lagringstid/oppbevaringsplikt Opplysningen om den enkelte arbeidstaker skal oppbevares i 60 år etter at eksponeringen er avsluttet.

Transkript

1 HMS vil ofte omfatte opplysninger som kan relateres til den enkelte ansatte. Det er da viktig at bedriften lagrer slik informasjon på en betryggende måte og at den enkelte kan få innsyn i det som er registrert om vedkommende. Advokatfirma Storeng, Beck og Due-Lund har på oppdrag av HMS Norge utarbeidet veiledningen nedenfor og som omfatter både fysiske og psykososiale arbeidsmiljøfaktorer og lagring av dokumentasjon relatert til slike. Oversikt lagringstid HMS-relatert informasjon Oversikten inneholder veiledning for minimum og anbefalt lagringstid av HMS-relatert informasjon i henhold til gjeldende personvernlov og annet relevant lovverk. Oversikten inneholder ikke veiledning om lagringstid for informasjon tilknyttet ordinær personaladministrasjon. Dokument/informasjon Fysisk arbeidsmiljø Informasjon om arbeidstakere som er utsatt for kreftfremkallende eller mutagene kjemikalier og bly Minimum lagringstid/oppbevaringsplikt Opplysningen om den enkelte arbeidstaker skal oppbevares i 60 år etter at eksponeringen er avsluttet. MERK: Registeret, eller deler av det, skal ikke tilintetgjøres uten nærmere tillatelse fra Arbeidstilsynet. Anbefalt lagringstid Kommentar navn, fødselsnummer, stilling og arbeidssted og opplysninger om hvilke farlige kjemiske stoffer arbeidstakeren eksponeres for, hvordan og i hvilke konsentrasjoner eksponeringen forekommer, og tidspunkt og varighet for eksponeringen.

2 Registeret skal bare inneholde disse opplysningene. Informasjon om arbeidstakere som har vært eller kan bli utsatt for støv med asbestfiber (arbeidstakere som skal gjennomgå helseundersøkelse) Opplysninger om den enkelte arbeidstaker skal oppbevares i minimum 60 år etter at eksponeringen er avsluttet. MERK: Registeret, eller deler av det, skal ikke tilintetgjøres uten tillatelse fra Arbeidstilsynet. opplysninger om navn, fødselsnummer, stilling, dato for tilsetting, arbeidets art og varighet, samt den eksponeringen arbeidstakerne utsettes for. Registeret skal videre inneholde opplysninger om dato for helseundersøkelse og navn på legen som gjennomførte undersøkelsen. Registeret skal bare inneholde disse opplysningene.

3 Informasjon om arbeidstakere eksponert for biologiske faktorer Opplysningene om den enkelte arbeidstaker skal oppbevares i minimum 10 år etter at eksponeringen er opphørt. I følgende tilfeller skal registeret oppbevares i inntil 40 år etter den siste kjente eksponering som kan medføre infeksjon: med biologiske faktorer som er kjent for å kunne fremkalle vedvarende eller skjulte infeksjoner, som på bakgrunn av den nåværende viten ikke kan påvises før sykdommen bryter ut mange år senere, som har en særlig lang inkubasjonstid før sykdommen bryter ut, som medfører en sykdom som av og til blusser opp igjen over en lengre periode til tross for behandling eller som kan medføre alvorlige følgesykdommer på lang sikt. MERK: Registeret over eksponerte arbeidstakere skal stilles til rådighet for Arbeidstilsynet i tilfelle virksomheten innstilles. opplysninger om navn, fødselsnummer og den type arbeid som er utført og om mulig den biologiske faktor arbeidstakerne har vært eksponert for. Registeret skal også inneholde opplysninger om eksponeringer i forbindelse med eventuelle ulykker og uhell.

4 Informasjon om arbeidstakere som er utsatt for ioniserende stråling Informasjon om arbeidstakere som er utsatt for helsefarlige stoffer ved bergarbeid Ingen krav til lagringstid. Arbeidsgiveren skal føre register over arbeidstakere som arbeider med ioniserende stråling med opplysninger om navn, adresse, fødselsnummer, nåværende arbeid, tilsettingstid og individuelt målte stråledoser. Opplysninger om den enkelte arbeidstaker skal oppbevares i minst 60 år etter at eksponering er avsluttet. MERK: Registeret, eller deler av det, skal ikke tilintetgjøres uten tillatelse fra Arbeidstilsynet. opplysninger om navn, fødselsnummer, stilling, arbeidsplass, arbeidets art og eksponeringens art, grad og varighet. Registeret skal ikke inneholde opplysninger av personlig karakter. Opplysninger om skader og arbeidsulykker på arbeidsplassen Ingen krav til lagringstid. Det skal opprettes register for alle personskader som oppstår under utførelse av arbeidsoppgaver. Tilsvarende gjelder sykdom som antas å ha sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen. Registeret skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet, verneombud, bedriftshelsetjeneste og arbeidsmiljøutvalg.

5 Opplysninger om sykemeldinger og sykefravær Ingen krav til lagringstid. Det skal føres statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom etter. Psykososialt arbeidsmiljø og klagesaker Dokumentasjon i relasjon til varslingssaker, herunder varsel, referat fra samtaler, korrespondanse mv. Ingen krav til lagringstid. Navn på den som varsler og den omvarslede kan lagres i virksomhetens levetid, men øvrige personopplysninger tilstrebes anonymisert. Grunnløse varsler skal slettes så raskt som mulig. Mobbesaker/trakasseringssaker Ingen krav til lagringstid. Dokumentasjon og informasjon relatert til AKAN-arbeid Ingen krav til lagringstid.

6 Faktaundersøkelser/arbeidsmiljøundersøkelser rapport fra undersøkelsesak/ granskningsrapport (ekstern/intern) Ingen krav til lagringstid. Øvrige avvikssaker (HMS-avviksmelding) Ingen krav til lagringstid.