Modernisering av offentlig sektor En enklere hverdag for innbygger og næringsliv. Og effektiv forvaltning Sandefjord den 14. oktober 2014 Michael Pande-Rolfsen
Framtidas kommune vil gi digitalt førstevalg til innbyggere og næringsliv på bakgrunn av deres behov http://www.ks.no/kommune2020
Innbygger fyller ut søknad Innbygger sender søknad med post Postmottak mottar og sorterer post Saksbehandler arkiverer søknaden Saksbehandler behandler søknad Saksbehandler sender ut svar Innbygger mottar svaret per post Innbygger fyller ut søknad edialog Saksbehandler behandler søknad SvarUt Innbygger mottar digital post SSB mottar digital rapport
Rammebetingelsene til KS KommIT er definert i to sentrale dokumenter Digitaliseringsrundsskrivet: «Digitale, nettbaserte tjenester skal være hovedregelen for forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv». Krav og anbefalinger til digitaliseringsarbeidet: Digitaliser virksomhetens tjenester Bruk nasjonale felleskomponenter Arkitektur og standarder Gjør offentlig info. tilgjengelig for viderebruk Bruk av elektronisk faktura Informasjonssikkerhet Samordning med kommunesektoren Planlegging og styring Gevinstrealisering KS Digitaliseringsstrategi: «En samordnet kommunal sektor leverer digitale tjenester som gir innbyggere og næringsliv et reelt digitalt førstevalg». Tverrgående satsningsområder: Digital dialog Strategisk ledelse og IKT Kompetanse Arkiv og dokumenthåndtering Personvern, taushetsplikt og info.sikkerhet Arkitektur og standardisering Sektorielle satsingsområder: Helse og velferd Oppvekst og utdanning Plan, bygg og geodata
Digitalt førstevalg gir enklere hverdag for innbyggere og næringsliv og effektiv forvaltning. Innbyggere og næringsliv møter digitale tjenester som er basert på brukerbehov. Saksbehandlernes fagsystemer bidrar til å effektivisere og forenkle tjenesteproduksjonen ved gjenbruk av digital data, forbedret beslutningsstøtte og automatiserte prosesser. Felles kommunal IKT-arkitektur bidrar til at digitale reguleringsplaner, fagsystemer, eiendomsdata, offentlige kartdata og standarder utgjør grunnmuren i visjonen.
Brukerreise for innbyggere og næringsliv A B C D Logg inn med: Velg eiendom Eiendom A VELG Start din byggesøknad Eiendom B VELG Eiendom C VELG VELG SE MIN EIENDOM E F G Din bolig: LAST OPP TEGNING SEND SØKNAD
Brukerreise for saksbehandler A B C Ny byggesøknad SE PÅ Byggesøknaden er kvalitetssikret VARSLE MYNDIGHETER D E SEND SVAR TIL SØKER Automatiske oppdateringer er gjort Matrikkelen Kartdata
Langsiktig målbilde Digitale tjenester for plan-og byggesak som gir innbygger og næringsliv et reelt digitalt førstevalg Digitale plandata ivaretar hensynet til offentlig innsyn og medvirkning og som grunnlag for byggesaksbehandling Det offentlige kartgrunnlaget og andre grunndata understøtter de digitale tjenestene og en effektiv saksbehandling Felleskomponenter som understøtter plan- og byggesaksprosessen Standarder og felles informasjonsmodell ivaretar hele plan-og bygesaksprosessen Fagsystem og verktøy for saksstøtte ivaretar en god og effektiv saksbehandling KOSTRA-rapportering for området «fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø» er i stor grad automatiset
Målet er at alle skal kunne sitte hjemme i sin egen stue og hente alt de trenger av planer på nettbrettet sitt. Du skal kunne gå inn på eiendommen, klikke på kartet der du vil bygge å få opp lover og regler du må forholde deg til, sier Sanner.
Vi er et sekretariat Kirsti Kierulf Programleder Lars Sverre Gjølme Kompetanse Skole og oppvekst Informasjonssikkerhet Rune Sandland Arkitektur og standardisering Michael Pande-Rolfsen Plan, bygg og geodata Aleksander Øines Kommunikasjon Gevinstrealisering Camilla Glasø Helse og velferd (NOEN) VENNER: + 428 kommuner 19 fylkeskommuner 500+ kom. foretak
Visjon, ambisjon, mål og strategi Rammeverk for digitalisering og felles kommunal IKT-arkitektur Styringsmodell - Rammeverk for digitalisering og felles kommunal IKT-arkitektur HELSE OG VELFERD Visjon, ambisjon, mål og strategi PLAN, BYGG OG GEODATA Visjon, ambisjon, mål og strategi OPPVEKST OG UTDANNING Visjon, ambisjon, mål og strategi Rammeverk for digitalisering og felles kommunal IKT-arkitektur innen helse og velferd Rammeverk for digitalisering og felles kommunal IKT-arkitektur plan, bygg og geodata Rammeverk for digitalisering og felles kommunal IKT-arkitektur oppvekst og utdanning Styringsmodell - Sektorgruppen helse og velferd Styringsmodell - Sektorgruppen plan, bygg og geodata Styringsmodell - Sektorgruppen oppvekst og utdanning KS KommIT Verktøykasse for digitalisering
Styringsmodellen og KPR viktige strategiske grep for å sikre gode prosesser, bred medvirkning (kommune/stat) mot felles mål
Nasjonale prosjekter og avtale med pilotkommuner et viktig strategisk grep for å sikre konkrete leveranser.
Systematisk dialog med IKT-leverandørene Utfordre fastlåst struktur, ønsker modulbasert og mer dynamikk ikke selvsagt at sakstøtte/arkiv henger så tett sammen! Ønsker også nye aktører på banen Mer helhetlige saksbehandlingsløsninger ivareta alle oppgavene, også samspillet med ulike fagsystem Kommunene blir dyktigere og tydeligere bestillere gir større forutsigbarhet mhtønsket funksjonalitet godt mottatt!!
Felles kommunal IKT-arkitektur tilgjengeliggjørestil kommunene i form av en verktøykasse med syv rom Oppskrift på digitale tjenester som gir gevinster: Analyser av brukerbehov Beskrivelser av nye måter å jobbe på Krav til IKT-arkitektur og felleskomponenter Forslag til kravspesifikasjoner
Leveranser til KS KommIT verktøykasse fra Plan, bygg og geodata PROSJEKT ebyggesøknad PROSJEKT ebyggesak PROSJEKT edialog PROSJEKT ekostra Brukerreise for søkeren Kravspesifikasjoner til bruk i anskaffelser Standarder og grensesnitt Informasjons-og kompetansetiltak Brukerreiser for saksbehandlere og innsigelser Arbeidsprosesser Kravspesifikasjoner til bruk i anskaffelser Standarder og grensesnitt Informasjons-og kompetansetiltak Meldingsformidler SvarInnmed tilhørende dokumentasjon Standarder og grensesnitt for SvarInn Informasjons-og kompetansetiltak Brukerreise for byggesaksbehandlere Arbeidsprosesser Nøkkeldata og styringsindikatorer for KOSTRA Kravspesifikasjoner til bruk i anskaffelser Mottaksløsning hos SSB og løsninger for produksjon og tilgjengeliggjøring av styringsindikatorer Standarder og grensesnitt for KOSTRA Informasjons-og kompetansetiltak
Verktøykassen fylles med innhold gjennom KS KommIT-prosjekter som følger felles tilnærming med fire steg KS KommITs tilnærming til utvikling av digitale løsninger 1 2 3 4 Forstå brukerbehovene Definere en ny måte å jobbe på som møter behovene Lage digitale løsninger som understøtter den nye måten å jobbe på Tilgjengeliggjøre løsningene i KS KommIT verktøykasse Kartlegge dagens og fremtidige brukerreiser for innbyggere og saksbehandlere Kartlegge dagens og fremtidige arbeidsprosesser med utgangspunkt i brukerbehovene Utarbeide digitale løsninger og/eller anskaffelsesunderlag for digitale løsninger som understøtter fremtidig tjenesteproduksjon Gjøre leveransene tilgjengelige for kommuner i en helhetlig pakke med verktøy og opplæringsmateriell
ebyggesak ARBEIDSFLATE SAKSBEHANDLER Søknad har kommet inn: FELLESLØSNINGER Meldingsformidler/SvarUt Nabovarsel Sjekk mot lover og forskrifter KOSTRA GRUNNDATA Arkiv, Noark5 Det offentlige kartgrunnlaget Digitale planregistre Kommunal kartdata Kommunal reguleringsplan Folkeregistret Enhetsregistret Matrikkelen Grunnboka Kommunal tiltaksbase FAGSYSTEM Byggesaksmodul Økonomisystem Håndtering av innsigelser Lokale plansystem Matrikkelklient Oppdatere kartdata
Leveransemålene Utvikle spesifikasjoner og underlagsdokumentasjon som kommunene selv kan utnytte i lokale anskaffelser Beskrive behov for endringer i grensesnitt mot omkringliggende systemer/komponenter som arkiv, Matrikkelen, KOSTRA og økonomisystem Levere innspill til utviklingsbehov for GI-standarden Levere innspill til veiledningsmateriell som støtter opp om kommunenes arbeid med å implementere og ta i bruk nye byggesaksmoduler på en effektiv måte
P1 ebyggesak skal tilby digitale støtteverktøy for effektiv digital byggesaksbehandling Fokus på: brukervennlig arbeidsflate god prosesstøtte/beslutningsstøtte tilgjengeliggjøring av relevant informasjon fra matrikkel, planregister, kart m.mfor effektiv saksbehandling og gjenbruk av informasjon Relevante mål: Høyere kundetilfredshet og styrking av kommunenes omdømme i byggesaksprosessen Mer effektiv, standardisert og etterprøvbar saksbehandling Tilrettelegging for digitalt innsyn og dialog med søker og andre sentrale aktører i byggesaksprosessen Økt automatisering og mindre ressursbruk knyttet til matrikkelføring, oppdatering av tiltaksbaser og rapportering til KOSTRA Tilgang til felleskomponenter som bidrar til standardiserte løsninger Tilgang til arkiv over standardisert grensesnitt
Fremdriftsplan for P1 01.05.2014 01.06.2014 20.06.2014 15.10.2014 15.11.2014 31.12.2014 Etablere prosjekt Kartlegge dagens saksbehandlingsprosess Kartlegge ønsket saksbehandlingsprosess Involvere leverandører Utarbeide og prioritere målbilde Sette rammer for kravspesifikasjon og anskaffelse Kravstille og avklare leveranser fra eksterne delprosjekter Koordinere og følge opp delleveranser Ferdigstille kravspesifikasjon og anskaffelsesdokumenter
Arbeidsgrupper er etablert En felles informasjonsmodell for plan- og byggesaksområdet Nasjonal «mapper» som kan konvertere mellom aktuelle format Videreutvikling av GI-standarden Bruk av BIM og IFC-formatet i fremtidige byggesøknader slik at data kan utnyttes i kommunal saksbehandling Utfordringer mht Noark5 Tilgang til et automatisert regelverk og bruk av dette ved utforming av søknad (ebyggesøknad) og saksbehandling (ebyggesak) Følges opp av DiBK Dialog med Oslo kommune Tilgang til og bruk av digitalt planregister, digitale plandata og reguleringsbestemmelsene
Vellykket implementering av verktøykassen krever grundig brukertest, målrettet informasjons-og kompetanseprogram og tydelige roller og ansvar i forvaltningen Implementering av KS KommIT verktøykasse - Hovedsteg Suksesskriterier: Suksesskriterier: Målrettet informasjonsprogram som benytter etablerte informasjonskanaler. Praksisrettet kompetanseprogram tilpasset målgruppens behov. Utrulling Pilotering Forvaltning Engasjerte pilotkommuner som setter av godt med tid for å gjennomgå innholdet og melde inn innspill. Involvering av brukere med ulike stillinger, roller og kompetanser. Suksesskriterier: Tydelige roller og ansvar i forvaltningen av verktøykassen. Etablert samarbeidsmodell med statlige aktører og leverandører. Aktiv involvering av kommunene i produksjon og vedlikehold av innholdet.
Pilotene vil gi KommIT nyttig erfaring Vi får testet ut anskaffelsesgrunnlaget og leverandørene Nye forretningsmodeller og nye driftsformer.
Verktøykassen publiseres på KS Læring https://kurs.kommit.no/
KS KommIT er et KS-program for IKT-samordning i kommunesektoren Program for IKT-samordning i kommunesektoren KS-program: Vedtak i KS hovedstyre 23. mai 2012 Skal i første omgang gå ut 2015 Skal i siste fase evalueres og komme fram til egnet organisasjons- og finansieringsform fra 2016 Eies av KS og styres av Programstyret bestående av kommuner, fylkeskommuner og KS Fire effektmål: Samordning i kommunesektoren utvikle standarder og felles kommunal IKT-arkitektur Samordning stat/kommune initiere og delta i nasjonale utviklingsprosesser Økt kommunal IKT-kompetanse etablere plattform for kompetanseheving Utredet framtidens utviklings- og forvaltningsenhet forberede et vedtak om dette
ebyggesøknad ARBEIDSFLATE SØKER FAGSYSTEM DAK BIM Sjekk mot lover og forskrifter Sjekk mot lover og forskrifter Sjekk mot lover og forskrifter GRUNNDATA Folkeregistret Enhetsregistret Matrikkelen Det offentlige kartgrunnlaget Grunnboka Digitale planregistre Kommunale kartdata Kommunal reguleringsplan FELLESLØSNINGER ID-porten Sjekk mot lover og forskrifter Håndtering av innsigelser Nabovarsel Meldingsformidler KS SvarUt Meldingsformidler KS SvarInn
P2 ebyggesøknad skal tilby digitale støtteverktøy for utfylling, levering og følging av byggesøknad Fokus på: brukervennlig løsning som passer både private og næringsliv god prosesstøtte i utfylling av søknad tilgjengeliggjøring av relevant informasjon fra matrikkel, planregister, kart m.mfor effektiv søknadsutfylling og gjenbruk av informasjon Relevante mål: Klar økning i antallet byggesøknader som leveres heldigitalt Reduksjon i antall byggesøknader hvor brukeren tar kontakt for å få veiledning til fremgangsmåte og utfylling av byggesøknad Høy tilfredshet blant innbyggere og næringsliv som benytter den digitale byggesøknadsløsningen. Innbyggere og næringsliv opplever at de får god digital støtte og veiledning i prosessen med utfylling av byggesøknaden 90 % av alle digitale byggesøknader er komplette fra søker ved leveranse av søknaden. Et godt datagrunnlag fra søknaden for effektiv elektronisk saksbehandling av søknaden.
Fremdriftsplan for P2 01.09.2014 01.10.2014 15.10.2014 15.12.2014 01.02.2015 01.03.2015 Etablere prosjekt Kartlegge dagens søknadsprosess Kartlegge ønsket søknadsprosess Sette rammer for kravspesifikasjon og anskaffelse Involvere leverandører Utarbeide og prioritere målbilde Kravstille og avklare leveranser fra eksterne delprosjekter Koordinere og følge opp delleveranser Ferdigstille kravspesifikasjon og anskaffelsesdokumenter