Side 1 av 6 Prosjektplan for videre utredninger for eventuelle kommunesammenslåinger Tjøme- Nøtterøy- Tønsberg Rådmannens innstilling Styringsgruppens forslag til prosjektbeskrivelse vedtas. Kortversjon hva saken gjelder: Rådmennene i Tønsberg, Nøtterøy og Tjøme kommuner fikk sommeren 2014 i oppdrag å videreføre utredninger om kommunesammenslåing. Kommunestyrene vedtok at det skulle legges fram sak om prosjektbeskrivelse for det videre arbeidet for bystyrene i oktober. Vedlegg: Vedlegg: Dok.dato Dok.id Tittel 26.09.2014 576914 Referat 140701 Arbeidsgruppen.doc 26.09.2014 576915 Referat 140826 Arbeidsgruppen.doc 26.09.2014 576916 Referat styringsgruppen 19. august 2014.doc 06.10.2014 579105 Referat møte arbeidsgruppa 23.september 2014.pdf Dokumenter i saksmappen: Innledning/bakgrunn: Kommunestyrene gjorde i juni 2014 følgende vedtak: Tjøme: KS-045/14 Vedtak: 1. Utredningsarbeidet for en kommunesammenslåing fortsetter. 2. Det nedsettes en politisk styringsgruppe bestående av gruppelederne i Tønsberg, Nøtterøy og Tjøme kommuner. 3. Det opprettes en arbeidsgruppe bestående av ordførerne, opposisjonslederne og rådmennene i de tre kommunene. 4. Styringsgruppen legger frem prosjektbeskrivelse for kommunestyrene i oktober 2014. 5. De tre rådmennene fortsetter å utarbeide administrasjonens organisering og oppgaver. 6. Den videre prosessen må tydeliggjøre når og hvordan innbyggermedvirkning, inkludert spørreundersøkelse/folkeavstemming med mer, skal gjennomføres. 7. Fremtidig boplikt i Tjøme utredes. 8. Dersom andre kommuner ønsker å delta i videre utredning imøtekommes dette. Nøtterøy: KS-038/14 Vedtak: 1. Det anbefales å fortsette utredningsarbeidet 2. Det nedsettes en politisk styringsgruppe bestående av gruppelederne i Tjøme, Tønsberg og Nøtterøy kommuner. 3. Det opprettes en arbeidsgruppe bestående av ordførerne, opposisjonslederne og
Side 2 av 6 rådmenn i de tre kommunene. 4. Styringsgruppen legger frem prosjektbeskrivelse for kommunestyret i oktober 2014. 5. Rådmennene fortsetter å utrede administrasjonens organisering og oppgaver. 6. Dersom andre kommuner ønsker å delta i videre utredning imøtekommes dette. Tønsberg: BY-084/14 Vedtak: 1. Utredningsarbeidet for kommunesammenslåing for Tønsberg, Tjøme og Nøtterøy fortsetter. 2. Det nedsettes en politisk styringsgruppe bestående av gruppelederne i Tjøme, Tønsberg og Nøtterøy kommuner. 3. Det opprettes en arbeidsgruppe bestående av ordførerne, opposisjonslederne og rådmenn i de tre kommunene. 4. Styringsgruppen legger frem prosjektbeskrivelse for kommunestyret i oktober 2014. 5. Rådmennene fortsetter å utrede administrasjonens organisering og oppgaver. 6. Dersom andre kommuner ønsker å delta i videre utredning imøtekommes dette. Det er gjennomført enkel utredning av: Lokaldemokrati Økonomi Juridiske bestemmelser Personalressurser Ikt Tjenesteområdene Helse, omsorg og velferd Tjenesteområdene teknisk sektor Tjenesteområdene oppvekst- og kultursektor Utvikling i. Oppgaver ii. Demografi og levekår iii. Næring Referat fra NAV lederne Uttalelse fra Kirkelig Fellesråd. Uttalelese fra tillitsvalgte og hovedvernombud Utarbeidet kommunikasjonsstrategi. Disse utredningene ble lagt fram for kommunestyrene/bystyret i juni 2014. Med bakgrunn i kommunestyrevedtakene er det opprettet arbeidsgruppe og styringsgruppe i henhold til vedtakene Arbeidsgruppas rolle er å igangsette, koordinere og følge opp utredningsarbeidet. Videre skal arbeidsgruppen arrangere politiske verksted, workshop og folkemøter. Arbeidsgruppa rapporterer til styringsgruppen som skal godkjenne arrangementer og utredninger. Styringsgruppens medlemmer skal sikre informasjon og innspill fra sine partigrupper. Arbeidsgruppa har gjennomført 3 møter. (referat fra møter er vedlagt). Styringsgruppa har gjennomført to møter. 2014.(referat fra møter er vedlagt). Det er avholdt to felles informasjonsmøter om kommunestrukturreformen. Det er i tillegg avholdt ulike informasjonsmøter for ansatte, velforeninger, næringsforum, innbyggere. Styringsgruppen har gitt innspill til prosjektbeskrivelse for det videre arbeidet. Styringsgruppen har gitt følgende innspill for videre arbeid, herunder utredninger og avklaringer::
Side 3 av 6 Personalpolitikk ved evt kommunesammenslåing. Konsekvenser ved endret oppgavefordeling mellom forvaltningsnivå Lokale forskrifter (boplikt) Politisk organisering nærdemokrati lokaldemokrati lokal identitet Kostnader evt tilskudd til infrastruktur Folkemøter og informasjon Hvordan ivareta Samhandlingsreformen, ressurskrevende tjenester og svingninger innenfor helse- og sosialsektoren Frivillig sektor Omstillingskostnader Regionalt perspektiv hvilken betydning har bygging av en region Konsekvenser for kommunesamarbeid, vertskommune, iks og as. Det legges ikke opp til omfattende utredningsarbeid av samme type som ble lagt fram til politisk behandling i juni 2014. Det er imidlertid noen temaer av mer objektiv art som fortsatt må avklares. Prosessen fremover nå bør i hovedsak bli å utarbeide forslag til hvordan en eventuell ny kommune skal utformes. Dette må gjøres slik at det er mulig å sammenligne dagens situasjon med to alternative nye kommuner. Faktagrunnlag: Temaer for videre arbeid fram til april 2015. Personalpolitikk ved en evt kommunesammenslåing.: Det utarbeides et personalpolitisk dokument som redegjør for hva som legges i omstillingsbegrepet, og for de prinsipper og rutiner som legges til grunn ved en eventuell kommunesammenslåing. Dokumentet skal beskrive hvordan nødvendig omstilling kan gjennomføres i samsvar med lov og avtaleverk, vektlegge betydningen av god intern informasjon, de ansattes delaktighet i prosessen og de tillitsvalgtes medvirkning. Metode. Det gjennomføres egen saksutredning. Utredningen foretas internt i samarbeid med ansattes representanter og verneombud Konsekvenser ved endret oppgavefordeling mellom forvaltningsnivå Det nedsatte ekspertutvalget fremlegger sin rapport om evt endring i oppgaver for forvaltningsnivåene i desember 2014. Det gjennomføres en analyse av hvilke oppgaver som kan overføres til de tre kommuner separat, Tjøme og Nøtterøy som en kommune og Tjøme, Nøtterøy og Tønsberg som en kommune. Det skal også analyseres konsekvenser / muligheter for Tjøme- Nøtterøy, Tjøme Nøtterøy Tønsberg. Utredning foretas i hovedsak internt, men med noe ekstern kompetanse.
Side 4 av 6 Lokale forskrifter (boplikt) Gjennomgang av lokale forskrifter i de tre kommunene. Utredningen skal vise hvilke forskrifter som er nødvendig å samordne, og om det er ulike forskrifter av betydning i de tre kommunene. Det er registrert 75 lokale forskrifter for de tre kommunene i Lovdata. Det redegjøres for hvordan boplikt kan gjelde for deler av kommunen. Utredning av kommunenes jurister. Politisk organisering nærdemokrati lokaldemokrati lokal identitet. Forslag til politisk organisering i en eventuell ny kommune, herunder hovedvalgsmodell, antall kommunestyredeltakere og eventuell underutvalg. Det skal utarbeides forslag til sikring av nærdemokratiet, lokale initiativ og engasjement som ivaretar den lokale identiteten. Det vises til KS s utredning om lokaldemokrati i utredning fase 1. Det gjennomføres workshop for styringsgruppen over to dager. Kostnader evt tilskudd til infrastruktur Etter det rådmennene kjenner til vil det ikke ytes ekstra støtte direkte knyttet til infrastruktur ifb med kommunereformen. Infrastrukturkostnader må dekkes av allerede varslede reformmidler. Det skal vurderes muligheten for å inngå i ordningen med bymiljøavtaler. Utredning foretas i hovedsak internt. Hvordan ivareta Samhandlingsreformen, ressurskrevende tjenester og svingninger innenfor helse- og sosialsektoren Det legges fram en oversikt over samarbeid p.t. Det skal videre analyseres hvordan stordriftsfordeler kan bidra til bedre oppgaveløsning. Videre skal det gjennomføres en analyse av institusjonsbehovet i de tre kommuner. Samarbeid om mindreårige flyktninger skal inngå i utredningen. Det nedsettes en intern administrativ arbeidsgruppe som gjennomfører utredningen og setter opp problemstillinger. Problemstillinger diskuteres i politiske verksteder for medlemmer i hovedutvalgene for helse og omsorg / levekår. Frivillig sektor
Side 5 av 6 Det skal gis en beskrivelse av frivillig sektors omfang og betydning i de tre kommunene i dag. Vil organiseringen av deler av frivillig sektor påvirkes av en kommunesammenslåing? Hvordan skal relasjonen mellom kommunen og frivillig sektor være i en eventuell ny kommune? Kartlegging av frivillig sektor og frivillig sektors rammevilkår. Det arrangeres workshop for frivillige lag og foreningers paraplyorganisasjoner. Hensikten er å få frem fordeler og evt ulemper ved en større kommune. Likeledes utredes forslag til hvordan samarbeidet mellom kommunen og frivillig sektor best kan systematiseres. Omstillingskostnader Ulike omstillingskostnader skal avdekkes og så godt det lar seg gjøre, kvantifiseres. Eksempler på omstillingskostnader er IKT, harmonisering av lønn, lokalisering,, profilering, politisk og administrativ organisering. Bruke erfaringer fra tidligere gjennomførte kommunesammenslåinger. Regionalt perspektiv Definisjon av ulike regionsnivåer våre tre kommuner tilhører. Tema som skal utredes er byen som motor i den regionale utviklingen, næringsutvikling, stedsutvikling og levekårsutvikling. Det skal gis en vurdering av hvilke regionale oppgaver en eventuell ny kommune kunne ivareta. Dette henger sammen med utredningen knyttet til oppgavefordeling. Det skal gis en vurdering av om det regionale perspektivet vil løses like godt gjennom kommunesamarbeid. Utredning i hovedsak intern, men med noe ekstern kompetanse. Politiske verksteder, innbyggermøter og workshop med lokalt næringsliv og fagforeninger Konsekvenser for kommunesamarbeid, vertskommune, iks og as. Utredningen skal vise hvilke samarbeid de tre kommunene deltar i p.t. og hvordan en eventuell kommunesammenslåing vil påvirke dette. Det skal gis svar på hvilke samarbeid som kan løses innenfor en eventuell ny kommune. Utredning i hovedsak intern. Folkemøter og informasjon Det skal avholdes felles folkemøter og lages felles informasjonsmateriell for de tre kommunene. I tillegg arrangeres lokale møter med befolkning, næringsliv, ungdom, vel eller liknende. Det skal utarbeides egen kommunikasjonsstrategi
Side 6 av 6 Folkeavstemming og/eller opinionsundersøkelse Det vises til utredningen om lokaldemokrati i utredningen fase 1. Det gis en vurdering av regjeringens pakke for opinionsundersøkelse. Styringsgruppen diskuterer fordeler og ulemper med folkeavstemming og opinionsundersøkelser. Om det skal holdes folkeavstemming eller opinionsundersøkelse må avklares senest medio februar. Framdrift: Workshop frivillige organisasjoner i desember Workshop om regionalt perspektiv med næringsliv/kommune: Januar Workshop for styringsgruppen politisk organisering, nærdemokrati med mer: Januar/februar Verksted hovedutvalgene for helse og omsorg/levekår samhandlingsreform/ressurskrevende tjenester: Desember Utredninger i felles sak: Mai Delutredninger legges fram for styringsgruppen underveis Felles folkemøter: Januar og mars Vurderinger: Prosjektbeskrivelsen er vært til behandling og godkjent i styringsgruppen. Utredningstema er også diskutert i denne gruppen. Temaene gir et godt grunnlag for å kunne vurdere fordeler og ulemper ved kommunesammenslåing. Det er lagt vekt på medvirkning, og da spesielt politisk medvirkning. I tillegg skal ansattes representanter, næringsliv og frivillige organisasjoner delta i prosessen. En slik deltakelse anses som helt nødvendig, da prosessen ikke kun skal gi svar på aktuelle problemstillinger, men også gi en beskrivelse av hvordan en eventuell ny kommune kan utformes. Alternative løsninger: Utredningsarbeidet avsluttes. Økonomiske konsekvenser: Utredninger gjennomføres innenfor den tildelte rammen på 600.000 kr til de tre kommunene. Arbeidsgruppen vurderer selv innkjøp av ekstern bistand på enkeltområder. Kostnader til folkemøter, workshop og politiske verksteder dekkes også innenfor den tildelte rammen. Så langt er det benyttet utredning lokaldemokrati, utredning næring, annonser, folkemøter, profilering. Til sammen kr 200.000. Videre behandling: Vedtas i kommune/bystyret Nøtterøy/Tjøme/Tønsberg, rådmann