OVERORDNET HANDLINGSPLAN HMS 2014 ALTA KOMMUNE Vedtatt i AMU 06.12.13 1
HANDLINGSPLAN HMS 2014 - ALTA KOMMUNE 1. INNLEDENDE DEL - FAKTA 1.1. FØRINGER Alta vil Arbeidsgiverpolitisk dokument Virksomhetsplan 1.2. MÅLSETTINGER HMS-mål i arbeidsgiverpolitikken: HMS-systemet i Alta kommune skal bidra til: - At alle arbeidsplasser og lokaler innrettes slik at arbeidssituasjonen er helsefremmende, sikker og meningsfylt - At medarbeiderne trives og tar medansvar for helse, miljø og sikkerhet. Trivsel måles ved metoden via BedreKommune.no med målsetting om gjennomsnittlig score på minimum gjennomsnittet for hele landet. - At sykefraværet ikke overstiger gjennomsnitt på 7,5 % (Nærvær på 92,5 %) - Å sikre at alle med arbeidsgiveransvar innehar nødvendig kompetanse innen HMS - Vern av ytre miljø - Å bygge opp Alta kommunes omdømme Som en inkluderende arbeidslivsbedrift har Alta kommune utarbeidet følgende mål/delmål for vårt videre arbeid: a) Hovedmål: Alta kommune skal ha et nærvær på over 92,5 % jamfør fokusområde HMS og nærvær i virksomhetsplanen 2014 for Alta kommune. Delmål: 1. Nærværsarbeidet skal være forankret i hele kommunen, både hos rådmannen og hans ledergruppe, hos politikerne og blant de tillitsvalgte og verneombudene. 2. Nærværsteamet skal fortsatt bruke Langtidsfrisk i enkelt virksomheter for å fremme helsefremmende arbeidsplasser og økt nærvær. b) Hovedmål: Ny IA-avtale implementeres i kommunen. c) Hovedmål: Den reelle pensjonsalder økes med 6 mnd. (61 år) Delmål: 1. Alta kommune skal legge til rette slik at ansatte kan stå lengre i arbeid. 2. Alta kommune har vedtatte og implementerte seniorpolitiske retningslinjer. 2
1.3. HMS-ORGANISERING Leder: Rådmann Bjørn-Atle Hansen HMS-ansvarlig: I henhold til HMS-styringsdel er personalavdelingen v/personalsjef på vegne av rådmannen kommunens HMS-koordinator. Verneombud: Hovedverneombud Nils Arne Skum og Tove Lampe Barosen 1.4. ØKONOMI Bedriftshelsetjeneste er budsjettert med kr 500.000,- for 2014. Nærværsteamet har en attføringspott på ca. kr. 400.000.- som skal brukes til utprøving av ansatte i Alta kommune i andre virksomheter. Drift og utbygging har budsjettert med kr. 25 000.- til HMS, fysisk tilrettelegging. Drift og Utbygging har også en pott på kr. 500 000.- for bygningsmessige tilrettelegging i hele Alta kommune. Oppvekst og kultur har budsjettert med kr. 250 000.- til universell utforming av virksomheter. Kommunen kan søke om hjelp og støtte til HMS-arbeid fra våre forsikringsselskaper. Kommunen kan også søke NAV arbeidslivssenter om tilretteleggingstilskudd. 1.5. FAKTA OM TJENESTEOMRÅDE/VIRKSOMHET/AVDELING - antall ansatte: 1763 - antall årsverk: 1389 - sykefravær: 89,66 % nærvær i 2012 - seniorer: ingen særskilte tiltak for denne gruppen, bortsett fra lærerens tariffestede rett til redusert undervisningstid etter fylte 55 år. - grad av tilrettelagt arbeid: Vi har ikke nøyaktige tall på hvor mange som har fått tilrettelagt sin arbeidssituasjon. Alle tjenesteområder sier at de tilrettelegger det fysiske arbeidsmiljø for de som trenger det. 1.6. UTVIKLINGSTREKK SOM PÅVIRKER HMS-ARBEIDET: Her vil vi trekke fram noen forhold: - at Alta-samfunnet har høyt sykefravær (jfr. NAV-statistikk) sammenlignet med andre kommuner i Finnmark og dermed også på landsbasis - den omstillingsprosess Alta kommune nå er inne i kan påvirke det psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljø. Dette kan bl.a. gjelde renholdsavdelingen, skolesektoren og tjenesteområdet Helse og Omsorg. - den økonomiske situasjonen kan påvirke arbeidssituasjonen. - Helse og omsorg-sektoren påpeker at innføring av samhandlingsreformen har bidratt til økt press på arbeidssituasjonen til ansatte i omsorgsavdelingen. - Helse påpeker også at det er stort behov for vikarer, samt problemer med å få tak i vikarer. Dette medfører at lederne får lite tid til utviklingsarbeid andre lederoppgaver. - Kommunen har HMS-utfordringer med noen bygg, slik som rådhuset, Vertshuset, Komsa skole og en del boliger som disponeres av Alta kommune. 3
2. KARTLEGGINGSDEL. Ut fra krav i lov og forskrift, vårt risikobilde og hensiktmessighet ift. vår drift, framkommer det nedenfor hvilke kartleggingsmetoder vi har benyttet: 2.1 RISIKOVURDERING Både Helse/Omsorg, Drift/Utbygging og ASU bruker risikovurdering som metode i alle virksomheter. Oppvekst/Kultur og Felles støtte bruker metoden etter ønske og behov. 2.2 VERNERUNDE Det foretas årlige vernerunder på nesten alle virksomheter. Noen virksomheter bruker både risikovurdering og vernerunde som metode. 2.3 BEDREKOMMUNE. NO Alta kommune har i 2012 gjennomført medarbeiderundersøkelse ved hjelp av verktøyet Bedrekommune.no Alle tjenesteområdene har gjennomgått resultatet av undersøkelsen i sine virksomheter. Det er laget handlingsplaner i forhold til forbedringspunkter etter resultatene. Neste medarbeiderundersøkelse skal gjennomføres våren 2014. 2.4 HMS-MØTER På alle tjenesteområder tas HMS opp i personalmøter på virksomhetene/avdelingene og i ledermøter. HMS er også et av temaene i rådmannens lederteam, som avholder møter ukentlig. Drift og Utbygging har som mål å ha egne HMS-møter to ganger i året. 2.5 PERSONALMØTER HMS og HMS relaterte tema tas løpende opp i personalmøter i virksomhetene. 2.6 MEDARBEIDERSAMTALER Medarbeidersamtaler skal gjennomføres hvert år. AMU ba i sitt møte 17.09.13 om å få en tilbakemelding på omfanget av manglende gjennomføring av medarbeidersamtaler og eventuell årsak. Det ble sendt ut en elektronisk spørreundersøkelse til alle ledere med svarfrist 1. nov. Innen fristen hadde 82 % svart på undersøkelsen. Innen utgangen av året vil ca. 40 % ha gjennomført medarbeidersamtale. Tilbakemelding om årsak ga følgende svar: - Innkalt senere i år - Ansatt ikke møtt til avtale - Har ikke prioritert dette - Har ikke tid - Nyansatt som leder - Ansatte er i permisjon, sykemeldt m.m. 4
- Omorganisering - Frivillig og pliktig annet hvert år. - Ansatte og leder er enig om ikke å ha slike samtaler, tar ting i morgenmøtet. - Fanges opp av andre typer samtaler/metoder. - Skal ha samtaler senere i år eller til neste år Med såpass lav andel gjennomførte medarbeidersamtaler pr. november, ser vi at det er nødvendig med en tydeliggjøring av bakgrunnen for og gjennomføring av metoden. Det er også nødvendig å drøfte de klare signaler som kommer fram i merknadsfelt om at våre ledere finner det vanskelig å prioritere dette i en travel hverdag. 2.7 BEFARINGER Befaringer foretas i forbindelse med arbeidsplasstilrettelegginger, vernerunder og branntilsyn. Befaringer gjennomføres av ledere med personalansvar minimum 1 gang pr år. Befaringen er ikke en del av vernerunden. Oppvekst og kulturtjenesten: Interne befaringer i skoler og barnehager i følge lov og forskrift. 2.8 NÆRVÆR Nærvær i Alta kommune 3.kvartal 2013. 3.kv 2013 2.kv 2013 1.kv 2013 2012 3.kv 2012 2.kv 2012 1 kv. 2012 SEKTOR Nærvær Nærvær Nærvær Nærvær Nærvær Nærvær 110 FELLES STØTTE 91,88 % 92,25 % 92,52 % 94,15 % 94,12 % 94,82 % 94,86 % 116 SAMFUNNSUTVIKLING 98,48 % 99,54 % 98,43 % 97,41 % 98,68 % 98,55 % 97,61 % 210 OPPVEKST OG KULTUR 92,55 % 91,60 % 89,37 % 89,41 % 89,66 % 88,19 % 87,11 % 300 HELSE- OG SOSIAL 89,74 % 89,56 % 88,35 % 88,32 % 88,39 % 88,64 % 89,05 % 510 KULTUR 92,19 % 92,05 % 95,57 % 90,80 % 600 DRIFT-OG UTBYGGING 86,82 % 86,82 % 88,16 % 89,00 % 89,32 % 89,15 % 90,42 % 610 SELVKOSTOMRÅDET 81,95 % 87,22 % 97,54 % 95,93 % 98,29 % 97,83 % Totalt 91,21 % 90,67 % 88,70 % 89,66 % 89,64 % 89,01 % 88,70 % Alta kommune hadde nedfelt som mål et nærvær på 92,5 % for hele organisasjonen. Nærværstallet for 2012 endte på 89,66 %. Dette er en økning på 0,3 % fra 2011. Nærværet har hatt en positiv økning gjennom hele 2012. Foreløpige tall for 2013 viser at Alta kommune er på god vei når det gjelder nedfelt nærværstall. I 2013 har nærvær vært et fokusområde for rådmannen og hans lederteam. Dette innebærer blant annet et økt fokus på månedsrapportering på nærvær, plikter og rettigheter for ansatte og samhandling med fastlegene i Alta og NAV Alta. Dette fortsetter også i 2014. 2.9 SKADER OG ULYKKER Det er ikke meldt om noen alvorlige skader og ulykker i 2012. Mindre skader er meldt og er behandlet etter rutinene. 5
Sektorene registrerer ulykker i henhold til gjeldende bestemmelser. Ulykker for voksne og barn rapporteres til NAV og til kommunens personalkontor. 2.10 AVVIKSBEHANDLING Med avvik mener vi enhver uønsket hendelse eller mangler ved utstyr som kan føre til personskade, miljøskade eller materiell skade. Avvik skal føres når avvik oppstår. Den som er berørt av eller oppdager avviket, skal føre avviket. Målsettingen er at alle avvik skal føres. Avviket skal videre behandles i samsvar med IK-systemet. Det finnes enda ikke et felles elektronisk avvikssystem for Alta kommune. Kommunens rutiner for avviksrapportering og meldeskjema ligger tilgjengelig i personalhåndboken. Rådmannen skal ha kopi av eksterne avviksmeldinger, miljørettet helsevern, branntilsyn som gjelder kommunale bygg m.m. Interne avviksmeldinger, slik som bl.a. medisinhandtering handteres av kommunalleder. Rådmannen vil sette avvikshåndtering på sakskartet til ledermøte en gang i måneden. Dette gjennomføres for at lederteamet skal være kjent med sakene, samt at lederteamet eventuelt kan iverksette tiltak dersom noen avvik er kritisk ift. den daglige drifta. 2.11 GJENNOMFØRTE TILSYNSBESØK Arbeidstilsynet: Elvebakken sykehjem, Hjemmetjenesten, Enhet for rus og psykiatri, Helseavdelingen. Datatilsynet: Sykestua og Byhagen legesenter. Fylkesmannen: Bistandsavdelingen. Branntilsyn på alle kommunale bygg. 2.12 GENERELL VITEN Langtidsfrisk er en metode for å skape gode forutsetninger i organisasjoner, slik at medarbeidere kan bruke sin arbeidsevne fullt ut og være friske og effektive på jobben. Langtidsfrisk bygger på et humanistisk verdisyn og visjonen om langtidsfriske innbyggere, organisasjoner og samfunn. Metoden kjennetegnes ved at oppmerksomheten flyttes fra sykdom og sykefravær til helse og nærvær. Langtidsfrisk mobiliserer ledere, medarbeidere, fagorganiserte og bedriftshelsetjeneste i et samarbeid for å fremme helse, effektivitet og lønnsomhet. Langtidsfrisk er nært knyttet til Verdens helseorganisasjons begrep om helsefremmende arbeidsplasser. Alta kommune skal være en endringsvillig organisasjon, og må tilpasse seg økonomi og andre rammevilkår. I slike endringsprosesser skal de ansatte ivaretas ved at våre grunnverdier blir fulgt; åpenhet, trygghet og respekt. Ny organisasjonsstruktur skal iverksettes fra 1.1.14. I praksis ser det ikke ut til at det vil berøre den store mengden av ansatte i stor grad. Endringen er derimot tenkt å være en tydeliggjøring av lederrollen og ansvar/myndighet på virksomhetsnivå, noe som bør være fordelaktig i et HMS-perspektiv. 6
En del av våre arbeidsplasser preges av at vedlikeholdet ikke har vært prioritert tilstrekkelig eller at lokalene er uhensiktsmessige ift. dagens standarder og behov. Det preger det fysiske arbeidsmiljøet ved noen av våre virksomheter. 2.13 KOMPETANSE Den enkelte virksomhetsleder vurderer fortløpende hvilke ledere og ansatte som har behov for HMS- opplæring. Dette gjelder spesielt ved nyansettelse. Det avholdes årlig 40 timers grunnkurs i HMS for ledere og verneombud. Dette legges til våren. På høsten avholdes et «minikurs» for verneombud, og HMS-kurs for ledere. I 2012 ble følgende kurs gjennomført: IA-ledelse 2 dager Grunnkurs HMS- 40 timer Kurs i Forvaltningsloven Brannvernekurs Grunnkurs og videregående kurs i økonomi Kurs om fakturering Oppfølging av sykemeldte, 3x1 dag Introduksjonskurs for nyansatte Brannvesenet har en opplæringsplan for alle ansatte, som er en pålagt kompetanseheving som gjennomføres i regi av Norges brannskole. Oppvekst og kultursektoren melder inn behov om kompetanse på følgende områder: HMS - lederopplæring Arbeidsmiljøloven Brannvernlederkurs Utagerende barn, vold og trusler Livredning - HLR Førstehjelp Resultat framkommet fra pkt. 2.1 2.12 ligger til grunn for utarbeidelse av tiltaksplanen og vedlegges HMS-planen i den grad det er hensiktsmessig. 7
3. PLAN-/TILTAKSDEL Situasjonsbeskrivelse/ mål Alta kommune skal ha et nærvær på 92,5 %. Tiltak Økonomi Ansvarlig Tidsfrist 1. Oppfølging av ansatte med gjentakende sykefravær og de med langtidsfravær. 2. Nærværsprisen 3. Avklare langtidssyke, som kan sies opp 2. settes 20000,- i 2014 til oppmerksomhet rundt denne prisen 1. Nærværsteamet sammen med leder. 2. Nærværsteamet 3. Personal/nærvær 1. Hele året 2. Kandidater må meldes inn innen 01.09.14 Implementere ny IAavtale Stimulere til økt fysisk aktivitet Bruk av ROS analyse Alle ansatte skal ha medarbeidersamtale Trimkampanje med trekning av premier blant deltakerne Motivere og veiledere ledere til å bruke verktøyet, kurs. 1. Motivere og veilede ledere til å bruke verktøyet 10000,- satt av til gavekort/ premier Kompetan semidler 2. Kurs for ledere Opplæring Førstehjelp 1. 70.000 2. 20.000 Gjennomføre medarbeiderundersøkelse, Bedrekommune.no Personal Nærværsteam Nærvær Prosjekt Byløypa, 3 og 10 toppersturene, Sykkelbyen Alta Felles støttefunksjon v/personalsjef og nærværsteamet 1. Kommunalleder 2. Personalavdelingen 1. Barn og Unge 2. Førstehjelp i forhold til fysisk funksjonshemmede. Personalavdelingen På bakgrunn av innmeldte behov fra virksomhetene og fra bygningsdrift, utarbeides det plan over vedlikeholdsbehov av bygg og anlegg (NB! også uteområdene), Få oversikt over vedlikeholdsbeho vet ved virksomhetene Rådmannens lederteam. 2014 8
Tydeliggjøre rollen til verneombud og HMSansvarlig Nytt HMS-system Skriftliggjøre rollebeskrivelser. Styrke vernetjenesten. Lage en tilbakemeldingsrutine. Revidere nåværende HMSsystem. Personalavdelingen Arbeidsgruppe Rådmannens lederteam Juni 2014 Juni 2014 Fokus på brannsikkerhet i kommunale bygg 1. Opplæring av brannvernledere på virksomhetene i Alta kommune. 2. Definere brannansvarlig på kommunale bygg. 1. Drift og utbygging v/brann 2. Kommunalledere. April 2014 Økt VI-følelse for ansatte i Alta kommune Gjennomføre nødvendige strukturelle endringer som følge av økonomisk situasjon Implementere ny arbeidsgiverpolitikk Alta kommune har en utarbeidet seniorpolitikk Intern lederopplæring Vi Vil arrangementer på høsten -Gode og forutsigbare endringsprosesser -informasjon -dialog Vedta og implementere kommunens seniorpolitikk Intern kursplan for 2014 Rådmannens ledergruppe ansvarlig for høstens arr. Sammen med nærværsteamet. Rådmann Kommunalledere Personalsjef Kommunalledere Sept Kontinuerlig Personal Juni 2014 Personal 9