REFERAT Ekstraordinært LEDELSESMØTE Allrommet, Handelshøyskolen BI Campus Trondheim
Innkalling Ihht. de sentrale vedtektene 12-12 gjelder følgende frister for ordinære ledelsesmøter: Innkalling : senest fem -5- dager før møtedato Innmelding av saker: senest tre -3- dager før møtedato Sakspapirer : senest to -2- dager før møtedato Referat : senest én -1- uke etter møtedato Innkalling inneholder tid og sted for møtet, og sendes ut via mail til alle BIS-mailer. Sakspapirer blir som innkalling sendt ut via mail. Disse inneholder alle saker som skal tas opp samt eventuelle vedlegg. I fremtiden vil innkalling og sakspapirer også bli lagt ut på hjemmesiden www.bis.no/trondheim og promotert på BIS-veggen slik at alle uten BIS-mail får det med seg. Vi opererer altså med tre typer saker; behandling, orientering og diskusjon. Behandlingssaker er saker man ønsker at ledelsen skal fatte et vedtak på, altså ta en avgjørelse. Med i disse sakene må det følge et forslag til vedtak. Orienteringssak betyr at man ønsker å informere ledelsen om saken. Diskusjonssak betyr at man ønsker at ledelsen diskuterer og fremmer sine meninger rundt saken. Dagsorden Dagsorden for ledelsesmøter skal inneholde følgende: 1. Godkjenning av innkallelse og dagsorden 2. Valg av ordstyrer og referent 3. Godkjenning av referat 4. Oppføring av eventueltsaker 5. Kort orientering fra alle i ledelsen 6. Saker til eventuelt 7. HRs oppfølgingssaker 8. Kritikk av møtet Side 2
INNHOLDSFORTEGNELSE Sak 60-17 Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 61-17 Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak 62-17 Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak 63-17 Oppføring av eventueltsaker Sak 64-17 - Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen Sak 65-17 Behandlingssak: Kontigent i BIS Idrett Sak 66-17 - Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak 67-17 Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Sak 68-17 Diskusjonssak: Kritikk av møtet Side 3
Sak 60-17 Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak : Godkjenner innkalling og dagsorden. Godkjent Sak 61-17 Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak : Leder som ordstyrer og HR som referent. Godkjent Sak 62-17 Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak : Godkjenner referat fra ledelsesmøte 02.05.17 Godkjent Side 4
Sak 63-17 Oppføring av eventueltsaker Sak 64-17 Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen Bakgrunn: Hvert enkelt medlem i Ledelsen redegjør for hva som er blitt gjort siden forrige ledelsesmøte. Leder: Overlapping for begge verv. Vært med StartBI og Andreas på StudyTrondheim på workshop. Styremøte på mandag i Oslo, så dialogmøte med direktørene på BI, styremøtet til SBIO. FA: Vært eksamen, fått inn et par klager så har holdt på med de. Sendt videre da sakene er større enn lokalt. Møte med Asgeir og Tore. Overlapping med Kristine, gitt dokumenter o.l. Har også planlagt rundt fagseminar som er 30. juni. Også vært med på ansettelsesrunde for nye forelesere på BI med admin. De hadde en fiktiv forelesning i BØK. Sendt innstillingtil Asgeir om hvem vi ønsker som foreleser. PK: NSF: Alle påtroppende skal 1.-3. September. Vil gjerne ha beskjed om noen vet de kan eller ikke kan delta. Blir satt til Trondheim eller Stavanger. IK: Ikke gjort så mye, eneste som gjenstår er eksamensfest. Satt idrettstyre. Snakket med PR ang. Spalte i Paapir vedr. Idrett. Snakket om at ØA skal være kontaktperson for arrangementer. FA: Vurderes om fagutvalget skal ha ansvar for Bacheloravslutning. Ønsker innspill på dette. Altså om det skal være BI eller BIS som ordner. PR: Største som har skjedd er nok at skjermen er oppe. Optimalisert nettsiden ifm. Skjermen så den ikke henger seg opp. Småting som må tas mot 1. Juni når Jonas skal ta over. Jobber med en film om BISI som skal ut til de nye kommer. MANA: Overlapping med Stian, skrevet attester. Sak 65-17 Behandlingssak: Kontigent i BIS Idrett Side 5
Bakgrunn: Det må fastsettes egen medlemskontigent for BISI som vil gjelde fra og med høsten 2017. Forslagsstiller: Internkoordinator IK: Ønsker å foreslå 200 kr for de som allerede er med i BIS, og 300 for de som ikke er med. Har foretatt undersøkelser innad i gruppene, så det er der tallene kommer fra. Betalingsvilligheten er ganske høy, men vi holder oss på disse tallene foreslås det. Ut fra diskusjoner er alle i Idrettsstyret enige i denne summen. Når det gjelder fordeling av penger så menes det at Idrettsstyret skal ta dette innad selv. Spørsmålet her er hvor høy kontingenten skal være, ikke hvordan midlene skal fordeles. AT PR: Det står 300 kr for andre, er det regulert hvor mange av disse andre kan være med? Det kan virke urettferdig om mange utenfra deltar. IK: BI-studenter skal ha 1. Pri, og det er opp til ansvarlige å se til at dette er slik. PT IK: Mener det er opptil 15% ikke-bi-studenter som kan være med. PT PK: Ville det være bedre å sette en annen pris og så eventuelt nedjustere? Om man går opp 50 kr per hode kan dette ugjøre mye, så kan vi nedjustere? PT IK: VI har ett år før dette er utenfor vår makt, mener prisen er god. VI har funnet en god pris å starte på. AT IK: Personlig kunne jeg betalt mere, men vi ønsker ikke å sette den for høyt. PT ØA: I Steinkjer betalte vi 500 kr per semester for å være med. AT IK: Det er lavt i forhold til andre lag, ja. PT IK: Igjen, har DM 100 kr, om vi skal sammenligne oss med høyskoler i Trondheim, så er det DM, ikke NTNU mener jeg. PT PR: Vi får 600 nye studenter, så vi bør holde oss på trygg grunn. AT PK: Hvor avhengige er vi av disse midlene? PT ØA: Det jeg tenker på er at om det kommer mer penger inn i kassa så kan dette brukes på utstyr, leie av hall etc. Om vi kanskje kunne satt et til 200 kr per semester så tror jeg det kunne vært bedre. Side 6
AT FA: Lurte på om ØA har tenkt på om idretten skal være selvdrevet eller om det skal fortsette å få støtte fra BIS. PT ØA: Ikke satt meg inn i. Snakket med IK om Økasser kan hjelpe til med det. Om de er selvdrevne er dette en bra ting. PT IK: Målet på lang sikt er at BIS vil distansere seg fra BISI økonomisk sett. Neste år er BISI en del av BIS, så derfor vil det være naturlig å støtte dem ett år til. AT FA: 200 kr skal bli betalt med en gang om jeg har skjønt det rett? Er det da evt. Mulig å dele den opp? Om det for eksempel er noen som vil slutte mid-semester så slipper de å betalt alt. AT IK: Det letteste er å kreve en gang i året, så blir det mindre arbeid. Det er mye merarbeid for de som krever pengene ved å gjøre det oftere. PT Leder: Nå vil det jo være slik at til høsten så er ⅔ av studentene allerede integrert i studentkulturen vår, så det å øke den kan virke skremmende. AT IK: Det vi går inn for er å skaffe en avtale med SIT så vi kan være medlemmer av SNI. Vi ønsker i hovedsak å ha et jevnt antall medlemmer. AT PK: Samme som Karen. AT FA: Trondheims-avtalen med SIT, og det med cashback. Da vi snakket om den avtalen så snakket vi om at vi setter kontingenten til det beløpet vi får igjen. AT IK: Setter vi kontingenten til 200 får vi også igjen det fra SIT. Den vil være det samme som vi setter den som. Det vi får igjen altså. PT IK: Vi setter en god start for det kommende Idrettsstyret. Ønsker å gi dem muligheten til å endre dette selv, så dette er en god pris. PT PK: Hvis vi setter den for lav så kan ballen for at BISI være selvdrevet slutte å rulle. Vi må sørge for at det er nok midler til at de faktisk kan gjøre noe. Jo høyere kontignent jo mer selvdrevet blir de. AT FA: 300 kr er 1 mnd. På 3T. PT IK: Vi må være litt safe på 1. Året. Side 7
PT PK: 300 kr er ikke en sjokksum. Hadde det vært 600 kr kanskje, men ikke den summen vi har nå. PT ØA: Det blir mer ekstraarbeid å dele opp i to, men det er ledere for idretten som kan sørge for dette, og om vi får med en Økonomiass. Til å hjelpe til her, så kan vi absolutt få til dette. Altså at de betaler for ett semester. Så slipper de som bare tar ett fag å betale for ett helt år. PT PR: Vi må kunne forsvare en pris her. Engasjementet har vært dårlig før, så vi skal være forsiktig med å øke prisen og prioritere engasjement. PT PK: De som blir med nå er de som vil betale for det og er villige til å bli med. Tror ikke engasjementet vil falle. PT IK: Enig med PR, må tenke på hva vi tilbyr. Vi er plutselig nærmere NTNUI om vi øker. Vi må legge oss en plass og ta en pris som reflekterer det produktet som tilbys. AT IK: NTNUI har mye mer støtte enn oss. Jeg mener at en kontingent bidrar til å øke kvaliteten til produktet. Er det ikke bedre å ta vare på de som er villige til å betale? AT FA: Jeg tror at vi skal lytte til begge IK her. Dette blir jo et slags prøveprosjekt, og jeg synes det er på høy tid at vi tar en sum nå, vi er sist ut med å ta penger for dette, 200 kr god sum i førsteomgang, ønsker å høre fra påtroppende hva som tenkes. AT PK: Ligger og vipper mellom både 200 og 300. Kanskje møtes på midten med 250, jeg tenker uansett at å dele opp er den beste løsningen. AT FA: Jeg tenker at vi må være forsiktig med å sette opp summen hvert år, men heller ha et prøveprosjekt nå, og så sette en fast sum som ikke nødvendigvis går opp hvert år. Jeg tror ikke det er lurt å holde på sånn, det kan ødelegge helheten og gleden ved å delta på idrett. PT ØA: Bør ha en ordning på hvordan vi får inn folk som kommer inn i idretter midtveis i året. PT PK: Man skal passe på at det ikke skal øke alt for ofte. Om man setter en startsum på 300, så kan denne holde i et par år. Setter man nå til 200 så ser man at det er for lite, så må man øke og øke hvert år. Om man setter 300 nå så kanskje man unngår økningen på år 2. AT PK: Jeg er med på 300 om vi deler opp i to semester. 150/150. AT IK: Jeg skjønner at folk vil dele opp, jeg er negativ til det. Jeg tror vi sparer oss for mye om vi setter den til en gang i året. Skal vi ha det åpent for lenge å registrere seg til idrett så Side 8
blir dette også mye merarbeid. Det å sitte å kreve inn kontingenter er kanskje ikke det de i Idrettsstyret vil drive med. PT IK: Jeg er enig med Karen. Om man starter i januar med fotballen vil det kanskje føles urettferdig, men det vil også en som starter siste del av første semester. AT Leder: De tar full kontingent i andre stud.foreninger uansett når de melder seg inn. Vi kan eventuelt ta et møte med SIT om hvordan man deler opp dette. AT FA: Vi vil høre påtroppende. Kan vi ta en runde? PT FA: Mener 300 er mye. Skal vi betale en gang for hele året så er jeg mer på 250, men om det kan deles opp så er 300 bra. PT Leder: Når 60% har sagt at de vil betale 200 så burde vi holde oss der. PT MANA: 300. PT ØA: 300. PT IK: 150 per semester er en grei pris, men på årskontingent er 200 en god pris. PT PR: Jeg sier 200, vi er av og for studenter. AT MANA: Jeg stiller meg også bak 200 i førsteomgang. PT ØA: Det er opp til Idrettstyret hva pengene skal gå til, så de styrer selv. AT PK: Jeg stiller meg bak det. Det kan bli en mer seriøs idrett om vi setter opp kontingenten. PT IK: Det handler om hvordan vi fremstår mot studentene. Folk har gått i to år og ikke betalt, vi bør ikke utfordre for mye. Folk er sta. PT PR: Det er mange som er på 1-2 treninger, er det bare observasjoner eller er det litt synsing? AT IK: Om du ser på antall medelmmer i gruppene og ser på hvor mange som møter er det avvik der. PT PK: I forhold til hvem som er med i gruppene og hvor mange som er med.treninger blir ofte avlyst pga. dårlig oppmøte. Side 9
PT PR: Det er mange som er støttemedlemmer på treningssenter som betaler større summer enn dette i måneden, så det trenger ikke å bli mer frafall. PT PK: Jeg hadde ikke betalt 300 kr for å være med så lite som jeg har vært med nå. Det er nok mange som kommer til å gjøre det, men da har vi i alle fall fått kontingenten for det. AT IK: * Leser opp hvor mange aktive medlemmer det er i de forskjellige gruppene på FB.* Konklusjon er at det er mange medlemmer, men få aktive. AT Leder: Vi har to kontingenter å sette. Det er for de som betaler direkte til oss, og de som er medlem av SIT. Den er todelt. 200 kr for de som er medlemmer av BIS, og de som ikke er det er satt til 300, det er forslag til vedtak. Om vi øker til 300 for første gruppe, må vi også øke for den andre gruppa, og da nærmer vi oss NTNUI sin kontingent. Dette er nok ikke så kult for studentene, da vi ligger på samme kontingent som NTNUI, men ikke kan tilby samme produkt. PT ØA: Hvis vi betaler semestervis, og de er medlemmer av SIT, hvordan er kickbacken da? AT IK: Summene avtaler vi nærmere når kontrakten er signert med SIT. AT PK: Jeg tror når det kommer til at vi er delt så kommer ikke det til å slutte. Jeg mener vi bør votere nå. Om prisen på det som er medlemmer av SIT øker så bør ikke det ha så mye å si, de går jo ikke på BI. AT FA: Jeg synes vi bør lytte til påtroppende uansett hva nå. PT IK: Dessverre er det ingen fra Idrettstyret som kan snakke her, men ha det i tankene at de stiller seg bak nåværende forslag til vedtak. PT PK: Det kommer an på hvordan vi løser det med semester / år mener jeg. AT Leder: Det skal ikke være noe problem hvordan vi deler opp dette. Vi er alltid i dialog med SIT her, og de er fleksible. De har sine rutiner på når de utbetaler, men dette er ikke fastsatt i kontrakten. AT IK: Det blir merarbeid her. Det er lettere for BIS å kjøre per år, ikke semester. PT PK: Kanskje vi kan sette en frist for når man skal melde seg inn. Hvor lenge kan man sitte å gruble. Dette har vi snakket om før. Det gjør arbeidet mye lettere. Da vet vi at etter en satt dato kommer det ikke flere. Side 10
PT IK: Vi snakket om det da vi hadde møte med idrettsstyret. Folk kan føle seg ekskludert her. Noen kan ville velge å ikke være med på vinteren pga ekskludering om våren. PT ØA: Det er litt jobben de har tatt på seg i idrettsstyret mener jeg. De bør være med å dra lasset litt. Da kan de også ha litt papirarbeid. AT FA: Om vi gjør det sånn at man betaler en gang, om man melder jeg inn i januar da, er prisen 200? PT IK: Ja. AT Leder: Jeg foreslår kanskje en prøvevotering blant påtroppende, om det er greit? AT Leder: Vi kan diskutere dette lenge, vi går rett til votering. Faller opprinnelig forslag til vedtak kommer endring. Forslag til vedtak: BIS fastsetter medlemskontigent på 200 kr for medlemskap i BISI for studenter som er medlemmer i BIS, og medlemskontigent på 300 kr for andre. Kontigenten følger studieåret. Godkjent. Sak 66-17 - Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak 67-17 Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker HR2: Alle må skrive under på overlappingskontrakter, levere nøkler og ordne med attester. Kontrakten for de som allerede har nøkkelkort må fornye kontrakten. AT FA: Når må attester leveres? HR2: De må leveres etter 1. Juli, de skal skrives av dere. Skal være i papir. Side 11
Sak 68-17 - Diskusjonssak: Kritikk av møtet Side 12