Administrasjonsutvalget. Møteinnkalling

Administrasjonsutvalget Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Løperen, Rådhuset Dato: 01.12.2011 Tidspunkt: 16:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 37 50 00. Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: Sakstittel PS 28/11 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 29/11 Tiltak for å redusere gjeld i havnekassen PS 30/11 Økonomiplan 2012-2015 og årsbudsjett 2012 PS 31/11 Forprosjekt konkurranseeksponering PS 32/11 Meldinger og informasjon Eivind Norman Borge Utvalgsleder Torleif Gjellebæk Rådmann Møteinnkalling side 1 av 24

PS 28/11 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Møteinnkalling side 2 av 24

Hvaler kommune Saksnr 2010/2338 - Havnekassa - Fastsetting av balansen - Doknr 10 Arkivkode P00 Saksbehandler Gunn Karin Karlsen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for miljø og teknikk 30.11.2011 Administrasjonsutvalget 01.12.2011 29/11 Arbeidsmiljøutvalget 01.12.2011 28/11 Formannskapet 01.12.2011 Kommunestyret 15.12.2011 Tiltak for å redusere gjeld i havnekassen Sammendrag Det vises til kommunestyresak 64/2011, vedtatt 8. september 2011 hvor det ble fastsatt kommunens havnekasse i tråd med havne- og farvannsloven og kommuneloven. Fastsettingen gav havnekassen det rettmessige ansvar for låneopptak som er gjort under fiskeri- og trafikkhavnformål og inkludert de investeringer som er gjort før havnedistriktet ble opprettet i 2006. Havnekassen fikk dermed et stipulert årlig driftsunderskudd på mellom 400.000 700.000 kr, som følge av finansielle kostnader (renter og avdrag). Dette underskuddet må kommunekassen dekke av sine frie inntekter, men kan få beløpene tilbakeført når havnekassen er i balanse. Som ledd i vedtaket ble rådmannen bedt om raskt å utrede korrektive tiltak som kunne bringe havnekassens økonomi i balanse, og fremme disse tiltakene for politisk behandling. Denne saken er svaret på kommunestyrets bestilling i vedtaket. Saken fremmes for vedtak i kommunestyret, etter innstilling fra formannskapet som både er havnestyre og innstiller i økonomiske saker. Rådmannen innstiller i sitt vedtak på en rekke korrektive tiltak, heriblant en organisatorisk justering. En slik organisatorisk endring innen seksjon Miljø/Teknikk skal i tråd med delegeringsreglementet behandles av UMT, og saken legges derfor frem for også dette utvalget for uttalelse, samt AMU og Administrasjonsutvalget. Saksopplysninger Kommunestyret vedtok følgende i sak 64/11 den 08.09.11: Med hjemmel i kommunelovens 6 og havne- og farvannslovens 44,47 og 48, fastsettes balansen i havnekassen pr 31.12. 2009 til NOK 29 547 095. Årlige beregnede underskudd som følge av ny kapitalbelastning, dekkes av kommunekassen. Disse kostnadene skal betraktes som internt lån til havnekassen, og tilbakeføres når havnekassens likviditet tillater dette. Planlagt vedlikehold/investeringer i havneformål i tråd med Kommunedelplan for Havneutvikling 2011 2023, skal opprettholdes. Rådmannen bes snarest om å fremme en sak hvor korrektive tiltak blir gjort gjenstand for politisk behandling, herunder vurdering av omsettelige havnerelaterte eiendommer. Konklusjonen innebærer at det årlig må overføres fra kommunekassen til havnekassen mellom 400.000 kr og 700 000 kr, inntil havnekassen går i balanse. Med den gjeldsbyrden som ligger i havnekassen vil ikke balanse oppnås (uten korrektive tiltak) før ca år 2040. Administrasjonen har foretatt en helhetsvurdering av de økonomiske utfordringene og mulighetene som havnekassen står overfor. I dette saksfremlegget fremmes det tiltak som kan redusere gjeld i Møteinnkalling side 3 av 24

havnekassa, øke inntekter og redusering av driftskostnader. Saken inneholder både organisatoriske og økonomiske forslag til tiltak. 1. Reduksjon av gjeld salg av eiendommer. I kommunestyresak 25/08 Kommunale tomter og eiendom ble det foretatt en ansvarsfordeling av kommunale eiendommer mellom de aktuelle kommunale virksomheter. Virksomhet havn ble tillagt ansvaret for forvaltning av alle kommunale eiendommer i havner og områder som kunne utvikles til havneformål. Ved gjennomgang av disse eiendommene er det to eiendommer som peker seg ut som mulige salgsobjekter. Det er a) Rekefabrikken i Bukta (som del av eiendom gnr 48 bnr 33) og b) Bølingshavn gnr 22 bnr 31. a) Bukta gnr 48 bnr 33 Eiendommen gbnr 48/33 i Bukta kan anses som tre (3) deler, som er markert i vedlagt kart som A, B og C. Resteiendom og området lagt ut til friområde (A), området regulert til kai til Bukta handel (B), og område med Rekefabrikken (C). - Eiendomsdel A med friområde foreslås beholdt uendret, grunnet sin samfunnsmessige betydning som friområde. Som salgsobjekt har den dessuten ingen reell økonomisk verdi, siden mange plan- og lovmessige hensyn verner mot kommersiell utvikling eller byggeaktivitet. Denne eiendomsdelen drøftes ikke i det videre. - Eiendomsdel B inngår som regulert til kai til Bukta handel er håndtert via en avtale, forankret i formannskapsvedtak fra sak 19/1995. I forbindelse med at eiendommen Bukta Handel gnr 48 bnr 300 nå er lagt ut for salg har eier kontaktet Hvaler kommune med ønske om å få en ny leiekontrakt med kommunen. Administrasjonen har foreslått overfor eier å lage en festekontrakt for det området som i ny reguleringsplan er avsatt til kai. Dette området kan kommunen også eventuelt selge dersom ny eier ønsker det på et senere tidspunkt. Det er bestilt takst for strandområdet og arbeid med ny festekontrakt er startet. - Eiendomsdel C omfatter Rekefabrikken og er i dag leid ut til Fiskernes Andelslag Bukta (FAB) som har en leieavtale som går fram til 2018. Leieavtalen omfatter den delen av eiendom gnr 48 bnr 33, som inneholder bygningen og brygga og et område avgrenset til om lag 850 m². Denne eiendomsdelen er potensielt egnet for utskillelse og salg. Videre saksopplysninger om eiendomsdel C: Rekefabrikken I forbindelsen med inngåelsen av leiekontakten (2003) mellom Hvaler kommune og FAB ble det foretatt en verdifastsetting av investerings- og dugnadsarbeid som var utført på eiendommen av leietakerne. Dette omfattet ombygging, innleggelse av vann og avløp med mer. Dette ble verdisatt til 470.000 kr og avtalt slik at kommunen ikke skulle innkreve leie for den delen av eiendommen som FAB leier, før etter 2018 (ved en eventuell fornyelse av kontrakten). De 470.000 kr blir således gradvis avskrevet i leieperioden. FAB har også anledning til utleie av annen etasje i huset som er oppført som helårsbolig. Denne boligen har siden 1991 (i 20 år) hatt midlertidig brukstillatelse til fritidsformål. Inntekt fra denne utleievirksomheten er med på å betale den gjeld FAB opptok for å oppgradere huset. Kommunen har også en henvendelse fra Papper velforening som ønsker å inngå i leiekontrakten for bruk av bygningen til samfunnshus. Denne bygningen oppfyller i dag ikke de krav brannforskriftene og tekniske forskrifter setter til forsamlingshus, slik at det har ikke vært aktuelt fra kommunens side som eier og ansvarlig for bygningen, å tillate slik bruk. Spørsmål om deltakelse i leieforholdet til FAB får tas til vurdering etter at inneværende sak er behandlet. FAB fremsatte et tilbud til Hvaler kommune i 2009 om å kjøpe denne eiendomsdelen (C) for 350 000 kr. Eiendommen ble taksert, og tilbudet ble behandlet i kommunestyret den 21.04.10. Tilbudet ble avvist av kommunestyret, grunnet for lav salgssum. Som kommune er vi forhindret fra å selge til underpris (ESA s retningslinjer og EØS-avtalens forbud mot offentlig støtte statsstøtte ). I forbindelse med behandlingen av denne sak 37/10, ble det avdekket en del mangler vedrørende FAB sin overholdelse av leiekontrakten. Dette omfattet blant annet organisasjonen som var leietaker (aktive fiskere). Dette forholdet er nå brakt i orden og organisasjonen oppfyller leiekontraktens krav. Taksten som ble avlagt i forbindelse med samme sak verdisatte eiendomsdelen til kr. 4 mill uten mulighet til å videreføre Møteinnkalling side 4 av 24

permanent fritidsformål i 2. etasje. Det ble av megler antydet at dersom tillatelsen til bruk til fritidsformål i 2. etasje ble omgjort til varig brukstillatelse til dette formålet, ville taksten kunne dobbles. Papper velforening og FAB har vært aktive i saken, og ønsker at kommunen skal beholde eiendommen, slik at lokalsamfunnet kan benytte denne. Sist ble det fremsatt et brev (13.10.11) som antydet at kommunen hadde en urettmessig profitering på hele leieforholdet/salg. Rådmannen har besvart brevet 02.11.11 og brakt frem faktum i saken fra 1985 og frem til i dag. b) Bølingshavn gnr 22 bnr 31 Denne eiendommen i Bølingshavn sentrum omfatter veiområde, den gamle dampskipsbrygga torg nedenfor den tidligere butikken i Bølingshavn, samt en mindre strand hvor fastboende på Kjerringholmen har brygge for sine båter. Bølingshavn Senter AS har kjøpt den tidligere butikkeiendommen og kiosk/drivstoffutsalg. De nye eierne ønsker å utvikle eiendommen og området og har varslet en reguleringsplan for området. Bølingshavn Senter har kommet med ønske om å kjøpe eiendommen. Kommunen fikk taksert denne eiendommen til kr 4 mill i 2010. 2. Økning av inntekter til havnekassen Inntektene i havnekassen kommer hovedsakelig fra utleie av båtplasser, havneavgift fra trafikkhavna og utleie av landfeste til Skjærhalden Båtforening. Leienivået kan sannsynligvis ikke nevneverdig økes noe utover årlige justeringer (deflator). For å øke inntektsbildet må det jobbes med andre havneeiendommer, som har utviklingsmuligheter. Administrasjonen vil fortløpende gjennomgå aktuelle eiendommer for å se på mulighetene for å skaffe inntekter, og foreløpig peker det seg ut to eiendomsobjekter; Hasselvika og Laenga/Papper. For Hasselvika vil det inngås ny avtale for leie av Hasselvika i løpet av høsten og her er det et potensial for øking av inntekter. Kommunens eiendom i forbindelse med Laenga på Papper går ned til Seiløsund. Her kan det være muligheter for regulering og tilrettelegging for utleie av bryggeplasser. Fra og med 2012 blir det gjennom forskrift mulig å ta gebyr for behandling av søknader i henhold til søknadsplikt etter havne- og farvannsloven. Antall saker varierer fra år til år og ser ut til å ligge på om lag 15 saker årlig. Gebyrene skal fastsettes av kommunestyret i forbindelse med vedtak av budsjett for 2012. Denne inntektsposten vil kunne øke inntektene til havnekassa med om lag 40.000 kr, avhengig av søknadsmassen. 3. Organisatoriske endringer som kan redusere kostnadene Administrasjonen har sett på organisatoriske endringer som vil gi reduserte utgifter for havnekassen. Virksomhet Havn er en liten selvstendig enhet som består i dag av 2 avdelinger; Havneforvaltningen og Skjærgårdstjenesten. Avdelingsleder i Skjærgårdstjenesten er lønnet som rådgiver i Havneforvaltningen med 25 % i 2011. Skjærgårdstjenesten benyttes til å utføre nødvendig vedlikehold i havnevesenet. Det vil kunne oppnås en besparelse ved å legge Virksomhet Havn inn under Virksomhet Kommunal Teknikk. Det flyttes da 2 avdelinger inn til Kommunal Teknikk; Havneforvaltning og Skjærgårdstjenesten. Tidl. virksomhetsleder Havn får ved slik omorganisering frigjort tid som går til administrative oppgaver, som kan nyttes til saksbehandlingsoppgaver etter havne- og farvannsloven. I tillegg kan tidl. virksomhetsleder Havn utføre oppgaver for Eiendomsforvaltningen som ligger under Kommunal teknikk. Skjærgårdstjenesten har for tiden en ubesatt 60 % stilling (langtidssykemelding). Denne stillingen er i høst holdt vakant, og det vil trolig være uendret for 2012. Skjærgårdstjenesten har to hovedsesonger hvor det vil kunne være behov for ekstrahjelp det er i strandryddingsperioden fra og med mars til og med mai og i skoleferien. I vintermånedene foretar de arbeid med laging av bord, griller, skilt og bøyer som skal ut i friområdene. Det kan imidlertid være en del ledig kapasitet i vintertiden, og en samorganisering med Avdeling for byggvedlikehold vil gi langt bedre ressursutnyttelse, og lønnsutgiftene vil kunne deles. Vedlegg Kart over eiendom 48/33 og 22/31 Møteinnkalling side 5 av 24

Hjemmelsgrunnlag Delegeringsreglementet Vurdering Reduksjon av gjeld salg av eiendommer. Rådmannen vurderer det hensiktsmessig å fradele den delen av eiendommen 48/33 (del C) som inngår i leieavtalen med FAB og inntil videre beholde resteiendommen. I kommuneplanen og vedtatt reguleringsplan for eiendommen gbnr 48/33 er en stor del av området avsatt til LNF og regulert til friområde. Dette området vil administrasjonen anbefale ved eventuelle salg blir fradelt og opprettholdt som kommunal eiendom. Det går blant annet en sti fra Bukta Handel over dette området og det er viktig å bevare denne for allmennheten. Videre vil rådmannen foreslå at kommunen selger deler av gbnr 22/31 i Bølingshavn, når området er ferdig regulert. Kommunen bør beholde veiarealet og sikre en mulighet for tinglysning av allmennhetens rett til å bruke en fastsatt del av brygga til av- og pålasting. Ved salg av disse to eiendommene (Rekefabrikken og Bølingshavn) kan kommunen redusere gjelden i havnekassen med om lag kr 8 mill. Det er for tidlig å forutsi om videreføring av fritidsstatus på boligdelen på Rekefabrikken er realiserbart (dobbel takst). Dette må i så fall omsøkes og behandles etter fastsatte lovverk, og selvsagt likebehandles med liknende saker. Dersom denne midlertidige fritidsbruken kan gjøres permanent, kan total salgssum for eiendommene bli oppimot 12 mil. En bruttoinntekt på 8 mil ved salg, vil lette årlig finansbyrde med 270-470.000 kr. Om salgsinntektene kommer opp i 12 mil, vil lettelsen utgjøre 400-700.000 kr, og da er havnekassen nær sin balanse. Netto salgsinntekt vil bli noe lavere enn brutto, siden det er kostnader forbundet med salget (megler), samt fradeling. Ingen av eiendommene har lånebelastning pr 2011. Økning av inntekter til havnekassen All inntektsøkning vil påvirke havnekassen positivt. Det er ikke mulig å anslå hvor stor økning som kan forventes, men et forsiktig anslag er et sted mellom kr 50 000 og kr 100 000 i året. I en rekke tilfeller kan Hvaler kommunes priser sammenliknes med markedet ellers, og det setter således en relativ grense for hvor høyt kommunens avgifter kan settes. Organisatoriske endringer som kan redusere kostnadene De organisatoriske endringene vil føre til lavere administrative kostnader. Før økonomiplanen for 2012 til 2015 ferdigstilles er det vanskelig å sette et endelig anslag. Administrasjonen mener at omorganiseringen vil redusere kostnadene i havneforvaltningen og vil derfor anbefale at omorganiseringen gjennomføres fra årsskiftet 2011/2012. Konklusjoner Rådmannen vil anbefale kommunestyret å treffe vedtak som snarest kan bringe havnekassen nær balanse. Hvaler kommune er i en økonomisk situasjon som krever at tilgjengelige økonomiske midler nyttes i all hovedsak på nødvendige lovpålagte oppgaver, og i et absolutt minimum på tilskudd og subsidiering av valgfri aktivitet. Havnekassesaken har klargjort den betydelige årlige finanskostnaden som kommunekassen har båret for i hovedsak trafikkhavner og fiskeri. Kommunekassen betaler for 2011 i underkant av 500.000 kr til havnekassens renter/avdrag, og dette er utover de om lag 600.000 kr som havnekassen klarer å bære selv i år. Disse midlene (500 ) kunne vært benyttet til andre nødvendige investeringer i kommunen, eventuelt til å finansiere opp driften. Rådmannen har observert en lokal interesse for ikke å selge Rekefabrikken, og har isolert sett forståelse for et slikt initiativ. Det er viktig å merke seg at leietakerne er sikret for sitt utlegg og taksterte investeringer som er en del av leieavtalen, og at FAB sitt innskudd på 150.000 kr skal tilbakebetales ved leieavtalens utløp. Restverdien kan eventuelt tilbakebetales foreningen. Det er også fullt mulig at leieforholdet kan fortsette frem til 2018, selv om eiendommen selges. Etter rådmannens vurdering er det ikke grunnlag for å hevde at kommunen har vært en ugunstig avtalepart for FAB. Kommunen har dessuten tatt en økonomisk belastning med låneopptak (kjøp av Rekefabrikken) til 12,5 % rente. Disse kostnadene har ikke blitt dekket av ytre inntekter, og inngår for så vidt i kommunens bidrag fra den tid. Møteinnkalling side 6 av 24

Rådmannen finner det også nødvendig å nevne at andre foreninger på Hvaler har hatt beslektede forespørsler til kommunen, og fått avslag av hovedsaklig økonomiske grunner. Dette gjelde både anledning til å kjøpe under taksert pris, og øvrige driftstilskudd. To av flere eksempler i denne sammenheng er samfunnshuset på Vesterøy og samfunnshuset på Botne (Bedehuset). Ideelt sett kunne det vært ønskelig at Hvaler kommune kunne ha gitt slike foreninger og lokal initiativ en økonomisk støtte, men det under forutsetning av at kommunen har økonomi til dette, og at foreningene får likebehandling. Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen foreslår at formannskapet gir følgende innstilling til kommunestyret: Rådmannens forslag til korrektive tiltak for å øke inntekter tas til orientering. Rådmannen gis i oppdrag å forsøke å selge deler av de angitte eiendommene 22/31 i Bølingshavn og 48/33 i Bukta (Rekefabrikken). Rådmannens forslag til organisasjonsendring med sammenslåing av virksomhet Havn og virksomhet Kommunal Teknikk vedtas. Hvaler kommune, 11.11.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 7 av 24

Hvaler kommune Saksnr 2011/1502 - Økonomiplan 2012-2015 og årsbudsjett 2012 - Doknr 3 Arkivkode 100 Saksbehandler Kurt Skarning Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Eldrerådet 29.11.2011 28/11 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 29.11.2011 Utvalget for miljø og teknikk 30.11.2011 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 30.11.2011 Arbeidsmiljøutvalget 01.12.2011 29/11 Administrasjonsutvalget 01.12.2011 30/11 Formannskapet 01.12.2011 Kommunestyret 15.12.2011 Økonomiplan 2012-2015 og årsbudsjett 2012 Sammendrag I denne saken inviterer rådmannen kommunestyret til å komme med ulike tiltak som kan gi økonomiske rammer for økonomiplanen 2012 2015 og årsbudsjett 2012. Utfordringene i kommunens økonomi er blitt enda mer krevende enn det som har vært forutsatt i gjeldende økonomiplan. Det er ikke mulig å videreføre samme grad av oppsparte midler utover i økonomiplanperioden som man har måttet gjort for å sikre balanse inneværende år. Det er derfor nødvendig å redusere våre kostnader til det nivået som inntektene fremover tillater. For budsjettåret 2012 tilsier dette et forbedringsbehov på 9,9 millioner kroner i forhold til et utarbeidet minimumsbudsjett. I økonomiplanperioden synes det som svært krevende å kunne levere tilstrekkelig tjenester i omfang og kvalitet, innenfor det inntektsnivået som årsbudsjettet for 2012 legger opp til. Rådmannen vil på bakgrunn av dette, samt de føringer som ligger i kommuneplanens delmål 1.2 om sunn, stabil og forutsigbar kommuneøkonomi, foreslå å vurdere nye inndekningsmuligheter i planperioden. Dette gjelder særlig innen områdene vindkraft, næringsutvikling (verdiskaping), eiendomsskatt og andre tiltak for økte skatteinntekter. Rådmannen har i budsjett og økonomiplaner de siste to årene varslet om at vi oftere enn før vil komme i situasjoner hvor vi ikke klarer å levere tjenester som i alle deler oppfyller lovpålagte oppgaver og rettighetslovgivningen. Med de økonomiske rammene som er disponible i kommende økonomiplanperiode (2012-2015) forsterkes disse vanskelighetene, og det er åpenbart at vi står foran et klart svekket tjenestetilbud på nær sagt alle områder. Saksopplysninger Bakgrunn Kommuneloven stiller flere krav til kommunale budsjetter: - Budsjettet skal være i balanse - Budsjettet skal være realistisk - Budsjettet skal være oversiktlig - Budsjettet skal være fullstendig Møteinnkalling side 8 av 24

Balansekravet innebærer at budsjetterte inntekter minst må dekke budsjetterte utgifter. Realismekravet betyr at budsjettet skal bygge på realistiske anslag over inntekter og utgifter. Dette kravet kan ofte være vanskelig å forene med krav i gjeldende rettighetslovgivning som setter standarder for kvalitet og omfang på tjenestene til innbyggerne. Kravene om oversiktelighet og fullstendighet avspeiler at budsjettet skal fungere som informasjonskilde når det gjelder rammene for kommunens virksomhet, inneha alle kjente utgifter og inntekter og fremstilles i et samlet dokument. Disse kravene må være oppfylt for hvert enkelt budsjettår i økonomiplanperioden. Fylkesmannen, som statlig tilsynsmyndighet, skal påse at kravene er oppfylt. Dersom budsjettet ikke oppfyller kravene kan fylkesmannen returnere budsjettet til kommunestyret med krav om at budsjettet behandles på nytt. I tillegg til lovkrav, har kommunestyret også gitt tilslutning til økonomimål og interne handlingsregler for økonomistyringen. Det vises til vedtatt samfunnsdel i kommuneplanen om en sunn, stabil og forutsigbar kommuneøkonomi. Målsettingen skal nås ved at kommunen årlig skal ha en viss andel overskudd, årlig styrking av disposisjonsfondet, ha en håndterbar gjeldsbyrde, prioritere lovpålagte tiltak og kontinuerlig vurdere nye inntekts- og inndekningsmuligheter. Utover disse målsetningene så tilstrebes det å følge handlingsreglene på andelen investeringer som belaster kommunens disponible økonomi skal være lavere enn hva som årlig avdras og at merinntektene positive premieavvik fra pensjon avsettes til fond til bruk når tilsvarende premieavvik skal kostnadsføres igjen. Prosess og dokumenter Utgangspunktet for budsjettrammene for økonomiplanen 2012 2015 er vedtatte rammer som fremkommer av økonomiplanen for 2011 2014. Disse er blitt justert i henhold til budsjettveksten som er lagt opp til gjennom kommuneproposisjonen. Deretter er det blitt utført kartlegging av behov utover forventet budsjettvekst og reduksjon. Denne kartleggingen og utarbeidelse av økonomiplanmål, er benyttet som grunnlag for budsjettsamtale med nesten alle virksomheter/seksjoner. Budsjettbehovet etter kartleggingen, er deretter blitt nedjustert i rådmannens første prioriteringsrunde og presenteres med begrepet minimumsbudsjett i vedlagte budsjettdokumenter. Minimumsbudsjettet inneholder kun lovpålagte oppgaver og lønns/prisvekst. Situasjonen for 2012 er så stram at selv dette budsjettet mangler budsjettdekning i størrelsesorden 9,9 mill kroner. Administrasjonen har derfor måttet utarbeide alternative tiltak for å redusere utgifter og øke inntekter som foreslått i rådmannens budsjettforslag. Utfordringene i kommunens økonomi ser ut til å bli enda mer krevende enn det som har vært forutsatt i gjeldende økonomiplan. Dog er dette i tråd med rådmannens varslinger i økonomiplan 2011-2014. Rådmannen legger derfor opp til at administrasjonens budsjettdokumenter vil se noe annerledes ut enn foregående år. Økonomiplan dokumentet er betydelig forkortet i forhold til foregående år for å ha et sterkere fokus på kommunens tilstrammende handlingsrom. Foruten de obligatoriske hovedoversiktene med tilhørende noter, inneholder dokumentet en opplisting av budsjettbehov, opplisting av innsparingstiltak som danner grunnlaget for rådmannens forslag, samt en del som omhandler forslag til mål for planperioden. Vedlegg Vedlegg 1 Egenbetalinger, gebyrer og betalingssatser 2012. Vedlegg 2 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2012 kontrollutvalgets vedtak. Vedlegg 3 Hvaler Menighetsråds budsjettforslag 2012 2015. Møteinnkalling side 9 av 24

Hjemmelsgrunnlag Kommunelovens 44, om økonomiplan Kommunelovens 45-47, om årsbudsjett Vurdering Regnskapsresultat 2011 Kommunens tertialrapport pr 31.08.2011 antydet et regnskapsmessig resultat i balanse for regnskapsåret 2011, men med det forbehold at kommunelovens krav om pliktige strykninger vil kunne inntreffe. Det vil si at hvis foreløpig regnskapsresultatet er et merforbruk (underskudd) må man stryke ev budsjetterte avsetninger til fond eller budsjetterte overføringer til investeringsregnskapet før man gjør opp regnskapet. Det betyr at så lenge andelen av budsjetterte avsetninger til fond og overføring til investeringsregnskapet, er større enn andelen foreløpig merforbruk, vil man ikke få et regnskapsmessig merforbruk (underskudd). Svikten i skatteinntektene har blitt ytterligere forsterket siden tertialrapport 31.08.2011 ble utarbeidet. På det tidspunktet var akkumulert mindreinntekt ca 3 mill kroner. Nå er mindreinntekten blitt 5,7 mill kroner etter at marginoppgjøret for høstens skatteoppgjør er ferdig. Dermed gjenstår det bare skatteinntekter for november og desember måned igjen for dette regnskapsåret. Kommunestyret dekket inn 2,7 mill kroner av skattesvikten i behandlingen av tertialrapporten. Men skattesvikten er fortsatt betydelig, slik at risikoen for at den kan stige utover andelen av midler til pliktige strykninger, har økt. Allikevel anser rådmannen at det mest sannsynlige regnskapsresultatet for 2011 vil bli et resultat i balanse. Utvikling i kommunens økonomi Hvaler kommune har de siste syv årene hatt regnskapsresultater i balanse eller med overskudd. Balanse etter pliktige strykninger ble oppnådd i 2007 og 2008. Regnskapsresultatene de siste to årene har vært store overskudd som hovedsakelig har kommet av engangsinntekter som ikke kan påregnes fremover. Rådmannen er av den oppfatning at de siste to års overskudd ikke gjenspeiler seksjonene og virksomhetenes romslighet i vedtatte budsjettrammer. Eksempelvis så hadde alle seksjoner og virksomheter totalt et merforbruk på 1,9 mill kroner i 2010. Kommunen kom i balanse totalt, kom ved hjelp av finanstekniske årsaker (premieavvik pensjon m.m.) Det nasjonale informasjonssystemet KOSTRA (KOmmune-STat-Rapportering) som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet, viser at Hvaler kommune har et tjenestenivå som er lavere enn sammenlignbare kommuner innen de fleste tjenesteområdene. Siste tilgjengelig nøkkeltall gjelder for regnskapsåret 2010 og viser at det i hovedsak bare er hovedområdene barnehage og grunnskole uten tilrettelagt undervisning som ikke er lavere enn sammenlignbare kommuner, men nokså likt. Man forventer at også disse hovedområdene vil komme lavere enn sammenlignbare kommuner i 2011 eller 2012. Regnskapsresultatet forventes for 2011 å bli i balanse etter pliktige strykninger. I arbeidet med å saldere budsjettet for 2011, ble det lagt inn stor grad av oppsparte midler i form av fond og større anslag på inntektene for skatt, rammetilskudd og rente enn hva statens anslag tilsa. Regnskapsutviklingen for dette året, tilsier at det vil være uklokt å videreføre tilsvarende meranslag på disse inntektspostene fremover i økonomiplanperioden. Det er heller ikke mulig å benytte samme grad av oppsparte midler da beholdningen av disse brukes opp innen planperiodens utløp. Regjeringens forslag til statsbudsjett for 2012 legger opp til en budsjettvekst på 3,53 prosent fra 2011 i frie inntekter for Hvaler kommune. Møteinnkalling side 10 av 24

Som figuren over illustrerer, så realveksten fra 2011 til 2012 på knappe 0,26 prosent fordi man ikke har anledning til å videreføre samme inntektsnivå når kommunelovens krav skal ivaretas. Det gjøres oppmerksom på at all overføring i forbindelse med samhandlingsreformen, forutsettes benyttet til dette formålet. Man har derfor holdt disse overføringene på 5,2 mill kroner utenfor andelen av tilgjengelig budsjettmidler man har til fordeling mellom stab og seksjoner (øremerking). Ser man budsjettbehovet i sammen med hva som er tilgjengelig av budsjettmidler, så er det en ubalanse som tidligere nevnt på et betydelig beløp - 9,9 mill kroner. Denne ubalansen er foreslått dekket inn med de tiltakene som foreslås i tabellen innsparingstiltak anvendt i rådmannens budsjettforslag i økonomiplanens kapittel 2.4. Flere av disse tiltakene er av en slik karakter og omfang, at rådmannen anser at vi i enda større grad enn tidligere, vil komme i en situasjon hvor vi ikke driver i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser. Foruten tabellen om innsparingstiltak er det utarbeidet en egen tabell for ikke prioriterte eller anvendte kutt. Ser man disse to tabellene i sammen, så gir dem et bilde av administrasjonens prioritering for å komme i budsjettbalanse, samtidig som de kan gi det politiske nivået et handlingsrom for omprioritering. Tabellen under sammenfatter hovedtallene for seksjonene gjennom de ulike budsjettprosessene frem til rådmannens forslag. Møteinnkalling side 11 av 24

For at budsjettet skal kunne oppfylle kommunelovens krav om balanse i økonomiplanperioden, er det forutsatt bruk av fondsmidler. Behovet for bruk av tidligere oppsparte midler er på 1,7 mill kroner i 2013 og på henholdsvis 2,3- og 2,5 mill kroner i 2014 og 2015. Dette er en situasjon som ikke kan fortsette ut planperioden, både fordi man ikke har tilstrekkelig oppsparte midler totalt sett og delvis fordi det også vil ta bort grunnlaget for modellen med videreføring av over- eller underskudd. Investeringer handlingsregel ivaretatt Oversikt over investeringsbudsjettet er gjengitt i vedlegg 2, og er ordnet slik at det skilles mellom investeringer som betales gjennom gebyrer og avgifter, investeringer som belaster kommunens disponible økonomi og tidligere vedtatte investeringstiltak med finansiering som videreføres. Kommunens økonomi preges i økonomiplanperioden blant annet av økende netto kapitalkostnader. Dette bidrar til at driftsinntektene ikke er tilstrekkelig til å dekke ønskelige driftsutgifter. I rådmannens forslag til investeringsbudsjett er handlingsregel om å redusere de investeringene som belaster kommunens disponible økonomi ned til et nivå som er mindre enn det som årlig avdras, ivaretatt. I denne sammenhengen kan vi altså se bort fra de investeringene som betales av gebyrer og avgifter. Det er derfor i forslag til økonomiplan bare innarbeidet nye investeringstiltak som man har et godt beslutningsgrunnlag for, og økonomiske bæreevne til å gjennomføre. Disse investeringstiltakene utgjør totalt om lag 24,3 mill kroner, hvorav 14,2 mill kroner er innen selvkostområdene for vann, avløp og renovasjon. De resterende investeringstiltakene som gjelder tidligere vedtatte investeringer som videreføres, utgjør om lag 7,5 mill kroner i 2012. Disse investeringene er også i varierende grad påbegynte investeringer. Etter hovedoversikten for investeringsbudsjettet vises ulike investeringsbehov som man av knappe økonomiske ressurser, prioriterte å legge utenfor forslag til investeringsramme. De viktigste faktorene i denne vurderingen har vært investeringsnivå med tilhørende kapitalkostnader, driftsmessige konsekvenser og behovskonsekvensene. Til eksempel så ligger fortsatt investeringen om boliger for funksjonshemmede på Østerhaug utenfor foreslått investeringsramme hovedsakelig fordi de driftsmessige kostnadene ikke lar seg løse innenfor tilgjengelige økonomiske rammer i planperioden. Veien videre Rådmannen anser det som helt nødvendig for arbeidet med å bedre kommunens økonomi, å finne alternativer for å øke inntektene våre. Sammenligningstall viser at Hvaler kommune verken har stor andel av øvrige driftsmidler utover frie inntekter, eller høyt tjenestenivå for de største oppgaveområdene. Utfordringene med å kunne levere tilstrekkelige tjenester i omfang og kvalitet innenfor inntektsnivået som årsbudsjettet for 2012 legger opp til, virker svært krevende på lengre sikt. Kommunen har minimalt med oppsparte midler å dekke opp behovene med. Nivået på våre kommunale tjenester virker å være såpass presset at de ikke kan reduseres i det omfang for å dekke fremtidige behov. Rådmannen har i budsjett og økonomiplaner de siste to årene varslet om at vi oftere enn før vil komme i situasjoner hvor vi ikke klarer å levere tjenester som i alle deler oppfyller lovpålagte oppgaver og rettighetslovgivningen. Med de økonomiske rammene som er disponible i kommende økonomiplanperiode (2012-2015) forsterkes disse vanskelighetene, og det er åpenbart at vi står foran et klart svekket tjenestetilbud på nær sagt alle områder. Dette gir svært negative konsekvenser for de som har behov for kommunens tjenester, uheldige virkninger for rettssikkerheten, og økte belastninger for kommunens ansatte. Rådmannen vil derfor på bakgrunn av dette, samt de føringer som ligger i kommuneplanens delmål 1.2 om sunn, stabil og forutsigbar kommuneøkonomi, foreslå å vurdere nye inntektsmuligheter i planperioden. I nåværende situasjon ser rådmannen det som uforsvarlig å ikke vurdere alle potensielle muligheter. Hvaler kommune har et godt utgangspunkt som følge av at vi i senere år har hatt god økonomistyring som har forebygget regnskapsmessige underskudd, samtidig som vi driver flere viktige prosesser som også vi gi oss bedre ressursutnyttelse på noe sikt. Nå nærmer vi oss etter rådmannens mening likevel et punkt hvor det fort kan bli for sent å finne bærekraftige løsninger på kommunens utfordringer. Møteinnkalling side 12 av 24

I henhold til delegeringsreglementet skal kommunestyret fastsette seksjonenes netto økonomiske rammer og hovedmål. Kommunestyret har delegert til utvalgene å fordele denne rammen til de respektive virksomhetene og disse vil bli behandlet rett over nyttår. Formannskapet anbefales å gi innstilling til kommunestyret om rammene til seksjonene og om finansieringen av disse rammene, i kraft av sin særskilte myndighet i kommuneloven. Alle andre utvalg som har denne saken til behandling, kan avgi uttalelse til utvalgene, formannskapet og kommunestyret, hvis utvalget ønsker å gjøre det. Kommunestyrets vedtak om budsjettrammer for seksjonene og staben, er ikke nødvendigvis bindende tiltak for utvalgenes og virksomhetenes videre budsjettarbeid. Disse bør gis et gitt handlingsrom for å kunne optimalisere effekter og redusere konsekvenser for brukerne, for de ulike tiltakene. Rådmannens forslag til vedtak Økonomiplan for Hvaler kommune 2012 2015, og årsbudsjett for 2012 vedtas i samsvar med vedlagte forslag. Dette innebærer at: 1. Rammene for inntekter og driftsutgifter, herunder seksjonenes driftsrammer, fastsettes i samsvar med oversikt for driftsbudsjett, tabell 1 2. Rammene for investeringer og finansieringen av disse fastsettes i samsvar med oversikt investeringsbudsjett, tabell 2 3. Målene for kommunen som helhet og således også for hver seksjon og sentral stab fastsettes slik det fremgår i økonomiplanen kapittel 3. 4. Formannskap, utvalget for miljø og teknikk og utvalget for kultur og personrettede tjenester fastsetter i henhold til delegeringsreglementet rammene og målene for virksomhetene med bakgrunn i kommunestyrets vedtak om mål og rammer for seksjonene. 5. Hvaler kommune benytter maksimalt skatteøre for skatteåret 2012. 6. Kompensasjon for betalt merverdiavgift fra investeringsregnskapet, tilbakeføres til investeringsregnskapet med gjeldende regelverks laveste minimumssats (60% i 2012). 7. Egenbetalinger, gebyrer og betalingssatser for 2012 vedtas i samsvar med vedlegg 1. 8. Rådmannen gis i oppdrag å prioritere kommuneplanens delmål 1.2 om sunn, stabil og forutsigbar kommuneøkonomi, for å vurdere nye inndekningsmuligheter i planperioden. Dette særlig innenfor Vindkraft Næringsutvikling (verdiskapning/effekter på kommunens økonomi) Eiendomsskatt Andre tiltak for økte skatteinntekter Hvaler kommune, 15.11.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 13 av 24

Hvaler kommune Saksnr 2011/948 - Prosjekt konkurranseeksponering - Doknr 16 Arkivkode 030 Saksbehandler Ole Kristian Helgesen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for miljø og teknikk 30.11.2011 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 30.11.2011 Arbeidsmiljøutvalget 01.12.2011 30/11 Administrasjonsutvalget 01.12.2011 31/11 Formannskapet 01.12.2011 Kommunestyret 15.12.2011 Forprosjekt konkurranseeksponering Sammendrag Kommunestyret vedtok den 26. mai 2011 at det skulle gjennomføres et forprosjekt for å vurdere ulike sider knyttet til innføring av elementer av konkurranseeksponering i kommunen. Forprosjektets skulle blant annet gi svar på hvilke områder av kommunen som egner seg for styring etter enhetskostnader, hvor det finnes gode sammenlikningsdata og de økonomiske konsekvensene nødvendige tiltak vil ha. Kommunestyret vedtok også at det skulle fremlegges en revidert prosjektplan for godkjenning etter at konklusjonene fra forprosjektet er kjent. På bakgrunn av dette fremlegges forprosjektrapport utarbeidet av BDO AS og en kortfattet revidert prosjektbeskrivelse versjon 2.0 (fullstendig prosjektplan kan lastes ned på www.hvaler.kommune.no). Forprosjektrapporten gir svar på de problemstillinger som var ønsket besvart. Rapporten gir også et godt teoretisk grunnlag for styringsmodellen basert på enhetspriser. Formålet med å styre etter enhetskostnader er å effektivisere ressursbruken og etablere et ryddigere skille mellom det politiske og det administrative ansvaret. Aktivitetsnivå er et politisk ansvar, mens effektiviteten er virksomhetens ansvar. På kort sikt vil det ikke være mulig å beregne effekten av en ny styringsmodell. På lengre sikt vil modellen, gjennom økt fokus på enhetskostnader, kunne bidra til å effektivisere ressursbruken. Forprosjektet konkluderer med at en rekke tjenesteområder vil egne seg for styring etter enhetskostnader. Det ser ut til at spesielt barnehager, skole/sfo og hjemmetjenester vil egne seg godt for dette. Andre områder anses som lite egnet, dette gjelder områder hvor aktivitetsnivået har liten betydning for de totale kostnader. Selvkostområder er også trolig lite egnet for styring etter enhetskostnader, her anbefales det i stedet å bruke andre styringsmekanismer for å følge opp effektiviteten. Noen områder peker seg ut som kompliserte, NAV, barnevern og tiltak for funksjonshemmede. Her vil ikke selve saksbehandlingen egne seg, men iverksettelse av tiltakene vil kunne gjøre det. Forutsetningen for innføring av god styring etter enhetskostnader er at det gir mening å måle enhetskostnader og aktivitet. Dersom virksomhetens ressursforbruk i liten grad varierer med aktivitetsnivået, gir styringsmodellen mindre mening. Det er ingen forutsetning om at alle tjenester i kommunen må styres etter enhetskostnader, ei heller at det finnes sammenlignbare enhetskostnader med andre. Det er også mulig at deler av tjenestene kan egne seg for styring etter enhetskostnader, mens andre deler av tjenesten samtidig egner seg for rammestyring. Møteinnkalling side 14 av 24

For å teste ut modellen på utvalgte tjenesteområder, anbefales det å gjennomføre et pilotprosjekt før endelig beslutning tas. Virksomheter som inngår i pilotprosjektet vil bygge sitt budsjett for 2013 basert på en enhetskostnad multiplisert med et vedtatt omfang. En evaluering av pilotprosjektet gjennomføres etter at første tertialrapport for 2013 foreligger. Evalueringen fremlegges for politisk behandling som grunnlag for en beslutning om innføring av ny styringsmodell eller ei fra 1. januar 2014. Det er bevilget 250.000,- til prosjektet gjennom øremerkede midler i budsjettet for 2011. I tillegg er det bevilget 150.000,- i skjønnsmidler fra Fylkesmannen i Østfold for året 2011. Om et tilsvarende beløp fra Fylkesmannen i Østfold også innvilges for året 2012, vil prosjektets eksterne kostnader være inndekket. I tillegg til dette foreligger et estimert omfang av internt arbeid på ca 2 200 timeverk. Det er ikke avdekket behov for andre investeringer i forbindelse med gjennomføring av prosjektet. Prosjektet vil bli svært krevende og omfattende for store deler av organisasjonen. For å lykkes må det gis høy prioritet over en lang periode. Prosjektet vil også kreve gode forankringsprosesser gjennom involvering av virksomhetsledere, ansatte og deres tillitsvalgte i arbeidet. Saksopplysninger Bakgrunn Kommunestyret vedtok i sak 39/11 den 26. mai 2011 prosjektplan versjon 1.0 for vurdering og eventuell innføring av konkurranseeksponering i Hvaler kommune. I denne prosjektplanen var det innlagt et beslutningspunkt om endelig oppstart av prosjektet. Beslutningsgrunnlaget er en forprosjektrapport og en ny versjon av prosjektplanen revidert på bakgrunn av funn fra forprosjektet. Forprosjektet skulle gi svar på følgende spørsmål: På hvilke områder finnes tilgang til gode statistikker over enhetskostnader for tjenesteproduksjon som vi kan sammenlikne oss med og hvordan vedlikeholdes disse (finne kilder til data)? Hvilke forutsetninger ligger bak sammenlikningsdataene som vi må ta hensyn til ved sammenlikning? På hvilke områder er det fornuftig å vurdere innføring av styring etter enhetskostnader? Hvilket område bør eventuelt inngå i en pilot? Hvor stor andel av kommunens kostnader innenfor et valgt område (en virksomhet eller et tjenesteområde) kan styres basert på enhetskostnader? Fordeler, ulemper og forutsetninger ved en innføring av et slikt styringssystem for den enkelte virksomhet eller tjenesteområde. Hvilken fremgangsmåte bør velges i hovedprosjektet for implementering av ny løsning? Hva er omfanget av dette arbeidet? Samlede økonomiske konsekvenser av foreslåtte tiltak. Forprosjektet er gjennomført etter en lukket anbudskonkurranse, hvor 8 konsulentselskaper ble invitert til å delta. 2 konsulentselskaper leverte anbud, og på bakgrunn av utvalgskriteriene ble BDO AS ansett å ha det beste tilbudet. Avtale med BDO AS ble inngått 2. september 2011. Etter avtaleinngåelsen har konsulenten jobbet i et tett samarbeid med kommunens prosjektleder, økonomisjef og seksjonssjefer. Rapporten har vært gjennom to høringer med prosjektets styringsgruppe som har bestått av rådmann, seksjonssjefer, økonomisjef, personalsjef, hovedtillitsvalgt og prosjektleder. Rapporten er også presentert for øvrige tillitsvalgte før utsendelse til politisk behandling. Endelig rapport fra BDO AS forelå 7. november 2011 og er vedlagt denne saken. På bakgrunn av dette, fremlegges forprosjektrapporten og en revidert prosjektplan, versjon 2.0. Forprosjekt rapporten Rapporten har først en innledning, med bakgrunn og mandat for forprosjektet. Det er viktig å understreke at med konkurranseeksponering menes her at kommunen utvikler kvalitets- og styringssystemer som i vesentlig grad baserer seg på enhetskostnader for tjenestene kommunen leverer. Hensikten er at disse systemene skal sette kommunen i stand til å etterprøve hvorvidt egen tjenesteproduksjon er konkurransedyktig i forhold til andre leverandører av tilsvarende tjenester. Konkurranseeksponering innebærer ikke konkurranseutsetting, men kun innføring av en ny styringsmodell etter enhetspriser. Møteinnkalling side 15 av 24

Rapporten dekker alle tjenesteområdene i kommunen, og kartlegger om muligheten for å beregne en meningsfylt enhetspris er til stede og området er egnet for en ny styringsmodell. Forutsetningen for god styring etter enhetskostnader er at det går an å sette prisen for tjenesten lik enhetskostnad multiplisert med estimert aktivitetsnivå. Rapporten beskriver videre det teoretiske grunnlaget bak enhetspris som styringsmodell med fordeler, ulemper og hvilke forutsetninger som må være til stede og hvilke kriterier man skal benytte for valg av tjenester som egner seg for styring etter enhetskostnader. Rapporten inneholder til slutt konklusjoner etter gjennomgangen, samt forslag til videre fremdrift. Dette forslaget er innbakt i prosjektplanen versjon 2.0. Konklusjoner etter forprosjektet Det finnes statistikker over enhetskostnader vi vil kunne sammenlikne oss med innenfor følgende områder: Barnehager (KOSTRA, nasjonale satser, private regnskap) Grunnskoler (KOSTRA, GSI) SFO (KOSTRA, GSI) Barnevern (KOSTRA, kun for selve hjelpetiltakene) Tjenester for funksjonshemmede (KOSTRA, men disse er dårlige) Sykehjem (KOSTRA, private regnskap) Hjemmetjenester (KOSTRA, eksterne priser, private regnskap) Kjøkken/vaskeri (Eksterne priser) NAV, inkl. tjenester for flyktninger (KOSTRA, NAVs egne målekort) Psykisk helsevern (KOSTRA, men disse er dårlige) Kommunal teknikk og Plan og miljø (Delvis - normer, andre kommuner) De fleste av kommunens områder egner seg for innføring av styring etter enhetskostnader, men noen områder har en så lav ressursbruk at det ikke ansees å være hensiktsmessig. Innenfor tiltak for funksjonshemmede, NAV og barnevern anses kompleksiteten ved en innføring å være høy og at selve saksbehandlingen på kort sikt virker lite egnet for styring etter enhetskostnader, men selve hjelpetiltakene burde kunne vurderes. Tjenester som er selvkostfinansiert egner seg heller ikke spesielt godt for oppfølging etter enhetskostnader, her bør andre styringsparametre benyttes for oppfølging av produktiviteten. De deler av virksomheten som ivaretas av sentral stab, og som kunne egnet seg, er allerede outsourcet til Fredrikstad kommune (lønn, regnskap, arkiv, ). Enheter som etter BDOs vurdering har pekt seg ut som gode kandidater i et pilotprosjekt er skolene og hjemmetjenester. I tillegg anbefales at det for byggesak utarbeides en styringsmodell hvor man foretar målinger av faktisk ressursbruk mot planlagt ressursbruk slik at den på sikt kan styres etter enhetskostnader som er standardiserte for tjenesten, eksempelvis et normativt antall dager gjennomsnittelig saksbehandlingstid. Prosjektet vil ta en selvstendig vurdering på valg av områder som skal velges ut til pilotprosjektet i samarbeide med ledelsen og de ansatte i berørte virksomheter. Fordelene med innføring av en styring etter enhetskostnader er primært at man får testet eget kostnadsnivå opp mot andre sammenlignbare virksomheter i kommunen, mot egen virksomhet over tid, mot andre kommuner eller private der hvor det er relevant. Videre gir en styring etter enhetskostnader en mulighet for en standardkost som kan benyttes til å dimensjonere budsjettet og følge opp de faktiske enhetskostnadene over tid. Utarbeidelse av budsjettet kan også gi et tydeligere ansvar mellom det politiske og det administrative ansvaret for dimensjonering og justering av budsjettet. Avvik mellom regnskap og budsjett kan måles i hhv effektivitetsavvik eller volumavvik. Innføring av styring etter enhetskostnader forutsetter ikke en bestiller-utfører modell. Det forutsetter heller ikke at man har eksterne sammenlikningsgrunnlag. Modellen er heller ikke nødvendigvis en erstatning for rammeoverføringer, da man godt kan overføre rammer til seksjonene mens en eller flere virksomheter kan styres etter enhetskostnader. Det er også mulig at deler av en tjeneste egner seg for styring etter enhetspriser, mens andre deler av tjenesten samtidig egner seg for rammestyring. For eksempel kan ledelsesressursen i en skole rammestyres, mens undervisningsaktivitetene ved samme skole styres etter enhetspriser. Møteinnkalling side 16 av 24

Forutsetningen for innføring av god styring etter enhetskostnader er imidlertid at det gir mening å måle enhetskostnader og aktivitet. Dersom virksomhetens ressursforbruk i liten grad varierer med aktivitetsnivået, gir styringsmodellen mindre mening. For å kunne innføre en ny styringsmodell bør man først gjennomføre et pilotprosjekt innenfor utvalgte tjenesteområder. Deretter må pilotprosjektet evalueres for å kunne beslutte om man skal opprettholde og/eller utvide dette styringssystemet med flere tjenesteområder. I pilotperioden bør man også i noen grad arbeide med å forberede de øvrige tjenesteområder som forprosjektet har identifisert å egne seg for styring etter enhetskostnader, i tilfelle man beslutter å utvide antall tjenesteområder for styringsmodellen etter evalueringen. Pilotprosjektet bør gjennomføres med følgende faser: 1. Forankring hos kommunens øverste ledelse, virksomhetsledere og ansatte i berørte virksomheter og blant tillitsvalgte. Utarbeidelse av en informasjons og involveringsplan. 2. Design av arbeidsprosesser. Tilpasse arbeidsprosesser i forhold til ny styringsmodell. Utarbeide nye regnskapsrapporter. 3. Beregning av enhetskostnader. Bestemme om enhetskostnader skal baseres på dagens kostnader for produksjon eller om enhetskostnadene skal bestemmes ut fra normative verdier hentet fra andre produsenter av tilsvarende tjenester. 4. Implementering. Ny styringsmodell tas i bruk for utvalgte enheter for budsjettåret 2013. Evaluering av modellen gjennomføres etter første tertialrapport i 2013. Det er ikke avdekket behov for betydelige investeringer i forbindelse med gjennomføringen av pilotprosjektet. Kostnadene vil i all hovedsak bestå av intern arbeidsinnsats og noe bruk av eksterne konsulenter. Kostnadsdrivere er forbundet med å fremskaffe sammenlikningsdata, endring av arbeidsprosesser og utvikling av disse, beregning av enhetskostnader basert på dagens regnskap, innføring av aktivitetsmålinger, kompetanseutvikling (særlig virksomhetsledere) og andre implementeringskostnader som prosjektledelse og bruk av eksterne konsulenter. De totale kostnadene vil avhenge av hvilke tjenester man velger ut i hhv pilotprosjekt og ved endelig implementering. De samlede økonomiske konsekvensene for gjennomføring av pilotprosjekt er beskrevet i den revidert prosjektplanen. Det er ikke laget estimat over effekten tiltakene vil ha på den samlede kommuneøkonomien, da dette først vil kunne måles på lengre sikt etter at tiltakene er iverksatt. Prosjektplan versjon 2.0 Prosjektplanen er revidert i forhold til den planen som ble vedtatt av Kommunestyret 25. mai 2011. Planen er korrigert for funnene gjort i forprosjektet. Fremdrift I tråd med tidligere prosjektplan og forprosjektrapporten, anbefales det å gjennomføre et pilotprosjekt før endelig beslutning om oppstart tas. Som en del av pilotprosjektet vil det velges ut hvilke områder som skal testes ut. En utvelgelse vil baseres på en kost/nytte vurdering. Pilotprosjektet vil følge opp virksomheter fra og med utarbeidelse av budsjett for året 2013 til og med første tertialrapport i 2013. Etter dette vil prosjektet utarbeide en evalueringsrapport og fremlegge en anbefaling for politisk behandling. En eventuell full innføring vil skje fra og med budsjettåret 2014. Prosjektets milepæler: MP1 Prosjektstart MP2 Prosjektplan Versjon 1 foreligger MP3 Konsulent til forprosjekt valgt MP4 Forprosjektrapport foreligger MP5 Prosjektplan Versjon 2 foreligger MP6 Oppstart pilotprosjekt MP7 Forslag til områder for pilotprosjekt foreligger MP8 Tertialrapport 2013-1 forligger MP9 Evalueringsrapport fra pilotprosjekt foreligger MP10 Oppstart nytt styringssystem MP11 Sluttrapport foreligger MP12 Prosjekt avsluttet 04.03.2011 26.04.2011 02.09.2011 07.11.2011 15.11.2011 16.12.2011 02.02.2012 14.05.2013 10.09.2013 01.01.2014 31.03.2014 24.04.2014 Møteinnkalling side 17 av 24

Økonomi Det ble bevilget 250.000,- til prosjektet i budsjettet for 2011. I tillegg er det innvilget 150.000,- i skjønnsmidler fra Fylkesmannen i Østfold for året 2011. Det vil bli søkt om et tilsvarende beløp for året 2012. Prosjektet er estimert til å ha et omfang på 2 185 timeverk for interne ressurser og 260 timeverk for eksterne ressurser. Med et tilskutt fra Fylkesmannen også i 2012 på 150.000,- vil alle prosjektets eksterne kostnader dekkes gjennom tidligere bevilgede øremerkede midler, tilskudd og momsrefusjon. Det er påløpt 160.000,- eks. MVA til forprosjektrapport. Kostnader (inkl MVA) Beløp i kr Forprosjekt ekstern leverandør 200 000 Pilotprosjekt ekstern leverandør (260 tv a 1 250,-) 406 250 Diverse reise- og møtekostnader 18 750 Interne lønnskostnader (2 185 tv a 620,-) 1 354 700 Sum 1 979 700 Finansiering Momsrefusjon (60%) 75 000 Andre tilskudd og refusjoner (Fylkesmannen 150 i 2011 + 150 i 2012) 300 000 Inndekkes gjennom øremerkede bevilgninger (budsjett 2011) 250 000 Inndekkes gjennom budsjettrammer (lønn) 1 354 700 Sum 1 979 700 Beslutningspunkter Ved et beslutningspunkt tar man stilling til om prosjektet skal fortsette som planlagt, om kursen skal endres, eller om prosjektet skal termineres. Et beslutningspunkt innebærer en vurdering av følgende forhold: Grad av måloppnåelse i forhold til plan, tid og ressurser. Er prosjektet tilfredsstillende organisert og under kontroll. Kritiske suksessfaktorer Har forutsetningene endret seg? Blir prosjektets hovedmål oppnådd? Prosjektplanen opererer med følgende beslutningspunkt: 1. Godkjenne prosjektplan versjon 1.0 og beslutte oppstart forprosjekt o Forutsetter at prosjektplan versjon 1.0 foreligger o Besluttes av kommunestyret 26. mai 2011 2. Godkjenne prosjektplan versjon 2.0 og beslutte oppstart av hovedprosjekt o Forutsetter at prosjektplan versjon 2.0 og rapport fra forprosjekt foreligger o Besluttes av kommunestyret 15. desember 2011 3. Beslutte områder som skal inngå i pilotprosjektet o Forutsetter at forslag fra prosjektet foreligger o Besluttes av prosjektets styringsgruppe februar 2012 4. Beslutte oppstart av ny styringsmodell o Forutsetter at evalueringsrapport fra pilotprosjekt foreligger o Besluttes av kommunestyret september 2013 5. Avslutte prosjektet o Forutsetter at sluttrapport foreligger o Besluttes av kommunestyret i april 2014 Vedlegg Konkurranseeksponering prosjektbeskrivelse versjon 2.0 (kortfattet) Rapport fra BDO, datert 7. november 2011. Forprosjekt konkurranseeksponering i Hvaler kommune. Fullstendig prosjektplan versjon 2.0 (19 sider) kan lastes ned fra kommunens hjemmeside www.hvaler.kommune.no eller bestilles tilsendt fra formannskapssekretæren. På hjemmesiden velges politikk og demokrati, deretter aktuelt utvalg og vedlegg til aktuell møteinnkalling. Møteinnkalling side 18 av 24

Innkomne merknader I henhold til hovedavtalens formål (2. avsnitt) er tidlig involvering av de ansatte og deres organisasjoner avgjørende for et godt resultat når omstillinger og reformer skal gjennomføres. Det er avgjørende for et godt resultat at de ansatte og deres organisasjoner involveres så tidlig som mulig når omstillinger og reformer skal gjennomføres. Tjenester av god kvalitet og tilpasset brukernes behov forutsetter gode prosesser og medvirkning. Hovedavtalen skal gjennom ordningen med tillitsvalgte gi arbeidstakerne reell innflytelse på hvordan arbeids plassen skal organiseres, og hvordan arbeidsmetodene skal utvikles, slik at dette bidrar til en fleksibel og brukervennlig tjenesteyting. Det henvises også til Hovedavtalens Del B, 1-1 og 1-4. Del B Kommuner og fylkeskommuner, herunder kommunale og fylkes kommunale foretak, jf. kommuneloven kap. 11 1 Formål, samarbeid og medbestemmelse 1-1 Formål Hovedavtalen skal innenfor rammen av det lokalpolitiske demokrati bidra - gjennom godt samarbeid, medbestemmelse og medinnflytelse - til en omstillingsdyktig og serviceinnstilt kommunesektor til beste for innbyggerne. Målet er gjennom videreutvikling av kommunesektoren å gi tjenester av høy kvalitet, skape trygge arbeidsplasser med meningsfylt arbeid og et godt arbeidsmiljø. Partene er enige om at godt samarbeid mellom arbeidsgiver og de til satte og deres organisasjoner er en forutsetning for å få dette til. Evnen til åpen dialog og vilje fra begge parter vil i stor grad være avgjørende for om man lykkes. 1-4 Omstilling og utvikling Målsettingen med omstillingsarbeid er å gi innbyggerne best mulig service ved å oppnå høyest mulig kvalitet og forbedret faglig standard på tjenestene ved riktig bruk av økonomiske, menneskelige og politiske ressurser. Det er partenes forutsetning at omstillingsarbeid tar utgangspunkt i virksomhetens behov for utvikling og skal medvirke til å gjøre offentlig virksomhet konkurransedyktig så vel faglig som økonomisk. Dette stiller krav til ledere på alle nivå om et særlig ansvar og til medarbeiderne om å ta et medansvar for videreutvikling av virksomheten. Forprosjektrapporten ble oversendt kommunens tillitsvalgte den dagen denne forelå. Innholdet i den reviderte prosjektplanen ble fremlagt for kommunens tillitsvalgte i et møte 14. november 2011. Her fremkom følgende merknader: Organisasjonen er belastet med mange samtidige omstillingsprosesser. Det er en bekymring i forhold til om det finnes kapasitet også til dette prosjektet. Det må gjennomføres en prioritering mellom ulike tiltak. Ved fastsettelse av enhetskostnader for de ulike tjenester, er det viktig at alle forhold blir belyst gjennom en bred deltagelse av involverte ansatte. Det er også viktig at enhetskostnaden inkluderer ulike uventede forhold som normalt dukker opp i utøvelse av tjenesten, eller i det minste har en løsning på hvordan uventede hendelser skal behandles ved måling av reell oppnådd enhetskostnad. Det vil være viktig å finne riktig tidspunkt for justering av enhetskostnader, da dette i høy grad er basert på reelle lønnskostnader som fastsettes gjennom flere forhandlingsrunder. Hjemmelsgrunnlag Kommunestyrets vedtak i sak 39/11, i møte 26.05.2011 Vurdering Begrepet konkurranseeksponering må ikke blandes med konkurranseutsetting. Konkurranseeksponering vil slik som det er definert i dette prosjektet innebære å styre etter enhetskostnader. Styring etter enhetskostnader representerer en styringsmodell, og er ikke en forfase til konkurranseutsetting. Riktignok vil kommunen være bedre rustet til en senere konkurranseutsetting etter en tid med denne styringsmodellen. Konkurranseeksponering vil innebære en innføring av mer bedriftsnær økonomi- og produksjonsoppfølging. En hver tjenesteproduserende virksomhet vil ha nytte Møteinnkalling side 19 av 24

av å kjenne sitt kostnads- og aktivitetsnivå, og sin effektivitet. En styringsmodell basert på enhetskostnader vil gi bedre kjennskap til dette enn tradisjonell rammestyring. Formålet med å styre etter enhetskostnader kan blant annet være følgende: Teste eget kostnadsnivå mot andre Dimensjonere budsjettet etter volum multiplisert med enhetskostnad Følge opp egne kostnader over tid Ryddigere skille mellom det politiske og det administrative ansvaret. Aktivitetsnivå er et politisk ansvar, mens effektiviteten er virksomhetens ansvar. Styring etter enhetskostnader vil naturlig sette fokus på effektivitet, det er derfor ekstra viktig at enhetskostnadene beregnes basert på en nevner som uttrykker et sammenlikningsgrunnlag for effektivitet. KOSTRA-analyser er utilstrekkelige som grunnlag for effektivitetsvurderinger, og gir i beste fall indikasjoner på høy eller lav ressursbruk. For eksempel vil det at en kommune som benytter mer ressurser pr barnehageplass enn en annen kunne forklares ved både effektivitet, kvalitet og kostnadsfaktorer. En kommune som ligger høyt kan argumentere for at de prioriterer mer til sektoren, mens en annen kommune kan hevde at de prioriterer like godt, men er mer effektive en den første kommunen. Det må etableres kriterier som bør eller må være oppfylt for at en kommunal tjeneste skal kunne egne seg etter en styringsmodell basert på enhetskostnader: 1. Det må være mulig å etablere et meningsfylt enhetsbegrep for tjenesten. 2. Kostnadsstrukturen i tjenesten må være slik at det er mulig å henføre kostnadene til produksjon av enhetene (innslag av variable kostnader til enhetene som produseres). 3. Det bør helst være mulig å kontrollere kostnadsnivået eksternt. Alternativt kan kommunen sammenlikne seg med egne historiske kostnadstall. 4. System med prosedyrer og verktøy (manuelle eller IT-baserte) for registrering og rapportering av produserte enheter. Fremlagte prosjektplan innebærer gjennomføring av et pilotprosjekt før endelig beslutning fattes. Gjennomføringen av pilotprosjektet vil bli krevende og omfattende for de deler av organisasjonen som velges ut for omlegging av styringsmodell. Det er derfor avgjørende at et valg av tjenesteområder er basert på en kost/nyttevurdering og at det gjennomføres en involvering av berørte virksomhetsledere, ansatte og deres tillitsvalgte i dette valget. Prosjektplanen legger opp til dette. Etter at pilotprosjektet er gjennomført, vil de politiske organer gis mulig til å fatte en endelig beslutning på om modellen skal videreføres på pilotprosjektets utvalgte områder, utvides til nye områder eller om man skal fortsette med dagens rammestyring. Prosjektets kostnader vil i første rekke være basert på å prioritere bruk av interne ressurser til dette arbeidet fremfor andre prioriterte oppgaver. På kort sikt vil det ikke være mulig å beregne effekten av ny styringsmodell. På lengre sikt vil modellen, gjennom økt fokus på enhetskostnader, kunne bidra til å effektivisere ressursbruken. Konklusjoner Forprosjektrapporten gir etter rådmannens mening en klar indikasjon på at innføring av en ny styringsmodell basert på styring etter enhetskostnader kan være fornuftig innenfor deler av vår tjenesteproduksjon. Det bør derfor gjennomføres et pilotprosjekt som beskrevet i prosjektplanen for å teste og evaluere dette innenfor et begrenset område av organisasjonen. Forprosjektrapporten er også tydelig på hvilke områder som trolig er lite egnet for denne styringsmodellen. Kost/nytte vurderingen som vil gjennomføres i pilotprosjektet vil, sammen med evalueringen, gi kommunen et nyttig verktøy for videre prioritering av nye omstillingstiltak i kommunen. Det er ikke avdekket behov for investeringer utover kostnadene knyttet til forprosjektrapport, ekstern konsulent og interne lønnskostnader. Kostnadene dekkes av øremerkede midler i budsjettet for 2011, skjønnsmidler fra Fylkesmannen og lønnskostnader over ordinære budsjettrammer. Gjennomføring av prosjektet vil kreve prioritering av prosjektet fremfor andre oppgaver for personer som involveries i prosjektet fra virksomhetene. Møteinnkalling side 20 av 24