1 Saksframlegg Dato: Arkivref: 19.01.2016 2012/1375-1504/2016 / 210 Saksbehandler: Knut Værland Saksnr. Utvalg Møtedato Fylkesutvalget 02.02.2016 Fylkestinget 18.02.2016 AVSLUTTET PROSJEKTREGNSKAP FOR SAM EYDE VIDEREGÅENDE SKOLE BYGGETRINN 1 1. FORSLAG TIL VEDTAK Fylkesrådmannen fremmer slikt forslag til vedtak: 1. Avsluttet prosjektregnskap for byggetrinn 1 ved Sam Eyde videregående skole, godkjennes med en totalkostnad på hovedbygget på 514 442 053,01 kroner og en totalkostnad for tilbygget på 138 228 801,06 kroner. Kostnadsrammen var på 520 mill. kroner for hovedbygget og 153 mill. kroner for tilbygget. 2. Ubrukte lånemidler knyttet til de to prosjektene på i størrelsesorden 13 mill. kroner benyttes til å redusere fremtidige låneopptak.
2. SAMMENDRAG Fylkesrådmannen legger med dette frem avsluttet prosjektregnskap for byggetrinn 1 ved Sam Eyde vgs. Siste del av prosjektet ble sluttført august 2015. Kostnadene til gjennomføring av prosjektet ble for hovedbygget på 514,4 mill. kroner og på tilbygget på 138,2 mill. kroner. Det innebærer en innsparing for byggetrinn 1 på i overkant av 20,3 mill. kroner. Ubrukte lånemidler knyttet til byggetrinn 1 på i størrelsesorden 13 mill. kroner benyttes til å redusere fremtidige låneopptak. 3. BAKGRUNN FOR SAKEN I henhold til fylkeskommunens delegeringsreglement er det fylkestinget som etter innstilling fra fylkesutvalget skal godkjenne alle byggeregnskap med kostnadsramme mer enn 10 mill. kroner. Kontrollutvalget skal gi avgi uttalelse til regnskapet. Fylkestinget behandlet i sak 5/2009, Forprosjekt for bygging av ny skole og vedtok følgende: 1. Forprosjekt for bygging av ny videregående skole i Arendal med et samlet brutto areal på 18 000 m2 for 1082 elever godkjennes. 2. Inkludert i arealene er det beregnet et samlet utleieareal til opplæringskontorer på 439 m2. Det inngås langsiktig utleieavtale med opplæringskontorene i god tid forut for ferdigstillelse. 3. Brutto investeringsramme for byggeprosjektet setts til 570 mill. kroner. I dette beløpet ligger tomte- og byggkostnader, utgifter til undervisningsutstyr og kunstnerisk utsmykning. 4. Avtale om kostnadsdeling for grunn- og utenomhusarbeider mellom Aust-Agder fylkeskommune og Arendal kommune, datert 20.03.2009, godkjennes. Kostnadsrammen fastsettes til 70 mill. kroner. 5. Fylkesutvalget gis fullmakt til å inngå avtale med Arendal kommune om kjøp av tomtegrunn til ny videregående skole, begrenset oppad til 20 000 m2. I rapporten for 1.tertial 2011 ble budsjett regulert ned 50 mill. kroner til 520 mill. kroner. Som oppfølging av fylkestingets vedtak ble anbudskonkurranser for oppføring av ny skole igangsatt og byggearbeidene tok til våren 2010. Følgende hovedfremdriftsplan ble lagt til grunn for prosjektet: prosjekteringsstart: 21.08. 2007 forstudie ferdig: 11.02. 2008 skisseprosjekt: 23.06. 2008 forprosjekt: 15.03. 2009 detaljprosjekt: 25.10. 2009 tilbudsmateriale alle fag: 31.10. 2009 byggestart: 06.04. 2010 ferdigstillelse: 10.05. 2012 ibruktagelse av skolebygg: 10.08. 2012
Tilbygg i forbindelse med flytting av Blakstad videregående skole ned til Sam Eyde videregående skole ble vedtatt av fylkestinget i sak 02/2012, Blakstad videregående skole Flytting av utdanningstilbudet. Kostnadsrammen for tilbygget, samt investeringer i inventar og utstyr ble satt til 153 mill. kroner. Byggestart for tilbygget var våren 2012. Bygget ble ferdigstilt til skolestart høsten 2013. I tillegg har bygging av klimastasjon, utvidelse av vrimleareal, ombygginger i forbindelse med sammenkobling av byggene (skole og tilbygg) og andre delprosjekter pågått kontinuerlig frem til sommeren 2015. Samlet byggeregnskap for hovedbygg og tilbygg er gjort opp med 652 670 854,07 kroner. Dette er i overkant av 20,3 mill. kroner lavere enn kostnadsrammen. 3.1 Kontrollutvalgets vedtak Etter gjeldende retningslinjer for avslutning av byggeregnskap skal kontrollutvalget avgi uttalelse til regnskapet før behandling i fylkestinget. Kontrollutvalget fattet vedtak som vist under i sakene 45/2015 Prosjektregnskap: Flytting Blakstad vgs. til Sam Eyde vgs. og 46/2015 Prosjektregnskap Sam Eyde videregående skole, hovedbygg, den 25/11-2015. Tilbygget (sak 45/2015): Kontrollutvalget har fått seg forelagt byggeregnskap for flytting av Blakstad videregående skole til Sam Eyde videregående skole, prosjektnummer: 02521201. Kostnadsrammen er på kr. 153 mill. Prosjektet ble avsluttet sommeren 2015 og viser en samlet utgift på kr. 138 228 801. Udisponerte midler på kr 14 771 199. Kontrollutvalget viser til fylkesrevisors uttalelse 26.10.15 og har ingen merknader utover denne. Hovedbygget (sak 46/2015): Kontrollutvalget har fått seg forelagt byggeregnskap for Sam Eyde videregående skole, prosjektnummer: 0267605. Kostnadsrammen er på kr. 520 mill. Prosjektet ble avsluttet sommeren 2015 og viser en samlet utgift på kr. 514 442 053. Udisponerte midler på kr 5 557 947. Kontrollutvalget viser til fylkesrevisors uttalelse 26.10.15 og har ingen merknader utover denne.
4. EVALUERING FRA SAM EYDE VGS. AV PROSJEKTENE FLYTTING AV BLAKSTAD VIDEREGÅENDE SKOLE TIL SAM EYDE VIDEREGÅENDE SKOLE OG SAM EYDE VIDEREGÅENNDE SKOLE HOVEDBYGG I henhold til rutiner for behandling av byggesaker i Aust-Agder fylkeskommune, skal virksomheten gi en vurdering resultatet før prosjektregnskapet avsluttes. Sam Eyde videregående skole har levert en omfattende og fyldig sluttrapport/evaluering, som ligger vedlagt. Som utdrag fra denne rapporten kan nevnes: I stor grad er ovennevnte mål for fysisk miljø og strategiske mål for skoleanlegget innfridd. Både elever og ansatte har siden første skoledag høsten 2012 gitt positive tilbakemeldinger på hvordan de opplever skolens fysiske miljø. Bygget tilfredsstiller kravene til universell utforming, det er lyst og trivelig med mange større og mindre møtesteder som benyttes flittig av skolens elever. Dog tok det et par år før de ansattes felles pauserom fikk en hensiktsmessig størrelse og skikk på akustikken, noe som hadde vært et hinder for at dette ble brukt i tilstrekkelig omfang. Dette rommet skulle demme opp for etablering av tilfeldige pauserom rundt omkring i bygningsmassen og være en arena hvor ansatte kunne møtes på tvers av avdelingene for å bli bedre kjent med hele organisasjonen. Dette var viktig bl.a. for å skape grunnlaget for utvikling av en vi-skole med tydelige kjennetegn på en felles skolekultur. Skolen er ikke der ennå, men indikatorer i personalundersøkelsen viser tegn til en positiv utvikling. Bruk av skolens fellesarealer med fasiliteter som kantine, bibliotek, rådgivertjenesten, skolehelsetjenesten m.fl. er omfattende og bidrar til elevenes opplevelse av tilhørighet til Sam Eyde videregående skole og ikke bare til den avdelingen og klassen hvor de er elever. ---------------- Sam Eyde videregående skole er blitt en stor arbeidsplass med bortimot 340 ansatte. Ved planlegging av skolen ble det lagt stor vekt på at alle ansatte enten dette var lærere, renholdere, ledere, m.fl. skulle ha en god, funksjonell og trygg arbeidsplass. Alle ansattegrupperinger ble tatt med i planleggingen av respektive arbeidsplasser enten disse var i kontorer, på verksteder, i klasserom, i resepsjonen, m.fl. HMS stod på dagsorden og var en viktig rettesnor i dette arbeidet. Personalundersøkelsene som gjennomføres årlig, gir viktig informasjon om bl.a. hvordan de ansatte vurderer sin arbeidssituasjon, sitt fysiske og psykososiale arbeidsmiljø. Det er mange ansatte som har gitt og gir uttrykk for at de er stolte over sin arbeidsplass, som er stolte av å være ansatte ved Sam Eyde videregående skole. Dette underbygges ved at flere parametre i personalundersøkelsen som fagfeltets attraktivitet, arbeidsplassens attraktivitet og syn på arbeidsplassen har alle grønt skår. Dette er også et klart uttrykk for at de ansatte trives i en skole hvor personalundersøkelsen også viser at skolen har et godt kollegialt fellesskap med stort læringstrykk og et individuelt handlingsrom som gir rom for nyskapende medarbeidere og jobbinnflytelse. Når det gjelder det fysiske arbeidsmiljøet er de aller fleste som arbeider i skolen godt fornøyde. Lærer kontorarbeidsplassen er gjennomgående lyse og trivelige og
tilfredsstiller arealnormen på 6 kvm. Dog har det fremkommet at for mange av disse kontorplassene ikke har direkte tilgang på dagslys, men tilgang kun på brukt dagslys, dvs. lys fra f.eks. fellesarealet, og at dette ikke er en optimal løsning. Inneklimaet er gjennomgående godt, men tidvis har det vært problemer i flere deler av skolen. Dette var spesielt et problem det første skoleåret og rapporteres å fungere relativt tilfredsstillende nå. De fleste teorirom kunne, som nevnt tidligere, med fordel vært større. Dette gjelder også de fleste rommene på avdeling Helse- og oppvekstfag hvor flere undervisningsrom åpenbart er i minste laget til undervisning i flere av programfagene. Verkstedene, laboratoriene, byggfaghallene, m.fl. er også lærernes og elevens arbeidsplasser. Det var ved etablering av disse lagt stor vekt på å etablere trygge arbeidsplasser hvor HMS var viktig premissleverandør. Etter mer enn 3 års bruk kan det bekreftes at forholdene i det store og hele er blitt som forventet. Dvs. at både elever og ansatte er opptatt av å holde orden og opprettholde et godt sikkerhetsnivå og rapporterer fortløpende om oppståtte HMS-avvik. Ambisjonsnivået er å få iverksatte tiltak for å lukke avvikene så fort som mulig. På dette området er skolen ikke helt i mål, men det er fra AMU, verneleder og skolens ledelse kontinuerlig fokus på dette. Å lykkes med HMS arbeidet vil i stor grad være avhengig av de ansattes holdninger til dette arbeidet. Å endre disse tar tid, men skolen er på rett vei. En vesentlig reduksjon i sykefraværet er en klar indikator på dette. 5. KONKLUSJON Gjennomføring og bygging av Sam Eyde videregående skole har vært fylkeskommunens største satsing på skole noensinne. Den nye skolen har blitt en ny og moderne læringsarena som har stor betydning for hele Aust-Agder. Samarbeidet mellom skole og administrasjon har fungert svært godt, og har gitt verdifull erfaring for nye prosjekter som kommer. Prosjektet er gjennomført som planlagt. Fylkesrådmannen tilrår at prosjektregnskapet godkjennes. Samlet byggeregnskap for byggetrinn 1 med hovedbygg og tilbygg er gjort opp med 652 670 854,07 kroner. Dette er i overkant av 20,3 mill. kroner lavere enn kostnadsrammen. Ubrukte lånemidler knyttet til de to prosjektene på i størrelsesorden 13 mill. kroner benyttes til å redusere fremtidige låneopptak. Differansen mellom innsparingen og lånebeløp er merverdiavgift. Vedlegg: Sluttrapport for Sam Eyde videregående skole, 1. byggetrinn.