S T Y R E S A K # 20/01 Vedrørende: STYREMØTET DEN 08.04.14 STATUS FOR BYGGESAKEN Forslag til vedtak: Styret tar statusrapport for byggesaken til orientering. Vedlegg: Saksfremlegg Utkast til mandat for prosjektrådet Tidligere dokumenter: Bergen, den 31.03.14 1
Saksfremlegg Status for byggesaken Som styret har vært orientert om, sist i muntlig form i styremøte i februar 2014, arbeides det nå intensivt med planlegging av nybygget og byggestart. I det følgende gis en kortfattet statusrapport rundt de forholdene der det er størst aktivitet på det nåværende tidspunkt. 1) Overordnet organisering Styret har tidligere fått forelagt brev om prosjektråd og således prosjektets overordnete organisering. Prosjektrådet ledes av Kunnskapsdepartementet (KD), mens Kommunal- og moderniseringsdepartementet og Kunst- og designhøgskolen er deltakere. Prosjektrådet har hatt ett konstituerende møte der mandat og rammer for prosjektet ble diskutert. Mandat følger vedlagt. 2) Intern prosjektorganisasjon KHiB er i ferd med å etablere sin interne prosjektorganisasjon. Byggesaken vil involvere alle ansatte på ulik måte. KHiB arbeider med å få på plass en organisasjon med en styringsgruppe, en prosjektgruppe og underliggende arbeidsgruppe med mer spesialiserte oppgaver. I første omgang tenkes styringsgruppen å bestå av rektor og høgskoledirektør, mens prosjektgruppen ledes av en prosjektleder, mens dekaner, økonomisjef, tillitsvalgt og hovedverneombud er medlemmer. På den måten sikrer vi både at avdelingene trekkes tett inn i arbeidet, samtidig som økonomispørsmål og arbeidstakerinteresser er hensyntatt. Studentenes medvirkning vil vi sikre gjennom jevnlige møter i læringsmiljøutvalget, der byggesaken blir drøftet på alle møter. 3) Prosjektleder I desember fikk vi, gjennom bemanningsbyrå, ansatt en kvalifisert prosjektleder. Etter 3 måneder hos KHiB er han nå ansatt hos oss for fire år. 4) Brukerutstyr Perioden fra desember og frem til 1. april har i all hovedsak gått med til å gå igjennom byggets plantegninger og detaljene rundt bygg- og brukerutstyr som er registrert i Statsbygg sin utstyrsdatabase. Det er nødvendig å forsikre oss om at det som er registrert er på et godt nok detaljeringsnivå i forhold til byggestart (såkalt byggpåvirkelig brukerutstyr). 5) Utfordringer som det arbeides med I denne fasen jobbes det med 3 hovedproblemstillinger: a) Samarbeidet med Statsbygg er særdeles viktig for å få et godt bygg, samt sikre KHiBs brukerbehov i kunst- og designhøgskolen i Møllendal. Vi er i dialog med Statsbyggs prosjektorganisasjon om kommunikasjonslinjer og møtepunkter. b) KHiB trenger en helhetlig plan for prosjektet, med detaljer om vår medvirkning. Dette er også et område der vi jobber med Statsbygg for å få dette på et tilstrekkelig detaljert nivå. c) Innen 1. november (gjennom budsjettforslag utenfor rammen for 2016) skal KHiB søke om budsjettramme til brukerutstyr. KHiB prosjektgruppe er i gang med dette arbeidet. Videre er vi i dialog med Kunnskapsdepartementet og Statsbygg i forhold til om Statsbygg kan 1
organisere brukerutstyrsprosjektet gjennom sin prosjektorganisasjon. KHiB og KD vurderer dette som en god løsning fordi Statsbygg har erfaring med å gjennomføre både kartlegging og anskaffelse av utstyr i det omfang det her er snakk om. Imidlertid må vi få en oversikt over kostnadene før dette kan presenteres i sin endelige form for styret. KHiB må ha mulighet til å forskuttere noen kostnader med dette før vi mottar tildeling fra KD. 6) Oppsummering Denne saken er ment å gi styret en foreløpig status for rammene for prosjektarbeidet for nybygget. Vi vil til styrets møte i juni komme med en bredere utredning og endelig forslag til prosjektorganisering. Forslag til vedtak: Styret tar statusrapport for byggesaken til orientering. Bergen, 31.03.14 Cecilie Ohm høgskoledirektør 1 vedlegg 2
Februar 2014 Organisering av prosjektet for samokalisering av Kunst- og designhøgskolen i Bergenn Hovedtrekk i styringsstruktur 1. Kunnskapsdepartementet har det overordnede ansvaret for prosjektet bygg for Kunst- og designhøgskolen i Bergen. Kunnskapsdepartementet har oppnevnt egen prosjektleder og prosjektmedarbeider for prosjektet. 2. Kunnskapsdepartementet er oppdragsgiver for Statsbygg som er statens prosjektansvarlige og utøvende byggherre i henhold til Statsbyggs instruks. Statsbygg er ansvarlig overfor Kunnskapsdepartementet i henhold til oppdraget departementet gir. 3. Som brukerinstitusjon har Kunst- og designhøgskolen i Bergen ansvar for å medvirke til et vellykket prosjekt i hht det oppdrag Kunnskapsdepartementet gir. 4. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har etatsstyringsansvaret for Statsbygg og er ansvarlig for at Statsbygg ivaretar sitt ansvar innenfor instruks og gjeldende regelverk, slik ansvarsforhold er presisert i styringsdokumentet. Statsbygg er ansvarlig for å gjennomføre prosjektet innenfor rammer og mål som er satt for prosjektet med hensyn til kostnader, kvalitet og fremdrift. 5. Kunnskapsdepartementet etablerer et prosjektråd (PR) for prosjektet Kunst- og designhøgskolen i Bergen. Prosjektrådet ledes av Kunnskapsdepartementet hvor Kommunal- og moderniseringsdepartementet, Kunst- og designthøgskolen i Bergen og Statsbygg er representert. 6. Formålet med prosjektrådorganiseringen er å sikre at beslutningsgrunnlaget for de organisatoriske og politiske vedtak og planleggings- og byggeprosesser er drøftet og forankret hos brukerne, og slik at Statsbygg som byggherre får de føringer og styringssignaler som er nødvendig for å sikre en god og hensiktsmessig fremdrift i byggeprosessen.
Mandat for Kunnskapsdepartementets prosjektråd (PR) PR-1 Det etableres et prosjektråd under ledelse av Kunnskapsdepartementet. Det er KDs representant som leder prosjektrådet. Prosjektrådet har følgende sammensetning: Kunnskapsdepartementet (KD) Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) Kunst- og designhøgskolen i Bergen (KHiB) Statsbygg (SB) Statsbygg har sekretariatsfunksjon for prosjektrådet som møtes 4-8 ganger årlig etter behov. PR-2 Prosjektrådet skal være Kunnskapsdepartementets rådgivningsgruppe. Prosjektrådet skal gi KD råd i alle saker av vesentlig betydning for planleggings- og byggeprosessen. Alle saker som har konsekvenser for fremdrift, kostnader og kvalitet skal legges frem for prosjektrådet. Prosjektrådet skal tilrå beslutninger som skal fattes av KD som oppdragsgivende departement alene, eller i samråd med KMD. Det samme gjelder saker som må forelegges regjeringen. PR-3 Kommunal- og moderniseringsdepartementet behandler og avgjør saker som berører etatsstyringen mellom departementet og Statsbygg som underliggende virksomhet. PR-4 Følgende saker skal legges frem for prosjektrådet: Statsbyggs styringsdokument for prosjektet Mål og rammer for ulike prosjektfaser herunder: o Løpende oppfølging av prosjektets kostnader, kvalitet og fremdrift o Krav og forutsetninger som er for prosjektet o Andre saker av vesentlig betydning for prosjektet og som en eller flere av prosjektrådets medlemmer ønsker behandlet. PR-5 Det skal fremgå av protokollen hvilke saker som har vært behandlet og prosjektrådets anbefalinger. PR-6 Kommunal- og moderniseringsdepartementet har ansvar for en eventuell utløsning av usikkerhetsavsetningen, i tråd med de til enhver tid gjeldende fullmakter. Det er en forutsetning at beslutning om utløsning av usikkerhetsavsetningen skjer i samråd med Kunnskapsdepartementet og på grunnlag av tilråding fra prosjektrådet. PR-7 KDs prosjektråd skal ikke svekke Statsbyggs grunnlag for å ivareta sitt byggherreansvar. Dersom prosjektrådets tilrådinger eller forslag til vedtak vil medføre endringer eller forsinkelser som kan lede til økte kostnader, skal Statsbygg påpeke dette. PR-8
Bruker skal bidra med råd og innspill til prosjektrådet for å sikre at KD kan gjennomføre prosjektet i tråd med gjeldende mål, krav og rammer for prosjektet. Oversikt over funksjoner og ansvar Kunnskapsdepartementets funksjoner og ansvar KD -1 Kunnskapsdepartementet leder arbeidet i prosjektrådet. KD-2 Kunnskapsdepartementet har det overordnede ansvar for mål, forsknings- og utdanningspolitiske rammer og forutsetninger for prosjektet. Departementet er ansvarlig for de overordnede suksessmål og kriterier for prosjektet. KD-3 Kunnskapsdepartementet definerer Statsbyggs oppdrag som byggherre i oppdragsbrev. KD-4 Spørsmål som vedrører overordnede utdannings- og forskningspolitiske premisser for prosjektet avgjøres av Kunnskapsdepartementet. KD-5 Kunnskapsdepartementet sørger i samråd med Fornyings- og administrasjonsdepartementet for at det fremmes forslag for Regjering og Storting om den økonomiske rammen for prosjektet. KD-6 Beslutninger om endring av krav og løsning av prosjektet, som det ligger til Kunnskapsdepartementet å fatte, skal normalt være drøftet i prosjektrådet. Kommunal- og moderniseringsdepartementets funksjoner og ansvar KMD -1 Kommunal- og moderniseringsdepartementet har etatsstyringsansvaret for Statsbygg og ansvar for at Statsbygg ivaretar sitt ansvar innenfor instruks og gjeldende regelverk, slik ansvarsforholdene er presisert i styringsdokumentet. KMD-2 Gjennom sin deltakelse i styringen av prosjektet vil Fornyings- og administrasjonsdepartementet påse at Statsbygg ivaretar sine funksjoner som prosjektansvarlig byggherre innenfor gitte rammer på en effektiv, faglig kompetent og betryggende måte. KMD -3 Kommunal- og moderniseringsdepartementet har ansvar for å påse at Statsbyggs økonomi- og prosjektstyringssystem gir tilfredsstillende styringsinformasjon som kan sikre fremdrift og økonomi blir ivaretatt innenfor de økonomiske og driftsmessige rammer som til enhver tid gjelder for prosjektet. Statsbyggs funksjoner og ansvar SB -1 Statsbygg (SB) har gjennomføringsansvar for prosjektering og gjennomføring av byggeprosjektet i henhold til oppdragsbrev, styringsdokument og i samsvar med fullmakter som følger av Statsbyggs instruks. SB-2 Statsbygg skal ha en hensiktsmessig organisering av prosjektarbeidet og skal stille med nødvendig kompetanse, kapasitet og ressurser for å sikre best mulig kvalitet i prosjektet. SB-3 Statsbygg utarbeider forslag til kostnadsramme og styringsramme for prosjektet og har når byggingen kommer i gang ansvar for at budsjettrammen overholdes. SB-4 Statsbygg rapporterer til prosjektrådet i henhold til PR-4. Kunst- og designhøgskolen i Bergens funksjoner og ansvar KHiB-1 KHiB skal bidra til at prosjektet blir realisert med god kvalitet innenfor de rammer, mål og krav som gjelder for prosjektet.
KHiB-2 KHiB-3 KHiB-4 KHiB-5 KHiB-6 KHiB skal legge til rette for faglige og organisatoriske avklaringer som sikrer at den vedtatte framdriftsplan holdes. KHiB skal gi KD råd om hvordan eventuelle kostnadsreduksjoner og tilpasninger best kan realiseres i prosjektet. KHiB skal aktivt medvirke til at prosjektets framdrift og kostnadsramme holdes. KhiB skal stille nødvendig personale og ressurser til disposisjon for prosjektet og legge opp sitt interne arbeid slik at det støtter opp under vedtatte fremdriftsplaner. KHiB skal bidra med oppdatert materiale for bruk i alle prosesser.