Rutiner for oppfølging av sykemeldte

Rutiner for oppfølging av sykemeldte Foto: Erlend Haarberg i Dønna kommune Vedtatt i AMU sak 7/14 den 3.12.2014 1

Innholdsfortegnelse 1.0 Formål 1.1 Ansvar 2.0 Roller i sykefraværsoppfølgingen 2.1 Arbeidsgiver 2.2 Arbeidstaker 2.3 Sykemelder 2.4 NAV 2.5 Tillitsvalgte/verneombud 2.6 Bedriftshelsetjenesten 2.7 Arbeidstilsynet 3.0 Virkemidler 3.1 Egenmelding og gradert egenmelding 3.2 Oppfølgingsplan 3.3 Dialogmøte 3.4 IA-møte 3.5 Sykepenger 3.6 Bedriftsintern attføring 3.7 Gradert sykemelding 4.0 Oppgaver med tidsfrister 5.0 Endring av rutinene 2

1.0 Formål Målet er å få til et økt samarbeid i dialog mellom ledelse og ansatte slik at fravær kan unngås eller reduseres. Dialogen skal være tuftet på tanken om at ingen ønsker å være borte fra jobb som følge av helseplager. Den skal også ha en ramme av trygghet, tillit og respekt. 1.1 Ansvar Lederen for den enkelte enhet har hovedansvar for gjennomføringen av denne rutinen. Medarbeidere med helseplager har medansvar og plikt til å følge opp de enkelte tiltak i samsvar med krav i samarbeidsavtalen som IA-bedrift. Alle medarbeidere, tillitsvalgte og verneombud er samarbeidspartnere i gjennomføringen. Kommunalsjef 2 har det overordnede koordineringsansvaret ved bedriftsintern attføring og kan for øvrig kontaktes ved behov for assistanse. 2.0Roller 2.1 Arbeidsgiver Arbeidsgiver har ansvar for tidligst mulig å legge til rette for at sykemeldt arbeidstaker kan være i aktivitet i virksomheten. Arbeidsgiver skal kunne dokumentere oppfølgingsarbeidet. Dokumentasjonen arkiveres i ESA. 2.2 Arbeidstaker Arbeidstaker har en plikt til å melde fra om behov for oppfølging før sykefravær. Dette slik at arbeidsgiver kan tilrettelegge eventuelt endre på arbeidsutførelse slik at fravær unngås. Ved sykefravær så skal arbeidstaker samarbeide og medvirke aktivt til å finne løsninger for å komme tilbake i arbeid raskest mulig. Arbeidstaker skal samarbeide om en god arbeidsplass som bidrar til god helse. 2.3 Lege/Sykemelder Sykemelder skal motivere arbeidstaker til å være helt eller delvis i arbeid, hvis det er medisinsk forsvarlig. Bruk av gradert sykemelding er et viktig virkemiddel. Sykemelder kan også bruke avventende sykemelding som er en «advarsel» til arbeidsgiver om at hvis det ikke tilrettelegges vil det bli sykemelding. 2.4 NAV NAV er en støttespiller i oppfølgingsarbeidet. NAV utbetaler sykepenger og har ulike arbeidsrettede virkemidler. NAV skal foreslå aktuelle virkemidler som kan bidra til arbeidsrelatert aktivitet. IA-virksomheter får spesiell bistand fra NAV arbeidslivssenter. 2.5 Tillitsvalgt/verneombud Tillitsvalgt/verneombud bidrar til å gjøre sykefraværsarbeidet til en integrert del av HMSarbeidet, gir råd og veiledning til arbeidstaker og bistår i dialogen med arbeidsgiver. De kan også delta på dialogmøter hvis arbeidstaker ønsker det. 2.6 Bedriftshelsetjenesten Bedriftshelsetjenesten arbeider forebyggende og kan trekkes inn i oppfølgingsarbeidet. De kan også delta på dialogmøter når arbeidsgiver eller arbeidstaker ønsker det. 3

2.7 Arbeidstilsynet Arbeidstilsynet veileder og fører tilsyn med at virksomheter arbeider forebyggende for å hindre sykdom eller skade og at de har en plan for oppfølging og tilrettelegging for langtidssykemeldte, herunder arbeidsgivers ansvar for oppfølgingsplan og dialogmøter. 3.0 Virkemidler Dønna kommune er en IA-virksomhet. Det vil si at vi har en egen kontaktperson ved NAV Arbeidslivssenter. Kontaktpersonen kan hjelpe med det systematiske IA-arbeidet, bistå i vanskelige enkeltsaker og bidra til å utløse økonomiske virkemidler. Som IA-virksomhet får en også tilgang på en rekke gratis kurs fra NAV Arbeidslivssenter. 3.1Egenmelding og gradert egenmelding Egenmeldingsskjema kan benyttes fra 1 til 8 kalenderdager om gangen og maksimum 24 dager innen en 12 måneders periode. Samme egenmeldingsskjema benyttes også til gradert egenmelding. Med gradert egenmelding menes som hovedregel gradering i forhold til funksjon og ikke tid i form av fravær fra jobb. Skal brukes når arbeidstaker kan utføre deler av sine vanlige arbeidsoppgaver eller andre arbeidsoppgaver. Gradert egenmelding kan ved vurdering eventuelt også benyttes i forhold til redusert arbeidstid. Egenmeldingsskjemaet utfylles og leveres første arbeidsdag etter sykefraværet. Utdrag fra Folketrygdloven: Rett til egenmelding opparbeides først etter to måneders sammenhengende ansettelse. Ved gjenansettelse innen to uker regnes tidligere arbeidsforhold med. Ved gjenansettelse ut over to uker, må det opparbeides nye to måneder. Ved nytt sykefravær innen 16 kalenderdager regnes tidligere fraværsdager uten legeerklæring med. 3.2 Oppfølgingsplan Dønna kommune skal bruke vedlagt skjema «Oppfølgingsplan». Oppfølgingsplanen er et viktig verktøy for å dokumentere samt å sikre at dialogen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker kommer i gang. Det skal være en grundig vurdering av tiltak og muligheter slik at arbeidstaker raskes mulig tilbakeføres i arbeid. Oppfølgingsplanen skal inneholde: En konkret vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne. Hvilke arbeidsoppgaver som fortsatt kan utføres og hvilke som ikke kan utføres. Tilrettelegging og tiltak på arbeidsplassen. Tiltak avtales for en periode og tiltaket skal vurderes ved slutten av eller underveis i perioden. Ved behov for nye tiltak oppdateres oppfølgingsplanene for den nye tiltaksperioden. Kartlegging av eventuell behov for ekstern bistand. Blant annet vurdering om hvem som bør delta på kommende dialogmøte. Plan for videre oppfølging. 4

Kopi av oppfølgingsplanen skal sendes til lege/sykemelder senest etter 4 uker. Planen sendes til Nav ved behov for bistand. Reviderte/oppdaterte oppfølgingsplaner skal sendes inn til NAV en uke før dialogmøte 2. Saksgang: 1. Fyll ut planen som signeres av begge parter. 2. Kopi av plan sendes lege og kontor for interne tjenester som skanner denne og legger den inn som ny journalpost i aktuell personalmappe. 3. Oppfølgingsplanen sendes NAV hvis en har behov for bistand. 4. Oppfølgingsplanene skal sendes NAV i forkant av dialogmøte 2. På den måten er planens innhold sikret på forskriftsmessig måte og riktig arkivert, samt at tjenestemessige behov for tilgjengelighet er ivaretatt. 3.3 Dialogmøte I henhold til arbeidsmiljøloven 4-6 skal arbeidsgiver innkalle arbeidstaker til dialogmøte senest innen 7 uker etter at arbeidstaker har vært helt borte fra arbeid som følge av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende, med mindre det er åpenbart unødvendig. Møtet skal også avholdes for arbeidstakere som er gradert sykemeldt hvis arbeidsgiver, arbeidstaker eller sykemelder mener det er hensiktsmessig. Eksempler på tilfeller hvor møtet kan være åpenbart unødvendig er: Tilfeller med alvorlige sykdomstilstander hvor det kan fastslås at vedkommende arbeidstaker ikke vil være i stand til å vende tilbake til arbeid. Tilfeller der det er åpenbart at arbeidstaker innen kort tid uansett vil vende tilbake til full jobb uten tilretteleggingstiltak. Tilfeller der det allerede er iverksatt tilretteleggingstiltak på arbeidsplassen som fungerer, og det er åpenbart at arbeidstaker uansett vil komme tilbake til full jobb. Alvorlige sykdomstilstander hvor årsaken til sykemelding er av en slik art at møtet ikke kan gjennomføres på en hensiktsmessig måte (Det forutsettes i slike tilfeller at møtet avholdes på et senere tidspunkt, hvis mulig.). 3.4 IA-møte IA-møter er møter hvor enkeltsaker løftes opp fra enhetene sitt nivå til rådmannsnivået. Her deltar normalt: enhetsleder, arbeidstaker, kommunalsjef 2, IA-kontakten og NAV lokalt. Sykemelder, bedriftshelsetjenesten og tillitsvalgte kan også delta ved behov. Hensikten med IA-møter er å avklare arbeidstakers situasjon og status samt i en dialog avklare videre tiltak. Enhetsleder melder opp behovet for et IA-møte til kommunalsjef 2. Enhetsleder varsler arbeidstaker om at det vil bli kalt inn til et IA-møte. NAV kaller inn til møte Dialogmøte 1 skal være avholdt før første IA-møte gjennomføres. 3.5 Sykepenger Dønna kommune betaler ut sykepenger til den sykemeldte i 52 uker. NAV Trygd utbetaler delvis refusjon for sykepenger. I saker der arbeidstaker ikke oppfyller sine plikter, kan 5

sykepenger stoppes. I perioden 1-16 dager kan arbeidsgiver fatte slik beslutning og fra 17 dager i henhold til vedtak hos NAV trygd. 3.6 Bedriftsintern attføring I tilfeller hvor enhetsleder og arbeidstaker er enige om at alle muligheter innenfor enheten er vurdert og utprøvd uten å løse saken, kontaktes kommunalsjef 2 for vurdering av bedriftsintern attføring. Det samme gjelder i saker hvor arbeidstakere har gjentatt, periodisk fravær over lang tid det vil si ustabilt frammøte som følge av varig sykdom/skade. 3.7 Gradert sykemelding Med gradert sykemelding menes som hovedregel gradering i forhold til funksjon og ikke tid i form av fravær fra jobb. Skal brukes dersom den sykemeldte kan utføre deler av sine vanlige arbeidsoppgaver ved å bruke lengre tid på arbeidsoppgavene. Gradert sykemelding kan også brukes når den sykemeldte delvis kan utføre nye eller andre arbeidsoppgaver. Dette gjelder også etter tilrettelegging gjennom bedriftsinterne tiltak. Ordningen kan ved vurdering eventuelt også benyttes i forhold til gradert sykemelding med redusert arbeidstid. NAV veiledning i forhold til funksjonsvurdering. 4.0 Oppgaver med tidsfrister Egenmelding 1-8 dager >4 uker Arbeidsgiver Arbeidstaker Lege/Sykemelder NAV Kontakte leder før eventuell Hvis det er nødvendig egenmelding eller legebesøk med fravær ut over for å diskutere funksjonsevne, egenmeldingsperioden restarbeidsevne og, må det skrives tilrettelegging. sykemelding. Gi beskjed til arbeidsgiver om sykefravær pr. telefon eller ved Løpende å vurdere eget oppmøte første dag. gradert sykemelding. Ha skjema for egenmelding. Vurdere muligheter og tilby tilrettelegging i samtale med arbeidstaker. Ta kontakt med arbeidstaker ved fravær over flere dager. Utarbeide oppfølgingsplan i samarbeid med arbeidstaker, med mindre det er åpenbart unødvendig. Sørge for at oppfølgingsplanen formidles sykemelder senest ved 4 uker. Si noe om tidsperspektiv Delta i utarbeidelse og gjennomføring av oppfølgingsplan. Medvirke til å finne løsninger som bidrar til at du kan komme tilbake til arbeid, dersom dette er mulig. Fortløpende å vurdere gradert sykemelding. Motta oppfølgingsplan. NAV sender informasjonsbrev til alle sykemeldte. >7 uker Planen sendes NAV ved behov for bistand fra NAV Ved 100 % sykemelding, avtale dialogmøte 1 med arbeidstaker, med mindre det er åpenbart unødvendig. Ved gradert sykemelding avholdes bare møtet hvis det er hensiktsmessig. Ved behov kan andre aktører, for eksempel sykemelder, bedriftshelsetjenesten, NAV og/eller tillitsvalgt/verneombud delta. Delte på dialogmøte på arbeidsplassen hvis ikke medisinske grunner forhindrer det. Si fra til arbeidsgiver hvis du ønsker at sykemelder og/eller andre støttespillere skal være med på møtet. Delta på dialogmøte om du blir innkalt. Gi beskjed hvis det foreligger ekstraordinære forhold ved din arbeidssituasjon som gjør at du ikke kan delta i møtet. 6

>8 uker >26 uker Arbeidstaker må samtykke dersom sykemelder innkalles. Delta på dialogmøte 2 i regi av NAV. Du kan be NAV om et tidligere dialogmøte 2. Sende inn revidert oppfølgingsplan til NAV seneste 1 uke før møtet. Hvis du ikke er i arbeidsrelatert arbeid innen 8 uker, kreves en utvidet legeerklæring som dokumenterer at det er tungtveiende medisinske grunner som hindrer aktivitet. Delta på dialogmøte med mindre det er medisinske grunner som forhindrer det. Du kan be NAV om et tidligere dialogmøte 2. Medvirke til å finne løsninger som gjør at du kan komme tilbake til jobb raskest mulig. Hvis tungtveiende medisinske grunner hindrer at arbeidstakeren kan være i aktivitet, må du dokumentere dette i en sykemelding. Delta på dialogmøte hvis du blir innkalt. Du kan be NAV om et tidligere dialogmøte 2. Vurdere om aktivitetskravet er oppfylt slik at arbeidstaker fortsatt har rett til sykepenger. Vurdere om det er behov for arbeidsrettet oppfølging fra NAV. Avholde dialogmøte senest innen 26 uker, med mindre det er åpenbart unødvendig. Vurdere om sykemelder skal delta. Innkalle til et tidlig dialogmøte 2 hvis aktørene ber om det eller NAV mener det er hensiktsmessig. >1 år Delta på dialogmøte 3 hvis du blir innkalt. Du kan selv be NAV om et dialogmøte 3. Delta på dialogmøte 3 hvis du blir innkalt. Du kan selv be NAV om et dialogmøte 3. Før utløpet av sykemeldingsperioden (52 uker) bør du og eventuelt sykemelder vurdere om det er behov for bistand fra NAV. Det kan også være aktuelt å søke om arbeidsavklaringspenger. Delta på dialogmøte 3 hvis du blir innkalt. Du kan selv be NAV om et dialogmøte 3. Vurdere om arbeidstakeren fortsatt er arbeidsufør med behov for andre ytelser fra NAV. Forberede møtet slik at tiltak/framdrift kan iverksettes. Innkalle til dialogmøte 3 hvis en av aktørene ber om det eller NAV finner det hensiktsmessig. Vurdere om det er aktuelt med arbeidsrettede tiltak eller arbeidsavklaringspenger så tidlig som mulig, og senest før maksimumsgrensen for sykepenger er nådd. Last ned «Forebygging og oppfølging to sider av samme sak» fra nav.no. 5.0 Endring av rutinene AMU kan foreta mindre og redaksjonelle endringer av reglementet. Større og prinsipielle endringer skal foretas av kommunestyret. 7