Bestillerkurs Anskaffelser og BtB-prosessen

Transkript

1 UNIVERSITETET I BERGEN Bestillerkurs Anskaffelser og BtB-prosessen Kjetil Skog innkjøpssjef Agenda for bestillerkurs (1 dag) Bedret økonomiforvaltning ved UiB Rammebetingelser Eksterne og interne Lunsj Korrupsjon og etikk Bestillerens verktøykasse 1

2 Dette kan dere om innkjøp når dere går hjem Kjenner ansvaret til en bestiller Dere har lært hvorfor innkjøp er viktig for UiB Dere har lært hvorfor bestilleren er viktig for økonomistyringen Har nødvendig kunnskap om aktuelle lover og regler Kjenner UiBs retningslinjer Dere har lært at alle bestillinger skal være skriftlige og godkjent før de sendes til leverandøren Dere har lært at alle bestillinger gjøres i bestillingssystemet Dere har lært om rammeavtaler og at disse er obligatoriske Dere vet hvor dere finner nødvendig informasjon Hva er innkjøp? Driftsinntekter på 3,5 milliarder kr Alt som ikke er lønn er innkjøp faktura pr år Anskaffelser/påvirkbare kostnader 1 millard NOK Anskaffelseskategorier Sum pr kategori (i hele tusen) IKT AKAD ADM FDV TOT

3 Omfang ved UiB Omfatter hele budsjettet med unntak av lønn. Totalbudsjett UiB i millioner kroner For UiB betyr dette % av budsjettet. Denne andelen gjelder stort sett for alle offentlige institusjoner UiB kjøper varer og tjenester for 900 millioner kroner i året. Justerer vi for de anskaffelsene hvor vi kan påvirke pris, blir beløpet ca 700 millioner kroner i året. lønn varer tjenester varer tjenester påvirk Hele det offentlige Norge handler varer og tjenester for 315 milliarder i året Avdeling / enhet Jevnbyrdige aktører Alle regler i forretningslivet basert på profesjonalitet på begge sider Leverandøren Profesjonelle selgere Spisskompetanse på produktet de selger Har kompetanse på hva vi kjøper Har laget betingelser for å ivareta sine behov Du er vår profesjonelle innkjøper? 3

4 Todelt innkjøpsorganisasjon Avdeling / enhet Inngåelse av enkeltavtaler/rammeavtaler Strategisk aktivitet Behov Konkurranse grunnlag Kunngjøring Mottak og evaluering Tildeling og distrubisjon Oppfølging katalog Bestilling Mottak og kontroll Faktura Betaling Regnskaps føring Rapportering Bestilling fra inngåtte enkeltavtaler/rammeavtaler - Operasjonelle aktiviteter Bestillerrollen UiB sine innkjøpere Økonomiavdelingen har jobbet med ny struktur for å sikre bedre og ryddigere prosesser Rammebetingelsene har endret seg Flytte fokus fra faktura til bestilling Følge norsk lov Det er spesielt lagt vekt på sikring av myndighetsstruktur - bygging av innkjøpsorganisasjon 4

5 Hvorfor fokus på anskaffelser? Kommersielle gevinster Besparelser på direkte anskaffkost på noen få % gir betydelig økte midler til hovedoppdraget. I tillegg kommer livssykluskost Fokus på anskaffelsesprosessen vil redusere de totale driftskostnadene - eks IKT-drift og drift av vit.utstyr Mer effektive prosesser gir bedre ressursutnyttelse Riktig bruk av personressursene Omdømme tap Risiko for korrupsjon/smøring og uetisk adferd ( nytt fenomen i Norge ) Risiko for brudd på Norsk Lov straffeforfølgelse og bøter Risiko for uprofesjonell behandling av foretningsforbindelser Risiko for prosessfeil - KOFAklager kan resultere i omstart, forsinkelser, erstatninger og generelt omdømme tap Uetisk handel Fare for å påføre skader på miljø 5

6 hele verdikjeden i innkjøp - fra behov til betaling Konkurransegjennomføring Ordrehåndtering Fakturahåndtering I hvilken del av prosessen er det størst fokus i organisasjonen i dag? I hvilken del av prosessen er det størst potensiale for forbedring av resultatet? 6

7 Anskaffelser Lover og regelverk Basis: Lov og Forskrift om Offentlige Anskaffelser Økonomireglementet UiB Styrevedtak av 2012: Målsettinger for anskaffelser Policy for anskaffelser Etiske retningslinjer Grunnleggende regler: Alle bestillinger skal foretas i bestillingssystemet Alle anskaffelser > NOK ex mva: SKAL skje gjennom anbudsprosess v/ikontor for innkjøp Eneste unntak fra disse reglene: Dekket av gyldig rammeavtale Kjøp av FoU-tjenester under visse betingelser - sjekkes med Bestiller og unntaket dokumenteres ved anbudsprotokoll 7

8 Lover, forskrifter og rutiner Lover Forskrifter/ reglement Lov om offentlige anskaffelser Lov og instruks om Riksrevisjonen Lov om statens tjenestemenn Offentleglova Spesifikke områdelover ( Lov om universiteter og høyskoler) Andre generelle lover Forskrift om offentlige anskaffelser (Dep) Reglement for økonomistyring i staten - (Regjeringen) Bestemmelser om økonomistyring i staten - (Fin.dep) Instrukser fra departementene (f.eks: Hovedinstruks fra Utdannings- og forskningsdepartementet om økonomiforvaltningen ved universiteter og høyskoler (KD) Regler og retningslinjer ved UiB Regler/retningslinjer ved institusjonene Policy for innkjøp (Styret) Hovedregler for økonomiforvaltningen ved UiB (Styret) Retningslinjer for innkjøpsarbeidet (Adm) Lov og forskrift om offentlige anskaffelser LOA 1 Formål Loven og tilhørende forskrift skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på foretningsmessighet og likebehandling.. 6 Livssykluskostnader, universell utforming og miljø 7 Søksmål 7 b Overtredelsesgebyr 10 Erstatning 8

9 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser FOA Forskriften er delt i 3 deler. Anvendelsesområdet styres av terskelverdier 1-1 Formål Forskriften skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på foretningsmessighet og likebehandling Terskelverdier (se prosesstøtte) 3-1 Grunnleggende krav for alle anskaffelser Konkurranse likebehandling etterprøvbart (skriftlig dok) god anbuds og foretningsskikk 3-11 Bruk av kontraktsstandarder og spesielle kontraktsvilkår 4-2 Prosedyrer (prosesstøtte) Statens økonomireglement Store anskaffelser Enkelte anskaffelser er store både ved de samlede utgiftene og den tiden det tar fra bestilling til ferdig leveranse (prosjekter), slik at det kreves egne rutiner og metoder for å sikre kontroll med fremdrift, kvalitet og utgifter. Ved store anskaffelser der kostnadene påløper over tid, skal det utarbeides et eget regnskap (prosjektregnskap). Det skal jevnlig utarbeides oppstillinger som viser forventede resterende utgifter til ferdigstillelse mot budsjett og bevilgning. Ved store anskaffelser eller omfattende spesialproduksjoner med lang tilvirkningstid, skal det være en fortløpende kvalitetssikring av delleveransene eller enkeltelementene for å sikre at det endelige produktet har tilfredsstillende kvalitet. Kvalitetssikringen må tilpasses risikoen forbundet med leveransen eller spesialproduksjonen. Det skal foretas en ekstern kvalitetssikring av kostnadsoverslag og styringsopplegg for alle statlige investeringer over 500 mill. kroner i samlet kostnadsoverslag før prosjektene fremmes for Stortinget. Finansdepartementet har inngått rammeavtale med leverandører av slike tjenester som er obligatorisk å benytte. Det er ansvarlig fagdepartement og Finansdepartementet som i fellesskap foretar avrop på rammeavtalen. 9

10 BtB Fra bestilling til betaling Reglement og bestemmelser for økonomistyring i staten Budsjettdisponering og bestilling Bestilling av varer og tjenester skal bekreftes av tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Før bestilling gjennomføres, skal den som har budsjettdisponeringsmyndighet: a) påse at det er hjemmel for anskaffelsen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler b) påse at det er budsjettmessig dekning for anskaffelsen c) påse at anskaffelsen er økonomisk forsvarlig BtB Reglement og bestemmelser for økonomistyring i staten Det skal dokumenteres hvem som har utøvet budsjettdisponeringsmyndighet for en transaksjon Varemottak Virksomheten skal ha rutiner for kontroll av at mottatte varer er i henhold til bestilling Fakturabehandling Virksomheten skal ha rutiner som sikrer oversikt over og enhetlig behandling av fakturaer 10

11 BtB Styrevedtak av 2007 og videreført i 2012 alle bestillinger skal rutes gjennom UiBs elektroniske bestillingssystem Sikrer dokumentasjon på forhåndsgodkjente bestillinger i henhold til Reglement for økonomistyring i staten Sikrer bedre økonomistyring for UiBs ledere. Sikrer gode rutiner mht avrop på rammeavtaler Sikrer at kun UiB-bestillere oppretter bestillinger på vegne av UiB. Entydig merking av faktura korrekt fakturaadresse Regler og retningslinjer ved UiB Policy for anskaffelsesområdet ved Universitetet i Bergen for perioden (se innkjøpsportal) 11

12 Regler og retningslinjer ved UiB Rammeavtaler: For kjøp av varer og tjenester hvor det er etablert rammeavtaler, er bruk av rammeavtalene obligatorisk Innkjop. Anskaffelser med samlet verdi mellom NOK (ekskl. mva) hvor det ikke foreligger rammeavtaler. - Anskaffelsen skal gjennomføres i samarbeid med Kontor for innkjøp. - Det kan benyttes forenklede prosedyrer. Valg av prosedyre avklares sammen med KFI. - Det stilles krav til reell konkurranse og dokumentasjon. Regler og retningslinjer ved UiB Anskaffelse med samlet verdi mellom NOK ( ) (ekskl. mva) hvor det ikke foreligger rammeavtaler. - Krever offentlig nasjonal kunngjøring som ivaretas av KFI. - Fagmiljøet spesifiserer kravspesifikasjon til funksjonalitet og ytelse som må være nøytral i forhold til spesifikt produkt- og leverandørvalg. - KFI innarbeider denne i tilbudsgrunnlaget og foreslår anskaffelsesprosedyre. - Evaluering blant tilbyderne skjer i et samarbeid mellom fagmiljøet og KFI. - Kontrakt signeres av ansatt med budsjettdisponeringsfullmakt, samt representant fra KFI. Anskaffelse over NOK ( ) (ekskl. mva) (hvor det ikke foreligger rammeavtaler) - Krever kunngjøring i EU/EØS-området som utføres av KFI. - Kontrakt signeres av ansatt med budsjettdisponeringsfullmakt og UiBs innkjøpssjef. - For øvrig som under foregående prosedyre 12

13 Anskaffelsesprosessen tre faser Forberedelsesfasen Stort handlingsrom Behovet avgjørende Gjennomføringsfasen Fremgangsmåte velges etter beløpsstørrelse og kompleksitet (FOA) Oppfølgningsfasen Sjekke levering Følge opp leverandøren Kontrakten avgjørende Foto: Prof. Joachim Reuder, GFI Kilde: Terskelverdiene har betydning for prosedyrevalg og dokumentasjon Over Over Lovpålagte dokumentasjonskrav Over Må kunngjøres Valgfri prosedyre Må kunngjøres (EU) Forhandlingsforbud Samme min. krav til dokumentasjon for alle anskaffelser over Anskaffelser under Ingen krav til skriftlig dokumentasjon Må følge grunnleggende prinsipper Må innhente flere tilbud (konkurranse) 13

14 Dokumentasjon og betydning for leveranseoppfølgning Kravspesifikasjon Hva som skal kjøpes Basert på vurdering av vårt behov Sikrer at leverandør forstår hva som skal leveres Grunnlag for å vurdere om varen/tjenesten er levert Konkurransegrunnlag Hvordan tilbud skal leveres Hvilke krav vi stiller til leverandørene Hvilke kriterier vi skal se på ved evalueringen av tilbudene Tilbud Leverandørenes svar på våre krav Kontrakt Dokumentasjon og betydning for leveranseoppfølgning Konkurransegrunnlag Kravspesifikasjon Utkast til kontrakt Tilbud Kontrakt B e s t i l l i n g Leveranse 14

15 Kontrakter Konkurranser brukes for å 1. finne beste leverandør 2. avtale vilkår for leveransen Ved bruk av kontrakten kan vi sikre riktig leveranse fornuftig risikofordeling lovpålagte krav Eksempler PCR-maskiner Digital eksamen Kjøp utenfor rammeavtaler Hvem har risikoen under frakt ved feil for resultat Om rammeavtaler Rammeavtale er en avtale som fastsetter vilkårene for kontrakter og kjøp i en gitt periode Rammeavtaler inngås på bakgrunn av konkurranse i markedet og kan være inngått med en enkelt leverandør eller flere UiBs rammeavtaler skal benyttes ved alle innkjøp Eneste unntak er om du har et behov som ikke dekkes av en av de eksisterende rammeavtalene Det er BDMs ansvar å følge opp at alle ansatte forholder seg til rammeavtalene En oppdatert oversikt over rammeavtalene ved UiB, finner du i innkjøpsportalen innkjop. og avtaleportalen 15

16 Rammeavtaler Viktig strategisk verktøy for gjentagende enkeltkjøp (80 prosent av alle kjøp foregår hos 20 % av leverandørene stk) Bedre betingelser Muliggjør leverandørutvikling UIB har ca 120 rammeavtaler Avtalene er forpliktende Utfordring: lojalitet Viktige aspekter også utover pris (eksempel kjemikalier) Amatøren ser begrensninger Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Definert behov Begrensninger Behovsdekning Konkurranselovgivningen 16

17 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Definert behov Forretningsmessighet Forholdsmessighet Forutberegnelighet Kunnskap og forskrift regulerer innkjøpsadferd og gir økt HANDLINGSROM Gjennomsiktighet Etterprøvbarhet Behovsdekning Konkurranse Likebehandling Konkurranselov givningen Organisering anskaffelser Sentralt: Kontor for innkjøp Anbudsprosesser Rammeavtaler Rådgiving BtB-tjenester Prosessleder for BtB (Bestilling-til-Betaling) Bestillernettverk Felles fakturamottak Lokalt: Bestillere Lokal innkjøper Forespørsler/rådgiving Bestillinger Registrering av varemottak / attestasjon Behandling av inngående faktura 17

18 Styret Universitetsdirektør Økonomidirektør Innkjøpssjef Kjetil Skog IKT Per Bruvold Vitenskapelig Jan B henriksen Kitty Amlie Tverrå Huldeborg Elin Helle FDV Ivan Lied Simen Sætersdal ADM (Kevin Tysdal) Jan Georg Tangenes BtB Kevin Tysdal Emma Igeltjøn Alexander Focus Bjørnar Myklebust Lokal innkjøp IT-avd Lokal innkjøp MN og MEDODONT Lokal innkjøp Drift og KOV SAK-prosjekt BtB organisasjonen Bestillere Roller Prosess og kontraktsansvarlig Sentral innkjøpsavdeling Kontraktskompetanse Juridisk kompetanse Forretningskompetanse Prosessledelse Rådgiver for enhetene Gjennomfører/bistår i alle strategiske anskaffelser Bistår i kategoripolicy Lokal innkjøpsansvarlig Sentralt,ved de enkelte enheter på sikt Enkle forespørsler (100k -500k) Kompetanse på LOA/FOA Ansvarlig for dokumentasjon Formidle avtaler Oppfølging av mål Bestiller/Fagbestiller Ved de enkelte enheter Kjennskap til rammeavtaler Kjennskap til LOA/FOA Kompetanse på BtBprosess 18

19 Bestillerrollen Rolle: BESTILLER ANSVAR - Sørge for korrekt anskaffelsesprosedyre ut fra gjeldende regelverk for anskaffelser - Gjennomføre innkjøp etter gjeldende rutiner ved UiB - Sørge for korrekt kontering av bestillinger, eventuelt faktura og kreditnota - Sørge for aktivering/utstyrsregistrering etter gjeldende regler for dette - FULLMAKTER - Til å foreta bestillinger innenfor nærmere angitte stedskoder o Fullmakten skal være skriftlig delegert av person med budsjettdisponeringsmyndighet innenfor aktuell stedskode - Tilgang til UiB sitt bestillings- og fakturasystem KOMPETANSEKRAV - Gjennomført bestillerkurs ved UiB med følgende innhold: - Anskaffelse: o Kjennskap til lov og forskrift om offentlige anskaffelser o Kunnskap om reglement og rutiner for anskaffelser ved UiB innenfor ulike terskelverdier og kjøpskategorier o Kunnskap om rammeavtaler o Etiske retningslinjer - Regnskapsforståelse: o Kontering o MVA-regler o Rutiner ved fortolling av varer o Regler og rutiner for utstyrsregistrering og aktivering av eiendeler o Kunnskap om hvilke typer utgifter som kan registreres i et bestillings-/ fakturasystem o Rutiner for inngående fakturabehandling o Kjennskap til periodiseringsprinsipper o - System: o Bestillingssystem o System for elektronisk fakturabehandling o Innkjøpsportal - OPPGAVER (blir innarbeidet i prosessbeskrivelsene) - Sende forespørsler / innhente tilbud ved behov - Bestille varer og tjenester i bestillingssystemet - Oppfølging av leveranser - Registrere varemottak i bestillingssystemet - Attestere faktura som ikke matcher mot bestilling - Utstyrsregistrering ut fra krav i økonomisystemet - Kontaktperson mot leverandører - Oppfølging mot gjeldende anskaffelsesregelverk - Delta i eventuelt bestillerforum - Service- og garantikontrakter - Reklamasjoner - Toll - Kontering - Ivareta gjeldende regelverk for anskaffelser - - Anskaffelser - lederansvar Krav til ledere - oppsummert: Sørge for at retningslinjene blir kommunisert i sine enheter Legge til rette for bruk av Bestillere ved alle anskaffelser Rapportere avvik Følge opp avvik fra rutinene Være positive endringsagenter!! rutinene har ennå ikke satt seg... 19

20 Revisjon - kontrollrutiner Revisjon: Internrevisjon Avdekket flere brudd på Lov om offentlige anskaffelser Riksrevisjonen Avdekket flere brudd på Lov om offentlige anskaffelser Ber om tilbakemelding på hvilke tiltak som blir satt i gang for å unngå slike brudd Riksrevisjonen og Kunnskapsdepartementet vil for 2009 følge opp effekten av våre tiltak nøye Riksrevisjonen har også revidert området i 2011 det er fortsatt svært mange avvik Internkontroll: - Måleindikatorer direktørrapport avviksrapport Kontroll av alle faktura over gjeldende terskelverdier Sjekkes mot regelverksbrudd Sjekkes mot brudd på anskaffelsesrutinene Se R 17 Antall anskaffelser over uten dokumentert konkurranse Fakturabeløp NOK i 2010 JAN FEB MAR APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES 2010 Faktura uten kunngjøring Faktura uten kunngjøring Faktura uten kunngjøring Faktura med avtale eller ikke aktuell for avtale Totalt antall faktura med fakturasum over NOK

21 Hvorfor følge rutinene? Unngå negativt omdømme Ulovlige direkteanskaffelser Anmerkning / Ikke godkjent regnskap fra Riksrevisjonen Beskyldninger om korrupsjon Betydelige økonomiske konsekvenser Oppnå positive effekter, som: Frigitte midler gjennom forbedrede avtaler Bedre kontroll og oversikt over forpliktelser Raskere oppdatering av regnskaper Redusert ressursbruk frigitt til primærvirksomheten Økt profesjonalitet på anskaffelsesområdet Avdeling / enhet Korrupsjon et skinnproblem i Norge? De siste 10 årene er 24 personer dømt for kommunal korrupsjon i Norge. De har lurt til seg over 205 millioner og fått fengselsstraffer på 49 år tilsammen 21

22 Gullkundeavtalen: To alternativ 1. Tilleggsytelser som skulle presenteres ledelsen i firmaet 2. Personlige ytelser til representantene privat, hovedsakelig plasmaskjermer til en verdi av rundt NOK, digitale videokameraer og/eller reise til Østerrike under ski VM Grov korrupsjon Fiktive fakturaer Brudd på likebehandlingsprinsippet i LOA dømmes for passiv grov korrupsjon Både leverandører og eiendomssjef dømmes Eiendomssjef dømmes for grov utroskap, grov korrupsjon og dokumentfalsk til 7 års fengsel, vinning på 112 mill ble inndratt. Solidarisk ansvarlig sammen med ene lev for å betale tilbake tapet til Oslo kommune 22

23 Kontrakt til familiemedlemmer Overfakturering og fiktive fakturaer Første tilfellet av korrupsjon i kombinasjon med domfellelse for organisert kriminalitet etter stratffeloven 60 a, «mafiaparagrafen» 5 år og 6 mnd 23

24 Avdeling / enhet Korrupsjon hva og hvordan Eksempler på betalinger og aktiviteter knyttet til bestikkelser (transparency International «Beskytt din virksomhet Håndbok i antikorrupsjon for norsk næringsliv» 2009) Pengegaver kontanter eller tilsvarende Vederlag i form av arbeid på mottakerens eiendom eller materialer levert til vedkommende hus Fri bruk av leilighet eller bil som tilhører en annen bedrift Returprovisjon Løfter om ytterligere forretninger Gaver som kan påvirke en situasjon der en er i ferd med å gi et tilbud eller gå inn i forhandlinger Kostbare reiser, innkvarteringer og arrangementer med lite eller intet faglig innhold Andre enn arbeidsgiver dekker utgifter for en selv og/eller et familiemedlem Representasjon, oppvartning eller arrangementer som er ment å påvirke forhandlinger eller innkjøp Seksuelle tjenester Kontant betaling uten kvitteringer eller dokumentasjon Dekning av andre utgifter enn normale innkvarteringskostnader via hotellregning Lån fra leverandør, med korrekte låneavtaler, men lånene betales ikke tilbake Hvordan skaffe penger til bestikkelser 27 saker for domstolene i Norge siden 2003 hvor en eller flere er dømt for korrupsjon. I 50% av sakene er det hentet ut millionbeløp vha fiktive fakturaer og eller overfakturering De resterende 50% er i all hovedsak gaver, tjenester, bevertning og reiser Etiske retningslinjer - innkjøp ved UiB (1) Tjenestemannsloven sier: 20. Forbud mot gaver i tjenesten m.v. Ingen embets- eller tjenestemann må for seg eller andre motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som er egnet til, eller av giveren er ment, å påvirke hans tjenestelige handlinger, eller som det ved reglement er forbudt å motta. Overtredelse kan medføre ordensstraff eller avskjed. Dette betyr: Bruk av stilling Tilsatte skal ikke bruke sin stilling til personlig gevinst, men ved sine handlemåter opprettholde og heve respekten for sin stilling og dermed gi et godt inntrykk av UiB. Inhabilitet UiBs ansatte skal ikke søke å oppnå fordeler for seg selv eller nærstående personer som gjør at det kan stilles spørsmål ved deres integritet. UiBs ansatte skal heller ikke i en forberedende fase beskrive et anskaffelsesbehov som kan bli oppfattet av andre som en interessekonflikt. Det gjelder både for direkte personlig interesser, eller interesser for nærstående personer. Hvis innkjøp planlegges gjort fra firma hvor innkjøper kjenner til at UiB-ansatte har interesser, skal innkjøpet begrunnes skriftlig og godkjennes av nærmeste overordnede. Hvis personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak som en har faglig ansvar for, eller at andre med rimelig grunn kan anse dette som sannsynlig, skal saken fremlegges for nærmeste leder for å få avgjort spørsmålet om inhabilitet. 24

25 Integritet Hver femte leder mener det er greit å gi gaver til sine kunder. En av fire ledere tror at korrupsjon er utbredt i Norge. Tilbøyeligheten har økt gjennom finanskrisen Etiske retningslinjer - innkjøp ved UiB (2) 1. Hovedregler for mottak av gaver og andre fordeler Ansatte ved UiB må ikke motta gaver og andre fordeler, verken for seg selv eller andre, som er egnet til, eller som av giveren er ment å påvirke deres tjenestelige handlinger, eller som ellers strider mot lov, forskrifter, etiske retningslinjer eller andre regler som gjelder for ansatte ved UiB. Med gaver og andre fordeler menes for eksempel varer, tjenester, provisjon, billetter til arrangementer, reiser, hotellopphold, bevertning eller utgiftsdekning. Penger eller verdier som kan sidestilles med penger, som for eksempel lån og rabatter mv, må aldri mottas. Det må vises særskilt aktsomhet ved gaver og andre fordeler som tilbys i tilknytning til forhandlinger, inngåelse eller gjennomføring av avtaler mv. Dersom noen mottar tilbud som kan oppfattes som utilbørlig påvirkning eller forsøk på dette, skal tilbudet avvises og meldes fra om til nærmeste overordnede. 25

26 Etiske retningslinjer - innkjøp ved UiB (3) 2. Handlingsregler for mottakere av gaver og andre fordeler Ansatte ved UiB har anledning til å ta imot gaver eller andre fordeler som har en verdi inntil kr 300, dersom det ikke strider mot hovedreglene i 1. Dersom noen har mottatt gave eller fordel med verdi over kr 300, skal mottakeren forelegge gaven for sin nærmeste overordnende. Slik fremleggelse skal også skje ved tvil om størrelsen av gavens eller fordelens verdi. 3. Overordnede leders behandling av fremlagte gaver og andre fordeler Den overordnede leder kan tillate at gaver og andre fordeler som har en verdi inntil kr 1.000, kan beholdes av mottakeren dersom dette må anses ubetenkelig i forhold til tjenestemannens utførelse av arbeidet, eller ikke vil kunne skade UiBs interesser. I andre tilfeller skal gaven returneres til giver med henvisning til UiBs regelverk på dette området. Gaver som er mottatt i forbindelse med representasjon for UiB, skal overlates til Universitetsdirektøren, dersom verdien er over kr Ellers kan gaven beholdes ved avdelingen til den som har representert UiB og mottatt gaven. Dersom en tilbudt eller mottatt gave eller fordel strider mot hovedreglene i 1, skal det gis melding til Universitetsdirektøren. Det mottatte skal returneres til giveren, med henvisning til UiBs regelverk på dette området. Etiske retningslinjer - innkjøp ved UiB (4) 4. Invitasjoner til middager, sosiale arrangementer mv Forretningsmessig omgang i form av middager, sosiale arrangementer mv betalt av leverandører eller andre samarbeidspartnere kan skje i begrenset omfang og må i hyppighet, grad og verdi stå i rimelig forhold til det tjenestelige behov. Slik forretningsmessig omgang må i alle tilfeller ikke være egnet til å påvirke beslutningsprosesser eller skade UiBs interesser. Invitasjoner til slike sosiale arrangementer skal forelegges nærmeste overordnede, som avgjør om deltakelse kan tillates. 5. Reiser mv i tjenesten Når leverandører eller andre samarbeidspartnere tilbyr reiser for besøk i bedrifter, kurs, konferanser og lignende, skal UiB som hovedregel selv dekke utgiftene til reise, opphold og diett. Skal den ansatte i forbindelse med reisen yte faglig bidrag eller lignende, kan dekning av reiseutgifter mv, skje i henhold til de kutymer som gjelder på området. Reiser skal alltid godkjennes av overordnet leder. 26

27 Etiske retningslinjer - innkjøp ved UiB (5) 6. Privat bruk av rammeavtaler Rammeavtaler inngått med UiBs leverandører om levering av varer og tjenester, skal ikke anvendes til privat bruk av UiBs ansatte for seg selv eller sine nærstående, med mindre rammeavtalen uttrykkelig inneholder generelle rabattordninger mv for alle ansatte ved UiB. 7. Tilbud om gaver og andre fordeler fra UiB Ansatte ved UiB skal ikke gi eller tilby gaver eller andre fordeler som er egnet til, eller ment å påvirke mottakerens tjenestelige eller forretningsmessige handlinger mv. 8. Overtredelse av reglene Overtredelse av reglene kan medføre tjenestelige reaksjoner som ordensstraff eller avskjed, og kan danne grunnlag for straffeforfølgning. Etiske utfordringer som Bestiller? Eksempler? Gaver Reiser / messebesøk Bespisning Fotballkamp Informasjon om andre tilbydere andre tilbud for å presse pris. overdrive hva andre har tilbudt videreformidle ideer, produktideer etc. 27

28 Sentrale anbefalinger for innkjøp av varer og tjenester (transparency International «Beskytt din virksomhet Håndbok i antikorrupsjon for norsk næringsliv») Innkjøpsrutiner Ha solide rutiner som følger lover, forskrifter og bedriftens regler Sikre at rutinene følges gjennom informasjon, opplæring og interne revisjoner Åpenhet Sikre tilstrekkelig grad av åpenhet i hele innkjøpsprosessen Fremme rettferdig og likeverdig behandling av potensielle leverandører Sørge for at oppdraget eller produktet, anbudsutlysningen eller kontraktsmodellen ikke er skreddersydd for en bestemt anbudsgiver God styring Sikre at ressurser brukes slik de er tiltenkt Sikre at innkjøpspersonalet er kompetente og har høy integritet Avverge overtredelse, sikre etterlevelse og oppfølging Innføre rutiner for å forhindre integritetsproblemer i forbindelse med innkjøp Gjennomføre due diligence-undersøkelse før samarbeid med leverandør inngås Samarbeide tett med eksisterende leverandører for å opprettholde høy integritetsstandard Bruke anbudskonkurranser som hovedregel, og i henhold til lover og forskrifter Innføre egne rutiner for å overvåke innkjøpsprosessen og avdekke og håndtere overtredelser Ansvar og kontroll Etablere tydelige ansvarsforhold og effektive kontrollrutiner Innføre kontrolltiltak slik at mer enn en person håndterer anbud, tildelinger og endringsordre Innføre kontrolltiltak slik at mer enn en person kontrollerer fakturaer opp mot kontrakter og faktiske leveranser Håndtere klager fra leverandører på en rettferdig måte og inne rimelig tid Verktøy for bestillere Innkjøpsportalen Informasjonsportal for innkjøp håndboken for alle bestillere Nyheter Rammeavtaler Kontraktsbase Prosesstøtte Leverandøroversikter Policy og rutinebeskrivelser 28

29 Systemstøtte ved UiB KGV og tilsvarende Behov/konkurranse/oppfølging Innkjøpsbehov Søk i katalog/ Fritekst Konkurransegrunnlag Kontraktssystemer Bestillingssystem Godkjent bestilling Meldingsutveksling Kunngjøring Doffin Faktura- Fakturamottagodkjenning Varemottak og kontroll Innsending og mottak av tilbud Evaluering og tildeling Publisering konkurransegrunnlag BtB-prosessen Kontrakt klar for bestilling Integrasjon med økonomisystem Oppfølging Fakturasystem 29

30 BtB - suksess eller fiasko? Vi er fortsatt langt fra målet Stor variasjon mellom avdelingene i bruk lederfokus TTT Avdeling / enhet 30

31 Hvorfor nådde vi ikke målet i 2009? Prosjektet skiller seg klart fra for eksempel Fakturaprosjektet Den enkelte bruker tvinges til å benytte systemet finnes ingen alternativer For bestillinger finnes mange alternativer alternativene oppleves ofte som mer behagelig Det hadde ingen konsekvenser dersom du ikke fulgte styrevedtaket Hvor lenge varer lederforankring etter styrevedtak? På rett vei? 350 bestillere Fakturamatch ca 45 % 25 kataloger (6 eksternkataloger) Fritekst leverandører ca % av mulige faktura bestilt elektronisk Kjemikalier 90% Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des 31

32 Utvikling total pr år Antall bestillinger Bestillinger i beløp mill NOK hiå Bestiller-rollen oppsummering Omfang: Bestiller min 50% av stilling Fagbestiller min 20% av stilling Forventninger: Bestiller som innkjøps-ekspert Regelverk / rutiner Leverandørkunnskap / -oppfølging Profesjonalitet Bestiller som viktig støtte Yte service Bidra med kunnskap Oppdatert og korrekt regnskap Bestiller som ansikt utad mot leverandørene Bestiller som positiv pådriver 32

33 Kontor for innkjøp 33