Kviteseid kommune - Kontrollutvalet Møteprotokoll frå Kviteseid kommune - kontrollutvalet Møtedato: 25.08.2011 Møtestad: Møteleiar: Fråfall: Møterom Vrådal Heidi Åmot Økonomisjef Rune Pedersen Til stades: Leiar Nestleiar Medlem Sekretær Oppdragsrevisor Heidi Åmot Randi Enger Bråthen Petter Olav Wraa Marianne Lundeberg Hildegunn Rui Forvaltningsrevisor Anne Hagen Stridsklev Sak: 17/11 Rådmann Hans Bakke sak: 16-17-18-19-20-23/11 Innkallinga blei godkjend. Saklista blei godkjend. Møteprotokollen frå møte 07.04.2011 blei godkjend. Sakene blei behandla slik: 16 20/11 siste punkt 23/11 deretter 21-23/11 Heidi Åmot Leiar av kontrollutvalet Marianne Lundeberg Sekretær for kontrollutvalet Temark Postboks 83 3833 BØ Telefon 90114543 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 16/11 11/363 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ 07.04.2011 17/11 11/210 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT NR 729 011 NAV OG KOMMUNEN 18/11 11/211 STATUS PÅ EIGARSKAPSMELDINGA I KVITESEID KOMMUNE 19/11 10/363 KOMMUNESTYRESALEN I KVITESEID KOMMUNE 20/11 11/368 ORIENTERING FRÅ ØKONOMISJEFEN I KVITESEID KOMMUNE 21/11 11/370 BUDSJETT 2011 FOR KONTROLL OG TILSYNSVERKSEMDA I KVITESEID KOMMUNE 22/11 11/37 BESTILLING AV OVERORDNA ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 23/11 11/366 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 25.08.2011 Side 2 av 9
Sak nr. 16/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ 07.04.2011 Møteprotokollen frå 07.04.2011 godkjennast. Møteprotokollen frå 07.04.2011 lagt fram for godkjenning i møtet. Møteprotokollen frå 07.04.2011 godkjennast. Sak nr. 17/11 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT NR 729 011 NAV OG KOMMUNEN Kontrollutvalet si innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tek rapporten til vitande og ber Rådmann redgjere for kva som er gjort med fylgjande tilrådingar til kontrollutvalsmøte våren 2012: For å oppfylle lovkrav til dokumentert internkontroll må kommunen utarbeide rutinar og retningslinjer for dei tenestene som kontoret har ansvar for. Kommunen bør arbeide vidare med å utvikle handlingsprogrammet til å bli eit effektivt styringsverktøy, m.a. ved å sette konkrete mål og resultatkrav for Nav-kontoret. Delegasjonsreglementet bør oppdaterast. Det bør avklarast kva oppgåver som ligg til Nav og kva som ligg til andre delar av kommunen. Nav-kontoret bør utarbeide dei planar ol. som samarbeidsavtala krev. Avtala med Nav-fylke bør justerast dersom ein meiner at den er ukorrekt eller ikkje formålstenleg slik den ligg føre. Forvaltningsrevisor Anne Hagen Stirdsklev frå Telemark kommunerevisjon IKS la fram forvaltningsrevisjonsrapport nr 729 011 NAV og kommunen i møtet. Rådmann Hans Bakke var tilstade for å svare på spørsmål frå utvalet. Kontrollutvalet si innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tek rapporten til vitande og ber Rådmann redgjere for kva som er gjort med fylgjande tilrådingar til kontrollutvalsmøte våren 2012: For å oppfylle lovkrav til dokumentert internkontroll må kommunen utarbeide rutinar og retningslinjer for dei tenestene som kontoret har ansvar for. Side 3 av 9
Kommunen bør arbeide vidare med å utvikle handlingsprogrammet til å bli eit effektivt styringsverktøy, m.a. ved å sette konkrete mål og resultatkrav for Nav-kontoret. Delegasjonsreglementet bør oppdaterast. Det bør avklarast kva oppgåver som ligg til Nav og kva som ligg til andre delar av kommunen. Nav-kontoret bør utarbeide dei planar ol. som samarbeidsavtala krev. Avtala med Nav-fylke bør justerast dersom ein meiner at den er ukorrekt eller ikkje formålstenleg slik den ligg føre. Sak nr. 18/11 STATUS PÅ EIGARSKAPSMELDINGA I KVITESEID KOMMUNE Rådmann Hans Bakke tok med seg tilbakemeldingar på eigarskapsmeldinga og svara på spørsmål frå utvalet. Rettingar på skrivefeil vert gjort. Kontrollutvalet er nøgd med at eigarskapsmeldinga no er på plass og gir ros til arbeidet. Inga forslag. Sak nr. 19/11 KOMMUNESTYRESALEN I KVITESEID KOMMUNE Rådmann Hans Bakke orientera om arbeidet med kommunestyresalen. Fleire alternativ er kome etter sist kommunestyre møte. Forslag vil bli lagt fram for nytt kommunestyre seint 2011 eller tidleg 2012. Sak nr. 20/11 ORIENTERING FRÅ ØKONOMISJEFEN I KVITESEID KOMMUNE Side 4 av 9
Økonomisjef Rune Pedersen melde fråfall. Rådmann Hans Bakke orientera om den økonomiske situasjonen i Kviteseid kommune. Sak nr. 21/11 BUDSJETT 2011 FOR KONTROLL OG TILSYNSVERKSEMDA I KVITESEID KOMMUNE Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2012 for Kontroll og tilsynsverksemda i Kviteseid Kommune med ei ramme på kr 672 000,- Kontrollutvalet sitt budsjett fylgjer budsjettsaka til kommunestyret via formannsskapet Kviteseid kontrollutvalg - Budsjett for 2012 Godtgjørelse til folkevalgte, tapt arbeidsfortj. kr 33 000 Arbeidsgiveravgift kr 3 500 Møteutgifter, bevertning, reise kr 10 000 Opplæring/kurs/andre møter kr 30 000 Kontingentar og abonnement kr 2 500 Kjøp av tjenester kr 593 000 a. Revisjon (TKR) kr 470 000 b. Sekretariat (Temark) kr 83 000 c. Selskapskontroll og andre tjenester kr 40 000 Totalutgifter kr 672 000 Konto Konto(T) Rekneskap 2010 Rekneskap 2011 pr. august Vedteke budsjett 2011 137501 Kjøp frå interkommunalt selskap 458 000,00 343 500,00 458 000,00 Kjøp av tjenester som erstatter 3 egenprod. 458 000,00 343 500,00 458 000,00 1100 Kontroll og revisjon 458 000,00 343 500,00 458 000,00 1104 Revisjon 458 000,00 343 500,00 458 000,00 108003 Godtgjering til ombodsmenn 12 500,04 6 333,36 33 000,00 108005 Tapt arbeidsforteneste 3 805,87 1 806,97 0,00 109901 Arbeidsgjevaravgift 1 728,46 862,90 3 500,00 0 Lønn 18 034,37 9 003,23 36 500,00 111501 Servering 117,00 0,00 1 000,00 115004 Kurs ombodsmenn 21 800,00 21 625,00 30 000,00 116001 Reiseutgifter ombodsmenn 5 834,10 3 782,90 4 000,00 Side 5 av 9
117008 Ikkje oppgåvepliktige utg. 668,80 119511 Kontingent Forum for kontrollutvalg 1 000,00 1 100,00 2 500,00 127005 Selskapskontroll 20 000,00 0,00 40 000,00 1 Kjøp av varer og tjenester 49 419,90 26 507,90 77 500,00 137501 Kjøp frå interkommunalt selskap 81 400,00 41 150,00 81 000,00 Kjøp av tjenester som erstatter 3 egenprod. 81 400,00 41 150,00 81 000,00 1100 Kontroll og revisjon 148 854,27 76 661,13 195 000,00 1105 Kontrollutval 148 854,27 76 661,13 195 000,00 Forskrift om kontrollutvalg 18 seier følgjande om budsjetthandsaminga: Kontrollutvalet utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal fylgje formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalet fremjar med dette ei sak om budsjett for kontrollutvalet si verksemd og kjøp av revisjons- og kontrollutvalstenester for 2012 i Kviteseid kommune. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet har utarbeidd eit framlegg til budsjett for kontroll og tilsynsverksemda i Kviteseid Kommune for 2012. Kontrollutvalet sitt budsjett vil innehalde utgiftene til sjølve drifta av utvalet, samt utgiftene knytt til kjøp av sekretariatstenester for kontrollutvalet og kjøp av revisjonstenester. Budsjettforslaget er basert delvis på erfaringstal og delvis på anslag. Det er svært viktig at det vert sett av tilstrekkeleg med midlar til kontrollutvalet si verksemd. Spesielt neste år da det kan bli nye kontrollutvals medlemmar som treng opplæring.det å syte for god kontroll og tilsyn av den kommunale verksemda er høgaktuelt, og kommunestyret har eit ansvar i å sørgje for at det vert løyvd nok med ressursar til dette. Det er blant anna viktig med tilstrekkelig ressursar til at medlemmane får delta på ulike kurs og seminar for å halde seg oppdatert og få påfyll faglig sett. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalsmedlemmar. Deltaking på fylkesvise og regionale samlingar er bra i denne samanhengen. Ein post som godtgjering/tapt arbeidsforteneste avheng både av aktiviteten i utvalet og kva godtgjøringsnivå kommunen ligg på. Budsjettet er sett i forhold til Kviteseid kommune sitt reglement for godtgjering til folkevalde. Det er teke høgde for 4 kontrollutvalsmøter i året, og deltaking på andre kurs/møter. Sekretariatet anbefaler NKRFs kontrollutvalgs konferanse februar 2012. Samt dagskonferanse Vår og Høst i regi av sekretariatet. Kviteseid kommune har vald å delta i to interkommunale selskap for å løyse kontroll og tilsynsoppgåvene. Dette er Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) for revisjonsoppgåver og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgåver. Sekretariatstenester Kviteseid kommune er medeigar i Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/ kommunestørrelse, og budsjett for verksemda vert fastlagt av representantskapen. Revisjonstenester Side 6 av 9
Kviteseid kommune er medeigar i Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR). Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for verksemda vert fastlagt av representantskapen. Selskapskontroll og andre tenester Kjøp av tenester omfattar også selskapskontroll og eventuelt andre tenester. Det er viktig at det vert løyvd nok pengar til å gjennomføre tilstrekkeleg mengde selskapskontrollar. Med andre tenester meinar ein eventuelt bruk av ekstern bistand i form av f.eks. privat revisjon, advokat, ekstern konsulent etc. Budsjettet kan spesifiserast som følgjer: Kviteseid kontrollutvalg - Budsjett for 2012 Godtgjørelse til folkevalgte, tapt arbeidsfortj. kr 33 000 Arbeidsgiveravgift kr 3 500 Møteutgifter, bevertning, reise kr 10 000 Opplæring/kurs/andre møter kr 30 000 Kontingentar og abonnement kr 2 500 Kjøp av tjenester kr 593 000 a. Revisjon (TKR) kr 470 000 b. Sekretariat (Temark) kr 83 000 c. Selskapskontroll og andre tjenester kr 40 000 Totalutgifter kr 672 000 Sekretariatet har samanholdt tala med rekneskap frå tidlegare år, se vedlegg,og ser at budsjett framlegget er tilstrekkeleg. Samt at det ligg inne nokre reservar for kjøp av tenester. Konklusjon: Sekretariat foreslår ei budsjettramme på kr 672 000,-. for kontrollutvalet for 2012, dette inkluderar også kjøp av revisjons- og sekretariatstenester. Vi meiner dette gir et realistisk bilde av forventa utgifter for kontrollutvalet si verksemd i komande år. Skulle det oppstå situasjonar som nemnt over der det blir behov for ekstraordinære granskingar/rapporter, og der det er naudsynt å hente inn ekstern kompetanse, kan behovet for tileggsløyvingar til Kontroll- og tilsynsverksemder oppstå. Dette er i så tilfelle ei sak for kommunestyret. Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2012 for Kontroll og tilsynsverksemda i Kviteseid Kommune med ei ramme på kr 672 000,- Kontrollutvalet sitt budsjett fylgjer budsjettsaka til kommunestyret via formannsskapet Sak nr. 22/11 BESTILLING AV OVERORDNA ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 Side 7 av 9
Forslag 2: Kontrollutvalet i Kviteseid kommune har fylgjande innspel til Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015: Vei og samferdsel Brann og feiing Heiltid/deltid Leikeplassar Sittande kontrollutval i Kviteseid kommune ynskja desse punkta prioritera i neste plan. Vei og samferdsel (sikkerhet, mengde, kommunaleveger kontra fylkesveger, prioriteringer) Brann og feiing (som selskapskontroll med forvaltningsrevisjon fellesprosjekt med samarbeidande kommunar) ( tar dette opp i Tokke kontrollutval også, som blir vertskommune) Bruk av Heiltid/deltid i kommunen Leikeplassar Forslag 1: Ingen merknad. Forslag 2: Kontrollutvalet i Kviteseid kommune har fylgjande innspel til Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015: Sak nr. 23/11 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 25.08.2011 Sakene vert tekne til vitande. Flytte møtet 17 november 2011 til 22 november 2011. Møte er flytta. Det er meldt ifrå til ansvarleg for heimesia til kommunen. Møterom er flytta. Ordførar og rådmann orientera. Viser til : MELDING OM POLITISK VEDTAK - REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 07.04.2011 o (Kviteseid kommune - kontrollutvalet handsama i møte 07.04.2011 sak 15/11. Følgjande vedtak blei fatta: Kontrollutvalet ber administrasjonen gje kontrollutvalet ein oversikt over kor mange brukarmøte som gjennomførast på KOS og PU-boligar i løpet av året til neste møte i kontrollutvalet 25.08.2011.) Rådmann orientera om tilfeldige møter ved behov ved KOS og ved initiativ frå partane. Pu-boligar hadde han ikkje informasjon om. Følgjas opp ved eventuelle tilsynsrapportar. Sekretariatet ber rådmann sende tilsynsrapportar som kommunen mottek til sekretariatet som tek dessa opp som referatsaker i møta. Side 8 av 9
Sakene vert tekne til vitande. Side 9 av 9