Mandat for planleggingsfasen, Østre Porsgrunn kirke Sak 033/14 Gjennomføring av Plan- og designkonkurranse Sak 034/14 Budsjettjustering des 2015 Sak 035/14 Møteplan 1. halvår 2015 Sak 036/14 Konstituering 2015 Vel møtt! Porsgrunn Ole Johnny Dahle Leder

3 DEN NORSKE KIRKE Winthersgate PORSGRUNN Tlf: Faks: Porsgrunn Møtebok Møtedato: Møtetid: kl. 18:00 Møtested: Kirkesjefens kontor Tilstede: Ole Johnny Dahle, Ann Lisbeth Leifsen, Tor Ellefsen, Ivar Gundersen, Elin Aasheim, Ole Henrik Lia og Morten Fleischer. Meldt forfall: Leif Bryn, Hans Jørgen Rohde og Bjarne Bryn. Fra administrasjonen møtte Kerstin Elisabeth Aas og Johannes Sørhaug. Terje Madsen deltok under meldingssak 017. Sakliste Innkallingen og referat fra sist møte, 21. oktober 2014, ble godkjent. Meldingssaker 015 Prostens 10 minutter Orientering om det videre arbeid med sognegrensene. Administrasjonen i bispedømmet har fått alle innspill og kommer med en høring der svarene skal behandles i bispedømmerådsmøtet 19. februar. Det betyr at menighetene må forberede behandling av høringen i menighetsråd og menighetsmøte i januar Kirkesjefens 10 minutter Orientering om utfordring på noen gravfelt på Eidanger kirkegård. Orientering om oppgradering av Tørmo kapell. Prosjektet er i rute både i forhold til fremdrift og økonomi. Brannsikring Langangen kirke. Det jobbes nå med kartlegging av kostnader knyttet til fremføring av nødvendig vanntrykk til kirken. Arbeidet blir ikke igangsatt før i Orientering fra byggekomiteen Terje Madsen (medlem av byggekomiteen)

4 Utkast til mandat for planleggingsfasen ble gjennomgått. Dette blir lagt fram for endelig behandling i fellesrådets neste møte, 16. desember. Fellesrådet ble utfordret til å tenke grundig gjennom hvem som skal sitte i jury for ny Østre Porsgrunn kirke og hvilken beslutningsmyndighet juryen skal ha. Forslag fra byggekomiteen blir lagt til behandling i neste fellesrådsmøte. ssaker Sak 030/14 økonomirapport pr november 2014 Økonomirapport pr november 2014 tas til etterretning. Sak 031/14 Finansiering av revisjon menighetsrådenes regnskap Det ble reist forslag om at fellesrådet for 2014 dekker hele revisjonskostnaden, og at administrasjonen forsøker å innarbeide disse kostnadene i budsjettet for Fellesrådet dekker menighetsrådenes revisjonskostnader (kr pr sokn) for Budsjettmidler, kr , hentes fra konto 2890 Andre utgifter. For Johannes Sørhaug kirkesjef

5 Arkivsak 12/00006 Dato: Arkivsak-navn: Ny Østre Porsgrunn Kirke Dokumentnavn: Mandat for planleggingsfasen, Østre Porsgrunn kirke Dokumentnummer: 12/ Løpenummer: /14 Arkivkode: Utvalgssaksnr.: 032/14 Mandat for planleggingsfasen er en del av Prosjektmodellen som fellesrådet har valgt som verktøy for å realisere Østre Porsgrunn kirke. Fellesrådet fikk orientering om foreløpig status i mandatet i forrige møte. Byggekomiteen hadde endelig gjennomgang av mandatet i sitt møte tirsdag , og dokumentet følger vedlagt innkallingen som saksgrunnlag. Formålet med mandatet er å ha klare overordnede rammer for arbeidet fram til ferdigstillelse av ny Østre Porsgrunn kirke. Prosjektmandatet har vært oppe til behandling på de tre foregående møtene i byggekomiteen og ble med noen få revisjoner lagt til grunn som en innstilling til Fellesrådet i møtet Det største usikkerhetsmomentet i Prosjektmandatet av er forsikringsoppgjøret som på nåværende tidspunkt ikke er endelig avklart. 1. Mandat per dato legges til grunn for prosjektarbeidet 2. Ved endring i overordnede prosjektrammer, som framdrift, økonomi eller kvalitet, skal mandatet tilbake til behandling i Fellesrådet. Vedlegg Prosjektmandat, datert

6 Arkivsak 12/00006 Dato: Arkivsak-navn: Ny Østre Porsgrunn Kirke Dokumentnavn: Gjennomføring av Plan- og designkonkurranse Dokumentnummer: 12/ Løpenummer: /14 Arkivkode: Utvalgssaksnr.: 033/14 Protokoll Sak 4/01 fra byggekomiteens møte er vedlagt innkallingen som saksgrunnlag. 1. Anskaffelsen av arkitekt gjøres ved en begrenset plan- og designkonkurranse. 2. Utvelgelse av deltakere i konkurransen besluttes av byggekomitéen 3. Fellesrådet oppnevner en jury til å kåre en vinner i konkurransen bestående av: leder for Fellesrådet, leder for Porsgrunn menighetsråd, geistlig representant og kirkesjefen, pluss to representanter fra NAL. 4. Konkurransen gjennomføres med retningslinjer beskrevet i vedlagt notat til denne saken. 5. Det inviteres inntil 7 deltakere og konkurransen gjennomføres innenfor et budsjett på NOK 1,2 mill. kr. eks. mva. 6. Konkurransen utlyses januar 2015, med målsetning om å inngå kontrakt med arkitekt i løpet av juni Fellesrådet holdes løpende orientert gjennom konkurransen og vinnerkonseptet presenteres for Fellesrådet før kontraktinngåelse med arkitekt.

7 Arkivsak 05/00071 Dato: Arkivsak-navn: Årsbudsjett Dokumentnavn: Budsjettjustering des 2015 Dokumentnummer: 05/ Løpenummer: /14 Arkivkode: 112 Utvalgssaksnr.: 034/14 Med bakgrunn i reduksjon i overføring fra Porsgrunn kommune foreslås det at konto <0100 Lønn faste stillinger> reduseres med kr På bakgrunn av at stillinger har blitt holdt vakante er det mulig å gjøre justering av lønnsbudsjettet. Fellesrådet vedtar at lønnspostene (konto 0100) justeres fra kr til kr for å ivareta redusert tilskudd fra Porsgrunn kommune.

8 Arkivsak 05/00055 Dato: Arkivsak-navn: Dokumentnavn: Møteplan 1. halvår 2015 Dokumentnummer: 05/ Løpenummer: /14 Arkivkode: Utvalgssaksnr.: 035/14 Følgende møteplan foreslås for kommende halvår: Torsdag 8. januar Tirsdag 27. januar Tirsdag 24. februar Mandag 23. mars Tirsdag 21. april Tirsdag 26. mai Tirsdag 16. juni Tidspunkt for møtene er kl Møteplan for fellesrådet 1. halvår 2015 vedtas slik den er foreslått i innkallingen.

9 Arkivsak 05/00055 Dato: Arkivsak-navn: Dokumentnavn: Konstituering 2015 Dokumentnummer: 05/ Løpenummer: /14 Arkivkode: Utvalgssaksnr.: 036/14 Det skal velges leder og nestleder av kirkelig fellesråd. Disse velges for et år ad gangen. Videre er det for hele fellesrådsperioden valgt ett medlem, Morten Fleischer, som sammen med leder, nestleder og kirkesjef utgjør arbeidsutvalget (FAU), jfr Kirkelovens 12 og 13. Ivar Gundersen er valgt som representant, sammen med leder og nestleder, i administrasjonsutvalget (KAU), jfr Hovedavtalen. Leder Nestleder For inneværende år er fellesrådet konstituert slik: Leder: Ole Johnny Dahle Nestleder: Tor Ellefsen Medlem av fellesrådets arbeidsutvalg: leder, nestleder, Morten Fleischer og kirkesjefen Administrasjonsutvalget: leder, nestleder, Ivar Gundersen, samt to tillitsvalgte. Forhandlingsutvalget: leder, nestleder og Ivar Gundersen. Saken fremlegges for drøfting og beslutning uten forslag til vedtak.