IKT ved St. Olavs Hospital Aktører, tjenester og kostnader Styresak, 15. juni 2017 Trond Grimstad, IKT-sjef
IKT-seksjonen ved St. Olav
Hvem jobber med IKT som fagfelt? IKT-seksjonen Seksjon for kliniske IKT-funksjoner Informasjonssikkerhet Enkelte klinikker/divisjoner med IKT-funksjoner Klinisk fagteam ANIN Lab. Stabsenhet IT Medisinsk Teknisk Avdeling PACS/RIS
Hva er IKT på St. Olav? Eksempler: Kliniske og adm IKT-systemer PC er, skrivere, TV Medisinteknisk utstyr AGV Telefoni, tilkalling og alarmering Rørpost Grunnmur: Basis IKT infrastruktur (nettverk, servere, telefonsentral osv.)
Helse Midt-Norge IT (Hemit) etablert i 2003 Er i dag en av de største IT-miljøene i Midt-Norge Helse Midt-Norge har som ambisjon: En helhetlig region med felles løsninger Nøkkeltall: 21 000 brukere 330 ansatte 1600 servere 17.400 PC er 1200 applikasjoner 120.000 henvendelser i 2016 Ca.70 % av sakene løses i første linje (på telefonen) Hemits drift er basert på internasjonal beste praksis All drift gjøres i hovedsak i egen regi, men på noen delområder benyttes underleverandører
Tjenestekatalog hos Hemit
Tjenester med SLA-nivå 1 Tjeneste Tjenestegruppe Tjenestenivå 01 Arbeidsflate Basissystemer 1 12 Fysisk nettverk Basissystemer 1 06 PACS RIS Klinisk støtte 1 07 LAB NSL Klinisk støtte 1 08 LAB NSML Klinisk støtte 1 11 PAS Journalsystemer 1 17.5 Telefoni Sameiet Basissystemer 1 18 LAB Prosang Klinisk støtte 1 20 Tilgangsadministrasjon Basissystemer 1 26 Prehospitale systemer Klinisk støtte 1 27 LAB ROS Klinisk støtte 1 29 ANIN Klinisk støtte 1 35 OpPlan Pluss Journalsystemer 1 39 Legevaktsystemer Klinisk støtte 1
AVTALE OM IT-TJENESTER Beskriver hva tjenestene omfatter, tilgjengelighet og systemeiere Beskriver kostnader med tjenestene og hvordan disse fordeles mellom helseforetakene Enkelte tjenester har forvaltnings- og utviklingsplaner som en del av tjenesteavtalen Tjenestekostnad revideres to ganger i året
IKT-STYRING OG ORGANISERING Helsefortakene påvirker IKTutvikling og forvaltning gjennom Deltakelse i utarbeidelse av årlige gjennomføringsplaner Prioritering og styring av ehelseprosjekter Tjenesteavtaler med Hemit
PROGRAM OG PROSJEKTSTYRING Styringsgruppe ehelse vedtar årlig gjennomføringsplan og oppstart av nye prosjekter Programstyrene styrer prosjektene innenfor rammer gitt av styringsgruppe ehelse Porteføljekontoret er sekretariat for programkontorene og styringsgruppe ehelse Mandater er utarbeidet
Samhandling mellom helseforetakene og Hemit Helseforetakene /RHF Direktør Tjenesteavtale Prosjekt- og programoppdrag Vedtar IKTbudsjett og prosjektportefølje Hemit Direktør IKT-sjef, Klinikkledelse og Systemeiere Brukergrupper og Superbrukere Forvaltning og utviklingsplaner, prosjektforslag budsjettdialog Forvaltning opplæring, rutineutvikling Kundeansvarlige, Tjenesteansvarlige og Prosjekt- /releaseledere Tjenesteansvarlige, Prosjekt-/releaseledere og Oppdragskoordinatorer Sluttbrukere Feil og brukerstøtte selvbetjeningsløsning Kundesenter
Tjenestebudsjett og tjenesteavtaler Sentrale aktiviteter i dialog med systemeiere Forvaltnings og utviklingsplaner Systemeier Fange behov, avklare forventninger, sikre leveranser Teknologitrender Eskaleringspunkt Leverandøroppfølging
Kostnadsutvikling meldt i langtidsbudsjett
Langtidsbudsjett fra mai 2015 Tjenestebudsjett 2016 er i lavere enn langtidsbudsjett (LTB) korrigert for prisstigning. Eksterne kostnader er høyere enn meldt i LTB, dette skyldes blant annet nye tjenester som tidligere var budsjettert i helseforetakene. Hemit-ressurser er lavere enn meldt i LTB, høyt fokus på å ta ut gevinster fra Infrastrukturløftet har gitt rom for å håndtere nye oppgaver innenfor eksisterende ramme
Endringer i tjenestebudsjett 2015-2016 Budsjett 2015 Prognose 2015 LTB 2016 Budsjett 2016 Diff. BU16- BU15 Diff BU16- LTB Timekostnader 231 948 192 214 190 840 246 589 819 232 125 545 177 354 (14 464 274) Avskrivinger 129 656 654 114 335 883 139 102 551 135 902 940 6 246 286 (3 199 611) Vedlikehold (eksterne kostander) 322 791 977 331 025 901 369 162 873 364 749 653 41 957 676 (4 413 220) Videreutvikling (eksterne kostnader) 28 142 426 21 850 289 35 060 000 36 284 900 8 142 474 1 224 900 Totale kostnader 712 539 248 681 402 913 789 915 242 769 063 038 56 523 790 (20 852 204) 7,65 % Antall timer 361 995 332 793 381 564 357 361 (4 634) (24 203) Det er størst endring innen eksterne kostnader som i hovedsak er nye vedlikeholdskostnader til eksterne leverandører.
Endringer i eksterne kostnader 2015-2016 Eksterne kostnader består av vedlikeholdskostnader eller videreutviklingskostnader til eksterne leverandører. Nye vedlikeholdskostnader kommer som følge av utviklingsprosjekter som blir satt i drift: Lagring medisinske bilder (PACS RiS) Interaktiv henvisning og rekvirering(lab-systemer) Kompetanseutviklingsmodul (PRS) HMNLØ Sentralbordløsning (St Olav) I tillegg er det en økning i Microsoftlisenser som følge av volumvekst og ny funksjonalitet.
Fordeling mellom helseforetakene 2016 Budsjett 2015 Budsjett 2016 Fast Variabel Sum Fast Variabel Sum Diff. 2016-2015 St Olav 232 528 991 71 745 094 304 274 085 252 625 755 76 634 926 329 260 681 24 986 596 8,21 % HNT 83 134 161 25 446 928 108 581 089 87 591 013 25 621 390 113 212 403 4 631 314 4,27 % HMR 159 906 934 50 581 148 210 488 082 170 680 605 50 515 346 221 195 951 10 707 869 5,09 % Apotek 6 956 544 2 427 975 9 384 519 7 947 780 2 391 198 10 338 978 954 459 10,17 % RHF 9 078 813 5 108 857 14 187 670 12 723 167 5 360 323 18 083 490 3 895 820 27,46 % Sameiet 62 141 409 2 245 826 64 387 235 68 267 531 6 579 521 74 847 051 10 459 816 16,25 % Sykehusbygg 751 245 751 245 412 500 1 997 079 2 409 579 1 658 334 220,74 % 554 498 097 157 555 828 712 053 925 600 248 350 169 099 783 769 348 133 57 294 208 8,05 % St Olav og Sameiet øker mer enn de andre foretakene. Dette skyldes økninger i tjenester som St Olav er alene om, ip-telefoni, personalarm og sentralbord og som tidligere delvis var budsjettert som en IKT-kostnad utenfor Hemits tjenestebudsjett. Noe av dette utgjør dermed ingen reell økning. RHF har økning som følge av MRS som nå består av flere register og har økte driftskostnader hos Norsk Helsenett.
Endringer i tjenestebudsjett 2016-2017 Budsjett 2016 Prognose 2016 LTB 2017 Budsjett 2017 Endring BU17-BU16 Endring BU17- LTB17 Endring i prosent B17- B16 Timekostnader 232 125 545 227 559 192 244 275 298 239 638 778 7 513 232 (4 636 520) 3,2 % Avskrivinger 135 902 940 122 901 248 150 862 870 135 367 611 (535 329) (15 495 259) -0,2 % Vedlikehold (eksterne kostander) 364 749 431 365 572 287 404 424 563 393 131 213 28 381 783 (11 293 349) 12,2 % Videreutvikling (eksterne kostnader) 36 284 528 38 816 391 40 032 000 47 703 868 11 419 339 7 671 868 4,9 % Totale kostnader 769 062 444 754 849 117 839 594 730 815 841 469 46 779 025 (23 753 261) 6 % Det er størst endring innen eksterne kostnader som i hovedsak er vedlikeholds- og lisenskostnader til eksterne leverandører. I det følgende gis det en forklaring på årsak til økning innenfor kostnadstypene.
Kostnadsutvikling Administrativ støtte Kostnader videreutvikling Kostnader vedlikehold Timekostnad Avskrivninger Prognose 2016 Budsjett 2017 3 169 6 639 4 095 Budsjett 2016 19 137 31 596 35 053 Prognose 2016 LTB 2017 Budsjett 2017 Andre administrative systemer 5 399 4 709 5 367 4 767 Innkjøpssystemer 3 265 2 832-1 802 Kvalitetssytem 3 584 3 649 3 582 3 719 LIS 3 815 3 920 4 951 5 920 MRS Medisinske registre 7 984 6 945 7 123 8 615 Opplæring 2 962 2 386 3 091 3 912 PRS 19 047 20 635 19 074 22 967 Tekniske systemer 4 896 5 889 4 961 4 822 Virksomhetsportal 2 269 2 447 5 954 4 351 Økonomisystemer 25 223 25 284 26 616 28 205 Brukeradministrasjon 13 002 13 021 11 804 11 217 Saks-/arkivsystem 4 380 4 855 3 233 4 818 Logistikk og økonomi 13 801 9 331 43 431 34 403 SUM 109 627 105 904 139 186 139 521 * Budsjett 2017 justert for prisvekst er 136 581 (3 % timepris, 2,30 % eksterne kostnader). 67 044 78 692 Kommentarer Viderutvikling: - Økning grunnet releasebudsjett SAP. - Økning grunnet planlagt tre nye registre i MRS Vedlikehold: - Økning vedlikehold PRS på grunn av Kompetanseprosjekt, samt nye moduler i Tieto Personal og Tieto Ressursstyring, samt øknin g i antall SMS i SMS-løsning. - Økning vedlikehold grunnet tilnærmet helårseffekt SAP Timekostnad: - Releasaaktivitet SAP - Liten økning i Virksomhetsrapportering Avskrivninger: - Avskrivning HMN LØ(SAP) For mer detaljer, se FUP
Kostnadsutvikling Basissystemer Kostnader videreutvikling Kostnader vedlikehold Timekostnad Avskrivninger Prognose 2016 Budsjett 2017 9 460 13 234 Budsjett 2016 57 593 63 642 Prognose 2016 74 331 80 202 LTB 2017 Budsjett 2017 Arbeidsflate 131 147 127 599 138 619 137 558 Fysisk nettverk 91 837 98 415 109 358 103 219 Mobiltelefoner og nettbrett 737 341 656 611 Pasientterminaler og TV distribus 4 623 4 569 5 058 4 974 Telefoni 46 939 49 685 49 213 51 848 Video- og nettmøte 7 871 6 718 8 234 7 530 SAN Backup 1 047 1 041 1 048 (0) SUM 284 202 288 367 312 185 305 742 * Budsjett 2017 justert for prisvekst er 300 248 (3 % timepris, 2,30 % eksterne kostnader). 146 983 148 665 Kommentarer Viderutvikling: - Ferdigstille oppgradering av CUCM - Oppgradering av stagingmiljø - Oppgradere til ny hovedversjon av Mobilix - Release arbeidsflate(puls1.3 og Puls 2.1) Vedlikehold: - Økning antall Microsoftlisenser. - Kostnadsøkning NetOp fjernstyring. - VDI (ny vedlikeholdsavtale, volumøkning 1000 lisenser, ny funksjonalitet, Eurokurs). - Kvalifiserte sertifikat - ny kostnad som er lagt inn i teknisk arbeidsflate (fornyelser og nye sertifikat). Ny kostnad kr 725' Timekostnad: - Timer til teknisk arbeidsflate, office og utskrift økes ift prognose 2016, men opprettholdes iht budsjett 2016 Avskrivninger: - Økning fysisk nettverk For mer detaljer, se FUP
Fordeling mellom helseforetakene 2017 Budsjett 2016 Budsjett 2017 Fast Variabel Sum Fast Variabel Sum Diff. 2017-2016 Andel St Olav 252 625 755 76 634 926 329 260 681 271 142 234 68 358 591 339 500 825 10 240 144 3,11 % 41,6 % HNT 87 591 013 25 621 390 113 212 403 95 476 364 24 729 674 120 206 039 6 993 635 6,18 % 14,7 % HMR 170 680 605 50 515 346 221 195 951 184 340 695 47 959 060 232 299 756 11 103 805 5,02 % 28,5 % Apotek 7 947 780 2 391 198 10 338 978 8 752 986 2 282 736 11 035 722 696 744 6,74 % 1,4 % RHF 12 723 167 5 360 323 18 083 490 13 240 947 6 867 143 20 108 091 2 024 601 11,20 % 2,5 % Sameiet 68 267 531 6 579 521 74 847 051 69 908 108 18 147 241 88 055 350 13 208 298 17,65 % 10,8 % Øvrige - 939 731 99 346 1 039 078 1 039 078 0,00 % 0,1 % Sykehusbygg 412 500 1 997 079 2 409 579 1 607 084 2 002 403 3 609 487 1 199 908 49,80 % 0,4 % 600 248 350 169 099 783 769 348 133 645 408 151 170 446 195 815 854 346 46 506 213 6,04 % 100,0 % Budsjett 2016 Budsjett 2017 Andel fast Andel variabel Andel fast Andel variabel St Olav 77 % 23 % 80 % 20 % HNT 77 % 23 % 79 % 21 % HMR 77 % 23 % 79 % 21 % Apotek 77 % 23 % 79 % 21 % RHF 70 % 30 % 66 % 34 % Sameiet 91 % 9 % 79 % 21 % TOV - - 90 % 10 % Sykehusbygg 17 % 83 % 45 % 55 % SUM 78 % 22 % 79 % 21 % Fordelingen mellom helseforetakene er stort sett i samsvare med tidligere år. Når det gjelder fordeling mellom faste og variable kostnader videreføres tidligere praksis med at det som er videreutvikling og/eller volumavhengig er en variable kostnad som faktureres etter medgått tid/kost.