SANDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Formannskapsromet, Sande Rådhus Dato: 06.03.20144 Tid: 08.00 09.10 Faste medlemmar som møtte: Funksjon Representerer Olav Myklebust Leiar Harald Sætre Medlem Faste medlemmar som ikkje møtte: Wenche Gjerde Sætre Nestleiar Marianne Brune Leikanger Medlem Bjørn Thore Hansen Medlem Varamedlemmar som møtte: Torbjørn Rekdal snr. Christina W. Hauge Sigbjørn Anker Hagen Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Ida Birgitte Marholm Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS (SSKR IKS): Stilling Halldis Moltu Oppdragsansvarleg revisor Frå kommuneadministrasjonen og politisk hald møtte: Stilling
SAKLISTE Saksnr 01/14 02/14 03/14 04/14 05/14 06/14 07/14 08/14 09/14 10/14 Innhald GODKJENNING AV INNKALLING AV SAKLISTE. GODKJENNING AV MØTEBOKA FRÅ SISTE MØTE. MELDINGAR GJENNOMGANG AV MØTEBØKER 2013 GJENNOMGANG AV MØTEBØKER 2014 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET 2013 KONTROLLRAPPORT ÅRSMELDING 2013 SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN NESTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT MØTEPLAN UNDERSKRIFT AV MØTEPROTOKOLLEN
SAK 01/14 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. Innkalling og sakliste vert godkjent. SAK 02/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet den 07.11.13 vert godkjent. SAK 03/14 MELDINGAR Melding/vedlegg: 1. Frå rådmannen, av 21.11.2013: Oppfølging frå 2012 2. Kommunal rapport, 06.02.2014: «Tipsene kontrollutvalget ikke vil ha» 3. Kommunerevisoren, nr. 1 2014: «Forvaltningsrevisjon kontroll eller læring, eller ja takk, begge delar?» Meldingane 1 3 vert tekne til orientering. SAK 04/14 GJENNOMGANG AV MØTEBØKER 2013 Flg. møteprotokollar var til gjennomgang: Kommunestyret 17.12 Formannskapet 26.11, 03.12 Administrasjonsutvalet 26.11 Ungdomsrådet 11.12 Sande næringsforum 27.11 1. Kontrollutvalet gjer merksam på at den som skal skrive under møteprotokollen må delta i heile møtet. 2. Kontrollutvalet viser til møteprotokoll frå Sande næringsforum av 27.11.2013, der det går fram at Mathias Gjerde og Roger Gjerde har vore med å handsama sak 36, vedkomande tilskot til Vaske AS. Etter forvaltningslova 6.1e er Roger Gjerde inhabil, då han er styreleiar i selskapet. Bror til Roger Gjerde, Mathias Gjerde, er og inhabil etter forvaltningslova 6.1b. Kontrollutvalet stiller spørsmål ved om tilskotet såleis er gitt på eit ulovleg grunnlag. 3. Kontrollutvalet har elles, på noverande tidspunkt, ingen merknadar til gjennomgådde møteprotokollar. SAK 05/14 GJENNOMGANG AV MØTEBØKER 2014 Flg. møteprotokollar var til gjennomgang: Kommunestyret 11.02 Formannskapet 14.01, 30.01, 25.02 Driftsutvalet 23.01
Eldrerådet 06.02 Ungdomsrådet 22.01 Administrasjonsutvalet 25.02 Arbeidsmiljøutvalet 12.02 Naturforvaltningsnemda 16.01 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen kommentar til gjennomgådde møteprotokollar. SAK 06/14 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET 2013 Samrøystes innstilling: Kommunestyret tek til etterretning kontrollutvalet si årsmelding for 2013. SAK 07/14 KONTROLLRAPPORT- ÅRSMELDING 2013 SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN Vedlegg: - Kontrollrapport 2013 frå Skatteetaten av 14.02.14 - Årsrapport 2013 frå Skatteoppkrevjaren av 20.01.14 - Skatterekneskapen 2013 av 20.01.14 - Årsmelding Interkommunal arbeidsgivarkontroll 2013 av 16.01.14 Saksopplysning: Fylgjande kjem fram av vedlagde dokument og særleg skatteetaten sin kontrollrapport: Tilfredsstillande: - Overordna intern kontroll. - Rekneskapsføringa, rapporteringa og framlegginga av rekneskapen. - Utføringa av innkrevjingsarbeidet og oppfølginga av restansane. - Utføringa av arbeidsgivarkontrollen. Ikkje tilfredsstillande: - Det har ikkje vore utført arbeidsgivarkontroll i tilstrekkeleg omfang. (Utført 3,8 % (1,9 % i 2012) kontrollar mot eit krav på 5%.) Innkrevjinga/skatteinngangen: - Det vert vist til Skatteetaten sin kontrollrapport pkt. 3. - Årsrapport frå Skatteoppkrevjaren og 3 og skatterekneskapen. - Kommunen sin del av skatteinngangen i 2013 kr 58.269.678. I 2012 var den 64.151.111. Dvs. ein reduksjon på kr 5.881.433 (9,17%) Frå 2011 til 2012 var det ein auke på kr 12.825.616, dvs. 25%. Samrøystes vedtak/uttale: Kontrollutvalet har ingen merknader til Skatteetaten sin kontrollrapport, Skatteoppkrevjaren si årsmelding og skatterekneskapen for 2013.
SAK 08/14 NESTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Saksopplysningar: Kommunestyret har i plan for forvaltningsrevisjon 2012 2014 sett opp desse prosjekta: 1. Drift og vedlikehald av den kommunale bygningsmassen 2. Bruk av ressursane innan Musikk- og kulturskulen 3. Tilpassa opplæring pp-teneste i skuleverket og barnehagar 4. Evaluering av samhandlingsreforma 5. Økonomisk rapportering 6. Evaluering av 2 nivå modellen, men då etter at den politiske ny-organiseringa har fått virke ei tid Kontrollutvalet kom til at prosjektet Forvaltning drift og vedlikehald av bygg var viktig å få gjennomført. Prosjektet er no ferdig og vart behandla i kontrollutvalet og kommunestyret i september 2013. Revisor har orientert om ressursbruk innan musikk- og kulturskulen på tidlegare møte, så dette prosjektet ser eg som uaktuelt å gå vidare i. Spørsmålet er no kva prosjekt ein skal starte opp med, prosjekt 3, 4, 5 eller 6. Prosjekt 3 Tilpassa opplæring pp teneste i skuleverket og barnehagar er eit ressurskrevjande prosjekt som i stor grad også kjem under fylkesmannen sitt tilsynsansvar. Prosjektet bør utsetjast i tid. Prosjekt 4 Evaluering av samhandlingsreforma. Det er alt for tidleg å sjå på eit slikt prosjekt no. Samhandlingsreforma bør virke enno ei tid. Det er mange kommunar som ynskjer dette prosjektet, både her på Søre Sunnmøre og elles i landet. Ei viss samordning, i alle høve her på Søre Sunnmøre bør gjerast. Prosjekt 5 Økonomisk rapportering er aktuelt. Ein vil her få stadfesta eller avkrefta om økonomistyringa eller deler av den er tilfredsstillande. Prosjekt 6 Evaluering av 2 nivå modellen. Dette er eit prosjekt som i si tid vart teke opp etter benkeforslag i kommunestyret. Før ein startar opp med ei slikt prosjekt er det viktig å få fram kva politikarane eigentleg ynskjer skal belysast, noko som vil ta tid. Er det i prosjektet meint å få fram om modellen er god eller ikkje eller egnar seg for kommunen, vil dette heller vere ein konsulentrapport/oppdrag og ikkje ein forvaltningsrevisjon. Det som kan vere noko enklare å finne ut av er om styringa i to nivå modellen er i samsvar med kommunestyret sitt vedtak. I det som vert vist til ovanfor synest det no mest hensiktsmessig å starte opp med prosjektet økonomistyring, budsjettoppfølging og rapportering, som då må omfatte alle deler av kommunen. Problemstillingane kan bl.a. vere å sjå til om administrasjonen rapporterer til kommunestyret i samsvar med gjeldande reglar (lov, forskrift og vedtak), om kvaliteten på det som vert rapportert er tilfredsstillande og om kommunen sine sektorar/resultateiningar har tilfredssillande styringsverktøy og budsjettoppfølging. 1. Kontrollutvalet ber revisjonen utarbeide prosjektplan for eit forvaltningsrevisjonsprosjekt på økonomistyring, budsjettoppfølging og rapportering. 2. Kontrollutvalet tek endeleg standpunkt til prosjektet når prosjektplanen ligg føre.
SAK 09/14 MØTEPLAN Kontrollutvalet sin møteplan vert vedteken i samsvar med vedlegget. SAK 10/14 UNDERSKRIFT AV MØTEPROTOKOLLEN Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Torbjørn Rekdal snr. Møtet slutt. OLAV MYKLEBUST TORBJØRN REKDAL SNR. UTSKRIFT TIL: KOMMUNESTYRET SOM MELDING KONTROLLUTVALET FOR GODKJENNING I NESTE MØTE