DET SAMFUNNSVITENSKAPELIGE FAKULTET

Transkript

1 [Type text] DET SAMFUNNSVITENSKAPELIGE FAKULTET Til: Fakultetsstyret 29/11) Fra: Fakultetsdirektøren Sakstype: Orienteringssak Saksnr: O-SAK 1 Møtedato: 27.september 2012 Notatdato: 20. september 2012 Saksbehandler: Terje Hegge Rapport 2.tertial 2012 I Innledning Denne rapporten inneholder en vurdering av fakultetets gjennomføring av årsplan, samt økonomirapport for 2. tertial 2012, ny prognose for 2012 og revidert langtidsprognose. Fakultetet har avholdt møter med ledelsen ved alle underliggende enheter for å sikre fullstendig oppdatering av ny budsjettrelevant informasjon og for å få ledelsens vurdering ved hver enkelt enhets økonomiske situasjon, utfordringer og risikoer. Disse møtene og regnskapsresultatene per 2. tertial 2012 danner grunnlaget for fakultetets økonomiske vurderinger. II Vurdering av økonomisk status pr 2.tertial 2012 Fakultetets resultat etter andre tertial er omtrent som budsjettert. Vi er kjent med noen endringer som vil få betydning for årsprognose og langtidsprognose, men disse har i liten grad hatt effekt på resultat pr Institutt for Statsvitenskap, Økonomisk Institutt og Psykologisk institutt følger sine planer for bruk av ubrukte midler, om enn med noen forsinkelser. Senter for europaforskning (ARENA) og Fakultetsadministrasjonen har endringer i langtidsprognosene. For resterende enheter er endringene små, både på kort og lang sikt. A. Basisvirksomhet Regnskapstallene viser at fakultetet etter andre tertial har et overforbruk på kr i forhold til budsjett. Dette reflekterer at aktiviteten i andre tertial har forløpt i hovedsak som planlagt. Vi har underforbruk på variabel lønn og driftskostnader, men dette anses som rene tekniske avvik grunnet begrensede muligheter for kostnadsperiodisering i budsjettverktøyet ved UiO. Vi justeres derfor ikke årsprognosen for variabel lønn og driftskostnader. ARENA har fått lavere eksterne inntekter i år enn ventet. Dette kommer frem i basisregnskapet som høyere personalkostnader, fordi eksterne inntekter var planlagt brukt til frikjøp av ansatte til prosjektarbeid. 1

2 Totalt justeres årsprognosen for fakultetets basisvirksomhet slik at resultatet reduseres med kr i forhold til årsbudsjett. På grunnlag av denne prognosen vil 29,1 mill. kr i ubrukte midler overføres til Det vært en noe høyere årsverksbelastning i prognosen ift budsjett. Primært skyldes dette forsering av tilsettinger av vitenskapelige personale. Dette veies opp av et lavere lønnsoppgjør enn lagt inn i budsjettet. B. Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Prognosen viser at fakultetet ved årsslutt kommer til å overføre 36,6 mill. kr i ubrukte midler til 2013 for bidrags- og oppdragsprosjekter totalt. Dette er i sin helhet midler bundet opp i planlagt aktivitet. Prognosen er forbundet med en viss grad av usikkerhet og baserer seg på tilgjengelig informasjon ved prognosetidspunktet. Blant annet er det flere nye prosjekter som får virkning for 2012 som vi ennå ikke har fullstendig budsjettinformasjon om. Økningen i ubrukte midler fra 1. tertial skyldes for en stor del a konto forskudd fra EU. Disse er verken med i prognose eller i budsjett da prosjektene ennå ikke var formelt opprettet i tide for tertialrapportering. Dette gjør at prognosen ikke gir et riktig bilde av situasjonen for eksternt finansiert virksomhet. Dette gjelder også enkelte NFR prosjekter. Fakultetet jobber med å etablere rutiner for å fange opp endringer på et tidligere tidspunkt i prosessen. Vi vil komme tilbake til dette i 3.tertial og budsjettprosessen for Aktiviteten i prosjektene går i hovedsak som planlagt, med noen forsinkelser. Det er bekreftet fra finansiør at et stort prosjekt(ekup) på Psykologisk institutt vil bli forlenget med en ny periode på 4 år. Kontrakt er i midlertid ikke på plass per august, dette prosjektet er derfor ikke inkludert i langtidsprognosen for instituttet. C. Langtidsperspektiv På grunnlag av møtene med enhetenes ledere i forbindelse med tertialavslutningen og fakultetets oppdatering i henhold til ny budsjettinformasjon har vi nå en fullstendig langtidsprognose. Totalt sett akkumulerer fakultetet i følge denne prognosen et resultat på 14 mill. kr i ubrukte midler innen utgangen av Nylig har fakultetet fått ikke planlagt avgang på tre vitenskapelige stillinger. Disse er foreløpig ikke erstattet i langtidsprognosen. I den forestående budsjettprosessen vil vi kvalitetssikre våre prognosetall og enhetene må vurdere eventuelle nye prioriteringer. De største endringene som hittil har skjedd i prognosene er nærmere kommentert i egne punkter under relevante enheter. Professor Kristine Walhovd ved PSI har i sommer blitt tildelt Starting Grant fra ERC på henholdsvis 1,5 mill. over 5 år. Det er per september 2012 en Advanced Grant søknad under vurdering og flere Starting Grants søknader under utvikling. Det har oppstått noe usikkerhet rundt ERC prosjektenes inntektsside grunnet svingninger i Euroen. De fleste prosjekter har budsjettert med en Euro kurs på 8 kr.(etter anbefaling fra UiO sentralt-fa). Euroen står i dag på om lag 7,5kr. I følge UiO må enhetene dekke det potensielle tapet selv. 2

3 ARENA ARENAs prognose på inntektssiden endres for 2012 og 2013 etter at ingen av søknadene på større eksterne prosjekter fikk bevilgning i år. En planlagt fireårig forskeransettelse utgår derfor, og søknadsaktiviteten opprettholdes på et høyt nivå. ARENA søker nye bevilgninger for å opprettholde aktiviteten ved senteret. Skulle de ikke lykkes med å finne tilstrekkelig finansiering på lengre sikt vil oppsigelser være ytterste konsekvens. For øyeblikket er det allikevel viktig å understreke at ARENA har god oversikt over sin økonomiske situasjon, og at det er grunn til å være optimistisk med tanke på innvilgelse av søknader. PSI Det er en økning av ubrukte midler i forhold til årsprognosen fra 1. tertial, dette skyldes avvik mellom faktisk tilsettingstidspunkt og budsjett for nye stillinger. Instituttet har i midlertid forsert handlingsplanen for nedbygging av overskudd som tidligere rapportert, siden 1. tertial er det et ytterligere tiltak ved å tilsette to forskningskonsulenter i stedet for en som budsjettert. 40 % av stillingen skal finansieres av et eksternt prosjekt. I forbindelse med budsjettprosess for 2013 vil instituttet på nytt vurdere behov for ytterligere bemanning i langtidsperioden som følge av en ytterligere økning på 10 studieplasser på profesjonsprogrammet fra Instituttet ligger per 2. tertial i akkumulert balanse i SAI Følger sin plan for økning av aktivitet i forkant av inntektsøkning fra og med 2014 generert av Thomas Hylland Eriksens ERC Advanced Grant. Prognosen viser at SAI er i akkumulert økonomisk balanse i ØI Planen for nedbygging av ubrukte midler er i utgangspunktet forsert da instituttet har tilsatt to førsteamanuensiser i 2012 i stedet for enn slik det var skissert i handlingsplan for nedbygging av ubrukte midler. I 2. tertial er det i midlertid kommet to større endringer i bemanningen da to professorer går av med pensjon tidligere en budsjettert. Hvorav en fornyelse er lagt inn i langtidsprognosen. Prognosen viser i øyeblikket et akkumulert resultat på 8,0 mill. kroner i Resultatet vil reduseres ved fremleggelse av budsjett og langtidsbudsjett for ISV Planen for nedbygging av ubrukte midler forsinkes noe for ISV. Én professor gikk bort i sommer, og én sluttet tidlig i høst. Disse stillingene ligger ikke i langtidsprognosen. Hvor raskt ISV får ansatt erstatninger er foreløpig uklart, men i budsjettering for vil dette bli et viktig punkt for ISV. Instituttet har allerede planlagt å ansette i nye faste stillinger i forkant av pensjonsavganger. Prognosen viser i øyeblikket et akkumulert resultat på 7,2 mill. kr i ISS Det er ikke store endringer fra første til andre tertialrapport. Fastlønnskostnadene er noe høyere enn budsjettert. Totalt endres prognosen med 400 kroner, slik at resultatet for året blir et overskudd på 460 kroner. 3

4 TIK Det er små endringer fra 1. tertial på prognosen for Resultatet for langtidsprognosen er i midlertid redusert fra et lite overskudd i 2016 til et akkumulert underskudd på ca. 1,8 mill. kroner. Dette skyldes tilsetting av en 25 % stilling som 1. amanuensis som ikke lå i langtidsprognosen i tillegg til en forpliktelse ved å tilsette en administrativ stilling i 100 % i stedet for 60 % som var budsjettert. Det er i midlertid planlagt at denne stillingen skal frikjøpes fra andre enheter tilsvarende 20 %. I prognosen er det kun lagt inn frikjøp for 2013 og Fak.adm Etter grundig gjennomgang av langtidsbudsjettet både på inntekts- og utgiftssiden viser langtidsprognosen for Fak.adm et langt lavere overforbruk enn ved forrige tertial prognose. Hovedgrunnen til endringen er omlegging av finansieringen for de nye ansatte ved fakultetsadministrasjonen, omtalt i fordeling På kostnadssiden forholder vi oss til det som allerede er budsjettert for , samt kjente endringer. Ass.fakultetdirektør har sluttet med virkning 15. september Det er besluttet ikke å ansette en erstatter. Dette medfører en kostnadsreduksjon for fak.adm. Vedtaksforslag: Fakultetsstyret tar rapporten fra andre tertial til etterretning. Vedlegg: 1. Regnskap, budsjett og ny prognose 2011 basisvirksomhet 2. Regnskap og budsjett 2011 bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet 3. Regnskap og budsjett 2011 totalaktivitet 4. Prognose resultatutvikling for perioden basis virksomhet 5. Regnskap, budsjett og ny prognose for Fak. adm 6. Ledelseskommentarer 2. tertial 2011 oversendt ØPA Forklaring til tabeller: Både inntekter og kostnader føres med positivt fortegn. Resultat er definert som inntekter minus kostnader. Budsjettavvik er definert som budsjett minus regnskap. 4

5 Vedlegg 1: Regnskap basisvirksomhet(rammefinansiering fra UiO) Tall i tusen kroner Regnskap pr Budsjett pr Avvik pr 2. Ny prognose Årsbudsjett 2.tert tert tert Overført fra i fjor Basisbevilgning Egenandel bidragsprosjekter Overheadinntekter Andre inntekter* Inntekter totalt Personalkostnader Andre driftskostnader Internhusleie Avsluttede prosjekter Kostnader totalt Isolert resultat Akkumulert resultat *inkluderer salgsinntekter, investeringer og bidragsinntekter Vedlegg 2: Regnskap bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet Tall i tusen kroner Regnskap pr Budsjett pr Avvik pr 2. Ny prognose Årsbudsjett 2.tert tert tert Overført fra i fjor NFR-inntekter EU-inntekter Andre inntekter Inntekter totalt Personalkostnader Andre driftskostnader Overheadkostnader Avsluttede prosjekter Kostnader totalt Isolert resultat Akkumulert resultat

6 Vedlegg 3: Regnskap totalvirksomhet Tall i tusen kroner Regnskap pr Budsjett pr 2. Avvik pr 2. Ny prognose Årsbudsjett 2.tert 2012 tert tert Overført fra i fjor Basisbevilgning NFR-inntekter Andre inntekter Inntekter totalt Personalkostnader Andre driftskostnader Internhusleie Avsluttede prosjekter Kostnader totalt Isolert resultat Akkumulert resultat Vedlegg 4: Langtids resultatprognose per enhet Sted Fakultetsstyret Fakultetsadministrasjonen Sommerskole i komparative metoder Childwatch International Research Network Senter for teknologi, innovasjon og kultur ARENA Senter for europaforskning Psykologisk institutt Økonomisk institutt ESOP Institutt for sosiologi og samfunnsgeografi Institutt for statsvitenskap Sosialantropologisk institutt Isolert resultat totalt Akkumulert resultat totalt Vedlegg 5: Regnskapsrapport fak. adm. Tall i tusen kroner Regnskap pr 2.tert 2012 Budsjett pr 2. tert Avvik pr 2. tert 2012 Ny prognose 2012 Årsbudsjett 2012 Overført fra i fjor Inntekter Personalkostnader Driftskostnader Isolert resultat Akkumulert resultat

7 Vedlegg 6: Ledelseskommentar Rapporterende enhet: SV Rapportert av: Fanny Duckert Periode:T Ledelsesvurdering 2. tertial Innledning Fakultetet har i 2012 en god økonomisk stilling og lagt et godt fundament for å kunne realisere de faglige ambisjonene som ligger i strategisk plan for perioden Vurdering av status a. Vurdering av status for oppnådde resultater/gjennomført aktivitet Vesentlighet og internasjonalisering er vektlagt spesielt i rapporteringen. I disponeringsskrivet for 2012 er det uttrykt følgende forventninger til alle enheter: Alle enheter skal ha tiltak som fremmer internasjonalisering Fakultetene bes spesielt om å gi en oversikt over internasjonale komponenter i hvert studieprogram (jf. tiltak 1 i Årsplan ) De viktigste langsiktige grepene fakultetet har iverksatt har vært å tilrettelegge studiene for utveksling. Strukturen i de fleste studieprogrammene er lagt opp slik at utveksling er enkelt å organisere for studenten. Instituttene er i gang med å gjennomgå hele sin avtaleportefølje, og to institutter har allerede avsluttet dette arbeidet. Som et resultat vil sannsynligvis flere avtaler sies opp fordi de ikke er relevante, ikke fanger interesse hos studentene, eller krever for mye administrativ innsats. Samtidig finnes det flere initiativer til nye avtaler og utvidelse av eksisterende samarbeid. I dette arbeidet vil fakultetet fremover vektlegge koblingen til forskningssamarbeid og faglige prioriteringer, samt at nye utvekslingsavtaler bør kobles til studieprogrammenes behov. Fakultetet utreder muligheten for at alle bachelorprogrammene skal ha et internasjonalt semester hvor all undervisning foregår på engelsk, og dette arbeidet er det naturlig å koble til tiltak 13 i Handlingsplan for internasjonalisering og tiltak 1 i Årsplan Arbeidet vil starte høsten Alle fakulteter skal gjennomføre tiltak for å bedre studiekvaliteten o Læringsmiljøundersøkelsen 2012 vil også være relevant for fakultetenes rapportering av studiekvalitet. Punktet besvares nedenfor under Særskilt spørsmål til JUR og SV. Alle enheter skal ha utformet tydelig strategi for publisering og iverksatt tiltak for gjennomføring av strategien SV har utformet en strategi for publisering for planperioden Den ble ferdigstilt i desember Alle fakulteter skal ha implementert kvalifikasjonsrammeverket for sin ph.d.- utdanning (ny) Fakultetets programplan for phd er vedtatt i programstyret i februar. Enhetene jobber fortsatt med emnesidene. Alt arbeidet skal være ferdig ved utgangen av

8 UNIVERSITETET I OSLO Alle enheter skal gjennomgå og iverksette tiltak for å innhente eksterne midler fra relevante kilder, særlig høyt prioritert er EU-inntekter. Fakultetet arbeider systematisk med å mobilisere sine ansatte til å søke prosjektmidler fra EUs rammeprogram, særlig fra ERC. Det er foreløpig tildelt forskere ved fakultetet ett Advanced Grant og tre Starting Grants, og det er per september 2012 en Advanced Grant søknad under vurdering og flere Starting Grants søknader under utvikling. Alle enheter skal prioritere prosess for internt handlingsrom (IHR) Det vises til at fakultetet deltar i en rekke arbeidsgrupper og plangrupper og til pågående høring. Fakultetet organiserte i 2011 økonomifunksjonen under felles ledelse ved fakultetet. Fra organiseres IT på samme måten. Målsettingen er bedre utnyttelse av ressursene. Alle enheter har ansvar for å gjennomføre og følge opp tiltak som sikrer etterlevelse av eksterne forvaltningskrav Fakultetet driver kontinuerlig kompetanseutvikling av eget personale både i form av krusing og i form av intern opplæring, nettverksgrupper m.v. Særskilt spørsmål til JUR og SV: Hvordan er styrets vedtak om reduserte opptaksrammer fulgt opp? JUR og SV bes om å redegjøre for dette; med hensyn til reduksjon i studenttallet og iverksetting av tiltak for bedret studiekvalitet. Nedtrappingen av studieplasser med kompensasjon gir gradvis økt handlingsrom frem til Flere institutter som tidligere måtte skjære ned pga økonomien, har nå fått orden på sine budsjetter og derved økt handlingsrom. Antall studenter per årsverk i undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger er redusert fra 17,6 i 2009 til 15,6 i Fakultetet har fokus på dimensjoneringen av ledige 'restplasser' til enkeltemnestudenter og hvorvidt kostnadene for disse studentene er høyere enn gevinsten ved å tilby dem plass på ulike emner. Stordriftsfordelene ved noen forelesningsrekker kan forsvare «restplassene». Seminarundervisningen er imidlertid stort sett forbeholdt programstudentene Flere programmer melder tilbake at de med det økte handlingsrommet har færre studenter per seminargruppe og antar at dette øker studiekvaliteten. Andre programmer rapporterer tilbake konkrete tiltak som er iverksatt som direkte følge av handlingsrommet: Institutt for sosiologi og samfunnsgeografi har tildelt studentene en pott på kr ,- per semester til ulike studentsosiale-tiltak. Det er opprettet et nytt innføringsemne i akademisk skriving for bachelorstudentene etter tilbakemelding fra studentene selv. Det er også opprettet samfunnsgeografiske frokostseminarer. I tillegg får alle studenter på førstesemester ved bachelorprogrammet i samfunnsgeografi tilbud om en studietur hvor det er lagt opp til møter med forskningsmiljøet i Lillehammer. Som en pilot skal studentene på emnet SGO1003 Å skrive samfunnsgeografisk presentere et prosjekt muntlig i undervisningen og få tilbakemelding på presentasjonen av emneansvarlig. Ved Sosialantropologisk institutt er midlene i hovedsak brukt på en styrking av bachelorprogrammet, gjennom de programendringene som er gjennomført, og justering av disse. Ansatte har fått uttelling i timer for å sitte i arbeidskomiteer som skal sikre et bedre studieprogram. Ved Psykologisk institutt er midlene benyttet til blant annet innkjøp av klikkere, et IKT-basert mentometersystem til bruk i undervisningen. Instituttet har også arrangert en personalkonferanse om studiekvalitet med fokus på innhold og oppbygging av årsenheten og masterprogrammet samt etterog videreutdanningstilbud. Fakultetets kontaktperson for læringsmiljø har kommet inn i LAMU for bedre å følge opp saker som har med studentenes læringsmiljø. Kontaktpersonen har også vært med i prosjektgruppen for utvikling og gjennomføring av nasjonal læringsmiljøundersøkelse. Fakultetet jobber med en tiltaksplan på bakgrunn av resultatene fra Læringsmiljøundersøkelsen Fakultetet har fokus på frafall og gjennomstrømming. PLUSS er tiltak som vi håper vil bidra til bedre statistikker på disse to områdene. Fadderordningen er en viktig del av PLUSS. 69 % av våre studenter mener denne er en viktig faktor for trivsel på studiene (fra Læringsmiljøundersøkelsen 2012). Gjennom PLUSS tilbyr fakultetet tettere oppfølging av førsteårsstudenten på alle bachelorprogrammene. Hensikten er bedre faglig og sosial integrasjon av studentene. Tiltakene består av oppfølging og kursing i læringsstrategier av egne faddere, samt studieveiledning. Fakultetet har økt satsing på tilrettelegging i studiet for studenter som 8

9 har behov for det. Dette innebærer bl.a. kompetansehevingstiltak for ansatte, samt økt samarbeid med Tilretteleggingstjenesten. Dette har resultert i tettere oppfølging og bedre veiledningstilbud for studenter med spesielle behov. b. Status for den økonomiske situasjonen Fakultetets resultat etter andre tertial er totalt sett omtrent som budsjettert. Trenden med underforbruk i forhold til budsjett er i ferd med å snu. Enhetene trapper opp tilsettinger i forhold til egen økonomiske situasjon og fremtidige avganger, og vi begynner nå å se resultater i regnskapet i form av økte lønnsutgifter. Fakultetet har flere store søknader om ekstern finansiering i forskjellige faser av søknadsprosessen. Advanced Grant/Starting Grant-søknader til ERC kan få stor innvirkning på miljøene de springer ut fra om de blir tildelt midler. Basisøkonomien Regnskapstallene viser at fakultetet i første tertial har et underforbruk på 933 kr i forhold til budsjett. Resultatmessig har første tertial totalt sett vært som forventet Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Fakultetets prosjektaktivitet har ingen vesentlige avvik fra 1. tertial Årsprognosen er i midlertid endret som følge av oppstart av nye prosjekter. Ubrukte midler per 2. tertial er 36,6 mill. kroner, dette er noe høyere en normalt. Dette skyldes i hovedsak inntektsføring av midler i et nystartet ERC Starting Grant på Psykologisk institutt på ca. 4 mill kroner som skal dekke våre forpliktelser i prosjektets første 18 måneder. c. Vurdering av vesentlige usikkerhetsfaktorer Hovedutfordringen for fakultetet og enhetene er fortsatt å finne riktig aktivitetsnivå i forhold til økt handlingsrom, herunder utvikle langsiktige bemannings- og kompetanseplaner som gjenspeiler målsettingene og de faglige ambisjonene som ligger i strategisk plan Fakultetet er inne i en prosess angående en sentralisering av IT-funksjonen ved fakultetet. Denne prosessen går nå mot slutten. Ny IT-funksjon er lagt inn i planleggingen fra 1. januar Fakultetet er også med på prosjektet internt handlingsrom (IHR). Fakultetet har store forventninger til effekten av disse tiltakene. Som signalisert fra UiO har også fakultetet gitt økt oppmerksomhet til oppfølging og styring av eksternfinansiert virksomhet. Fakultetets bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet har i de senere år vært rimelig stabil, men det kan være utfordrende å budsjettere denne virksomheten på et riktig nivå i langtidsperioden for enkelte av underenhetene. På dette området arbeider fakultetet tett med ledelsen ved respektive enheter for å kartlegge begynnende aktivitet og vurdere ønsket nivå i langtidsperioden. Advanced Grant/Starting Grant-søknader til ERC kan få stor innvirkning på miljøene de springer ut fra om de blir tildelt midler. Det har oppstått noe usikkerhet rundt ERC prosjektenes inntektsside grunnet svingninger i Euroen. De fleste prosjekter har budsjettert med en Euro kurs på 8 kr. Euroen står i dag på om lag 7,5kr. Dato: 20. september 2012 dekan 9