Årsmelding 2013
Innhold 1. Rådmannens kommentar... 3 2. Ordførerens kommentar... 4 3. Økonomisk resultat... 5 3.1 Skatteinntekter... 5 3.2 Rammetilskudd... 5 3.3 Kraftinntekter... 6 3.4 Eiendomsskatt... 6 3.5 Renter og avdrag... 7 3.6 Lønn og sosiale utgifter... 7 3.7 Overføringer til investeringsregnskapet... 7 3.8 Driftsutgifter rammeområdene... 8 4. Økonomiske nøkkeltall... 9 4.1 Brutto driftsresultat... 9 4.2 Netto driftsresultat... 9 4.3 Arbeidskapital i prosent av brutto driftsinntekter... 10 4.4 Netto lånegjeld i prosent av brutto driftsinntekter... 10 4.5 Utvikling i lånegjeld... 11 4.6 Disposisjonsfond... 11 4.7 Regnskapsmessig mer-/mindreforbruk... 11 4.8 Investeringsregnskapet... 11 4.9 Selvkostområdet... 13 5. Helse, miljø og sikkerhet... 15 6. Likestilling og diskriminering... 16 6.1 Likestilling... 16 6.2 Diskriminering... 17 6.3 Tilgjengelighet for alle... 18 7. Å bo i... 19 7.1 Utvikling i folkemengden... 19 7.2 Alderssammensetning i befolkningen... 19 7.3 Levekår... 20 7.4 Boligmarkedet... 21 7.5 Samhandlingsreformen... 22 7.6 Folkehelse og forebygging... 22 Årsmelding 2013 Side 1 av 51 kommune
8. Rådmannens stabsavdelinger... 23 8.1 Kommunikasjon/informasjon... 23 8.2 Servicetorg/arkiv... 24 8.3 Økonomiavdelingen... 24 8.4 Lønns- og personalavdelingen... 25 8.5 Plan- og utviklingsavdelingen... 26 9. Driftsorganisasjonen... 31 9.1 Seksjon undervisning... 31 9.2 Seksjon omsorg... 35 9.3 Seksjon eiendom... 38 9.4 Enhet kultur... 39 9.5 Kommunalteknisk enhet... 45 9.6 Enhet helse og barnevern... 46 9.7 NAV... 50 Forsidebilde: Fjelltrimmen er et populært folkehelsetiltak i. En av postene i 2013 var Svenningen på Støtt. Foto: Trond Skoglund. kommune, plan- og utviklingsavdelingen, Gammelveien 5, 8150 Ørnes Telefon: 75 71 00 00 - Telefaks: 75 71 00 01 Epost: postmottak@meloy.kommune.no - Internett: www.meloy.kommune.no skotro 2. juni 2014 Flere eksemplarer av årsmeldinga kan fås ved henvendelse til kommune, Servicetorget, Gammelveien 5, 8150 Ørnes, tlf. 75 71 00 00. Årsrapporten kan også lastes ned som pdf-fil på kommunes nettsted: www.meloy.kommune.no/arsrapport Årsmelding 2013 Side 2 av 51 kommune
1. Rådmannens kommentar Årsregnskapet for 2013 viser som i 2012 et negativt netto driftsresultat. Likeledes hadde kommune en reduksjon i folketallet på 91 og antall barnefødsler var helt nede på 59. kommune står således overfor store utfordringer. Omstillingsarbeidet har i 2013 gitt positive resultater og vi får håpe at dette også gir seg utslag i flere innbyggere. Årsmeldingen er i år bygd opp i samsvar med politikkens ønske om måleindikatorer. Hvert område blir vurdert i forhold til oppsatte mål og en forsøker på denne måten å få frem oppnådde resultater og mindre en beskrivelse av hva som er gjort. Kommuneplanen ble i 2013 ført frem til vedtak i kommunestyret, og kommune har således på plass en overordnet plan med både samfunnsdel og arealdel. Det er her gjort en meget god jobb med stor involvering av innbyggere og politikk. Dette gir et godt grunnlag for videre utvikling av kommunen. I tillegg til selve kommuneplanen er det også utarbeidet en kortversjon som blir sendt til alle husstandene i. kommune har også i 2013 arbeidet med flere investeringsprosjekter. Ørnes skole, varmeanlegg Glomfjord skole og Glomfjord SFO har en god fremdrift. Likeledes er nå tomtealternativ og dimensjonering av nytt sykehjem vedtatt. Grønøy havn og Glomfjord sentrum er i slutten av prosjekteringsfasen. Beredskapsmessig har vi flere utfordringer. Stengte veier, brudd i telekommunikasjon etc. gjør at beredskapen i perioder ikke er god nok. Det er et godt samarbeid med Statens Vegvesen når det gjelder vei, ferger og båtruter, men utfordringene på telekommunikasjonene er store. Dette vil forbedres når nødnettet er på plass i løpet av 2015. kommune har kjøpt en satellittelefon til, og denne er plassert på Vall. Det er nå utarbeidet en brosjyre «Når krisen inntreffer» - og denne er sendt ut til alle husstander. Her får innbyggerne informasjon om hvordan de forholder seg i ulike situasjoner avhengig av krise og hvor en er i kommunen. Den økonomiske situasjonen for er svært utfordrende. Det blir i 2014 viktig å iverksette de tiltak som kommunestyret vedtok i forbindelse med økonomisk omstilling, budsjett 2014, men dette er sannsynligvis ikke nok. Nye utfordringer står i kø og det gjør at kommunens handlingsrom er svært begrenset både i 2014 og i årene fremover. En må være forberedt på ytterligere tiltak og rådmannen tror ikke en unngår nye strukturdiskusjoner. Politikken og administrasjonen må derfor ha sterkt fokus på økonomistyring og strenge prioriteringer. Underbudsjettering eller iverksetting av tiltak uten økonomisk dekning må ikke skje da det skaper nye problemer. Likeledes bør en unngå nye investeringer som gir økte driftsutgifter. Det er det ikke rom for uten store omprioriteringer. Investeringer som gir reduksjon i driftsutgifter er gode investeringer. Vedlikehold av formålsbygg bør derfor være en prioritert oppgave slik at alle skoler og barnehager får godkjenning i forhold til helse og miljø. Rådmannen ser det som spesielt utfordrende at fond til næringsarbeid og infrastrukturtiltak er disponert de nærmeste årene. Dette gir lite handlingsrom i næringsutvikling og infrastrukturtiltak med unntak av det som skjer gjennom Utvikling KF og Næringsutvikling AS. Rådmannen vil med denne årsmeldingen takke for 7 år i. Det har vært interessante og lærerike år. Noen oppturer og noen nedturer, men hovedinntrykket er positivt og svært mange hyggelige enkeltmennesker. Jeg takker for et godt samarbeid med politikken, fagforeninger, næringsliv, ledelse og ansatte og ønsker dere lykke til videre. Jørgen Kampli rådmann Årsmelding 2013 Side 3 av 51 kommune
2. Ordførerens kommentar Politisk behandling Antall møter Antall saker 2010 2011 2012 2013 2010 2011 2012 2013 Kommunestyret 10 13 16 11 114 135 125 116 Formannskapet Administrasjonsutvalget 5 14 6 19 7 17 5 17 26 104 33 96 40 121 41 85 Driftsutvalget 10 11 11 8 102 92 98 70 Plan- og utviklingsutvalget * 10 10 12 11 125 143 137 90 I alt 49 59 63 52 471 499 521 402 Referatsaker og delegasjonssaker er ikke med i oversikten. * Antall saker inkl. planutvalget. kommune var i 2013 gjennom et krevende år. Ved begynnelsen av året var det klart at driftsnivået var for høyt i forhold til inntektssiden. Det ble satt i gang en gjennomgang av hele kommunens organisasjon. Det munnet ut i et budsjettvedtak som hadde en reduksjon på over 30 stillinger. Folketallet i kommunen er nå nede på rundt 6500. Det er å håpe at vi nå har nådd bunnen etter RECnedleggelsen. 2013 var det første hele omstillingsåret i. Kommunestyret vedtok å organisere omstillingsarbeidet gjennom et eget kommunalt foretak, Utvikling KF. De første nyetableringene er en realitet, og ca. 60 nye industriarbeidsplasser er på plass i industriparken. Det satses bredt på hele næringslivet i, og det viser seg at eksisterende næringsliv i har et stort potensiale. Våren 2013 ble søndre flere ganger avstengt på grunn av stengte veier. Det var ras og rasfare som skapte disse situasjonene. Rassikring ble aktualisert, og Nordland fylkeskommune vil prioritere slik sikring. Revisjon av kommuneplanen med arealdel og samfunnsdel ble fullført i 2013, etter en brei involvering fra hele kommunen. Et arbeid som merker seg ut med å ha god kvalitet på. Det har vært flere store prosjekter under utbygging i kommunen i 2013: Ørnes skole SFO Glomfjord Halsa barnehage Nytt jordvarmeanlegg til Glomfjord skole Nytt sykehjem på Ørnes ble videre utredet, og plassering avklart. Kommunestyret bestemte også å danne et eget kommunalt foretak for forvaltning av kommunens eiendommer, Eiendom KF. Ordføreren ønsker å takke alle ansatte og politikere for et godt samarbeid i et krevende år. Per Swensen ordfører 9. september 2013 var det stortingsvalg. Her er stemmestyret på Neverdal klar for å ta i mot stemmer. Fra venstre Harry Strand, Reidun Whittall, Almar Bergli, Tone Valmo og Johan Arne Sandå. Foto: Connie S. Olsen. Årsmelding 2013 Side 4 av 51 kommune
3. Økonomisk resultat 3.1 Skatteinntekter 16400 Utvikling i skatteinntekter 2009 2013 15900 I 1000 kr. 15400 14900 14400 2009 2010 2011 2012 2013 Etter en nedgang i skatteinntektene fra 2010 til 2011 har vi nå en svak økning. 3.2 Rammetilskudd 25000 Utvikling i rammetilskudd 2009 2013 20000 I 1000 kr. 15000 10000 5000 0 2009 2010 2011 2012 2013 Rammetilskuddet har en positiv utvikling selv om vi ikke får kompensasjon for den reelle lønns- og prisstigningen. Tar vi også med skatteinntektene (frie inntekter totalt) får vi heller ikke her kompensert fullt ut for lønns- og prisstigningen. Dette gjør at budsjettene hvert år blir strammere og strammere. Årsmelding 2013 Side 5 av 51 kommune
3.3 Kraftinntekter 60000 Oversikt over konsesjonskraft og konsesjonsavgift 2009 2013 50000 I 1000 kr. 40000 30000 20000 Kons.kraft Kons. avg. 10000 0 2009 2010 2011 2012 2013 Konsesjonskraftinntektene har variert veldig år for år med en topp i 2010 der kommunen fikk inn over 48 mill. kroner. I 2013 fikk kommunen nesten 21 mill. kroner mindre. Konsesjonskraftinntektene er avhengig av kraftprisen og avtale med distributør. Det beregnes konsesjonskraft av 171 Gwh. Det avsettes inntekter tilsvarende 30 Gwh til 30 Gwhfondet. Konsesjonskraftinntektene kan benyttes til drift. Nivået på konsesjonsavgiftene har hold seg rimelig stabilt. Konsesjonsavgiftene skal avsettes til næringsfondet og skal kun kunne brukes til infrastrukturtiltak. 3.4 Eiendomsskatt 60000 Utvikling eiendomsskatt 2009 2013 I 1000 kr. 50000 40000 30000 20000 10000 0 2009 2010 2011 2012 2013 Eiendomsskatten har ligget på samme nivå de siste årene med unntak av 2013 da nytaksering har ført til en økning på rundt 13,5 mill. kroner Årsmelding 2013 Side 6 av 51 kommune
3.5 Renter og avdrag 40000000 Utvikling renter og avdrag 2010 2013 Kr. 30000000 20000000 10000000 Renter Avdrag Sum 0 2010 2011 2012 2013 Den kraftige reduksjonen i utgiftene til avdrag fra 2012 til 2013 har sammenheng med refinansiering av lån. Avdrag på dette er ikke ført på avdrag slik at det vises en gunstigere utvikling enn det i realiteten er. 3.6 Lønn og sosiale utgifter 420000 Sum lønn og sosiale utgifter utvikling fra 2010 2013 400000 380000 360000 R B 340000 320000 2010 2011 2012 2013 I 1.000 kr. For 2013 ble det et betydelig avvik mellom budsjettert lønn og regnskapsført lønn. Slik har det vært de siste årene med unntak 2012. Dersom en tar hensyn til sykepengerefusjon i 2013 på rundt 23 mill. kroner viser differansen mellom regnskap og budsjett et merforbruk på lønnsutgiftene på rundt 3 mill. kroner 3.7 Overføringer til investeringsregnskapet Det ble overført kr. 8.271.888,- til investeringsregnskapet. Årsmelding 2013 Side 7 av 51 kommune
3.8 Driftsutgifter rammeområdene NAV 2 % Kultur 2 % Fordeling av driftsutgifter på rammeområdene Annet 3 % Helse og b.v. 9 % Komm. tekn. 7 % Eiendom 7 % Omsorg 31 % Underv. 29 % Sentraladm. 9 % Politisk 1 % De to største tjenesteområdene omsorg og undervisning bruker til sammen 60 % av kommunens driftsutgifter. Helse og barnevern samt sentraladministrasjonen (rådmannens stabsfunksjoner + plan og utvikling) bruker rundt 9 % hver av de totale driftsutgiftene. Politisk virksomhet bruker 1 % av driftsutgiftene. 10,00 Avvik i % revidert budsjett og regnskap (10,00) % (20,00) (30,00) (40,00) (50,00) Diagrammet viser at bare to av virksomhetene (kultur og undervisning) kom ut med et positivt resultat. De andre virksomhetene har til dels store overskridelser. Når det gjelder rene kroner er det særlig omsorg, helse og barnevern og NAV som står for overskridelsene. Størst prosentvis overskridelse har politisk virksomhet. Når det gjelder omsorg, helse- og barnevern og NAV står disse for overskridelser på i overkant av 25 mill. kroner der omsorg har den største overskridelsen på rundt 12 mill. kroner. Årsmelding 2013 Side 8 av 51 kommune
4. Økonomiske nøkkeltall 4.1 Brutto driftsresultat 8 Brutto driftsresultat i % av brutto driftsinntekter % 6 4 2 0 2 4 Kilde: Kostra 2010 2011 2012 2013 K.gr. 12 Nordland Brutto driftsresultat viser om kommunens løpende inntekter er store nok til å dekke løpende utgifter. Det vil si resultatet på årets drift før en betaler renter og avdrag. Som en ser er brutto driftsresultat redusert fra over 6 % i 2011 til -3,3 % i 2013. Dette betyr at kommunen ikke har nok inntekter til å dekke løpende drift. Dette er en alvorlig situasjon som må rettes opp, og som er startet med den omstillingsprosessen som pågår. 4.2 Netto driftsresultat 6 Netto driftsresultat i % av brutto driftsinntekter % 4 2 0 2 4 6 Kilde: Kostra 2010 2011 2012 2013 K.gr. 12 Nordland Netto driftsresultat viser hva kommunen kan sette av til investeringer etter at alle driftsutgifter, renter og avdrag er betalt. Det er akseptert at netto driftsresultat bør være minst 3 % av driftsinntektene i en kommune med sunn økonomi. Kommunen har da nok overskudd til investeringer og til å dekke uforutsette utgifter. For både 2012 0g 2013 har kommunen en negativt netto driftsresultat, som betyr at kommunen er i en vanskelig økonomisk situasjon. Både kommunene i gruppe 12 og Nordlandsgjennomsnittet har et netto driftsresultat på rundt 2 % for 2013. Årsmelding 2013 Side 9 av 51 kommune
4.3 Arbeidskapital i prosent av brutto driftsinntekter % 35 30 25 20 15 10 5 0 Kilde: Kostra Arbeidskapital i % av brutto driftsinntekter 2010 2011 2012 2013 K.gr. 12 Nordland Arbeidskapitalen er et mål på kommunens evne til å betale regninger ved forfall. Arbeidskapitalen i % av brutto driftsutgifter bør være over 15 %. Kommunen har i en årrekke hatt god likviditet. Det har ikke vært benyttet kassakreditt på mange år. Dette er en situasjon som fort kan endre seg, dersom kommunen ikke får kontroll over økonomien. Ser en på i forhold både til gruppe 12 kommunene og Nordland ligger vi meget gunstig an. 4.4 Netto lånegjeld i prosent av brutto driftsinntekter % 80 60 40 20 0 Kilde: Kostra Netto lånegjeld i % av brutto driftsinntekter 2010 2011 2012 2013 K.gr. 12 Nordland Figuren viser utviklinga i langsiktig gjeld i prosent av brutto driftsinntekter. Som en ser har kommune en del mindre gjeld enn andre kommuner. Årsmelding 2013 Side 10 av 51 kommune
4.5 Utvikling i lånegjeld 500000 Utvikling i lånegjeld 400000 I 1.000 kr. 300000 200000 100000 0 2010 2011 2012 2013 Lånegjelden har økt med over 100 mill. kroner fra 2012 til 2013. Dette har sammenheng med at en del vedtatte låneopptak ikke er opptatt tidligere. 4.6 Disposisjonsfond % Kilde: Kostra 14 12 10 8 6 4 2 0 Disposisjonsfond i % av brutto driftsinntekter 2010 2011 2012 2013 K.gr. 12 Nordland Disposisjonsfondet viser hvor mye kommunen har satt av til investeringer og driftsformål. Disposisjonsfondet er det eneste fondet som kan benyttes fritt både til investerings- og driftstiltak. Fondet gir derfor uttrykk for den økonomiske handlefriheten til kommunen. Som en ser av diagrammet har kommune et disposisjonsfond på 6 % av brutto driftsinntekter ved årsskiftet. I 2011 var disposisjonsfondet i forhold til brutto driftsinntekter over 12 %. Selv om en har hatt en dramatisk nedgang fra 2011, så kommer bedre ut enn både kommunene i gr. 12 og Nordlandskommunene. 4.7 Regnskapsmessig mer-/mindreforbruk Kommunen fikk i 2013 et regnskapsmessig underskudd på kr. 6.942.154,-.Det er flere år siden kommunen fikk underskudd i regnskapet. Det faktum at kommunen måtte bruke rundt 2 mill. kroner av momskompensasjonen til drift, og ikke har avsatt noe til rentereguleringsfondet og redusert avsetningen til 30GWh fondet med kr. 4,8 mill. kroner gjør situasjonen enda mer vanskelig. Etter rådmannens oppfatning bør disposisjonsfondet ligge på rundt 10 % av brutto driftsinntekter. Årsmelding 2013 Side 11 av 51 kommune
4.8 Investeringsregnskapet I 2013 ble det investert for kr. 63.906.305. I regulert budsjett for 2013 ble det avsatt kr. 141.214.200 til investeringstiltak. Til sammen ble det investert i 57 prosjekt. En del av de største prosjektene er: Investeringer Beløp i kroner IKT investering 761.212 Utbedring omsorgssenter/helsebygg 3.813.392 Glomfjord skole, SFO 9.921.997 Glomfjord skole, varmeanlegg 9.920.208 Enga skole gymsal/basseng 2.362.155 Ørnes skole, aktivitetsbygg 15.180.084 Halsa barnehage 2.290.646 Sprinkling Vall sykehjem 4.403.378 Grønøy havn 1.414.076 Oppgradering Bolga vannverk 1.054.247 Utskifting vannledning Øra 1.214.857 UV og nødstrøm Spildra vannverk 763.478 Hovedvannledning Halsamyra 1.106.325 Vannledninger Æsøy 918.620 Asfaltering og utbedring veier 1.080.366 Utbedring vei Vassdal 699.036 En del av disse prosjektene er i oppstartfasen og vil bli fullført i 2014-2015. Ikke finansierte investeringer utgjør for regnskapsåret rundt 1,8 mill. kroner. Utbygging av Halsa barnehage ble startet opp i 2013. Foto: Ragnar Drevvatne. Årsmelding 2013 Side 12 av 51 kommune
4.9 Selvkostområdet Målet i selvkostområdene er at kommunen har avgifter som dekker 100 % av utgiftene på området. Dersom det et år skulle bli en merinntekt så avsettes merinntekten til bundet fond. Dersom det et år skulle bli mindreinntekt vil fondet kunne benyttes til å dekkes mindreinntekten/merforbruket. Diagrammene nedenfor viser selvkostgrad i prosent for de ulike områdene. 150 Vann 100 % 50 0 2010 2011 2012 2013 Selvkostgraden for vann har steget til over 100 % fra 2012. For 2013 er det innbetalt kr. 1.865.000,- mer enn utgiftene. Dette beløpet avsettes til bundet fond. 150 Avløp 100 % 50 0 2010 2011 2012 2013 Også inntektene på avløpssiden er større enn utgiftene i 2013. Kr. 652.000,- avsettes til fond. 200 Slamtømming % 150 100 50 0 2010 2011 2012 2013 Slamtømming har gått med overskudd i flere år. For 2013 avsettes det kr. 131.000,-. Årsmelding 2013 Side 13 av 51 kommune
150 Feiing Aksetittel 100 50 0 2010 2011 2012 2013 Feiing har stort sett gått med overskudd de senere år. For 2013 er dekningsgraden 84,4 %. Kr. 95.000,- dekkes ved tidligere avsetning. 100 Oppmåling % 50 0 2010 2011 2012 2013 Gebyrene for oppmåling dekker ikke på langt nær utgiftene med oppmåling. For 2013 er dekningsgraden 65,5 %. Her har kommunen ikke noe avsatt til fond, slik at en får en kommunal dekning/subsidiering på kr. 358.000,-. I 2013 ble det lagt ny hovedvannledning over Halsamyran, med sikrere vannforsyning til Halsasamfunnet som resultat. Her er kommunens mannskaper, Espen Strand og Stig Rune Mathisen, sammen med innleide maskinentreprenører nettopp ferdig å legge igjen grøfta med ny ledning. Foto: Anne Knutssøn. Årsmelding 2013 Side 14 av 51 kommune
5. Helse, miljø og sikkerhet Det sittende arbeidsmiljøutvalget (AMU) ble konstituert 21.03.2012. Det er 10 stemmeberettigede medlemmer i utvalget. Fra arbeidstakerorganisasjonene deltar: Fagforbundet/ hovedtillitsvalgt, leder, tillitsvalgt og Utdanningsforbundet/ UNIO samt hovedverneombud. Fra arbeidsgiver deltar rådmann, seksjonsleder omsorg, kommunalsjef, ordfører og leder av administrasjonsutvalget. I tillegg møter hovedverneombudet og bedriftshelsetjenesten v/ Polarsirkelen HMS. For perioden 01.01.12-31.12.13 har arbeidstakersiden hatt ledervervet, Leder er hovedtillitsvalgt Fagforbundet Inger S. Kristiansen. Nestleder er Fagforbundet v/leder Astrid Olsen. I 2013 har det vært avholdt 4 møter, og 30 saker har vært til behandling. Av sakene kan nevnes utredning om kommunalt foretak, konkurranseutsetting av kommunale tjenester, AMUs rolle og arbeidsform, årsmelding HMS, tiltak for fysisk aktivitet i 2013, helseforsikring for kommunalt ansatte, varslingsrutiner, IK- HMS verneområder 2013, kommunikasjonsstrategi for kommune 2013 2016, økt ressurs til ledelse i barnehage, videreføring av fagleder og miljøarbeider i kvalifiseringsprogrammet ved NAV og vurdering av kjøkkendrift i omsorg. I tillegg har det vært orientering om oppfølging HMS ved Ørnes legekontor og oppfølging arbeidsmiljø ved uteseksjonen kommunalteknisk. Orientering om sykefraværsoppfølging har vært fast post på møtene i AMU. Kommunen har avtale om bedriftshelsetjeneste med Polarsirkelen HMS, og de har gitt bistand til og deltatt aktivt i flere enhetene med hjelp til sykefravær, HMS og andre interne problemstillinger. Attføringsutvalget (ATU) er et underutvalg av AMU. I 2013 ble det avholdt 12 møter og behandlet 70 saker. Noen av sakene innebærer behandling flere ganger i løpet av året og dreier seg om personer som er vanskelig å finne løsninger for. Hovedvekten av saker som var oppe til behandling ble der funnet løsninger og tiltak skissert og saken trenger ikke noen videre opp-følging. I tillegg har vi inngått avtale med NAV at minimum fire saker på møtet er ansatte som innkalles til dialogmøte 2 etter 26 uker og som er et lovpålagt møte som NAV skal gjennomføre. Vi ser en fortsatt positiv endring i arbeidet med sykefraværet i kommunen. Sykefraværet for 2013 var på 9,8 %, så selv om målsettingen var 9,0 %, var det en reduksjon på 7,5 % sammenlignet med 2012. Antall innsendt oppfølgingsplaner på sykemeldte medarbeidere øker, og de kommer tidligere inn i forhold til hvor lenge vedkommende har vært sykemeldt. Utfordringen og forbedringspotensialet ligger i en bedring i oppfølgingen de første 9 ukene av fraværet. Etter 7 ukers fravær skal det sendes inn rapport om oppfølgingen til NAV. Hvis ikke mottar kommunen varsel om sanksjoner. Kommunen ble ilagt 6 bøter i 2013. Arbeidet i attføringsutvalget preges fortsatt av enkeltsaker som krever langvarig oppfølging. Årsakene til dette er flere, og ligger dels i sakenes natur. Det kreves i dag så mange elementer av utredninger i hver enkelt sak før endelig vedtak kan fattes f.eks. om pensjon, at det kan gå år før slike saker har funnet sin løsning. Det kan vi gjøre lite med. Samtidig ser en til tider vansker med å få omplassert arbeidstakere der dette er løsningen. Så å si alle stillinger stiller krav til kompetanse og for mange av de som må omplasseres så er denne kompetansen enten ikke til stede eller at det er uaktuelt å tilegne seg denne kompetansen bl.a. grunnet alder. I tillegg har NAV strammet inn reglene for finansieringen av arbeidsutprøvingen ved at arbeidsgiver må ta større del av den økonomiske belastningen. Samarbeidet med NAV om at de innkaller til dialogmøte 2 i ATU har medført at de fleste sakene blir behandlet i ATU inne 26 uker og det er blitt færre saker der vi er på etterskudd. Årsmelding 2013 Side 15 av 51 kommune
6. Likestilling og diskriminering Fire nye diskrimineringslover trådte i kraft 1. januar 2014; diskrimineringsloven om etnisitet, likestillingsloven, diskrimineringsloven om seksuell orientering og diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. De fire nye diskrimineringslovene har fått lik struktur og i stor grad likt innhold. Alle fire lovverk stiller krav om at arbeidsgiver skal redegjøre for tiltak og planer for å oppfylle lovens krav. Rapporteringen nedenfor deles inn i tre deler: 1. Likestilling (likestillingsloven) 2. Diskriminering (diskrimineringslovene om etnisitet og seksuell orientering) 3. Tilgjengelighet for alle (diskrimineringsog tilgjengelighetsloven) 6.1 Likestilling Andelen kvinner og menn i virksomheten kommune er en svært kvinnedominert arbeidsplass, der fordelingen av kvinner og menn på stillingskodene er svært kjønnsdelt. Andel kvinner og menn i kommune (tall for mars 2014) Personer Årsverk % Kvinner 669 526,9 79,6 Menn 156 135,4 20,4 I alt 825 662,3 100 Omsorgsyrkene (helse, sosial og barnehage) domineres helt av kvinner. Kvinneandelen i lederstillinger Strategisk ledelse og ledere som rapporterer direkte til rådmannen utgjorde fire menn og en kvinne. Tre seksjoner og fire enheter som rapporterer direkte til kommunalsjefen var i 2013 ledet av fem kvinner og to menn. Av øvrige 47 ledere er det 36 kvinner og 11 menn. Lønn for kvinner og menn Ved de lokale oppgjørene på kommunalt avtaleområde i kommune de siste ti år, har likelønnsproblematikk alltid vært tema. Lønnsforhandlinger 2013 Lønn på kommunal sektor er etter endringene sentralt i 2002 delt i to hovedområder: De som får sin lønn fastsatt hovedsakelig sentralt (kapittel 4) og de som får lønn kun fastsatt lokalt uten sentral normering (ledere i kapittel 3 og «akademikere» i kapittel 5 ). Det ble ikke avsatt pott til lokale forhandlinger på kapittel 4 i 2013, da justeringer andre avtaleår ble fordelt sentralt. Årslønnsveksten fra 2012 til 2013 i kap. 4 var etter KS beregninger på 3,54 %. I kapittel 5 ble det gitt totalt ca. 3 % med virkning fra 01.05.2013, slik at årslønnsvekst ble tilsvarende kapittel 4. Det ble lagt vekt på at alle skulle ha en minstelønnsutvikling på minimum 2 %. Personlige tillegg baserte seg på innspill fra ledere i samsvar med kommunes lønnspolitiske føringer. Totalt ble kr 446.250 fordelt på 30 personer, 13 kvinner med 45 % og 17 menn med 55 %. Kapittel 3 lederforhandlinger er fra 2008 utvidet til å gjelde alle ledere med selvstendig personal-, budsjett og økonomiansvar. Disse skal også over tid holdes innenfor samme rammer som kapittel 4 og ble gitt rett over 2,5 %. Totalt ble kr 557.000, fordelt på 44 personer i kapittel 3, 35 kvinner med 78,85 % i og 9 menn med 21,15 %. Lønnsnivå Det er innenfor forhandlingskapitlene ingen gjennomgående kjønnsdelt forskjell. Splitting på flere forhandlingsområder gjør det vanskelig å føre en sammenhengende lønnsstrategi for høyskolegruppene og sammenlignbare stillinger med utgangspunkt i utdanningslengde. De største forskjellene mellom utdanningsgruppene er mellom undervisningspersonell som for en stor del (de med ansiennitet mer enn 16 år) ligger 30-70.000 kroner (10 20 %) høyere enn ansatte på tilsvarende nivå på kommunal sektor for øvrig. Kjønnsfordelingen ved rekruttering Ved rekruttering benyttes moderat kjønnskvotering, det vil si når søkere av begge kjønn står kvalifikasjonsmessig likt, foretrekkes kvinnelig søker når dette kjønn er underrepresentert. Ansettelsesorganene vurderer alltid særskilt om underrepresentert kjønn er kvalifisert. Det ser ut til at nyrekruttering i liten grad bidrar til å jevne ut innenfor de yrkeskategoriene som er mest kjønnsdelt. Kjønnsforskjellen er fortsatt mest påtakelig i aldersgruppen under 30 år, hvor andelen menn er kun 15 av 107 personer. Fordelt på årsverk utgjør kun 9,2 av 73 årsverk menn, d.v.s ca. 13 %. Arbeidstid Kvinner og menn har i prinsippet like arbeidstidsordninger, men ettersom rene omsorgsyrker inne- Årsmelding 2013 Side 16 av 51 kommune
has av kvinner, er det også disse som går turnus/35,5 t uke. I tidligere undersøkelser hvor gjennomsnittlig stillingsstørrelse i er sammenlignet med landet og Nordland har vi vært markert mindre kjønnsdelt med hensyn til stillingsstørrelse enn resten av Nordland og landet for øvrig. I 2013 framstår vi imidlertid mer kjønnsdelt ettersom særlig menn i har større gjennomsnittlig stillingsstørrelse enn resten. For en del stillinger er det svært liten mulighet for stillingsøking, eks. innenfor SFO ved skolene, slik at dersom stillingsinnehaveren ønsker større stilling vil jobbskifte trolig være eneste løsning. Omsorg har satt i gang med et arbeid med nye turnuser der en slår sammen deltidsstillinger til større stillinger og at det settes inn tiltak i forhold til helgeproblematikken. Til tross for dette er fortsatt en del ufrivillig deltidsstillinger. Oppdeling/redusert stilling etter ønske fra arbeidstaker kan også være et problem for arbeidsplassen, men her har kommune sjelden eller aldri nektet å innfri arbeidstakers ønske om dette. Ut i fra et rekrutteringsperspektiv er det store antallet deltidsstillinger uheldig for kommune. Samtidig så er det et faktum at vel 64 % ønsker deltid og er derved i jobb. Flertallet av disse er bl.a. grunnstammen av de ansatte i omsorgsseksjonen. Sykefravær og permisjon Sykefraværet totalt har gått ned fra 10,6 % i 2012 til 9,8 % i 2013. Dette er en reduksjon på 7,5 %. For kvinner er sykefraværet 10,5 %, men det for menn er 7,4 %. Sykefraværet vil fortsatt bli viet særskilt oppmerksomhet framover. Sentralt er sykefraværsoppfølgingen styrket ved at tid nå frigjøres fra ansettelsesarbeid til IK-HMS og IA-arbeid. Det er også grunn til å håpe at nye turnuser og bedre avvikssystem vil ha positiv effekt på sykefraværet. Prosent 14 12 10 8 6 4 2 0 Sykefravær % i kommune 10,5 9,8 7,4 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Totalt Kvinner Menn Planlagte tiltak Den største kjønnsforskjellen er svært kjønnsdelte yrkeskategorier. I utlysning av stillinger bør derfor oftere tas med at vi ønsker en mer balansert sammensetning og at det underrepresenterte kjønn oppfordres til å søke. I tillegg bør det ses på hva som kan gjøres for å rekruttere flere menn, da nyrekruttering av menn i aldersgruppen under 30 er svært lav. Omsorg har satt i gang arbeid med nye turnuser for å kunne redusere deltid og forhåpentligvis også kunne redusere sykefravær, da dette gir større mulighet til å påvirke egen arbeidssituasjon. 6.2 Diskriminering Diskrimineringsloven om etnisitet og diskrimineringsloven om seksuell orientering pålegger arbeidsgiver å redegjøre for likestillingstiltak i årsmeldingen. Arbeidsgivere skal arbeide aktivt, målrettet og planmessig for å fremme lovenes formål innenfor sin virksomhet. Aktivitetsplikten omfatter blant annet rekruttering, lønns- og arbeidsvilkår, forfremmelse, utviklingsmuligheter og beskyttelse mot trakassering. kommunes etiske retningslinjer punkt 4 sier at leder og ansatt skal vise respekt for hverandre, og ingen må opptre på en måte som virker krenkende. Det påhviler her lederne et særlig ansvar for å skape gode fellesskap, omsorg og respekt for hverandre. Årsmelding 2013 Side 17 av 51 kommune
Det ble i 2009 utarbeidet generelle retningslinjer for håndtering av konflikter, herunder mobbing og trakassering. Vi har fra tidligere retningslinjer for varsling. I holdningsskapende arbeid har ledere en nøkkelrolle. På ledersamlinger har det, og vil bli tatt utgangspunkt i KS arbeidsgiverstrategi «Stolt og unik». Rekruttering og mangfold er her et av elementene. Følgende hovedinnsatsområder/hovedstrategier foreslås: 1. Rekruttering og utvikling se egen Strategisk kompetanseplan Sterke fagmiljø med gode utviklings- og karrieremuligheter 2. Helsefremmende og inkluderende arbeidsplasser Livsfasetilpasset arbeidsmiljø Kultur preget av engasjement og arbeidsglede Systematisk HMS-arbeid Positivt mangfold på arbeidsplassen 3. Systematisk identitet- og omdømmebygging Identitet og profilering Etikk og samfunnsansvar 4. Aktiv lønnspolitikk Også bruk av andre virkemidler og goder for å belønne og motivere 6.3 Tilgjengelighet for alle Kommunestyret har i sak 79/08 vedtatt en prosjektplan / handlingsprogram for universell utforming 2010-2013, som retningsgivende for kommunens arbeid med universell utforming og tilgjengelighet for alle. Det er avsatt kr. 300 000,- pr. år i kommunens handlingsprogram med økonomiplan til gjennomføring av prioriterte tiltak i planperioden 2013-2016. kommune ved plan- og utviklingsavdelingen har gjennomført en foreløpig kartlegging av tilgjengelighet ved mange kommunale- og private servicebygg, viktige uteområder, transportsystemer, mv. gjennom befaring og fotodokumentasjon i de seks største kretsene i kommunen. Rapporter fra kartlagte kommunale bygg viser til dels store behov for tiltak for å gjøre disse tilgjengelige. Satsingsområder for 2013 og 2014 er tilsyn på offentlige bygg i samsvar med byggteknisk forskrift med fokus på universell utforming og energi. Tilsynet gjennomføres i to faser: 1. Dokumentasjonsgjennomgang hos planleggere/arkitekter 2. Tilsyn på stedet når bygget er ferdig I 2013 var det tilsyn på to byggeprosjekter; SFO Glomfjord og tilbygg Halsa barnehage. I henhold til kommunens strategiske kompetanseplan skal det utformes og holdes et todagers kurs for alle nye ledere. Her vil også spørsmål knyttet til likestilling og diskriminering være tema. Det gis også opplæring i ansettelser til ledere der både likestilling og diskriminering, samt tilrettelegging for arbeidstakere med redusert arbeidsevne gjennomgås. Årsmelding 2013 Side 18 av 51 kommune
7. Å bo i 7.1 Utvikling i folkemengden Den totale folkemengden i kommune var 6491 personer per 1. januar 2014. De to siste årene har det vært en betydelig nedgang på totalt 166 personer. Siden 2000 er nedgangen på i alt 305 personer, det vil si 4,5 %. 7000 6900 6800 6700 6600 6796 Folkemengde i kommune 2000 2014 (Kilde: SSB) 6845 6657 6500 6400 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 6491 I 2013 ble det født 60 barn i. Dette er 13 % lavere enn gjennomsnittet for de siste ti årene. Når i tillegg tallet på antall døde i 2013 var 25 % høyere enn snittet for siste tiårsperiode, så resulterte dette i et negativt fødselsoverskudd. Folkemengde etter alder (Kilde: SSB) Per 1. januar 2011 2012 2013 2014 0-5 år 422 430 436 424 6-12 år 596 577 537 533 13-15 år 320 320 311 268 16-19 år 387 375 384 403 20-29 år 770 793 779 763 30-39 år 724 706 669 648 40-49 år 967 971 943 927 50-59 år 830 834 848 851 60-69 år 747 776 789 798 70-79 år 465 449 459 465 80-89 år 335 336 335 318 90 år og over 87 90 92 93 I alt 6650 6657 6582 6491 Det andre forholdet som regulerer folketallet er netto innflytting, det vil si antall innflyttere minus antall utflyttere. I 2013 flyttet 245 personer til kommunen, mens 304 flyttet fra kommunen, det vil si en negativ nettoinnflytting på 58 personer. Folkemengde i kretsene (Kilde: SSB) Per 1. januar 2011 2012 2013 2014 Reipå 712 717 704 691 Ørnes 1822 1854 1832 1808 Neverdal 735 725 723 698 Glomfjord 1263 1264 1192 1193 Ågskardet 106 102 109 98 Halsa 802 793 797 797 Engavågen 860 856 876 873 202 196 193 179 Bolga 109 104 114 104 Støtt 33 35 35 33 Uoppgitt 6 11 7 17 I alt 6650 6657 6582 6491 7.2 Alderssammensetning i befolkningen Befolkningen i består i dag av færre unge og flere middelaldrende og eldre enn for ti år siden. Kommunen har hatt en betydelig nedgang i antall personer i aldersgruppen 0-5 år i perioden 2000-2014 med nesten 30 %. I samme periode har vi hatt en økning på 18 % i aldersgruppene over 80 år og mer enn en fordobling i den eldste aldersgruppen over 90 år. Årsmelding 2013 Side 19 av 51 kommune
Prosentvis endring i aldersgruppene i perioden 2000 2014 (Kilde: SSB) 120,0 100,0 102,2 % 80,0 60,0 40,0 20,0 0,0 20,0 40,0 39,5 3,9 7,2 10,8 5,3 6,9 5,7 29,9 23,0 28,9 15,5 0 5 6 12 13 15 16 19 20 29 30 39 40 49 50 59 60 69 70 79 80 89 90 + Aldersgrupper Statistisk sentralbyrås framskriving av ulike aldersgrupper viser at denne utviklingen vedvarer mot år 2040. Aldersgruppene over 70 år vil øke med nærmere 60 %, mens aldersgruppene 0-19 år vil minske med nesten 20 %. Prognosene viser også at det vil bli færre innbyggere i aldersgruppene mellom 20 og 70 år. Aldersgruppenes prosentandel av befolkningen i perioden 2000 2014 og framskriving etter alternativ MMMM mot 2040 (Kilde: SSB) % 16,0 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 2000 2014 MMMM 2040 0,0 0 5 6 12 13 15 16 19 20 29 30 39 40 49 50 59 60 69 70 79 80 89 90 + Aldersgrupper 7.3 Levekår I Folkehelseinstituttets folkehelseprofil for 2013 (se www.fhi.no/kommunehelsa), er det tre forhold som trekkes fram når det gjelder levekår i kommunen: Andelen med videregående eller høyere utdanning er lavere enn landsnivået. Andelen personer i husholdninger med lav inntekt er lavere enn i landet som helhet. Andelen barn med enslig forsørger er høyere enn i landet som helhet. Det samlede elevtallet i grunnskolen i er betydelig redusert de siste årene. Siden 2001 er nedgangen på nesten 21 %. Årsmelding 2013 Side 20 av 51 kommune
Antall elever i grunnskolen i (Kilde: SSB) Antall elever 1100 1000 900 800 1002 1018 889 794 700 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 År 7.4 Boligmarkedet kommune hadde ved årsskiftet 30 ledige tomter i kommunale boligfelt, se en oversikt på www.meloy.kommune.no/tomter. I løpet av 2013 ble det solgt 2 tomter. Tabellen nedenfor viser boligbygging i i perioden 2008-2013. Statistikken er basert på ferdigattester utskrevet av kommune. 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Sum Reipå 0 2 3 3 3 1 12 Ørnes 16 39 15 4 1 24 99 Neverdal 2 7 4 1 3 4 21 Glomfjord 36 5 0 0 0 0 41 Ågskardet 0 1 0 1 0 0 2 Halsa 3 0 0 7 2 0 12 Engavågen 1 3 3 0 1 2 10 a 3 0 1 0 0 0 4 Bolga 0 1 0 0 0 0 1 Støtt 0 0 0 0 0 0 0 Totalt 61 58 26 16 10 31 202 kommune har etablert et innbyggertilskudd for førstegangsetablerere i for perioden 2012-2015. Mottakere må være registrert i folkeregisteret som bosatt i på tidspunktet tilskuddet ytes. Tiltaket omfatter tilskudd til: Bygging av ny helårsbolig kr. 100.000 Kjøp av bolig/leilighet kr. 50.000 Regelverk og søknadsskjema for innbyggertilskuddet finnes på kommunens nettside. Årsmelding 2013 Side 21 av 51 kommune
7.5 Samhandlingsreformen Målet med samhandlingsreformen, som ble innført fra 1. januar 2012, er å dempe veksten i bruk av sykehustjenester og at en større del av helsetjenestene må ytes av kommunen. I tillegg må behovet for helsetjenester reduseres ved sterkere satsing på folkehelse gjennom forebyggende tiltak og helsefremmende arbeid. Samhandlingsreformen skal gjennomføres gradvis fra 2012 til 2016. Kommunen må medfinansiere 20 % av sykehusenes kostnader ved innleggelse av pasienter. Samtidig må kommunen ta ansvar for utskrivningsklare pasienter fra første dag. I 2012 var kommunens utgifter til medfinansiering 7,18 mill. kroner. Kostnadsestimatet for 2013 er 7,48 mill. kroner, men dette skal kontrolleres av Helsedirektoratet, og godkjente tall vil ikke foreligge før høsten 2014. Når det gjelder utskrivningsklare pasienter, hadde kommunen i 2012 utgifter for 126 døgn á 4000 kroner, det vil si 504 000 kroner. I 2013 betalte kommunen for 113 døgn á 4125 kroner, totalt 466 125 kroner, til Nordlandssykehuset HF. Antall liggedøgn utskrivingsklare pasienter NSH 2013 30 25 20 Antall 15 10 5 0 Jan. Feb. Mars April Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Des. Det har vært stor medieoppmerksomhet rundt omstillingsarbeidet i. Ordfører Per Swensen og Lothar Maruhn i Næringsutvikling AS intervjues av NRK på en pressekonferanse 18. januar 2013. Foto: Connie Slettan Olsen. Årsmelding 2013 Side 22 av 51 kommune
8. Rådmannens stabsavdelinger 8.1 Kommunikasjon/informasjon 8.1.1 Generelt Kommunens ressurser innenfor området kommunikasjon/informasjon består av en stilling som kommunikasjonsrådgiver. Kommunikasjonsrådgiveren bistår hele organisasjonen i kommunikasjons- og informasjonsspørsmål. Ansvaret for kommunens nettsider er tillagt stillingen. 8.1.2 Måleindikatorer Måleindikatorer Vurdering av kommunal hjemmeside på internett (2013) Ønsket resultat Tiltak vurderes Tiltak iverksettes Oppnådd resultat 6* 5* 0-4* 5 Gjennomsnittlig besøk hjemmeside pr. måned > 12.500 10.000-12.499 < 10.000 13.281 Antall oppslag i media Over 150 120 Under 90 331 Antall Facebook-følgere Over 900 800 Under 750 1144 Gjennomføre tiltaksplan kommunikasjonsstrategi for omstilling Avvik i forhold til netto budsjett Alle tiltak 90 % Under 80 % Alle tiltak 0 % neg. avvik 0,1-1.0% neg. avvik Mer enn 1,0% neg. avvik + 11,3 % 8.1.3 Kommentarer til måleindikatorene Vurdering av kommunes nettside Direktoratet for forvaltning og IKT vurderte ca. 700 offentlige nettsteder i landet våren 2013 på en skala fra en til seks stjerner, hvor 6 er best. kommunes nettside fikk fem stjerner. Det var en nedgang med en stjerne fra siste måling. Nettstedet fikk 37. plass blant de vurderte nettstedene i landet og 1. plass i Nordland fylke. Det gjøres forløpende tiltak for å opprettholde/forbedre kvaliteten på nett. Gjennomsnittlig besøkstall nettside Målet var 12.500 besøkende pr. måned. Det gjennomsnittlige besøkstallet i 2013 ble 13.281. Antall besøkende på kommunens nettside har økt hvert år siden 2010. Det samme gjelder kommunens Facebook-side. Det betyr at kommunen når ut til et bredt publikum med informasjon. Vi ser også at kommunen når spesielt mange via disse kanalene med driftsmeldinger og meldinger fra kriseledelsen. Antall oppslag i media Dette er oppslag i lokale medier blant annet som et resultat av pressemeldinger, pressekonferanser, direkte kontakt, saker fra nettsiden og andre kanaler som kommunikasjonsrådgiver direkte/indirekte har bidratt til. Målet var 150 oppslag. Antallet i 2013 ble 331 oppslag. I tillegg kommer oppslag i regionale og nasjonale medier. Antall følgere på Facebook Målet var 900 innen årets slutt. 31. desember 2013 hadde Facebook-siden 1144 følgere. Gjennomføre tiltaksplan kommunikasjonsstrategi for omstillingen Med unntak av ett folkemøte, som det ikke var behov for, ble samtlige tiltak i kommunikasjonsstrategien for omstillingen gjennomført. Av tiltakene kan nevnes informasjonsbrosjyre til alle husstander, gjennomføring av folkemøter, oppdatering av omstillingsprogrammets nettside og Facebook, informasjonsspalte i månedsmagasinet «Mitt», og møter angående offentlige arbeidsplasser og egenkapitalfond. Avvik i forhold til netto budsjett Informasjon hadde et mindreforbruk på 11,3 %. Dette skyldes to ting. Det ene er et resultat av at det ble innført innkjøpsstopp og ikke bruk av overtid og redusert reise/kursvirksomhet. Det andre er at informasjon fra høsten 2013 har inntekter fra salg av informasjonstjenester til Utvikling KF. Årsmelding 2013 Side 23 av 51 kommune
8.2 Servicetorg/arkiv 8.2.1 Generelt Servicetorgets utfordring er oppgradering av sentralbordet for å imøtekomme krav om oppdatert informasjon/opplysninger slik at en kan ekspedere trafikken med dagens bemanning. Elektroniske henvendelser i postmottak har økt med flere hundre prosent de senere årene. Stadig mer av kundebehandlingen/saksbehandlingen skjer elektronisk. Stort etterslep ved den fysiske arkiveringen på grunn av høyt sykefravær. Arkivlokalene holder ikke mål i forhold til arkivloven. Elektronisk arkiv bør komme snart. Servicetorget holder teoriprøve for de som skal ta lappen og avholder eksamen til Båtførerprøven. Til sammen tilføres servicetorget rundt kr. 90.000,- for dette arbeidet. 8.2.2 Måleindikatorer Måleindikatorer Antall dager etter at post er mottatt til den skal være journalført Ønsket resultat Tiltak vurderes Tiltak iverksettes Oppnådd resultat Max 3 dager 4-5 dager > 5 dager 3 dager Gjennomførte medarbeidersamtaler 100 % 75-99 % < 75 % 75 % Sykefravær < 9,4 % 9,4 % > 9,4 % 11,7 % Avvik i forhold til netto budsjett 0 % neg. avvik 0,1 1,0 % neg. avvik > 1,0 % neg. avvik + 13,8 % 8.2.3 Kommentarer til måleindikatorene Målet er at post som kommer inn skal være journalført senest innen 3 dager. Dette målet greier arkivet å holde. 75 % av de ansatte har fått gjennomført medarbeidersamtaler. Målet ikke nådd. Sykefraværet ligger en del høyere enn landsgjennomsnittet på grunn av langtidssykemelding. Når det gjelder den økonomiske situasjonen kom servicetorget ut med et «overskudd» på 13,8 % i forhold til budsjett. Dette har sammenheng med refusjoner fra Utvikling KF samt at det ikke er tatt inn vikarer ved sykefravær. 8.3 Økonomiavdelingen 8.3.1 Generelt Året 2013 har vært et utfordrende arbeidsår. Avdelingen har lagt om/innført nytt økonomisystem, som har medført en del problemstillinger som har vært vanskelige å få på plass. All vår arbeidstid er medgått til innføringen/oppfølging av Agresso økonomisystem. Andre oppgaver som vi skulle ha gjennomført har vært nedprioritert i 2013. 8.3.2 Måleindikatorer Måleindikatorer Ønsket resultat Tiltak vurderes Tiltak iverksettes Oppnådd resultat Gjennomførte medarbeidersamtaler 100 % 75-99 % < 75 % 0 % Sykefravær < 9,4 % 9,4 % > 9,4 % 6,8 % Avvik i forhold til netto budsjett 0 % neg. avvik 0,1 1,0 % neg. avvik <1,0 % neg. avvik - 1,3 % 8.3.3 Kommentarer til måleindikatorene Det er ikke gjennomført medarbeidersamtaler i 2013. Medarbeidersamtaler vil bli gjennomført i løpet av første halvår 2014. Sykefraværet er for avdelingen på 6,8 %. Lengere sykemeldinger er grunnen til det høye sykefraværet. Korttidsfraværet er moderat. Økonomiavdelingen har et avvik/merforbruk på 72 873 kroner, som i sin helhet er konsulenttjenester i forbindelse med opprettelse av økonomisystemer for Eiendom KF og Utvikling KF. Årsmelding 2013 Side 24 av 51 kommune
8.4 Lønns- og personalavdelingen 8.4.1 Generelt Avdelingen utøver en utstrakt veilednings- og rådgivningsvirksomhet overfor virksomhetenes ledere, særlig i avtale- og tariffspørsmål, i juridiske spørsmål, i omstillingssaker, i arbeidsrett og ulike personalsaker, og har dessuten ansvaret for utvikling og ajourhold av personalreglementer mv. Ansettelser Det ble opprettet 174 ansettelsessaker i 2013, (250 i 2012). I 2013 mottok vi totalt 1090 (1423 i 2012) søknader på ledige stillinger Kortere vikariater enn 6 måneder tas direkte på enhetene, og kommer i tillegg. kommune merker fortsatt at det er få søkere til stillingskategorier med krav om særskilt kompetanse og problemer med å rekruttere nye arbeidstakere. Etter driftsreduksjonene i driften i Glomfjord har vi sett langt flere søkere fra dette miljøet, men der flere mangler relevant kompetanse. Lønn kommune kjørte lønn online hos EDB gruppen for siste gang, og det har vært lagt ned mye arbeid for å gjøre klart for kjøring av lønn på nytt system fra januar. (Gjennomsnittlig lønnsutbetaling er Kr 28 992 639,- (28 477 579,-) pr mnd. Tall for 2012 tatt med i parentes. Det er innberettet lønn med i alt kr 347 911 674,- (341 730 946,-) til 1686 (1652) personer. I 2013 mottok kommune kr. 22 539 724,-(24 976 992,-) i refusjoner fra Nav. Lønnsforhandlinger se eget punkt om likestilling. Velferd Det ble utdelt 23 gaver ved åremålsdager til kommunalt ansatte, 11 gaver ved fratredelse i stilling, 10 bryllupsgave. I tillegg sendes blomsterhilsninger fra nærmeste leder ved jubileum og sykdom. Tjeneste. Det ble holdt eget arrangement for utdeling av erkjentlighetsgaver Det ble utdelt 1 gavekort for 40 års tjeneste, 4 medaljer Norges Vel for 30 års tjeneste og 19 gullur for 25 års tjeneste. Samlet ca. kr.580.000 er nyttet på velferdstiltak dvs. ca. 150.000 mer en budsjettert. Utviklingsoppgaver Overordnet IK-HMS system - Risk manager er innført i samsvar med plan. Oppbygging og design tilpasset kommunes organisering er utviklet. Arbeidet videreføres/sluttføres for de ulike sidene i kvalitetsdelen av programmet i 2014. Det er gjennomført fire samlinger for alle lederte der blant annet Synlig ledelse, økonomi, omstilling og Sykefraværsarbeid har vært tema. Det er fulgt opp sak om helseforsikringsordninger for kommunens ansatte. Til tross for bred info er det totalt innmeldte pr 31.12.13 kun 6 voksne og 2 barn. 8.4.2 Måleindikatorer Måleindikatorer Ønsket resultat Tiltak vurderes Tiltak iverksettes Oppnådd resultat Andel av lønnsslipper som sendes ut elektronisk > 60 % 40-59 % < 40 % 20 % Andel ansatte med elektronisk fraværsregistrering (alle ansatte) > 50 % 40-49 % < 40 % 70 % Andel gjennomførte medarbeidersamtaler 100 % 75-99 % < 75% 100 % Andel ansatte med mindre enn 50 % stilling 0 % 0-10 % > 10% 0 % Andel av antall stillinger som har ansvars- og funksjonsbeskrivelse 100 % 80 99 % < 80 % 100 % Avvik i forhold til netto budsjett 0 % neg. avvik 0,1 1,0 % neg. > 1,0 % + 0,46 % Sykefravær < 9,4 % 9,4 % > 9,4% 12,1 % 8.4.3 Kommentarer til måleindikatorene Elektroniske lønnslipper ble i 2013 begrenset til å gjelde kun de som hadde egen kommunal epostadresse. Resultatet var derfor kun 220 elektroniske av 1108 lønnslipper totalt i snitt pr. måned. Fra nytt system ble tatt i bruk i 2014 sendes det ut elektronisk lønnslipp til alle som oppgir en epostadresse. Vi er derfor nå over 90 %. Avdelingen hadde et mindreforbruk/netto overskudd på ca. kr 35.000. Overskuddet skyldes sykefravær/refusjoner uten at det er tatt inn tilsvarende vikar. Det har vært nødvendig med en del interne Årsmelding 2013 Side 25 av 51 kommune
reguleringer da det har vært behov for å kanalisere midler for å dekke utgifter til innføring av nytt lønns- og personalsystem Agresso, samt til dekking av underskudd på drift av kantine. Det har vært omlegging av drift på kantine med innkjøp av utstyr og utbedringer på kr 50.000. Det har vært behov for dekking av underskudd på drift av kantine med kr. 190.000 (som til tross for sterk forbedring av drift med et dekningsbidrag nå på kr. 330.000 - ikke er mulig å drive til selvkost). Forbruk lønn korrigert for sykepengerefusjon har et merforbruk på 5,2 % i forhold til budsjett. 8.5 Plan- og utviklingsavdelingen 8.5.1 Generelt Året 2013 var igjen preget av aktivitet innenfor arealplansiden og utarbeidelse av ny kommuneplan for samfunnsdel og arealdel. Alle stillingshjemler har ikke vært besatt gjennom hele året. Spesielt har det vært merkbart at stillingen som arealplanlegger har stått vakant siden juli måned. Det er også gjort ny utlysning av stilling som for å besette stilling som prosjektkoordinator innenfor vedtatte utbyggingsprosjekter. Saksbehandler byggesak/fradeling har også stått vakant store deler av året hvor avdelingen har foretatt engasjement av person på timebasis. Denne stilling har vi fått ansettelse i fra 7.10.13, men av spesielle grunner i bare 40 %. Sykefraværet ved avdelingen har vært forholdsvis høyt med 3,5 % i 2013. For hele organisasjonen var sykefraværet i fjor totalt på 9,8 %, og har da gått ned fra 2012. Sykefraværet i hele landet er for øvrig på ca. 6,4 %. Organisasjonen sett under ett har fortsatt et for høyt sykefravær, og det er bekymringsfullt at dette ikke går mer ned, spesielt ut i fra at vi er en IA-bedrift. 8.5.2 Organisasjonen Plan- og utviklingsavdelingen har i 2013 en total stillingsantall på 13,5 årsverk ved utgangen av 2013, som er fordelt på 9 virksomhetsområder. Av disse årsverk har 1-2 stillinger stått vakant gjennom deler av året. Medarbeidersamtaler er gjennomført for alle ansatte også i år i tidsrommet medio august til medio september i forkant av de lokale lønnsforhandlinger. I medarbeidersamtalen inngår også drøftelse av lønnsmessige forhold med den enkelte arbeidstaker. 8.5.3 Økonomi - regnskap/resultat Regnskapet er nå avsluttet fra økonomiavdelingen. I gjennomgangen av regnskapet er det benyttet budsjettkontroll pr 15.03.14. Plan- og utviklingsavdelingen har et regnskapsmessig underskudd på kr. 2 549 098. Årsaken til underskuddet er at tross streng økonomistyring i forhold til økt merforbruk innenfor virksomheten IKT, så viser regnskapet et regnskapsmessig underskudd på hele 3.375.603 kroner. Resten av plan og utviklingsavdelingen har et overskudd på kr. 826.505 som gir et totalt underskudd for avdelingen i 2013 på kr. 2.549.098. Det er spesielt to områder som har stor svikt i sine nettoutgifter og det er IKT-drift (Ansvarsområde 12316) og Oppmåling (Ansvarsområde 12311). IKT-drift Driftsutgiftene har et stort merforbruk på totalt netto kr. 9.898.754 i forhold til budsjettert kr. 6.523.151. Det utgjør en stor overskridelse, som skyldes nye kostnader på ny driftsavtale fra 2012 og nye WAN/fiberløsninger til kommunale lokasjoner, samt at det er kommet flere nye programvarer og mange nye brukere på fagsystemer og i politikken. IKT budsjettet til avdelingen og for hele kommunen er på faktisk nesten 10 millioner kroner årlig, mens avdelingen får en økonomisk ramme på vel 6,5 millioner kroner. Tross at plan og utviklingssjefen både for budsjettårene 2012 og 2013 har fremmet konkrete tiltak for budsjetterte midler på mellom 2-3 millioner kroner mer i ramme, så har ikke plan og utviklingssjefen fått oppbakking i administrasjonen og i politikken for økning av den økonomiske ramme for IKT. Likeså har det i årene 2012 til 2013 vært fremmet av plan og utviklingssjefen mange kvartalsrapporter og tertialrapporter med klare meldinger om underskudd og varsler om store avvik og økonomiske problemer med å balansere driften innenfor IKT-virksomheten, jfr. også ulike behandlinger i plan og utviklingsutvalget. Men det har pr dags dato ikke resultert i noen økning av rammene. Plan og utvikling kan ikke lenger stå ansvarlig for slike store underbudsjetteringer i organisasjonen, da dette går ut over plan og utviklingsavdelingens andre virksomhetsområder. Her må rådmannen og politikken ta ansvar for å gjennomføre tiltak, om så ved at omfanget med programvarer og antall brukere eventuelt må reduseres vesentlig med de åpenbare konsekvenser det vil få for organisasjonen i årene fremover. Oppmåling Det må også bemerkes i regnskapet at inntektssiden med gebyrsatsene har vært mindre enn budsjettert for alle virksomheter i avdelingen. Verst er det for selvkostområde oppmåling som også i 2013 har gått med et stort underskudd isolert sett med ca kr. 348.089, selv om det er ført streng kontroll med utgiftssiden for å redusere dette underskud- Årsmelding 2013 Side 26 av 51 kommune