2017 Vår ref.: 2017/72

Transkript

1 0BPresseprotokoll styremøte Helse Nord IKT møte Vår ref.: 2017/72 Referent/dir.tlf.: Tom Robert Elvebu Sted/Dato: Bodø 14 feb 2017 Møtetype: Styremøte i Helse Nord IKT HF Møtedato: 14 februar 2017 kl Møtested: RHF, Sjøgata Bodø Tilstede Navn: Hilde Rolandsen Tor Ingebrigtsen Paul Martin Strand Bjørn Nilsen Kjersti Lauritzen Anita Toftesund Kristine Steinsvik Morten Reintz Styreleder Nestleder Forfall Navn: Fra administrasjon Navn: Oddbjørn Schei Tom Robert Elvebu Administrerende direktør Viseadministrerende direktør Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Telefax: - Følg oss på Facebook, Twitter og LinkedIN Helse Nord IKT Forskningsparken Epost: post@hnikt.no Postboks 6444 Sykehusveien TROMSØ 9019 TROMSØ Organisasjonsnummer:

2 Styresak Godkjenning av innkalling og saksliste Sak nr. Sakstittel SakstypeP0F B Godkjenning av innkalling og saksliste B Godkjenning av protokoll fra konstituerende styremøte B Godkjenning av protokoll fra ordinært styremøte O Virksomhetsrapport, Helse Nord IKT HF O Beslutningsstruktur, IT infrastruktur og basistjenester O Helhetlig informasjonssikkerhet Unntatt offentlighet jf. Offl B Godkjenning av styreinstruks v1.1 og instruks for administrerende direktør v B Budsjett B Styreplan / Årshjul B Oppdragsdokument O Orientering om Helse Nord IKTs virksomhetsplan O Orientering om Oracle forhandlinger Unntatt offentlighet jf. Offl Eventuelt Innkallingen og sakslisten godkjennes. Styresak Godkjenning av protokoll fra konstituerende styremøte Styret i Helse Nord IKT HF godkjenner protokoll fra konstituerende styremøte Styresak Godkjenning av protokoll fra ordinært styremøte Styret i Helse Nord IKT HF godkjenner protokoll fra ordinært styremøte Styresak Virksomhetsrapport, Helse Nord IKT HF Administrerende direktør orienterte styret om virksomhetsrapporten fra januar Følgende kommentarer ble gitt i møtet: - Rapportering på avvik skal være en del av virksomhetsrapporteringen - Styret ønsker en presentasjon av hva som gjøres for å redusere antall henvendelser til brukerstøtte - Styret ønsker at det fremgår av risikooversikten hvilke prosjekter som er kritiske for virksomheten (teknisk, klinisk, evt. andre dimensjoner) 1 B = Beslutningssak, O = Orienteringssak, D = Diskusjonssak 2

3 - Styret ønsker gjennomgang av organisasjonsplanen på møtet i september - I prosjektoversikten ligger «Pasientforløp» både i konsept- og gjennomføringsfase. Sjekkes. Administrerende direktør redegjorde kort om prosess for å anskaffe arealer til Helse Nord IKT i Tromsø. 1. Styret i Helse Nord IKT HF tar virksomhetsrapport nr til etterretning 1. Styret i Helse Nord IKT HF tar virksomhetsrapport nr til orientering Styresak Beslutningsstruktur, IT infrastruktur og basistjenester Administrerende direktør orienterte om beslutningsstruktur, IT infrastruktur og basistjenester. Kommentarer i møtet: - Styret ønsker at prinsipp om kostnadseffektivitet skal vektlegges og at definisjonene knyttet til basistjenester og infrastruktur tydeliggjøres i dokumentet. - Begrepet «Mindre oppdrag» bes konkretisert eller eksemplifisert. 1. Styret i Helse Nord IKT HF tar beslutningsstruktur for IT infrastruktur og basistjenester til etterretning 1. Styret i Helse Nord IKT HF tar beslutningsstruktur for IT infrastruktur og basistjenester til orientering og ber administrerende om å innarbeide de kommentarer som fremkom i møtet i dialog med eier. Oppdatert saksdokument legges frem til styrets orientering ved en senere anledning. Styresak Helhetlig informasjonssikkerhet Unntatt offentlighet jf. Offl. 24 3

4 Styresak Godkjenning av styreinstruks v1.1 og instruks for administrerende direktør v1.1 Styreleder fremla forslag til revidert styreinstruks og revidert instruks for administrerende direktør. Kommentarer i møtet: - Begrepet «daglig leder» finnes noen steder i dokumentene; byttes med «adm. direktør» - Begrepet «møte» inkluderer også møter via telematikk. Styreleder la fram følgende forslag til styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord IKT HF vedtar framlagt instruks for administrerende direktør v Styret i Helse Nord IKT HF vedtar framlagt styreinstruks v Styret i Helse Nord IKT HF vedtar framlagt instruks for administrerende direktør v Styret i Helse Nord IKT HF vedtar framlagt styreinstruks v1.1 Styresak Budsjett 2017 Administrerende direktør fremla resultatbudsjett, reinvesteringsbudsjett og likviditetsbudsjett for Styret i Helse Nord IKT HF godkjenner resultatbudsjettet, reinvesteringsbudsjettet og likviditetsbudsjettet for 2017 slik det fremgår av saksfremlegget 1. Styret i Helse Nord IKT HF godkjenner resultatbudsjettet, inntektsbudsjettet og likviditetsbudsjettet for 2017 slik det fremgår av tabellene under. Investeringsbudsjettet behandles på styremøtet i april. 4

5 Driftsinntekter SLA - inntekter (tjenesteavtaler) Prosjekt og oppdrag Viderefakturering Driftskostnader Personal Aktiverte lønnsutg. prosjekter Lisenser Avskrivninger Linjeleie Lokaler Konsulenter Andre DRIFTSRESULTAT Finansposter RESULTAT 0 Alle beløp i 1000 kr Resultatbudsjett 2017 Inntektsbudsjett HN IKT 2017 Finnmark UNN NLSH Helgeland HN RHF Ufordelt på foretak Totalt Tjenesteavtaler (SLA) Prosjekter/oppdrag Herunder: Oppdrag Prosjektkostnader (viderefaktureres) Viderefakturering Herunder: Lisensvedlikehold, felles klin. syst Avskrivninger Linjeleie Regionale datasentre - DS1 og DS Sum budsjettert - nettobudsjett (avtalt/vedtatt Tilleggsavsetninger hos foretakene, uspesifisert/uforutsette kostnader Totalt - bruttobudsjett Alle beløp i 1000 kr 5

6 Likviditetsbudsjett HN-IKT Kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter Budsjettert resultat 0 Avskrivninger/ nedskrivninger Diff pensjonskostnad/premie 0 Mva-kompensasjon Netto kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter Kontantstrøm fra investeringsaktiviteter Ubrukte investeringsrammer* Oppkjøp fra RHF/FIKS** Estimerte investeringer 2017 HN IKT - investeringsplan mai Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter Kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter Innbetaling ved opptak av ny langsiktig gjeld 0 Avdrag lån 0 Innskutt egenkapital Netto kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter Netto endring i kontanter IB * UB * Her inngår sentralt kjøremiljø (FAKT) og diverse andre investeringer som opprinnelig var budsjettert i 2016 ** Her inngår oppkjøp anlegg FIKS og digitale pasienttjenester 2. Styret ber om en nærmere redegjørelse for forutsetningene lagt til grunn for «Oppdrag, ufordelt på foretak»: 37,3 mill kr og «Tilleggsavsetninger, uspesifisert/uforutsette kostnader»: 27,4 mill fordelt på foretakene. Styresak Styreplan / Årshjul 2017 Administrerende direktør la frem forslag til styreplan/årshjul for Kommentarer i møtet: - Administrasjonen forsøker å flytte møtet 19 juni da styreleder er opptatt. Alternativet er at styrets nestleder leder møtet. - Administrasjonen gjør en konsistenssjekk på begrepsbruk knyttet til ledelsens gjennomgang og hva som skal forelegges styret i november 1. Styret i Helse Nord IKT HF vedtar årshjul 2017 for Helse Nord IKT HF. 1. Styret i Helse Nord IKT HF vedtar årshjul 2017 for Helse Nord IKT HF. Styresak Oppdragsdokument 2017 Administrerende direktør fremla oppdragsdokumentet for Helse Nord IKT HF

7 1. Styret i Helse Nord IKT HF tar oppdragsdokument 2017 til etterretning. 1. Styret i Helse Nord IKT HF vedtar oppdragsdokument Syret ber om oversikt over oppfølging av oppdragsdokumentet. Oppfølgingen skal inneholde oppdrag gitt i tidligere OD. Samlet dokument med vurdering av risiko for manglende måloppnåelse legges frem til styremøte 20. april. Styresak Orientering om Helse Nord IKTs virksomhetsplan Viseadministrerende direktør presenterte innholdet i Helse Nord IKT sin virksomhetsplan. Kommentarer i møtet: - Adm. direktør bes legge til rette for en strategiprosess i forbindelse med styremøte i september. - Adm. direktør vil gjennom tertialrapporteringen synliggjøre status for tiltak i virksomhetsplanen og oppdrag i oppdragsdokumentet med ansvarlige og tidsfrister - Begrepet «Overordnede mål og strategier» byttes med «Rammer for virksomheten» som er et dokument som er styrebehandlet. - Begrepet «topp moderne infrastruktur» endres til «sikker og kostnadseffektiv infrastruktur». 1. Styret i Helse Nord IKT HF tar fremlagte virksomhetsplan for HN IKT HF til etterretning. 1. Styret i Helse Nord IKT HF tar fremlagte virksomhetsplan for HN IKT HF til orientering og ber om at fremdrift følges opp i tertialrapporten. Styresak Orientering om Oracle forhandlinger Unntatt offentlighet jf. Offl. 23 Styresak Eventuelt Ingen saker. 7

8 Godkjent av Hilde Rolandsen, i etterkant av styremøtet, 8