U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Kontor for innkjøp Strategisk bruk av e-handel for å få kontroll på virksomhetens anskaffelser E-handel brukerkonferanse 21.-22. mars 2012 Kjetil Skog
Universitetet i Bergen 14 500 studenter og vel 3 200 ansatte. En forskningsinstitusjon som dekker de fleste fagområder, organisert i 6 fakultet og rundt 40 institutt og faglige sentre. Driftsinntekter på 3,5 milliarder kr 61 000 faktura pr år Anskaffelser/påvirkbare kostnader 1 millard NOK 8 9 årsverk på innkjøp Anskaffelseskategorier Sum pr kategori (i hele tusen) IKT 113 679 AKAD 176 645 ADM 299 053 FDV 421 788 TOT 1 011 165
Kontor for innkjøp E-handel elektronisk bestilling Universitetet i Bergen har innført e- handel i vid forstand I den videre presentasjonen vil jeg konsentrere meg om elektronisk bestilling
Kontor for innkjøp Hvorfor elektronisk bestilling? Bygge innkjøpsorganisasjon Sikre myndighetsstruktur vedtatt i Statens økonomireglement Flytte fokus fra fakturabehandling til bestilling Kompetansebygging Fra 3000 innkjøpere til 300 bestillere
Hele verdikjeden i innkjøp - fra behov til betaling Konkurransegjennomføring Ordrehåndtering Fakturahåndtering I hvilken del av prosessen er det størst fokus i organisasjonen i dag? I hvilken del av prosessen er det størst potensiale for forbedring av resultatet?
Kontor for innkjøp Hva skal bestilles elektronisk? Alt skal bestilles elektronisk Varer Tjenester Katalog Fritekst
En offisiell sannhet
Kontor for innkjøp Hvorfor innfører vi egentlig e-handel? Effektivisering (ref DIFIS reklamefilm) forutsetter at organisasjonen allerede var optimal og at vi allerede hadde et system for dokumentasjon og godkjenning av alle transaksjoner Ved UiB var ikke denne forutsetningen på plass Ved UiB er det derfor ikke en effektivisering av arbeidsprosessene som i DIFIfilmen Den «offisielle sannheten» vil også bli riktig for UiB, men er ikke hovedårsaken til at vi innfører e- handel. Organisasjonen er klok. Ønsker enkle budskap.
Organisering anskaffelser Sentralt: Kontor for innkjøp Anbudsprosesser Rammeavtaler Rådgiving BtB-tjenester Prosessleder for BtB (Bestilling-til-Betaling) Bestillernettverk Felles fakturamottak Lokalt: Bestillere Lokal innkjøper Forespørsler/rådgiving Bestillinger Registrering av varemottak / attestasjon Behandling av inngående faktura
Roller (se også Difis beskrivelser) Prosess og kontraktsansvarlig Sentral innkjøpsavdeling Kontraktskompetanse Juridisk kompetanse Forretningskompetanse Prosessledelse Rådgiver for enhetene Gjennomfører/bistår i alle strategiske anskaffelser Bistår i kategoripolicy Lokal innkjøpsansvarlig Sentralt,ved de enkelte enheter på sikt Enkle forespørsler (100k -500k) Kompetanse på LOA/FOA Ansvarlig for dokumentasjon Formidle avtaler Oppfølging av mål Bestiller Ved de enkelte enheter Kjennskap til rammeavtaler Kjennskap til LOA/FOA Kompetanse på BtBprosess
BtB - suksess eller fiasko? Vi er fortsatt langt fra målet Stor variasjon mellom avdelingene i bruk lederfokus TTT
Hvorfor nådde vi ikke målet i 2009? Prosjektet skiller seg klart fra for eksempel Fakturaprosjektet Den enkelte bruker tvinges til å benytte systemet finnes ingen alternativer For bestillinger finnes mange alternativer alternativene oppleves ofte som mer behagelig Det hadde ingen konsekvenser dersom du ikke fulgte styrevedtaket Hvor lenge varer lederforankring etter styrevedtak?
På rett vei? 100 000 000 90 000 000 2008 2009 2010 2011 300 bestillere Fakturamatch ca 45 % 27 kataloger (6 eksternkataloger) Fritekstleverandører ca 1400 35% av mulige faktura bestilt elektronisk Kjemikalier 90% PC er 100% 80 000 000 70 000 000 60 000 000 50 000 000 40 000 000 30 000 000 20 000 000 10 000 000 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des
Utvikling total pr år antall bestillinger Bestillinger i beløp 16000 350000000 14000 300000000 12000 250000000 10000 200000000 8000 6000 antall bestillinger 150000000 Bestillinger i beløp 4000 100000000 2000 50000000 0 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 0 2008 2009 2010 2011
Hvorfor alt mas om myndighetsstruktur? Det er grunnlaget for god økonomistyring Grunnlaget for effektivisering og gevinst Grunnlaget for bedret strategiske beslutninger innen hele innkjøpsfeltet Kontor for innkjøp I/K Artsklasse Art 1. Innt. 3 inntekter Denne måned Budsjett Denne måned Regnskap Denne måned Fakturert ikke regnskapsført Denne måned Bestilt ikke fakturert Denne måned Sum Disponert (Regn + fakt + bestilt) Denne måned Avvik (budsjett - disponert) Denne måned Avvik % Delsum Kostn. 4 varek. 5 lønn 6-7 adk. 8-9 annet Delsum Sum 2. Overf. 890 overf. Delsum Sum Sum total 6800 Kontorrekvisita 19 100 18 288 812 4,3% 6801 Kopipapir 2 700 21 960-19 260-713,3% 6802 Datarekvisita 22 100 17 211 1 000 2 500 20 711 1 389 6,3% 6820 20 700 15 243 5 457 26,4% Trykksaker/tryk.utg. 6840 Aviser, 0 0 0 tidsskrifter 6844 Bøker 100 2 796-2 696-2695,6%
Kontor for innkjøp