DET SAMFUNNSVITENSKAPELIGE FAKULTET

Transkript

1 [Type text] DET SAMFUNNSVITENSKAPELIGE FAKULTET Til: Fakultetsstyret 29/11) Fra: Fakultetsdirektøren Sakstype: Vedtakssak Saksnr: O-SAK 2 Møtedato: Notatdato: Saksbehandler: Økonomiseksjonen Rapport andre tertial 2013 I Innledning Denne rapporten inneholder en økonomirapport for 2. tertial 2013, ny prognose for 2013 og revidert langtidsprognose. Fakultetet har avholdt møter med ledelsen ved underliggende enheter for å sikre fullstendig oppdatering av ny budsjettrelevant informasjon og for å få ledelsens vurdering av hver enkelt enhets økonomiske situasjon, utfordringer og risikoer. Disse møtene og regnskapsresultatene per danner grunnlaget for fakultetets økonomiske vurderinger. III Vurdering av økonomisk status pr 31. august 2013 Totalsituasjonen er i stor grad uendret siden 1.tertial og hovedutfordringen for fakultetet er å tilpasse aktiviteten til handlingsrommet. Fakultetets enheter fortsetter arbeidet med å øke aktiviteten, og langtidsprognosen viser at det økonomiske grunnlaget for å gjøre dette er tilstede. Fakultetets resultat etter andre tertial viser et merforbruk på 2,249 mill. kroner ift. Budsjett. Dette skyldes en teknisk feilføring av endringer i internhusleien fra UiO. Situasjonen har endret seg lite siden rapport for 1. tertial, og prognosen for året er endret med kun kr siden 1.tertial. I forhold til årsbudsjettet er prognosen endret med 8,3 mill. kr. ARENA Senteret har kommet i en anstrengt økonomisk situasjon. Ingen av tre større søknader til EU fikk tilslag i år, og estimerte inntekter for 2013 og 2014 må derfor justeres ned med 2 mill. kr hvert år. I tillegg har det innvilgede NFR-prosjektet EURODIV fått utsatt oppstart av NFR til desember 2013 istedenfor juli ARENA vil ta initiativ til å lage en langtidsplan for eventuell kostnadsreduksjon i samarbeid med fakultetsledelsen. Forutsetningene for iverksettelse av en slik kostnadsreduksjon må også avklares. Dette vil inngå i budsjettarbeidet for ARENA for For øvrig foregår det et intensivt søknadsarbeid på senteret, og minimum 4 større søknader til EU samt mange mindre søknader til diverse finansieringskilder vil bli sendt i løpet av det nærmeste året. 1

2 IV Basisvirksomhet UNIVERSITETET I OSLO Fakultetet har etter andre tertial et regnskapsmessig akkumulert underforbruk på 22,9 mill. kr. Mot 32 mill.kr. ved inngangen av året. Dette avviker 2,2 mill. kr fra budsjett. Det reelle underforbruket er på kr. 26,3 mill.kr.(se nærmere forklaring i avsnitt om internhusleie). Basisvirksomheten er tilført 1,3 mill. kr som følge av redusert egenandel til prosjekter i forbindelse med konvertering av prosjekter til ny totalregnskapsføring(dette er også beskrevet i rapport pr. 1.tertial.). ISS var den av enhetene hvor konsekvensen av konverteringen ble størst, med en overføring på 2,3 mill.kr. fra prosjekt til basis i Personalkostnadene er kr lavere enn budsjett. Dette gjenspeiler at aktivitetsnivået totalt er på planlagt nivå. Driftsutgiftene er i 2,2 mill. kr. lavere enn budsjettert. Sammenlignet med 1. tertial i 2013 er kostnadene 1,4 mill. kroner høyere. Totalt er prognosen oppjustert med 2,2 mill. kroner. Dette skyldes i hovedsak oppjustering av jubileumsbudsjettet med 1,5 mill. kroner, i tillegg er det mindre justeringer fordelt på enhetene. Avviket mellom budsjett og regnskap skyldes i stor grad omleggingen av internhusleie for 2013 fra Eiendomsavdelingen. Informasjon om dette kom etter styrets vedtak om fordeling Endringen er på ca. 10 mill.kr. Avvikene synliggjøres både på inntektssiden og utgiftssiden. Virkningen på resultatet skal være null ved årsslutt. Prognosen for 2013 på basis er endret med 8,3 mill. kr, og viser at fakultetet vil overføre 22,3 mill. kr i ubrukte midler til I tillegg til nevnte endringer hittil i år så vil noen tilsettinger forsinkes inn i 3. tertial, og vi har oppdatert informasjonen om planlagte frikjøp av fast ansatte i Prognoseendringene på 8,3 mill. kr i fakultetets basisvirksomhet for 2013 fordeler seg slik: Redusert egenandel i prosjekter i inneværende år, 5 mill. kr Økte overheadinntekter fra prosjekter, 1,9 mill. kr Reduserte personalkostnader i form av forsinkede tilsettinger, økte frikjøpsinntekter og offentlige refusjoner. 8,45 mill. kr Strategiske tildelinger i henhold til V-sak 5 i styremøte ,og presisering i O- Sak 2 i styremøte på minus 4,8 mill. kr Resterende 2,1 mill. kr utgjøres av mindre endringer fordelt mellom enhetene V Eksternt finansiert virksomhet Som orientert ved 1. tertial tar fakultetet del i UiOs IHR-arbeid for bedre økonomisk styring av prosjekter. Fakultetet har gjennomført konvertering av alle sine prosjekter til ny regnskapsføring, og dette har gitt en reduksjon av egenandelen fra basisvirksomheten til prosjektene på 1,3 mill. kr. Det er viktig å påpeke at denne overførselen er en periodisering. Den var innarbeidet i langtidsbudsjettet, men den nye regnskapsføringen gir oss et mer korrekt bilde av økonomisk status i øyeblikket. Overføringen gir ingen endring av handlingsrommet i et lengre perspektiv for hverken prosjekter eller basisenheter. 2

3 UNIVERSITETET I OSLO Fakultetets to søknader i finalerunden i ERC Advanced Grant nådde ikke opp i denne omgang. Fakultetet har fortsatt én søknad videre til finalerunden i ERC Consolidator Grant. Eventuell tildeling av Consolidator Grant får stor økonomisk innvirkning på instituttet den springer ut fra. ERC er det europeiske forskningsrådet og EU-midler genererer ekstratildelinger fra Kunnskapsdepartementet. Samlet årsresultat i prognosen for prosjektene nedjusteres med 4,7 mill. kr. Fra et budsjett på 41,3 mill. kr til 36,6 mill. kroner. Dette skyldes nye tilkomne prosjekter, konsekvenser av nevnte regnskapsmessige konvertering samt større frikjøp av fast ansatte fra basisvirksomheten enn budsjettert. Fakultetet har flere store prosjekter som er under oppstart. Normalt vil det være noen forsinkelser i denne fasen av prosjektene og det er derfor forventet at prognosen vil øke i løpet av høsten. VI Langtidsperspektiv På grunnlag av møtene med enhetenes ledere i forbindelse med tertialavslutningen og fakultetets oppdatering i henhold til ny budsjettinformasjon har vi nå en fullstendig langtidsprognose. Noen enheter har allerede begynt budsjettprosess for , og dette gjenspeiles blant annet i en helt ny langtidsprognose for PSI. Budsjettet viser et akkumulert resultat på 49 mill. kr ved utløp av langtidsperioden og viser at fakultetet som helhet får et ytterligere økt handlingsrom i perioden. I tillegg til overføringer fra 2013 kommer det økte inntekter pga. flere tildelte studieplasser innen profesjonsstudiet i psykologi og, ikke minst, økte resultatinntekter som følge av tildelte EU-prosjekter. Flere enheter har allerede mye ubrukte midler, og det blir inn mot budsjettprosessen i høst enda viktigere å følge opp iverksatte tiltak for å øke aktiviteten, samt vurdere å iverksette flere. Status på enhetene: ARENA: Se eget avsnitt over ISS: Har fått et større handlingsrom i 2013 enn budsjettert, og ledelsen vil starte budsjettarbeidet tidlig for å lage gode planer for bruk av dette handlingsrommet. Professor Karen O Brian kom til finalerunden i ERC Advanced Grant, men fikk ikke tildeling. ØI: Følger i hovedsak planen sin for bruk av sine ubrukte midler, men inntektene øker så mye i langtidsperioden at planen må revideres i forbindelse med budsjettering for perioden ESOP utløper i 2015 og vil også være et viktig moment i instituttets langtidsperiode da faste stillinger finansiert av senteret skal finansieres av basisvirksomheten fra Per i dag viser ESOP en langtidsprognose som går i balanse ved avslutning i I langtidsprognosen for instituttet (vedlegg 5) er alle faste personalkostnader fra ESOP overført til ØI fra ISV: Følger planen for bruk av sine ubrukte midler. SAI: Prognosen for 2013 endres pga. lavere offentlige refusjoner enn ventet. På lang sikt samme status som tidligere. SAI trapper opp aktivitet i påvente av store inntekter i langtidsperioden. PSI: Er i gang med å bygge ned overskuddet sitt, men får en noe reduserte kostnader i prognosen, hovedsakelig som følge av offentlige refusjoner knyttet til svangerskapspermisjoner. I tillegg blir KD bevilgningen noe oppjustert som følge av ekstra studieplasser fra 2012 som ikke lå i budsjett. Instituttet har nedjustert ubrukte midler i langtidsperioden fra 1. tertial. Enheten viser nå et akkumulert resultat på 17 mill. kroner i 2017 mot 22,5 mill. kroner ved 1. tertial. 3

4 UNIVERSITETET I OSLO TIK: Er i hovedsak uendret siden budsjett. Det er imidlertid en stor korrigering av årsprognosen som følge av konverteringen, dette har kun isolert effekt for årsresultatet og påvirker ikke senterets handlingsrom i langtidsprognosen. FakAdm: Er i hovedsak uendret siden budsjett. Vedtaksforslag: Fakultetsstyret tar rapporten fra andre tertial til etterretning. Vedlegg: 1. Regnskap, budsjett og ny prognose 2013 totalvirksomhet 2. Ubrukte midler pr Regnskap, budsjett og ny prognose 2013 basisvirksomhet 4. Regnskap og budsjett og ny prognose 2013 bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet 5. Prognose resultatutvikling for perioden (LTB) 6. Ledelseskommentarer 2. tertial 2013 til Økonomi- og planavdelingen 4

5 Vedlegg 1: UNIVERSITETET I OSLO Regnskap totalvirksomhet Tall i tusen kroner Overført fra i fjor Basis-inntekter NFR-inntekter EU-inntekter Andre prosjektinntekte Sum inntekter totalt Personalkostnader Investeringer Andre driftskostnader Internhusleie Sum kostnader totalt Isolert resultat Resultat inkl overført fra i fjor NB! Denne rapporten har definert inntekter fra bidrags og oppdragsprosjekter lik kostnader påløpt hittil i år. Det akkumulerte resultatet angir reelt handlingsrom = resultat i basisvirksomheten. Prosjektmidler er i sin helhet bundne midler. Inntekter føres med negativt fortegn Vedlegg 2: Regnskap pr Regnskap pr Budsjett pr UBRUKTE MIDLER: Basisbevilgning Oppdragsprosjekter 404 Bidragsprosjekter Totale ubrukte midler: Ubrukte midler i prosjekter er i sin helhet bundne midler. Avvik Budsjett- Regnskap Budsjett 2013 Oppdatert årsprognose 2013 Vedlegg 3: Regnskap basisvirksomhet Tall i tusen kroner Regnskap pr Regnskap pr Budsjett pr Avvik Budsjett- Regnskap Budsjett 2013 Oppdatert årsprognose 2013 Overført fra i fjor Basisbevilgning Egenandel Overheadinntekter Andre inntekter* Sum inntekter totalt Personalkostnader Investeringer Andre driftskostnader Avsluttede prosjekter Internhusleie Sum kostnader totalt Isolert resultat Resultat inkl overført fra i fjor *Inkluderer salgsinntekter, investeringer og bidragsinntekter. Inntekter føres med negativt fortegn 5

6 Vedlegg 4: UNIVERSITETET I OSLO Regnskap eksternt finansiert virksomhet Tall i tusen kroner Avvik Regnskap pr Regnskap pr Budsjett pr Budsjett- Oppdatert Regnskap Budsjett 2013 årsprognose 2013 Overført fra i fjor NFR-inntekter EU-inntekter Andre inntekter UiOs egenandel Sum inntekter totalt Personalkostnader Investeringer Andre driftskostnader Avsluttede prosjekter Overheadkostnader Sum kostnader totalt Isolert resultat Resultat inkl overført fra i fjor Inntekter føres med negativt fortegn Vedlegg 5: Langtidsprognose per enhet(basismidler) oppdatert per 2.tertial 2013: Sted Fakultetsstyret Fakultetsadministrasjonen Sommerskole i komparative metoder Senter for teknologi, innovasjon og kultur ARENA Senter for europaforskning Psykologisk institutt Økonomisk institutt Institutt for sosiologi og samfunnsgeografi Institutt for statsvitenskap Sosialantropologisk institutt Isolert resultat totalt Akkumulert resultat totalt Beløp i tusen kr Negativt fortegn angir ubrukte midler 6

7 Vedlegg 6: Ledelseskommentarer UNIVERSITETET I OSLO Ledelsesvurdering 2. tertial Innledning Fakultetet har i 2013 fortsatt en god økonomisk stilling og lagt et godt fundament for å kunne realisere de faglige ambisjonene som ligger i strategisk plan for perioden Vurdering av status a. Vurdering av status for oppnådde resultater/gjennomført aktivitet Universitetsstyrets hovedprioriteringer og vesentlighet skal spesielt vektlegges i rapporteringen. Rapporten skal, basert på styrets hovedprioriteringer og vesentlighet, inneholde en kort beskrivelse av status for gjennomføring av tiltak i UiOs årsplan for Vi ber om at det i rapporteringen vektlegges hvilke effekter som er oppnådd for å nå ambisjonene og om særlige utfordringer. Følgende føringer fra disponeringsskrivet for 2013 danner grunnlag for enhetenes rapportering: Alle enheter skal ha tiltak som fremmer innovasjon. Det forventes at fakultetene og tilsvarende enheter velger ut tiltak de har komparative fortrinn. o Det er ikke nødvendig for de fakultetene (TF, JUR, HF, OD, SV og UV) som har besvart forespørselen fra Enhet for internrevisjon om implementering av «Handlingsplan for innovasjon» å rapportere om innovasjon. Alle fakulteter skal gjennomføre tiltak for å bedre studiekvaliteten. Fakultetet har stadig fokus på å redusere frafallet og øke gjennomstrømningen på studieprogrammene våre. I tillegg har vi som årsplantiltak å utvikle mer varierte undervisnings- og evalueringsmetoder. Nedenstående punkter er eksempler på tiltak for måloppnåelse: En evaluering av PLUSS, med forslag til tiltak er gjennomført. Et psykososialt veiledningstilbud er opprettet som pilot våren Veldig positiv evaluering av tiltaket, og tilbudet fortsetter H2013. De øvrige tiltakene i PLUSS; Utvidet fadderordning, invitasjon til individuell veiledning med studiekonsulent, møte med vitenskapelige ansatte (mentorordningen) og workshop om jobbmuligheter og kompetanse i samarbeid med Karrieresenteret eksisterer som mulige tiltak for studieprogram som ønsker å benytte seg av dette. Institutt for statsvitenskap, Institutt for sosiologi og samfunnsgeografi og Sosialantropologisk institutt har våren 2013 søkt og fått tildelt midler til utvikling av nye undervisnings- og evalueringsmetoder. Pilotering og erfaringsutveksling av de nye metodene vil skje i I økende grad podcastes undervisningen i emner på fakultetets bachelorprogram. Evalueringer viser at studenter og forelesere er fornøyd med podcasting av undervisningen. På bachelorprogrammet i samfunnsgeografi arrangeres hyttetur og ekskursjoner for de nye studentene. På bachelorprogrammet i statsvitenskap er det opprettet emnekontakter (studenter) som skal være bindeledd mellom studentene og foreleserne. Fakultetet har tre årsenheter: Psykologi, statsvitenskap og sosiologi. Årsenheten i psykologi er under revisjon i tråd med tilbakemeldinger fra studenter, og årsenheten i statsvitenskap har fått gode evalueringer. Alle de tverrfaglige bachelorprogrammene har vært gjennom en periodisk programevaluering våren Forslag til tiltak diskuteres i høst og i Flere av de tverrfaglige bachelorprogrammene har opprettet/er i ferd med å opprette nye emner på 2000-nivå for å øke kullfølelsen for programstudentene og for å kunne tilby et mer helhetlig studietilbud; Offentlig administrasjon og ledelse, Utviklingsstudier. 7

8 UNIVERSITETET I OSLO På masterprogrammet i Organisasjon, ledelse og arbeid (OLA) er fristen for å levere prosjektskisse tidlig i masterløpet for å komme raskt i gang med masteroppgaven. Flere av fakultetets masterprogram har allerede innført dette tiltaket. Bokstavkarakterer er gjeninnført på profesjonsprogrammet i psykologi. Alle enheter skal ha utformet tydelig strategi for publisering og iverksatt tiltak for gjennomføring av strategien. Fakultetet har utformet strategi for publisering. Styringsdialoger og medarbeidersamtaler brukes aktivt for å stimulere til ønsket publisering. Fakultetet arbeider med å gjøre de sentrale retningslinjene for publisering i DUO / Open Access kjent blant de ansatte. Det er en målsetting også at eldre arbeider gjøres tilgjengelige. Fakultetet oppfordrer enhetene til å gi egne ansatte støtte til skanning/innlegging (av Cristin superbrukere / forskningskonsulentene). Alle enheter skal gjennomgå og iverksette tiltak for å innhente eksterne midler fra relevante kilder, særlig høyt prioritert er EU-inntekter. Forskere ved SV har suksess i ERC, med to Advanced Grants og tre Starting Grants innvilget, og et større antall søknader utviklet. Fakultetet har som ambisjon også å styrke innsatsen i forhold til de tematiske programmene i Horisont 2020 når utlysningene fra dette programmet kommer. Enkelte enheter har styrket forskningsadministrativ støtte (bl.a. ØI og PSI). Økonomiseksjonen prioriterer styrking av prosjektstøtte. To enheter (PSI og ØI) har deltatt i et pilotprosjekt for bedre rapporter/oppfølging av eksterne prosjekter. Behovet for kompetansebygging i søknadsutvikling og EU-systemet vurderes løpende. Alle enheter skal prioritere prosess for internt handlingsrom (IHR). Det vises til at fakultetet deltar/har deltatt i en rekke arbeidsgrupper og plangrupper og til avholdte høringer. Fakultetet organiserte i 2011 økonomifunksjonen under felles ledelse ved fakultetet. Fra 1.januar 2013 ble IT funksjonen organisert på samme måte. Alle enheter har ansvar for å gjennomføre og følge opp tiltak som sikrer etterlevelse av eksterne forvaltningskrav. Fakultetet driver kontinuerlig kompetanseutvikling av eget personale både i form av kursing og i forma av intern opplæring, nettverksgrupper m.v. b. Status for den økonomiske situasjonen Totalsituasjonen er i stor grad uendret siden 1.tertial og hovedutfordringen for fakultetet er å tilpasse aktiviteten til handlingsrommet. Fakultetets resultat etter andre tertial viser et merforbruk på 2,249 mill. kroner ift. Budsjett. Dette skyldes en teknisk feilføring av endringer i internhusleien fra UiO. Situasjonen har endret seg lite siden rapport for 1. tertial, og prognosen for året er endret med kun kr siden 1.tertial. I forhold til årsbudsjettet er prognosen endret med 8,3 mill. kr. Basisøkonomien Fakultetet har etter andre tertial et regnskapsmessig akkumulert underforbruk på 22,9 mill. kr. Mot 32 mill.kr. ved inngangen av året. Dette avviker 2,2 mill. kr fra budsjett. Det reelle underforbruket er på kr. 26,3 mill.kr.(dette skyldes føring av internhusleie). Basisvirksomheten er tilført 1,3 mill. kr som følge av redusert egenandel til prosjekter i forbindelse med konvertering av prosjekter til ny totalregnskapsføring(dette er også beskrevet i rapport pr. 1.tertial.). ISS var den av 8

9 UNIVERSITETET I OSLO enhetene hvor konsekvensen av konverteringen ble størst, med en overføring på 2,3 mill.kr. fra prosjekt til basis i 2013 Personalkostnadene er kun kr lavere enn budsjett. Dette gjenspeiler at aktivitetsnivået totalt er på planlagt nivå. Driftsutgiftene er i 2,2 mill. kr. lavere enn budsjettert. Sammenlignet med 1. tertial i 2013 er kostnadene 1,4 mill. kroner høyere. Totalt er prognosen oppjustert med 2,2 mill. kroner. Dette skyldes i hovedsak oppjustering av jubileumsbudsjettet med 1,5 mill. kroner, i tillegg er det mindre justeringer fordelt på enhetene. Bidrags- oppdragsfinansiert aktivitet Som orientert ved 1. tertial tar fakultetet del i UiOs IHR-arbeid for bedre økonomisk styring av prosjekter. Fakultetet har gjennomført konvertering av alle sine prosjekter til ny regnskapsføring, og dette har gitt en overføring fra prosjekter til basisøkonomien på 1,3 mill. kr. Det er viktig å påpeke at denne overførselen er en periodisering. Den var innarbeidet i langtidsbudsjettet, men den nye regnskapsføringen gir oss et mer korrekt bilde av økonomisk status i øyeblikket. Overføringen gir ingen endring av handlingsrommet i et lengre perspektiv for hverken prosjekter eller basisenheter. Fakultetets to søknader i finalerunden i ERC Advanced Grant nådde ikke opp i denne omgang. Fakultetet har fortsatt én søknad videre til finalerunden i ERC Consolidator Grant. Eventuell tildeling av Consolidator Grant får stor økonomisk innvirkning på instituttet den springer ut fra. ERC er det europeiske forskningsrådet og EU-midler genererer ekstratildelinger fra Kunnskapsdepartementet. c. Vurdering av vesentlige usikkerhetsfaktorer Hovedutfordringen for fakultetet og enhetene er fortsatt å finne riktig aktivitetsnivå i forhold til økt handlingsrom, herunder utvikle langsiktige bemannings- og kompetanseplaner som gjenspeiler målsettingene og de faglige ambisjonene som ligger i strategisk plan Fakultetet er inne i en prosess angående en sentralisering av IT-funksjonen ved fakultetet. Denne prosessen går nå mot slutten. Ny IT-funksjon er lagt inn i planleggingen fra 1. januar Fakultetet er også med på prosjektet internt handlingsrom (IHR). Fakultetet har store forventninger til effekten av disse tiltakene. ARENA Senter for europaforskning har kommet i en anstrengt økonomisk situasjon. Ingen av tre større søknader til EU fikk tilslag i år, og estimerte inntekter for 2013 og 2014 må derfor justeres ned med 2 mill. kr hvert år. I tillegg har det innvilgede NFR-prosjektet EURODIV fått utsatt oppstart av NFR til desember 2013 istedenfor juli ARENA vil ta initiativ til å lage en langtidsplan for eventuell kostnadsreduksjon i samarbeid med fakultetsledelsen Som signalisert fra UiO har også fakultetet gitt økt oppmerksomhet til oppfølging og styring av Eksternfinansiert virksomhet. Fakultetets bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet har i de senere år vært rimelig stabil, men vi ser nå at fakultetet har begynt å få en økning i eksternfinansierte prosjekter finansiert fra EU. Det kan være utfordrende å budsjettere denne virksomheten på et riktig nivå i langtidsperioden for enkelte av underenhetene. På dette området arbeider fakultetet tett med ledelsen ved respektive enheter for å kartlegge begynnende aktivitet og vurdere ønsket nivå i langtidsperioden. Advanced Grant/ Consolidator Grant/Starting Grant-søknader til ERC kan få stor innvirkning på miljøene de springer ut fra om de blir tildelt midler. Dato:26.september 2013 Fanny Duckert dekan Gudleik Grimstad fakultetsdirektør 9