Konkurransegrunnlag for anskaffelse av Rapporteringsverktøy til Energiselskapet Buskerud AS Ref. nr: 1431374 (2) Tilbudsfrist: Mandag 20. august 2012, kl 12:00 Konkurransegrunnlag - Rapporteringsverktøy - 2012-1441247 Side 1 av 6
Innholdsfortegnelse 1. Generell informasjon... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Omfang... 3 2 TILBUDSProsessen... 3 2.1 Anskaffelsesform... 3 2.2 Konfidensialitet og offentlighet... 3 2.3 Forbehold... 3 2.4 Tilbudet... 4 2.5 Innlevering og frister... 4 2.6 Kontraktstildeling og kontrakt... 4 2.7 Orientering til tilbyder... 4 3 Kvalifikasjonskrav til leverandør... 5 3.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgift (minimumskrav)... 5 3.2 Attest for betalt merverdiavgift (minimumskrav)... 5 3.3 HMS-egenerklæring (minimumskrav)... 5 3.4 Foretakets økonomiske forhold... 5 3.5 Referanser:... 6 3.6 System for prosjektstyring (kontraktsarbeider)... 6 3.7 Miljøkrav... 6 4 Vedlegg:... 6 Konkurransegrunnlag - Rapporteringsverktøy - 2012-1441247 Side 2 av 6
1. Generell informasjon 1.1 Oppdragsgiver Energiselskapet Buskerud AS, heretter kalt EB er et energi- og nettkonsern og består av forretningsområdene produksjon (vannkraft), infrastruktur (kraftnett og fjernvarme), entreprenør (el-entreprenør) og tjenester (kundeservice og fiberbredbånd). EB eies av Buskerud fylkeskommune gjennom selskapet Vardar og Drammen kommune med 50 prosent eierandel hver. Hovedkontoret ligger i Drammen. Mer informasjon om EB på http://www.eb.no/ 1.2 Omfang EB ønsker tilbud på rapporteringsløsning. EB har til hensikt å inngå kontrakt med en leverandør innen utgangen av september 2012. Nærmere spesifisering av tjenesten / leveransen er beskrevet i dokumentet «Kravspesifikasjon for oppgradering av rapporteringsløsning». 2 TILBUDSPROSESSEN 2.1 Anskaffelsesform Anskaffelsen skal gjennomføres med forhandlinger. Etter tilbudsfristens utløp vil EB velge blant kvalifiserte tilbydere hvem vi vil gå videre med, basert på besvarelser sett opp mot tildelingskriteriene og med et tilstrekkelig antall tilbydere for å ivareta konkurranse. Tildelingskriterier er beskrevet i kravspesifikasjon/tilbudsskjema. 2.2 Konfidensialitet og offentlighet Opplysninger gitt i forespørselen, med alle bilag, er å betrakte som konfidensielle, og skal ikke anvendes for andre formål enn utarbeidelse av tilbudet. 2.3 Forbehold Ved eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget skal tilbyder beskrive hvilke kvalitets- og kostnadsmessige konsekvenser disse forbeholdene vil få. EB forbeholder seg retten til å dele kontrakten mellom flere leverandører, anta hele eller deler av et tilbud, forkaste alle tilbud samt å avlyse konkurransen fullstendig, dersom det foreligger saklig grunn for dette. Det tas forbehold om mulige feil og mangler i konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjon som oppdragsgiver og øvrige tilbydere måtte ha nytte av å få oppklart. Det oppfordres om å melde i fra om slike. Konkurransegrunnlag - Rapporteringsverktøy - 2012-1441247 Side 3 av 6
2.4 Tilbudet Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om. Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. Tilbyder må stå ved sitt tilbud i 90 dager etter tilbudsfristens utløp. 2.5 Innlevering og frister Ett sett av signert tilbudet, fullstendig skriftlig utfylt på norsk, sendes/leveres i nøytralt lukket forsendelse merket: TILBUD «RAPPORTERINGSLØSNING» Virksomhet Energiselskapet Buskerud AS Att: Gunnar Bassøe Melby Leveringsadresse: Ing. Rybergsgt. 99 Postadresse: Postboks 1602, 3007 Drammen MERK: Etter tilbudsfristens utløp og på oppfordring, kan EB be om at det sendes en elektronisk kopi av tilbudet i PDF-format. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen: Mandag 20. august 2012, klokken 12.00. 2.6 Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør vil bli meddelt alle deltakerne i konkurransen som har levert inn tilbud, innen rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å komme med bemerkninger vedrørende beslutningen. For denne anskaffelsen vil statens standard kontrakt for små IKT anskaffelser benyttes. Det vil bli inngått avtale/kontrakt med den leverandør som får sitt tilbud antatt. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen/kontrakten. 2.7 Orientering til tilbyder Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt skriftlig via e-post til kontaktperson i god tid før tilbudsfristens utløp: Harald Ketilsson, IKT-sjef, tilgjenglig til 30.06: harald.ketilsson@eb.no Gunnar B. Melby, Syst.ansvarlig, tilgjengelig fra 30.06: gunnar.meby@eb.no Bekreftelse på mottatt tilbudsforespørsel bes sendt utsenders e-post, med opplysning om tilbyders kontaktinformasjon harald.ketilsson@eb.no Konkurransegrunnlag - Rapporteringsverktøy - 2012-1441247 Side 4 av 6
3 Kvalifikasjonskrav til leverandør I dette kapittelet er det listet opp hvilke objektive krav som stilles til leverandørene for å kunne delta i konkurransen. Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av krav kan medføre at leverandøren blir avvist. Oppdragsgiver har rett til å innhente supplerende opplysninger og dokumentasjon, både direkte fra den enkelte leverandør eller fra eksterne kilder. 3.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgift (minimumskrav) Vedlegge attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor leverandøren hører hjemme. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. 3.2 Attest for betalt merverdiavgift (minimumskrav) Vedlegge attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (skjema RF- 1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor leverandøren hører hjemme. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. 3.3 HMS-egenerklæring (minimumskrav) HMS - egenerklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 3-4, 8-8 og 12-3 (skjema vedlagt). Tilbyders eventuelle eget skjema kan benyttes. 3.4 Foretakets økonomiske forhold Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for at leverandøren vil være økonomisk levedyktig i hele avtaleperioden, og fullt ut er i stand til å ivareta sine forpliktelser gitt de anslåtte rammene for avtalen. Minstekravet for vurdering/rating vil normalt være A. Virksomheter som ikke oppnår A, for eksempel fordi virksomheten er nyetablert eller under etablering, må gi nærmere begrunnelse for dette i tilbudet gjennom skriftlige uttalelser fra revisjonen. Konkurransegrunnlag - Rapporteringsverktøy - 2012-1441247 Side 5 av 6
3.5 Referanser: Tilbyder skal vedlegge minst to referanser for tilsvarende tilbudte løsning. 3.6 System for prosjektstyring (kontraktsarbeider) Leverandøren skal dokumentere at han har rutiner og verktøy for å kunne: 1. Utføre aktivitetsplanlegging for leveransen 2. Beskrive metode for måling av framdrift på aktiviteter, rapportering av framdrift, kunne vurdere avvik og å iverksette nødvendige tiltak 3. Gjennomføre systematisk oppfølging av kvalitetskontroller, fortløpende testing og kontroll av berørte anlegg og systemer, samt registrering og oppfølging av mangler og feil Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å verifisere ovennevnte erklæring ved revisjon av leverandørens prosjektstyringssystem under kvalifiseringen. 3.7 Miljøkrav EB er opptatt av miljø i alle deler av sin virksomhet og ber tilbyder kort beskrive sin miljøprofil og hvilke tiltak som gjøres for å ivareta miljømessig ytre og indre forhold. 4 VEDLEGG: Kravspesifikasjon / tilbudsskjema (1431374) Standard avtalevilkår for leverandører Etiske retningslinjer for leverandører Manglende dokumentasjon av oppsatte krav, kan føre til at tilbudet blir avvist. Konkurransegrunnlag - Rapporteringsverktøy - 2012-1441247 Side 6 av 6