Work Shop i Prosjektstyring Frikirketorget 27.01 2012 Plan for dagen Prosjektstyring for Frikirketorget Øve på å sette opp prosjekter Prosjektrapportering 1
I dag fokuserer vi på; Utforming av strategi og handlingsplaner for satsingsområdene i dialog med menighetene At implementeringsfasen styres godt og med hensiktsmessig høyt tempo Opplæring og implementering av prosjektstyringsverktøy Organisering av alle oppgaver i prosjekter Organisering, bemanning/kompetanse og omfang av støttefunksjoner basert på konkretiserte behov fra satsingsområdene Kommunikasjonskulturen og kommunikasjonsstrukturen i Frikirken utvikles videre, støttet av arbeidsgruppa. Evaluering av implementeringen bør gjøres på våren 2012 av Arbeidsgruppen. Prosjektstyring på Frikirketorget En metode tilrettelagt for Frikirka Styrings- og ledelsesverktøy Prosjektstyrings mal Prosjektstyrings manual Til nett og papir 2
3 «Clu-et» «The success key» Organisasjonsstrukturen er basert på at oppgavene deles inn i relevante prosjekter som styres og ledes etter vedtatt prosjektstyringsmodell på Frikirketorget Frikirketorget skal ivareta alle fellesoppgaver for Frikirken. Menighetene Synoden - Synodestyret Synodeformann Daglig leder Støtte M E D A R B E I D E R M I S J O N B A R N o g U N G E U T V I K L I N G M E N I G H E T S U T V I K L I N G
Prosjektorganisering Prosjektstyringsmodellen baserer seg på at alle aktiviteter planlegges, vedtas og styres etter prosjektprinsippet Sikrer fleksibilitet i; Kompetansesammensetting Strukturell utforming Nødvendig med felles forståelse Arbeidet innenfor og på tvers av oppgavene organiseres i større og mindre prosjekter med tydelige: Mål Varighet Ressurspådrag M-Faktor Økonomi Styringsstruktur Satsingsledere har særskilt ansvar for å engasjere ansatte og frivillige Hvor kommer prosjekt fra? Alle oppgaver i satsingsområdene organiseres i prosjekter Skal har sitt utspring i Ideer og behov fra menigheter Fra Synodestyret Fra ansatte, men alltid «kalibrert» på M-Faktor Alle prosjekt skal være: Forankret Ha klart beslutningspunkt 4
Styringsmodellens prinsippgrunnlag Prosjektstyring som grunnlag for plan, vedtak og rapportering ifølge prosjektstyrings prinsippene Årshjul - satsingsområdene rapporterer inn mot Synodestyret ifølge en årshjul plan som blir vedtatt av Synodestyret Lederteam - satsingsområde lederne og daglig leder er sammen ledelsen på det administrative nivå (definert i aksjeloven) og rapporterer til Synodestyret (styrenivået i aksjeloven) Satsingsområdeleder - totalt prosjektansvar for alle prosjektene i satsingsområdet og har prosjektrapporteringsansvar direkte overfor Synodestyre og ansvar for «å bemanne» prosjektene i satsingsområde med tilfredsstillende ressurser fra ansatte, menighetene og frivillige Daglig leder - ansvar som en leder i et aksjeselskap (definert i aksjeloven) tilpasset Frikirkens forhold Leder tildeling av ressursrammene til prosjektene (eier mandatet) Har direkte personalansvar for alle ansatte på Frikirketorget «AS modellen» prinsipper Til definisjon av ansvarsforhold anbefales benyttet AS modellen tilpasset Frikirkens unike forhold Synoden - ansvar og fullmakt som en asgeneralforsamling Synodestyret - ansvar og fullmakt som et as-styre Synodeformann - ansvar og fullmakt som en as styreformann med tillegg av «Biskop-oppgaver» Daglig leder - ansvar og fullmakt som en as Daglig leder Satsingsområdeleder - toppleder ansvar og fullmakt 5
Utdrag fra Aksjeloven link 6-1. Styret 1. Selskapet skal ha et styre med minst tre medlemmer. I selskaper med aksjekapital på mindre enn tre millioner kroner kan styret likevel ha færre enn tre medlemmer. 2. Styret velger selv sin leder når denne ikke er valgt av generalforsamlingen. Daglig leder kan ikke velges til styreleder i selskaper som etter første ledd skal ha et styre på minst tre medlemmer. Har styret ett medlem, anses han eller hun som styreleder. 3. Har selskapet bedriftsforsamling, skal styret ha minst fem medlemmer. Styrets leder velges da av bedriftsforsamlingen. Er det avtalt at selskapet ikke skal ha bedriftsforsamling, jf 6-35 annet ledd, skal styret alltid velge sin leder. 6-2. Daglig leder 1. Selskapet skal ha en daglig leder. I selskaper med aksjekapital på mindre enn tre millioner kroner kan styret likevel bestemme at selskapet ikke skal ha daglig leder. 2. Daglig leder tilsettes av styret hvis ikke det er bestemt i vedtektene at dette skal gjøres av generalforsamlingen. 3. Har selskapet bedriftsforsamling, kan vedtektene bestemme at daglig leder skal tilsettes av bedriftsforsamlingen. Er det avtalt at selskapet ikke skal ha bedriftsforsamling, jf 6-35 annet ledd, skal daglig leder alltid tilsettes av styret. http://www.lovdata.no/all/hl-19970613-044.html Den overordnede plan for saksbehandling og rapportering mellom satsingsområdene og Synodestyret Okt 2012 Prognose August 2012 FriBu Halvårs rapport Des 2012 Budsjett Prosjektstatus Des 2011 Konstituering Plan for styrearbeidet Prosjektstyingsrapport Budsjett 2012- Synodestyrets Års hjul Jan -2012 Strategi Årsresultat Mars 2012 Medarbeid erutvikling Dato Synodestyremøter 9. -10.12.2011 27.-28.01.2012 09.-10.03.2012 27.-28.04.2012 08.-09.06.2012 07.-08.09.2012 26.-27.10.2012 07.08.12.2012 Juni 2012 Misjon April 2012 Menighets utvikling 6
Støttefunksjonen Alle felles funksjoner til satsingsområdene Regnskap Personaltjenester (inkl Lønn) Finansieringstjenester Plasseringstjenester (bank etc) IKT-tjenester Sosiale medier Webløsninger Innsamlingstjenester (Fund Raising) Andre tekniske løsninger Lokasjonstjenester Prosjektstyringsmodellen på Frikirketorget Prosjekteier er synodestyret, daglig leder eller satsingsledere avhengig av prosjektets art og omfang Styringsgruppe oppnevnes av prosjekteier for de prosjekter der det gis utvidet mandat for å kunne gjennomføre et omfattende prosjekt som involverer flere satsingsområder Prosjektleder er leder for det enkelte prosjekt og rapporterer til styringsgruppen eller prosjekteier i prosjekter uten styringsgruppe Prosjektgruppe er de ressursene prosjektet disponerer, dvs ansatte, menighetsarbeidere og frivillige fra Frikirketorget og menighetene Ressursgruppe/referansegruppe er en rådgivende gruppe som gir innspill til prosjektleder underveis i prosjektet. Gruppen vil normalt være bredt sammensatt med mennesker med ulik kompetanse og erfaring 7
Styringsstrukturen Er prosjektavhenging, - avhenger av Omfang Kompetansebehov Alltid prosjektleder og en klar prosjekteier Styringsgruppe? Ressursgruppe? Referansegruppe? Prosjektresurser Mer bruk av Frivillige Deltidsansatte Eksterne Det avgjørende der kompetanse og engasjement Best person til jobben 8
Prosjektlederen Total ansvar for prosjektet Klare fullføringskriterier Tydelig fordeling av roller Må påse at Prosjektleder og prosjekteier og styringsgruppe ikke er samme beslutningsnivå/person Satsingsområde «Menighetsutvikling» eksempel Prosjekt A Er et utviklingsprosjekt hvor man skal produsere et nytt type langsgående kurs. I dette prosjektet har man ikke ressursgruppe, men benytter et dialogmøte med potensielle deltakere for å teste deler av konseptet. Prosjekt B er, har ressursgruppe(bestående av medarbeidere i ulike menigheter). Ressursgruppa skal delta i fire prosjektmøter. Prosjekt C. er.. Her består prosjektmedarbeiderne utelukkende av de sju i satsingsområdet I tillegg er satsingsområdet eier av to andre prosjekt: Prosjekt D er Her er det to medarbeidere fra Satsingsområdet Kompetansebygging og en fra annet område på Frikirketorget, pluss to ressurspersoner fra frikirkemenigheter som begge er frikjøpt i 20 % dette semesteret. Prosjekt E er drevet av en frivillig gruppe fra to pilotmenigheter. For å sørge for praktisk tilrettelegging og god framdrift, er det en medarbeider fra Satsingsområdet Kompetansebygging som fasiliterer denne gruppens arbeid. Prosjektledelse Satsingsområdet har altså sju prosjekter. De ulike prosjektene har hver sin prosjektleder. Det kan være en frivillig, en eksternt ansatt eller en intern i satsingsområdet som er prosjektleder. 9
10
Prosjektnavn: Egennavn på prosjektet Prosjekteier: Synodestyret, DL eller Satsingsleder Styringsgruppe: Hvis Ja hvem ellers skriv Nei Ressursgruppe: Hvis Ja hvem ellers skriv Nei M-Faktor: Beskriv verdien for menighetene med prosjektet Øvrige roller: Nei hvis ingen. Hvis Ja beskriv kort Prosjektmål: Kort hva som skal oppnås Bakgrunn: Kort beskrivelse av bakgrunn til prosjektet Tidsperiode: Er dette et prosjekt med start/stopp dato skriv inn dato. Er dette et prosjekt uten stopp skriv L Prosjektgruppe: Deltakerne i prosjektet 11
Prosjekttype: S=Prosjekt med klare start/stopp dato L= Prosjekt uten start/stopp dato SM= Tilhører satsingsområde Misjon SMU= Tilhører satsingsområde menighetsutvikling SMA = Tilhører satsingsområde medarbeiderutvikling Beslutningspunkter: Konkrete beslutningspunkter av prosjekteier Oppfølging: Rapporteringspunktene Milepæler/Fullføringskriteriene: Klare oppnådd av målings punkter Tidsfrist Ansvar Gjennomført 12
Handlingsplan: Definer konkrete handlingene som prosjektet skal gjennomgå Tidsfrist: Utført innen Ansvar: Den som har ansvar for handlingen Gjennomført: Når utført dato Budsjett: Sett inn hovedpostene på kostnad i kroner og timer 13
Sluttrapport: kort status med tidsfrist ansvar og gjennomført Dato: Prosjektleder Daglig leder Prosjektet må alltid være signert med dato av Prosjektleder og DL 14
Løpende gjennomføring Dato: Når gjennomført Informasjon/resultat: Kortfattet beskrivelse Person: Initialer på den som gjennomførte Plan videre Prosjektstyring for Frikirketorget Øve på å sette opp prosjekter Prosjektrapportering til Synodestyret 15
Prosjektoppgave Oppgave A Menighetsplanting i Kardemomme by Gjennomgang av Prosjekt A Menighetsplanting i Kardemomme by 16
Noen avklaringer Er det tiltak som ikke skal prosjekt organiseres? Etablerte oppgaver i Støtte prosjekt organiseres ikke Engangs oppdrag som er små og avgrenset både i tid og omfang prosjekt organiseres Hvorfor er det viktig for Frikirken og prosjekt organisere arbeidet? Prosjekttanken er basert på at det skal være tydelig hva prosjektet inneholder, hva det skal oppnå, hvilke ressurser som kan brukes både økonomisk og timer etc. Det skal rapporteres og det skal eies, og det skal ha en tydelig M-Faktor. Dette gjør at styringen blir konkretisert og sporbar og man oppnår bedre mulighet til å prioritere å implementere strategien Er det riktig å kalle misjon i et land for prosjekt Misjon er en oppgave som erfaringsmessig er langvarig. For hver planperiode legges det inn økonomiske- og humanressurser direkte fra Frikirken, men også med samarbeidspartnere. Prosjektstyring som verktøy er derfor effektivt som styringsverktøy for misjonsprosjekter Hvorfor kalles oppgaver som går over lang tid for prosjekt Er ikke prosjekt noe som er kortvarig? Det er en klar fordel å definere alle valgbare oppgaver som prosjekt i en prosjektstyrings basert organisasjon. Styring, strategisk valg, prioritering, rapportering og oppfølging blir da basert på samme lest, som igjen øker kvaliteten i arbeidet. Begreper M-Faktor = Menighetsfaktor Det skal være UMULIG å planlegge et prosjekt i Frikirken uten å ha en klar og tydelig formuler bar nytte verdi for menighetene Satsingsområde Det er de fire hovedområdene som er valgt å dele Frikirketorg prosjektene inn i Frikirketorget Alt felles arbeid i Frikirken 17
Prosjektoppgave Oppgave B Nytt Misjonsfelt i Paris Gjennomgang av Prosjekt B Nytt Misjonsfelt i Paris 18
Plan for videre Prosjektstyring for Frikirketorget Øve på å sette opp prosjekter Prosjektrapportering Info denne gjennomgikk vi ikke i WSen Rapporterings mal Synodestyret har vedtatt av det skal utarbeides og vedtas en rapporterings mal Framdrift Synodestyret har prøvd en beslutnings sil På fiktive prosjekt På et par reelle prosjekt Satsingsledere har prøvd den Nå kan dere se på den 19
3- Ressursvurdering Økonomi Kompetanse 2- Strategisk vurdering Forankret mot strategi Riktig tidspunkt Struktur i prosjektet 1- Minstekrav M-faktor Tydelige roller Fullføringskriteriene klare Prosjektvurdering M-faktor Tydelige roller Fullføringskriteriene klare Forankret mot strategi Riktig tidspunkt Struktur i prosjektet 2- Strategisk vurdering 1- Minstekrav 3- Ressursvurdering Økonomi Kompetanse 3- Ressursvurdering 20