Saksframlegg til styret

Saksframlegg til styret Møtedato 12.05.11 Sak nr: 34/2011 Sakstype: Orienteringssak Sakstittel: ÅRSRAPPORT HMS 2010 Trykte vedlegg: Bakgrunn for saken I henhold til Arbeidsmiljølovens 7-2 (6) skal arbeidsmiljøutvalget hvert år avgi rapport om sin virksomhet til virksomhetens styrende organer og arbeidstakerenes organisasjoner. Hovedarbeidsmiljøutvalget i Sykehuset i Vestfold vedtok HMS årsrapport i møte 25.01.2011 Forslag til vedtak Styret tar orienteringen om HMS arbeidet til orientering Tønsberg, 05.05. 2011 Stein Kinserdal administrerende direktør Side 1 av 6

Faktabeskrivelse: 1 SYSTEMATISK HMS- ARBEIDET IK/HMS-systemet Helse-miljø-og sikkerhetssystemet er en del av Kvalitetssystemet. Systemet blir kontinuerlig oppdatert. Lover og forskrifter er tilgjengelig som lenker i systemet og er til enhver tid oppdatert. HMS-handlingsplaner Prosedyren og IK-forskriften 5 dokumenterer at det skal gjennomføres HMS-runde minst en gang i året. I all hovedsak har alle klinikker og enheter gjennomført dette. Medarbeiderundersøkelsen Siste medarbeiderundersøkelsem ble gjennomført høsten 2010 og den systematiske oppfølgingen med utvikling av det psykososiale arbeidsmiljø blir fulgt opp i 2010 og fortsetter med dette som grunnlag i 2011. Oppfølgingen av metoderekken i MUSIK er et ansvar alle ledere i SiV er kjent med, og det er utarbeidet en egen håndbok for dette arbeidet som er tilpasset SIVs lokale forhold. Psykososialt arbeidsmiljø Som et ledd i MUSIK konseptet oppfølgingen av medarbeiderundersøkelsen - ligger ivaretagelsen av det psykososiale arbeidsmiljø. Både gruppesamtaler og indivdiuelle utviklingssamtaler benyttes. I all hovedsak skal alle klinikker og seksjoner gjennomføre dette i 2011 frem mot neste MUSIK-undersøkelse høsten 2011. Stoffkartotek for giftige og helsefarlige stoffer Sykehuset har elektronisk stoffkartotek som er internettbasert. Dette innebærer at vi har økt tilgangen til sikkerhetsdatablader slik at vi har nesten 100% tilgjengelig sikkerhetsdatablad, slik forskriften krever. 2. SÆRLIG OVERVÅKNING Det kan dokumenteres at sykehuset systematisk overholder det lover og forskrifter krever overvåkning av. Etter planen er det ikke gjennomført helsekontroller av ansatte i 2010 da dette gjennomføres kun hvert tredje år. Det har ikke vært gjennomført kartlegging av eksponering av lystgass i løpet av 2010. Ansatte som blir utsatt for ioniserende stråling har dosimeter som avleses systematisk. I forskrift om strålevern og bruk av stråling (strålevernforskriften) har sykehuset en egen strålevernansvarlig. 3. ARBEIDSGIVERS PLIKTER Ledere i det enkelte verneområder skal holde arbeidstakerne og deres tillitsvalgte orientert om styrings- og planleggingssystemer. På et overordnet nivå har de ansattes representanter deltakelse i HAMU som sikrer at dette ivaretas. 4. VERNETJENESTEN Sykehuset har 78 verneområder/ombud. Av disse skal det være valgt et klinikkverneombud i hver klinikk/servicedivisjon. Der det er hensiktmessig velges det også avdelingsverneombud. I sak 56/09 vedtok AMU at det skal opprettes lokale klinikk/divisjon AMU fra 2010. SiV har nå et overordnet Hovedarbeidsmiljøutvalg (HAMU) for hele virksomheten. De lokale Side 2 av 6

klinikk/divisjon AMU har eget mandat for saker som skal behandles på nivå 2. Opplæring av medlemmene m/vararepresentanter og AMU-sekretærer ble avholdt en hel dag i februar. Alle klinikk-/divisjons AMU har avholdt jevnlige møter jf. mandatet som ble utarbeidet. HAMU hadde 8 ordinære møter, 52 saker har blitt behandlet inkl. godkjenning av protokoll og eventuelt saker. HAMU har bestått av følgende medlemmer i perioden 01.01.10-31.12.10 ARBEIDSGIVERREPRESENTANTER/VARAMEDLEMMER: Adm.dir. Stein Kinserdal/Fagdirektør Halfdan Aass HR-direktør Bente Krauss/Personalsjef Leif Johnsen Direktør Servicedivisjon Karl-Juel Nordahl/Klinikksjef Berit Grønning Nielsen Klinikksjef Anita Schumacher/Klinikksjef Per Olav Dale, var medlem i AS permisjon. ARBEIDSTAKERREPRESENTANTER/VARAMEDLEMMER: Tone Woll Buer/Inger Stulen Nina Dreyer Liseth/Roy Gjersøe Jørn Flaatten/Geir Tollefsen Nina Clausen/Mildrid Søndbø Som medlem møter avd.sjef Eva Jupskås fra BHT. I 2010 har arbeidstakersiden hatt ledelsen av HAMU ved HVO Nina Clausen. Bedriftshelsetjenesten Fra 1. januar, etter styresak 80/2009 Felles BHT tjeneste for sykehusområdet, ble "gamle" Bedriftshelsetjeneste sammenslått med Bedriftshelsetjensten ved Sykehuset Telemark HF. BHT består nå av team Skien og team Tønsberg. BHT ledes av Eva Jupskås. 5. HMS-REVISJONER Ekstern revisjon: Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (dsb) gjennomførte sin årlige revisjon i uke 16, fra den 20. april, med avslutning fredag den 23.april. Sykehuset fikk 5 avvik og 1 anmerkning, det ble utarbeidet en handlingsplan å avvikene er lukke innen gitt frist fra tilsynsmyndighet. Arbeidstilsynet gjennomførte tilsyn 2008 som en oppfølging av God vakt fra 2005. Rapporten forelå i juni 2009. Sykehuset i Vestfold fikk 5 pålegg som alle ble knyttet til Opplevelsen av ubalanse mellom oppgaver og ressurser. Det ble nedsatt en gruppe som arbeidet med å lukke de avvikene jf. pålagte frister som ble gitt fra tilsynet. Hele oppfølgingsarbeidet ble gjennomført i 2010. HAMU sak 48 i desember behandlet siste ledd del av påleggspunktene og dannet med det grunnlaget for å lukke det siste påleggspunktet, Evaluere iverksatte tiltak. HAMU vedtok klinikkenes handlingsplaner med status- og effektvurdering og forutsatte at arbeidet med gjennomføring av oppfølgingen av tiltakene ble gjort lokalt og sentralt. De utvalgte ansvarsområdene etter kartlegging skal følges videre opp i 2011 gjennom de ordinære rutiner for HMS-arbeid. HAMU var tilfreds med det arbeidet som er gjort, og de planer for oppfølging som fremkommer, og uttrykte at dette ga grunnlag for å lukke pålegget. Vedtaket ble enstemmig vedtatt. Side 3 av 6

Intern HMS-revisjon Jf. SiVs kvalitetssystem skal det årlig gjennomføres interne HMS-revisjoner. I 2010 ble det kun gjennomført på 2 seksjoner. 6. VERNE OG HELSEPERSONALE Bedriftshelsetjenesten utarbeider årsrapporter på bakgrunn av bistand som er gitt. Mer utfyllende informasjon om bistandsområdene fra Bedriftshelsetjenesten blir gitt fra avdelingens egne årsrapporter til klinikkene og adm.dir. for 2010. 7. REGISTRERING AV ULYKKER OG SYKDOMMER Det har vært ført oversikt over HMS-avviksrapportering i 13 år. Nedenfor følger en oversikt som viser antall HMS-avvik fra 01.01. 31.12.10. Det er 4. året avvikssystemet TQM Helse har vært benyttet hele året. Åpne felt i tabellen for årene 2007-2009 er knyttet til at kategoriseringen er endret etter det var et manuelt system. Avvikhendelser 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Personskader 39 46 29 25 22 +15 56 61 60 68 Nesten skader 24 11 3 2 24 Blodsmitte 77 97 98 110 75+25 80 83 73 100 Personskade m/egen-sykemelding 4 4 5 5 1 10 12 7/12 13 Psykososialt arbeidsmiljø 9 4 16 14 5 4 9 6 Organisatorisk arbeid 6 2 12 56 86+(152) 443 438 300 197 Brannvern 30 22 6 16 21 44 98 51 87 Tekniske avvik 0 0 1 0 3 25 27 22 26 Sikkerhetsforhold 5? 42 61 81 52 45 46 43 Avvik totalt 196 196 212 289 510 700 773 577 534 Det har vært et mål å få økt bevissthet og aktivitet i det å melde hendelser. Avvikene i kategorien Organisatorisk arbeid har også i 2010 gått kraftig ned, med hele 103 færre. Medisinsk klinikk har alene 60. Dette er en kraftig nedgang fra 2009 hvor de hadde over halvparten. Det blir årlig meldt til forsikringsselskap om skader som den enkelte har blitt påført. 33 av personskadene er meldt NAV, mot 13 i 2009. I 2010 har ledere blitt fulgt opp fra HMS-koordinator da det har vært en underrapportering fra ledere tidligere år. 19 av personskadene er behandlet av lege. 8 av personskadene er kategorisert som Vold/trussel om vold som også er en nedgang fra 2009. En hendelse er meldt Arbeidstilsynet. Sykefraværsarbeid Ledere i klinikkene har et særskilt ansvar ved oppfølging av sykefravær, særlig å klarlegge om årsaken til sykefraværet er arbeidsrelatert eller om det skyldes forholdene på arbeidsplassen. I AMU sak 29/09 IA/HMS mål og handlingsplan 2009 ble følgende beskrevet: SiV har over år jobbet aktivt med å redusere sykefraværet. Fra 2003 ble også SiV en IA bedrift (inkluderende arbeidsliv), som har brakt med seg en rekke føringer og aktiviteter, som skulle bidra til å redusere sykefraværet. Allikevel steg sykefraværet fra 7.2% i 2005 til 8.2% i 2006 og videre med 0,2% til 8.4 i 2007. I 2008 ble det et Side 4 av 6

samlet fravær på 8,3% og det vil si et redusert fravær med 0,1%. I 2009 ble sykefraværet redusert med 0,5% og ytterligere nedgang til 6,5% i 2010. Dette er svært gledelig utvikling. Nedenfor følger en oversikt som viser gjennomsnitt sykefravær for 2001-20010. 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 SiV totalt: 6,4% 6,7% 7% 7,2% 6,96% 8,02% 8,04% 8,2 % 7,7% 6,5 Langtidsfravær: 5,2% 5,2% 5,6% 5,5% 5,16% 6,02% 6,4% 6,3 % 5,7% 5,3 Kortidssykfraværet: 1,2% 1,4% 1,4% 1,7% 1,76% 2% 2% 1,9 % 2% 0,9 Sykefravær i 09 er kun tom oktober. Personer som har gått av med AFP og uføretrygg fra 2002 2009. 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 102 99 75 10 AFP 36 Ufør 43 AFP 41 Ufør 26 AFP 37 Ufør 30 AFP 21 Ufør 17 AFP 38 Ufør pr. 30.09.06 Antall uttak av AFP og ufør inkludere også graderte uttak. 62 AFP (22 på 62-64 41 på 65-67) 43 Ufør 8. AKAN- ARBEIDET SiV har en egen Rusforebyggende arbeidsgruppe som bl.a. utarbeider årlige handlingsplan som legges fram for ledergruppa og HAMU. Arbeidsgruppen rapporter årlig om sitt arbeid til ledergruppen og HAMU. Det er avholdt 1 møter i rusforebyggende arbeidsgruppe. Sykehuset hadde kun 1 AKAN-avtale som ble avsluttet. Aktiviteten i det rusforebyggende arbeidet skal tas opp igjen i 2011. 9. OPPLÆRING I HMS-ARBEID Verneombud/stedfortredere og ledere (jf. AML) har gjennomført grunnkurs i arbeidsmiljø. HMS kurs i regi av HR-avdelingen Antall deltakere 2 HMS Grunnkurs mars og nov./des à 3 dager 60 Kurs i regi av Bedriftshelsetjenesten 2 kurs i Mestring av stress og nedstemthet 8 ganger à 2 timer 20 Antall deltakere totalt: 80 10. HMS-HANDLINGSMÅL 2010: I AMU sak 29/09 IA/HMS mål og handlingsplan 2009 ble det som et ledd i det å være en IA bedrift utarbeide årlig mål og handlingsplan for IA arbeidet, basert på IAs hovedmålsetninger. Disse er: 1. Redusert Sykefravær Sykehuset i Vestfold skal redusere det samlede sykefraværet med 1% 2. Beholde og rekruttere personell med redusert funksjonsevne Utvikle rutiner og praksis med tilrettelegging av arbeid for ansatte med redusert funksjonsevne Side 5 av 6

3. Øke reell pensjoneringsalder Iverksettelse og evaluering av prosjekt Livsfaseorientert personalpolitikk i seniorperspektiv 2008 2009 I handlingsplanen er det beskrevet en rekke alternative tiltak. Plan og mål er forlenget ut 2010 og arbeidet med ny HMS / IA mål og handlingsplan iverksettes og behandles av HAMU januar og mars 2011 Det er lagt vekt på å ha kontinuerlig fokus på sykefraværsarbeidet. Siste halvdel av 2010 er det forberedt et eget ett-årlig prosjekt rettet mot gravide arbeidstakere; Gravid og trygg på jobb, med mål om å redusere sykefraværet spesielt for denne gruppen. Videre er en rekke verktøy og tiltak utviklet og ligger i en felles handlingsplan for HMS/IA arbeidet. Det er aktivitet ute i klinikker, avdelinger og poster knyttet til oppfølging av sykmeldte, men også i utvikling av lokale arbeidsmiljø samt tilrettelegging for arbeidstakere som har ulike begrensninger. Det gjøres svært mye godt arbeid og sykefraværet er da også redusert med 0,5% i 2009. Denne reduksjonen fortsetter i 2010 og gir et samlet sykefravær for 2010 på under 6,5%. Samarbeid mellom SiV og NAV er svært positivt og er tillagt stor for i å nå IA-avtalens mål og intensjoner. Administrerende direktørs vurdering På tross av god utvikling på flere HMS områder, er HMS-arbeidet styrket fra 2011 med større innsats i det systematiske HMS-arbeidet: sikre internkontroll redusere risiko utvikle kulturen ift melde avvik og lære av feil slik at organisasjonen kan fremstå velfungerende fremme arbeidsmiljø som er helsefremmende og trygt. Det er utarbeidet HMS mål og handlingsplan for 2011 med 7 innsatsområder: 1. Utarbeide en HMS-håndbok for ledere. 2. Videreutvikle og ivareta HMS arbeidet i foretaket via de klinikkvise AMU og HAMU 3. Videreutvikle en god meldekultur og oppfølging av HMS avvik 4. Prosjektet Gravid og trygg på jobb ; øke kunnskap om tilrettelegging for gravide arbeidstakere slik at de blir i stand til å stå lengre i jobb. 5. Videreutvikle og ivareta det systematiske rusforebyggende arbeidet 6. Målstyrt miljøledelse med miljøsertifisering etter ISO 1400-standard innen 2013 7. Sikre, videreutvikle og ivarta det systematisek brannforebyggende arbeidet Planen beskriver innsatsområdene med konkrete mål og tilhørende tiltak. Det er adm.dir. sin vurdering at den foreliggende planen gir grunnlag for samordnet og forsterket prioritering av arbeidet. Side 6 av 6