DET SAMFUNNSVITENSKAPELIGE FAKULTET Til: Fra: Sakstype: Fakultetsstyret Fakultetsdirektøren Orienteringssak Saksnr: O-SAK 1 Møtedato: 21. mars 2013 Notatdato: 12. mars 2013 Saksbehandler: Økonomiseksjonen ved Terje Hegge Sakstittel: Økonomirapport for 3. tertial I. Innledning Denne rapporten inneholder en vurdering av fakultetets økonomiske status pr 3. tertial. Fakultetet har i styrket sin økonomiske stilling og lagt et godt fundament for å kunne realisere de faglige ambisjonene som ligger i strategisk plan for perioden 2011-2020. Det er etter det fakultetsledelsen er kjent med ingen vesentlige usikkerhetsmomenter i regnskapet, og aktivitetene er i hovedsak gjennomført som planlagt. II. Vurdering av økonomisk status Den økonomiske situasjonen for fakultetet som helhet er god. Fakultetet overførte ved 3. tertial et akkumulert resultat på 32,3 mill. kroner ubrukte midler i basisvirksomheten. Totale ubrukte midler som overføres inkludert prosjektvirksomheten er 82,9 mill. kr. et for viser at SVfakultetet har styrket sin økonomiske stilling og har samlet sett en noe bedret økonomisk situasjon sammenlignet med foregående regnskapsår. 1
Forklaring til tabeller: Inntekter føres med negativt fortegn og kostnader føres med positivt fortegn. Inntekter + Kostnader er lik resultat. Tabell 1 og 2 er nye, og er ment å gi et bedre bilde av totalvirksomheten ved fakultetet. Kostnadene både for basisvirksomhet og prosjektvirksomhet er med, og reflekterer den totale aktiviteten. Inntektene for prosjektene er periodisert lik påløpte kostnader koblet til prosjekter. Tabell 5 viser de ubrukte midlene også for prosjekter. Tabell 1. Artsrapport totalvirksomheten Tall i tusen kroner 2011 Budsjett Avvik Budsjett- Oppdatert prognose Overført fra i fjor -18 463-30 052-30 052-30 790 Basis-inntekter -354 121-372 113-363 194 8 918-366 624 NFR-inntekter -47 920-57 700-50 439 7 261-62 625 EU-inntekter -5 076-3 305-1 952 1 353-4 262 Andre prosjektinntekter -22 568-26 681-11 647 15 034-19 007 Sum inntekter totalt -429 686-459 799-427 232 32 566-452 519 Personalkostnader 321 213 358 646 333 465-25 181 350 530 Investeringer 5 395 7 300 4 730-2 570 4 890 Andre driftskostnader 45 091 44 691 42 703-1 988 47 334 Internhusleie 46 397 46 932 47 166 235 47 113 Sum kostnader totalt 418 096 457 569 428 064-29 505 449 868 Isolert resultat -11 590-2 229 832 3 061-2 651 Resultat inkl overført fra i fjor -30 052-32 281-29 220 3 061-33 441 Tabell 2. Ubrukte midler UBRUKTE MIDLER: Bevilgning -32 281 Oppdrag -1 303 Bidrag -49 291 Totale ubrukte midlene: -82 875 A. Basisvirksomhet (bevilgningsfinansiert virksomhet, post 50) Resultatregnskapet for fakultetets basisvirksomhet viser ved utgangen av et samlet positivt akkumulert resultat på 32,3 mill. kroner. Sammenlignet med opprinnelig budsjett for innebærer resultatet et positivt avvik på 3 mill. kr. På enhetsnivå er det i særlig grad Psykologisk institutt, Institutt for statsvitenskap og Økonomisk institutt som har et vesentlig handlingsrom. På bakgrunn av dialog med de angjeldende enhetene er det laget en tiltaksplan for disponering av ubrukte midler. Denne tiltaksplanen er knyttet opp mot langtidsprognosen. I all hovedsak er innholdet i denne planen fulgt i. Fakultetsadministrasjonen og ARENA overfører store negative resultat. Også disse 2 enhetene har planer for budsjett i balanse i langtidsperioden, og følges tett opp.
Inntektene til fakultetet ble 5,4 mill. kr større enn budsjettert. Hovedgrunnen til dette er tekniske avvik i forbindelse med ny prosjektaktivitet og prosjektavslutninger. Dette inkluderer en ekstrabevilgning under KD-inntekter som derfor viser en merinntekt. Disse korresponderer dermed med tilhørende kostnader. Reelle inntekter har kommet inn som budsjettert. Personalkostnadene er totalt sett 2,6 mill. kr høyere enn budsjettert. Hovedgrunnen til dette er økte fastlønnskostnader ved Fakultetsadministrasjonen og ISS i forhold til budsjett. Øvrige avvik fra budsjett er i stor grad av regnskapsteknisk karakter. Andre driftskostnader har et underforbruk på 1,6 mill. kr. Dette bør sees i sammenheng med investeringer, som har et overforbruk på 2 mill. kr. Skillet mellom disse to postene er ikke nødvendigvis klart under budsjettering, og vi velger derfor å se dem i sammenheng. Et overforbruk på 400.000 kr samlet på disse postene er minimalt. Tabell 3. Artsrapport basisvirksomheten Tall i tusen kroner Budsjett Avvik Budsjett- Oppdatert 2011 prognose Overført fra i fjor -18 463-30 052-30 052-30 790 KD bevilgning -349 381-363 918-361 185 2 733-362 600 Overheadinntekter -16 030-21 458-18 062 3 396-20 688 Egenandel til bidragsprosjekter 14 993 26 293 20 191-6 102 25 023 Andre inntekter -4 091-7 414-2 009 5 405-2 816 Sum inntekter totalt -354 508-366 497-361 065 5 432-361 081 Personalkostnader 264 875 284 154 281 558-2 596 281 024 Investeringer 4 979 6 582 4 530-2 052 4 690 Andre driftskostnader 27 824 27 510 29 107 1 597 27 836 Internhusleie 45 879 46 642 46 701 59 46 671 Avsluttede prosjekter -638-622 622-1 208 Sum kostnader totalt 342 919 364 268 361 897-2 371 359 013 Isolert resultat -11 589-2 229 832 3 061-2 068 Resultat inkl overført fra i fjor -30 052-32 281-29 220 3 061-32 858 Fakultetsadministrasjonen FakAdm overførte et overforbruk på 8,4 mill. kr. til 2013, noe som er 2,2 mill. kr mer enn budsjettert. Hovedårsaken er uavklart finansiering av to stillinger som ble overført fra enhetene til FakAdm i. Det var budsjettert 844.000 kr i inntekt i sammenheng med overføringen av disse stillingene, men midlene ble ikke overført. I tillegg ser vi at lønnsutgifter, spesielt til Ex.Fac er høyere enn budsjettert. Det har også vært noe økte driftsutgifter i sammenheng med økningen i antall ansatte, spesielt ekstrautgifter i forbindelse med omorganisering av IT-funksjonen. Tabell 4. Artsrapport basisvirksomheten fakultetsadministrasjonen 3
Tall i tusen kroner 2011 Budsjett Avvik Budsjett- Oppdatert prognose Overført fra i fjor 6 767 7 208 7 208 7 208 KD bevilgning -53 207-55 091-56 180-1 089-55 935 Andre inntekter -836-747 -800-53 -800 Egenandel til bidragsprosjekter 4 1-1 12 Overheadinntekter -57-567 567-218 Sum inntekter totalt -54 096-56 404-56 980-575 -56 941 Personalkostnader 33 384 35 349 34 599-750 34 253 Investeringer 820 1 394 1 120-274 1 120 Andre driftskostnader 2 992 3 181 2 561-620 2 633 Internhusleie 17 340 17 705 17 706 1 17 706 Sum kostnader totalt 54 536 57 629 55 986-1 643 55 712 Isolert resultat 440 1 225-994 -2 219-1 229 Resultat inkl overført fra i fjor 7 208 8 433 6 214-2 219 5 978 Det vises i tillegg til spesifisert regnskapsoversikt pr enhet (vedlegg 1), samt ledelseskommentarer til regnskapet (vedlegg 3). B. Eksternfinansiert virksomhet (bidrags og oppdragsfinansierte prosjekter) Fakultetets eksterne prosjektportefølje har økt, og bestod ved utgangen av av til sammen 131 aktive eksternt finansierte prosjekter. Totalt 40 prosjekter ble avsluttet i løpet av regnskapsåret, mens det i samme periode var en tilgang på 53 nye prosjekter. De totale regnskapsførte kostnadene for prosjektporteføljen beløp seg til om lag 115 mill. kroner. NFR er vår klart største eksterne bidragsyter og står for vel 68 % av de samlede eksterne prosjektinntektene. et viser at både inntekter og utgifter er langt større enn budsjettert pga nye prosjekter som har kommet til i løpet av året. Fakultetets eksterne prosjektportefølje overførte 51 mill. kr i akkumulerte ubrukte midler til 2013. Dette er i sin helhet bundne midler. Aktiviteten i prosjektene går i hovedsak som planlagt. Det er i løpet av året lagt inn mye ressurser på å øke presisjonen og kvaliteten i budsjett- og prognosearbeidet, og dette vil fortsatt være høyt prioritert også i 2013. SV-fakultetet er med på et pilotprosjekt i regi av UiO sentralt for å styrke økonomioppfølgingen av eksternt finansierte prosjekter. Omfanget av den eksternt finansierte virksomheten har i økt betydelig sammenlignet med tidligere år. Dette sees i tabell 5. Av særskilt interesse er at fakultetet i har blitt tildelt både et Advanced Grant fra European Research Council (ERC) på 2,2mill. og et Starting Grant på 1,5 mill.. I tillegg ble senteret Oslo Fiscal Studies startet opp på Økonomisk institutt. Dette senteret har et totalomfang på 32 mill. kr og er finansiert av Norges Forskningsråd. Tabell 5. Artsrapport Bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet 4
Tall i tusen kroner 2011 Budsjett Avvik Budsjett- Oppdatert prognose Overført fra i fjor -28 642-33 115-33 115-31 517 NFR-inntekter -47 498-67 275-42 972 24 303-72 931 EU-inntekter -2 080-15 319-376 14 943-12 517 Andre prosjektinntekter -31 160-23 439-17 883 5 556-22 501 Egenandel -14 993-26 443-17 342 9 101-23 135 Sum inntekter totalt -95 732-132 476-78 573 53 903-131 084 Personalkostnader 56 338 74 492 51 907-22 585 69 506 Investeringer 228 404 200-204 200 Andre driftskostnader 17 973 17 784 14 060-3 724 19 940 Overheadkostnad 16 019 21 486 15 224-6 262 19 384 Avsluttede prosjekter 713 831-831 Sum kostnader totalt 91 270 114 997 81 391-33 606 109 030 Isolert resultat -4 462-17 480 2 818 20 297-22 054 Resultat inkl overført fra i fjor -33 103-50 595-30 298 20 297-53 570 Det vises i tillegg til spesifisert regnskapsoversikt pr enhet (vedlegg 2). C. Avsetninger og ubrukte midler Totalregnskapet for fakultetet, dvs. summen av bevilgningsfinansiert og bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet, viser at fakultetet ved utløpet av hadde til sammen 82,9 mill. kroner i ubrukte midler mot tilsvarende 63,2 mill. kroner ved utgangen av 2011. Av disse totale avsetningene pr 31.12. er kr 32,3 mill. kroner knyttet til basisvirksomheten, mens de resterende (50,6 mill. kroner) knytter seg til bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet. Avsetningene i basisvirksomheten knytter seg i hovedsak til utsatt rekruttering i vitenskapelige stillinger. Vedtaksforslag: Fakultetsstyret tar regnskapsrapporten pr 3. tertial til etterretning. Vedlegg: 1. soversikt pr enhet (Basisvirksomhet) 2. soversikt pr enhet (Bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet) 3. Ledelseskommentar til regnskapet 5
Vedlegg 1, resultatoversikt per enhet med kommentarer, Basisvirksomhet tall i tusen kr 2011 Budsjett Avvik Budsjett- Oppdatert prognose 170002 Fakultetsstyret ufordelte midler -9 045-9 281-4 951 4 330-8 957 170010 Fakultetsadministrasjonen 7 208 8 433 6 214-2 219 5 978 170020 Sommerskole i komparative metoder 638 793 891 98 836 170030 Childwatch 712 442 719 277 170100 Senter for teknologi, innovasjon og kultur 189-1 693 1 586 3 279-1 755 170400 ARENA Senter for europaforskning 1 270 4 300-1 984-6 284 1 642 170500 Psykologisk institutt -13 663-16 423-12 878 3 545-14 052 170600 Økonomisk institutt -8 536-9 242-9 228 14-7 875 170610 ESOP -1 322 519-1 310-1 828 171 170700 Institutt for sosiologi og samfunnsgeografi -2 004-5 296-2 876 2 420-2 218 170800 Institutt for statsvitenskap -7 020-7 308-7 129 179-8 130 170900 Sosialantropologisk institutt 1 521 2 477 1 727-750 1 501 Akkumulert resultat -30 052-32 281-29 220 3 061-32 858 ARENA Senteret har et stort avvik mellom budsjett og regnskap som skyldes forsinkelser i overføringer fra prosjekt til basisøkonomien. Aktiviteten har ellers forløpt som beskrevet i forrige prognose. Psykologisk institutt Avvik mellom budsjett og regnskap skyldes forsinkelse i en stor faktura for (1,3 mill.) som ikke ble bokført før i 2013 samt høyere offentlige refusjoner enn ventet. Institutt for sosiologi og samfunnsgeografi Instituttet overfører et større resultat enn ventet pga høyere inntekter fra prosjekter enn ventet. Sosialantropologisk institutt Instituttet overfører et større overforbruk enn ventet pga. forsinkelser i bokføring av prosjektaktivitet. Dette vil bli ordnet i 2013 Fakultetsstyret Avvik mellom budsjett og regnskap skyldes ekstra inntekter i forbindelse med avslutning av NFRdelen av småforskmidlene. Disse er fordelt i 2013 som friske småforskmidler til enhetene. Fakultetsadministrasjonen Se eget avsnitt side 3. Vedlegg 2, resultatoversikt per enhet, Bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet 6
tall i tusen kr 2011 Budsjett Avvik Budsjett- Oppdatert prognose 170002 Fakultetsstyret ufordelte midler -1 517-432 -1 342-910 -1 342 170010 Fakultetsadministrasjonen -3 438-1 460-3 622-2 162-4 623 170030 Childwatch -1 598-1 598-1 598 170100 Senter for teknologi, innovasjon og kultur -2 323-3 152-2 364 788-5 400 170400 ARENA Senter for europaforskning 3 173-5 390 3 597 8 987-2 839 170500 Psykologisk institutt -10 384-11 709-9 283 2 426-9 669 170600 Økonomisk institutt -856 111-1 071-1 182-2 836 170610 ESOP 550-1 230 1 473 2 703-1 686 170700 Institutt for sosiologi og samfunnsgeografi -9 858-14 833-11 368 3 465-9 482 170800 Institutt for statsvitenskap -4 639-5 707-3 429 2 279-7 839 170900 Sosialantropologisk institutt -2 213-6 793-1 290 5 502-7 854 Akkumulert resultat -33 103-50 595-30 298 20 297-53 570 7
Vedlegg 3 Ledelsesvurdering 3. tertial 1. Innledning Fakultetet har i styrket sin økonomiske stilling og lagt et godt fundament for å kunne realisere de faglige ambisjonene som ligger i strategisk plan for perioden 2011-2020. Det er etter det fakultetsledelsen er kjent med ingen vesentlige usikkerhetsmomenter i regnskapet, og aktivitetene er i hovedsak gjennomført som planlagt. Fakultetet vil få et ytterligere økt handlingsrom i perioden frem mot 2017 grunnet store resultatinntekter knyttet til EU-prosjekter. Planer for utnyttelsen av dette handlingsrommet er prioritert arbeid i 2013. Fakultetets studentoppfølgingstiltak er samlet under begrepet PLUSS. Egen informasjonsside er opprettet: http://www.sv.uio.no/studier/pluss/index.html StudiestartPLUSS og karrierepluss er tilbud for alle nye bachelorstudenter. Mentorordningen er innført på utvalgte BA-program som en prøveordning. 2. Vurdering av status a. Studiekvalitet 1. Gi en kortfattet oppsummering av status og utfordringer på studiekvalitetsfeltet ved fakultetet, spesielt i lys av det økte handlingsrommet som ligger i det reviderte kvalitetssystemet (jf. O-sak 2 i universitetsstyremøtet 4. desember ). Dette vil være et viktig grunnlag ifm. NOKUTs evaluering av kvalitetssystemet i 2013. Fakultetet har innen fristen 31.12. revidert og publisert Kvalitetssystemet på web i henhold til bestillingen fra UiO sentralt og som en forberedelse til et evt. NOKUT besøk i 2013. Sjeldnere evalueringsfrekvens er innført, men det er for tidlig å se om dette gir økt handlingsrom og hva dette evt. handlingsrommet bidrar til. Fakultetet noterer seg at det er minst fleksibilitet i evalueringsfrekvensen på emnenivå. Kvalitetssystemet krever periodisk emneevaluering første og andre gang emnet tilbys, deretter minimum hvert sjette år. Denne evalueringen ser vi som en utfordring, fordi motivasjonen blant de ansatte til å gjennomføre evalueringene er lav. Evalueringen innebærer mye arbeid særlig for de emneansvarlige, og nytteverdien av denne evalueringen er ikke opplagt. Emneansvarlige evaluerer stadig egen undervisning uavhengig av kvalitetssystemet. Vi ser også koblingen mellom tertialrapporteringen og kravet om årlig underveisevaluering av program som en utfordring. Hvordan skal koblingen foregå i praksis med tanke på årshjulet for virksomhetsstyringen og innholdet i tertialrapporteringen? 2. Angi potensiell studiekapasitetsøkning for fakultetet. Kunnskapsdepartementet ønsker oversikt over antall studieplasser, knyttet til fagområder, som institusjonen kan øke kapasiteten med på kort sikt (høsten 2013). I vurderingene skal det legges til grunn en 60/40 prosent finansiering av nye studieplasser i tråd med gjeldende finansieringssystem, samt gjeldende budsjettnivå og infrastruktur. For følgende studieprogram er en studiekapasitetsøkning mulig allerede for høsten 2013. I tilfelle økning så snart, ber fakultetet om å få endelig beskjed om dette senest i begynnelsen av april slik at instituttene kan ta 8 høyde for ekstra seminargrupper, veiledning osv. i vårens undervisningsplanlegging. Fakultetet forutsetter at finansieringen er varig for de nye studieplassene.
Studieprogram Dagens ramme Økning i studieplasser Total Årsenheten i statsvitenskap 40 20 60 Bachelorprogram Internasjonale studier 60 20 80 Masterprogram TIK/ESST 30 5 35 Masterprogram psykologi 55 5 60 Masterprogram Organisasjon, ledelse og arbeid 30 5 35 3. Læringsmiljøutvalget skal holdes orientert om klager som institusjonen mottar fra studenter vedrørende læringsmiljøet, jf. universitets- og høyskoleloven 4-3. Gi en kortfattet oversikt over omfanget av klagesaker og varslinger fakultetet har mottatt på det fysiske og psykososiale læringsmiljøet. Fakultetet har desember mottatt en klage på formelle feil ved eksamen i emnet SOS1000. Klagen gikk ut på at en student følte seg diskriminert av en eksamensvakt under eksamen. Fakultetet har fulgt opp saken ved å ha møte med studenten, arrangere ny eksamen i emnet og sagt opp eksamensvakten. Fakultetet har ikke mottatt verken klagesaker eller varslinger på det fysiske læringsmiljøet. Institutt for sosiologi og samfunnsgeografi melder at de ikke har mottatt noen formelle klager på læringsmiljøet, men noen studenter har uttalt at de ikke er helt fornøyde med inneklima og lesesalsmøbler. Psykologisk institutt har i mottatt flere klager på det fysiske læringsmiljøet i seminarrom 2 og 3 samt i auditorium 2 i Harald Schjelderups hus. Saken er oversendt Teknisk avdeling for videre oppfølging. Utfordringen er at alle større utbedringer må håndteres i dialog med Statsbygg. PSI kommer til å følge opp denne saken videre i 2013. b. Status for den økonomiske situasjonen et for viser at fakultetet samlet sett har en uendret økonomisk situasjon sammenlignet med 2011. Basisvirksomheten viser et samlet positivt akkumulert resultat 32 mill.kr og det samsvarer rimelig godt med resultatprognose fra 2. tertial på samlet 29 mill. kr. Sammenlignet med opprinnelig budsjett for innebærer resultatet et positivt avvik på 3 mill. kr. På enhetsnivå er det i særlig grad Psykologisk institutt, Institutt for statsvitenskap og Økonomisk institutt som har et vesentlig handlingsrom. På bakgrunn av dialog med de angjeldende enhetene er det laget en tiltaksplan for disponering av ubrukte midler. Denne tiltaksplanen er knyttet opp mot langtidsprognosen. Fakultetsadministrasjonen og ARENA overfører store negative resultat. Også disse enhetene har planer for budsjett i balanse, og følges tett opp. For de øvrige enhetene ved fakultetet er det ingen større avvik av spesiell betydning. Samlet anses fakultetets handlingsrom dvs muligheter til å frigjøre midler for ønskede formål å være uendret ved inngangen til 2013 i forhold til det den var ved inngangen til. Akkumulert vil SV ha et overskudd på om lag 16 millioner kroner ved inngangen til 2014 som øker til et akkumulert overskudd på 46,5 millioner i 2017. Grunnen til at akkumulert ubrukte midler øker i perioden frem til 2017 er økte inntekter til flere studieplasser på PSI og spesielt økte resultatinntekter for tildelte EU-prosjekter. Fakultetet prioriterer nå planarbeid for å utnytte dette økte handlingsrommet i tråd med strategisk plan i perioden. 9
Prosjektvirksomheten viser et samlet positivt akkumulert resultat på 50,6 mill.kr. Prognosen for (levert ØPA 14.12.12), som ligger til grunn for budsjettering av 2013, lå på 53,8 mill. Aktiviteten i prosjektene går i hovedsak som planlagt. Det er i løpet av året lagt inn mye ressurser på å øke presisjonen og kvaliteten i budsjett- og prognosearbeidet, og dette vil fortsatt være høyt prioritert også i 2013. Fakultetet er pilot i UiOs IHR-prosjekt innen dette området Omfanget av den eksternt finansierte virksomheten målt i kostnader har i vært 25 % større enn i 2011. Verdt å bemerke er at fakultetet fikk innvilget et Advanced Grant og et Starting Grant fra European Research Council ved henholdsvis Økonomisk institutt og Psykologisk institutt. Videre ble det etablert et nytt senter for offentlig økonomi tilknyttet Økonomisk institutt, Oslo Fiscal Studies (OFS). c. Vurdering av vesentlige usikkerhetsfaktorer Budsjettet viser et akkumulert resultat på 46,6 mill. kr ved utløp av langtidsperioden og viser at fakultetet som helhet får et ytterligere økt handlingsrom i perioden. Grunnen er økte inntekter pga. flere tildelte studieplasser inne profesjonsstudiet i psykologi og, ikke minst, økte resultatinntekter som følge av tildelte EU-prosjekter. Flere enheter har allerede mye ubrukte midler, og det blir nå enda viktigere å følge opp iverksatte tiltak for å øke aktiviteten, samt vurdere å iverksette flere. En vesentlig usikkerhetsfaktor er om fakultetets økte inntekter fra EU og andre eksterne finansiører vil vedvare på samme nivå utover i perioden eller om vi ser en midlertidig topp. Det er vanskelig på nåværende tidspunkt å si noe om effekten av prosessen Internt handlingsrom. Selv om det er et uttalt mål at antall ansatte i teknisk/administrative stillinger skal reduseres, så budsjetterer vi med å opprettholde antall ansatte i perioden frem til 2017. Dato: 31. januar 2013 Fanny Duckert Dekan Gudleik Grimstad Fakultetsdirektør 10