Grane kommune Side 1 av 30 Møtebok Møte i Formannskapet Møtedato: 09.04.2014 Møtetid: 09:00 Møtested: Formannskapssalen Møteleder Ordfører Bjørn Ivar Lamo Møteinnkalling (kunngjøring) 2. april 2014 Fraværende representanter Møtende vararepresentanter Til stede Andre som møtte Rådmann Lars E. Kapskarmo Saksnummer 013/14-021/14 Merknader til protokollen Innkalling og saksliste godkjent Underskrifter
Side 2 av 30 Møtebok Sak nr. Sakstittel 013/14 Referatsaker 014/14 Delegasjonssaker 015/14 Møteplassen - ny lokaliteter 016/14 Karius og Baktus kulturbarnehage - Avregning for tilskudd 2013 017/14 Karius og Baktus kulturbarnehage - Tilskudd 2014 018/14 Forskjønnelse Trofors området - organisering og tilrettelegging. 019/14 Budsjettreguleringer 2014 - Investering 020/14 Budsjett 2015 - Fastsettelse av økonomisk ramme for drift og investering. 021/14 Grane med nye øyne Ordfører informerte om innlagt befaring i Vassbekkmoen og andre sentrale boområder, ifm FS-sak 018/14, Forskjønnelse i Troforsområdet organisering og tilrettelegging. Dessuten behandling av en utsendt tilleggssak 021/14. Valg av leverandør til prosjekt Grane med nye øyne. Kolbjørn Eriksen orienterte FS om utkast til ny medfinansieringsavtale med Helgeland Landbruksrådgivning. ORIENTERINGER: Ordfører Bjørn Ivar Lamo: 06.03 Styremøte Børgefjell nasjonalparkstyre. Røyrvik 14.-16.03 Rep.møte Nordland AP 21.03 IHR-møte på Nesna. 26.03 Helgeland Veiutvikling, styremøte Mosjøen. Stiftelses møte Helgeland Friluftsråd, Bjørn Ivar Lamo valgt til leder. 27.03 Konstituerende møte for Helgeland Friluftsråd. 01.04 Velkomstarrangement på Coop for inviterte tilflyttede Graneværinger. 02.04 Åpent møte støttegruppen for bevaring av Kjærstad flyplass på Ungdomshuset på Grane 04.04 Styringsgruppemøte Regional plan for Vefsna. Britt Aune Olsen: - 17. mars. Deltatt på styremøte for Lomsdal Visten nasjonalpark. Informerte blant annet om plan for oppsett av utedo ved Stavvannet. Kolbjørn Eriksen: - Spurte om status ifm tidlligere vedtak om bosetting av Flyktninger. Rådmannen informerte om at kommunen hadde sendt søknad til Husbanken om lån og tilskudd for oppsett av 12 leiligheter for vanskeligstilte, med målgruppe flyktninger. 4 leiligheter a ca 40 kvm og 8 leiligheter a ca 60 kvm. Samlet ramme ca 15 mill. - Spurte videre om status / press på sykehjemsplasser.
Side 3 av 30 Rådmannen informerte om at det i perioden etter nyttår hadde vært større press på sengeplass på Sykeheimen enn tidligere. Spesielt for korttidsplasser ifm rehabilitering og avlastingsopphold. Grunnet nevnte har det vært nødt til å omstille tidligere rom avsatt til adm.kontor, tilbake til dobbeltrom uten dusj/toalett. Fra tidligere er det 2 rom med 2 senger øremerket til korttidsopphold. - 8. april. Styremøte avholdt i HAG Vekst. Godt årsresultat i 2014. Byggeprosjekt i Hattfjelldal er pr dd usikkert. - 23. april. Dato for generalforsamling i HAG Vekst. - Diverse innspill til ny fasade på Kommunehuset ifm omstilling av tidligere Bankinngang. Melding ble gitt videre til Ole Kristian Andersen ila sak 018/14. Monica Hoff: - Spørsmål til ordfører ifm annonsert felles Formannskapsmøte på Vega. Ordfører kjente kun til saken via lokal presse. Tor Stabbforsmo: - Deltatt på avholdt årsmøte i Frivilligsentralen. Registrerer stor aktivitet og god drift. Informerte videre om at stillingen som leder var oppgradert til 100%, med 60% finansiering fra Staten. Iverksetting av nevnte noe uklart. Medfører økt kommunal medfinansiering. Marit Granmo som styreleder forbereder sak til FS/KS. - Div spørsmål ifm støtte fra Vefsnafondet til firmainvestering via Leasing. Nye vedtekter bør vurderes. - Positiv tilbakemelding til ansatte fra T/N som er ansvarlig for Kommunedelplan for Scooterløyper i Grane kommune De gjør et godt og vel forberedt arbeid ifm pågående prosess.
Grane kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID Saksbehandler: Dato Side 4 av 30 DATO- 14/123 14/952 Inger Lise Fløtnes 02.04.2014 Saksnummer Utvalg Møtedato 013/14 Formannskapet 09.04.2014 Referatsaker Refererte skriv og meldinger: Nr Dok.ID T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 14/691 U 07.03.2014 Tor Arne Reinfjell og Kitty Lise Vassdal Søknad om tilskudd til sommer- og vintervedlikehold av privat veg 2 14/689 U 07.03.2014 Robin Johansen Søknad om tilskudd til sommer- og vintervedlikehold av privat veg 3 14/685 U 07.03.2014 Magne Hongbarstad Søknad om tilskudd til sommer- og vintervedlikehold av privat veg 4 14/683 U 07.03.2014 Per Fagerli Søknad om tilskudd til sommer- og vintervedlikehold av privat veg 5 14/682 U 07.03.2014 Magnar Reinfjell Søknad om tilskudd til sommer- og vintervedlikehold av privat veg 6 14/681 U 07.03.2014 Ester Johansen Søknad om tilskudd til sommer- og vintervedlikehold av privat veg 7 14/680 U 07.03.2014 Bjørg Hagen Søknad om tilskudd til sommer- og vintervedlikehold av privat veg 8 14/678 U 07.03.2014 Johnny Sørli Søknad om tilskudd til sommer- og vintervedlikehold av privat veg 9 14/677 U 07.03.2014 Nils Erling Sandnes Søknad om tilskudd til sommer- og vintervedlikehold av privat veg 10 14/676 U 07.03.2014 Bjørn Svartvatn Søknad om tilskudd til sommer- og vintervedlikehold av privat veg 11 14/673 U 06.03.2014 Turid Hjerpås Søknad om tilskudd til sommer- og vintervedlikehold av privat veg 12 14/667 U 06.03.2014 Arnt Kroken Søknad om tilskudd til vedlikehold av privat vei 13 14/666 U 06.03.2014 Kim Johan Norum Søknad om tilskudd til sommer- og vintervedlikehold av privat veg 14 14/665 U 06.03.2014 Unni Olsen og Per Gunnar Reinholdtsen Søknad om tilskudd til sommer - og vintervedlikehold av ptivat veg 15 14/661 U 06.03.2014 Kristina Henden og Erik Paulsen Søknad om tilskudd til sommer- og vintervedlikehold av privatveg 16 14/517 U 25.02.2014 Fylkesmannen i Holmvassdalen naturreservat - Nordland 17 14/809 I 18.03.2014 Fylkesmannen i Nordland kommunens uttalelse til klage Holmvassdalen naturreservat - oversendelse av klage på vedtak for
Side 5 av 30 endelig behandling 18 14/828 I 19.03.2014 *** Ad salg av Børgefjellskolen 19 14/844 U 26.03.2014 *** Ad salg av Børgefjellskolen 20 14/760 I 13.03.2014 Hattfjelldal Høringsuttalelse snøscooterforening v/pål Ove Wika 21 14/806 U 18.03.2014 foreninger og Informasjon om Granedagene 2014 organisasjoner i Grane Lag 22 14/908 I 27.03.2014 Det kgl. kommunal og moderniseringsdepart Invitasjon til å delta i forsøk med stemmerett for ungdom som fyller 16 eller 17 år i valgåret ement 23 14/934 I 31.03.2014 HelgelandsKraft AS Pressemelding - Regnskap 2013 24 14/805 I 18.03.2014 Bjørn Ivar Lamo Forvaltningsknutepunkt i Grane. Rådmannens innstilling: Referater/meldinger tas til orientering. 09.04.2014 Formannskapet Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-013/14 Vedtak: Referater/meldinger tas til orientering.
Grane kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID Saksbehandler: Dato Side 6 av 30 DATO- 14/122 14/951 Inger Lise Fløtnes 02.04.2014 Saksnummer Utvalg Møtedato 014/14 Formannskapet 09.04.2014 Delegasjonssaker DFS. 005/14: Søknad om økonomisk støtte til slalomtur til Hemavan Vedtak: Grane kommune ønsker med dette å gi Elevrådet ved GBU kr. 5.000,- i økonomisk støtte til den årlige slalomturen til Hemavan. Beløpet dekkes av konto 0300 14701 100 og overføres bankkonto 4530.47.67441. DFS. 006/14: Søknad om skjenkebevilling for en bestemt anledning Vedtak: Grane Ungdomslag innvilges skjenkebevilling, og det gis anledning til skjenking i følgende alkoholgrupper: - Alkoholgruppe 1 øl - Alkoholgruppe 2 vin Sted: Grane Ungdomshus Dato: 21. mars 2014 kl. 21.00 01.00 Skjenkeansvarlig: Stedsfortreder: Arnt Eirik Teodorsen, Trofors Ingen satt. Dette anbefales å ha på plass før arrangementet starter. Det påligger skjenkeansvarlig å sette seg inn i de regler som gjelder for skjenking av alkoholholdig drikk, bl.a. forbud mot skjenking til mindreårige og til åpenbart berusede personer. Vedtaket er fattet med hjemmel i alkohollovens 1-6 en bestemt anledning DFS. 007/14: Søknad om skjenkebevilling for en bestemt anledning Vedtak: Svenningdal Bygdelag innvilges skjenkebevilling, og det gis anledning til skjenking i følgende alkoholgrupper: - Alkoholgruppe 2 vin Sted: Folkets hus, Svenningdal
Dato: 4. april 2014 kl. 21.30 01.00 Side 7 av 30 Skjenkeansvarlig: Stedsfortreder: Jim Roger Mikalsen, Trofors May Kristin Saugestad, Trofors Det påligger skjenkeansvarlig å sette seg inn i de regler som gjelder for skjenking av alkoholholdig drikk, bl.a. forbud mot skjenking til mindreårige og til åpenbart berusede personer. Vedtaket er fattet med hjemmel i alkohollovens 1-6 en bestemt anledning Rådmannens innstilling: Delegerte saker tas til etterretning. 09.04.2014 Formannskapet Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-014/14 Vedtak: Delegerte saker tas til etterretning.
Side 8 av 30 Grane kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID Saksbehandler: Dato FE- 14/96 14/739 Tanja Pedersen 12.03.2014 Saksnummer Utvalg Møtedato Komité for helse og omsorg Råd for eldre og funksjonshemmede Kommunestyret 015/14 Formannskapet 09.04.2014 Jfr. delegasjonsreglement for Grane kommune, vedtatt i kommunestyret 19.05.10 pkt. Møteplassen - ny lokaliteter Sammendrag: Møteplassen er et tilbud til brukere av avdelingen psykisk helse/rus. Tilbudet knytter seg til sosialisering og miljøterapeutisk arbeid. Pr. 1. februar 2014 ble Møteplassen fri for egnede lokaler, da leieavtalen med Coop Trofors gikk ut. På bakgrunn av dette er det ønskelig å finne egnede lokaliteter, da med tilhørende langtidskontrakt. Viser også til kommunestyrevedtak KS- 052/13 der det blant annet står; Rådmannen sørger for at tiltaket Møteplassen får varige og gode løsninger i egne- eller leide lokaler. Sak fremlegges KS. I forbindelse med dette arbeidet har vi mottatt totalt 3 tilbud fra lokale aktører, disse er: Nils Kroken, Frank Arntsberg og Trofors stasjon v/ ROM eiendom, se vedlegg 1-3.. Vurdering: Vurderingen bygger på egnethet og økonomi. Egnethet: vi vurderer hvorvidt lokalitetene er egnet til dagens aktiviteter, det vil si at vi trenger kjøkken og bad i tillegg til ordinære oppholdsrom. Det må også være universell utforming. Det er også et ønske å legge til flere aktiviteter i samme lokaliteter og det nevnes kort; Frivillighetssentralen, dagtilbud til hjemmeværende demente, tilbud til barn/unge, lag/foreninger m.m. i Grane kommune. HAG vekst ønsker også å kunne nyttiggjøre seg lokalitetene til ulike aktiviteter. Det er ikke så langt formalisert noe samarbeid mellom HAG vekst og Grane kommune. Økonomi: det er et ønske om å holde kostnadene så lave som mulig. Derfor er det som beskrevet ønskelig å legge flere aktiviteter/aktører under samme tak. Videre er det ønskelig å hente en økonomisk gevinst ved å inngå langtidsleie. Det vil også gi en forutsigbarhet som er svært positiv for brukerne. I tillegg vil en forhandle frem muligheten for framleie hvis en ser at kommunens behov skulle komme til å endre seg over tid. Viser igjen til de tre ulike tilbudene jfr vedlegg 1, 2 og 3.
Side 9 av 30 Av de totalt tre tilbudene er tilbud nr. 1 fra Nils Kroken foretrukket av partene som har bidratt i utredningsarbeidet for å finne egnede lokaler. Her ønsker en å gå for alternativ nr. 1. Tilbudet er som følger: - Utleier foretar alt av ominnredning/ombygging av lokalene slik utarbeidet skisse/tegning viser, i dette inngår ny kjøkkeninnredning uten hvitevarer - Leietid: 10 år hvor leietaker har rett til videre leie dersom det er ønskelig - Leiepris: kr. 8.000,- pr. mnd / totalt kr. 96.000,- pr. år - Strøm/oppvarming: kr. 2.000,- pr. mnd/ totalt kr. 24.000,- pr. år Rådmannens innstilling: Vurderingen bygger på egnethet og økonomi. Egnethet: vi vurderer hvorvidt lokalitetene er egnet til dagens aktiviteter, det vil si at vi trenger kjøkken og bad i tillegg til ordinære oppholdsrom. Det må også være universell utforming. Det er også et ønske å legge til flere aktiviteter i samme lokaliteter og det nevnes kort; Frivillighetssentralen, dagtilbud til hjemmeværende demente, tilbud til barn/unge, lag/foreninger m.m. i Grane kommune. HAG vekst ønsker også å kunne nyttiggjøre seg lokalitetene til ulike aktiviteter. Det er ikke så langt formalisert noe samarbeid mellom HAG vekst og Grane kommune. Økonomi: det er et ønske om å holde kostnadene så lave som mulig. Derfor er det som beskrevet ønskelig å legge flere aktiviteter/aktører under samme tak. Videre er det ønskelig å hente en økonomisk gevinst ved å inngå langtidsleie. Det vil også gi en forutsigbarhet som er svært positiv for brukerne. I tillegg vil en forhandle frem muligheten for framleie hvis en ser at kommunens behov skulle komme til å endre seg over tid. Viser igjen til de tre ulike tilbudene jfr vedlegg 1, 2 og 3. Av de totalt tre tilbudene er tilbud nr. 1 fra Nils Kroken foretrukket av partene som har bidratt i utredningsarbeidet for å finne egnede lokaler. Her ønsker en å gå for alternativ nr. 1. Tilbudet er som følger: - Utleier foretar alt av ominnredning/ombygging av lokalene slik utarbeidet skisse/tegning viser, i dette inngår ny kjøkkeninnredning uten hvitevarer - Leietid: 10 år hvor leietaker har rett til videre leie dersom det er ønskelig - Leiepris: kr. 8.000,- pr. mnd / totalt kr. 96.000,- pr. år - Strøm/oppvarming: kr. 2.000,- pr. mnd/ totalt kr. 24.000,- pr. år 09.04.2014 Formannskapet Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-015/14 Innstilling: Vurderingen bygger på egnethet og økonomi. Egnethet: vi vurderer hvorvidt lokalitetene er egnet til dagens aktiviteter, det vil si at vi trenger kjøkken og bad i tillegg til ordinære oppholdsrom. Det må også være universell utforming.
Side 10 av 30 Det er også et ønske å legge til flere aktiviteter i samme lokaliteter og det nevnes kort; Frivillighetssentralen, dagtilbud til hjemmeværende demente, tilbud til barn/unge, lag/foreninger m.m. i Grane kommune. HAG Vekst ønsker også å kunne nyttiggjøre seg lokalitetene til ulike aktiviteter. Det er ikke så langt formalisert noe samarbeid mellom HAG Vekst og Grane kommune. Økonomi: det er et ønske om å holde kostnadene så lave som mulig. Derfor er det som beskrevet ønskelig å legge flere aktiviteter/aktører under samme tak. Videre er det ønskelig å hente en økonomisk gevinst ved å inngå langtidsleie. Det vil også gi en forutsigbarhet som er svært positiv for brukerne. I tillegg vil en forhandle frem muligheten for framleie hvis en ser at kommunens behov skulle komme til å endre seg over tid. Viser igjen til de tre ulike tilbudene jfr vedlegg 1, 2 og 3. Av de totalt tre tilbudene er tilbud nr. 1 fra Nils Kroken foretrukket av partene som har bidratt i utredningsarbeidet for å finne egnede lokaler. Her ønsker en å gå for alternativ nr. 1. Tilbudet er som følger: - Utleier foretar alt av ominnredning/ombygging av lokalene slik utarbeidet skisse/tegning viser, i dette inngår ny kjøkkeninnredning uten hvitevarer - Leietid: 10 år hvor leietaker har rett til videre leie dersom det er ønskelig - Leiepris: kr. 8.000,- pr. mnd / totalt kr. 96.000,- pr. år - Strøm/oppvarming: kr. 2.000,- pr. mnd/ totalt kr. 24.000,- pr. år
Grane kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID Saksbehandler: Dato Side 11 av 30 FE- 10/161 14/847 Halvar Botnen 24.03.2014 Saksnummer Utvalg Møtedato 004/14 Komité for oppvekst og kultur 02.04.2014 016/14 Formannskapet 09.04.2014 Jfr. delegasjonsreglement for Grane kommune, vedtatt i kommunestyret 19.05.10 pkt. Karius og Baktus kulturbarnehage - Avregning for tilskudd 2013, avregning for tilskudd 2013 Trykt vedlegg: Avregning av tilskudd 2013 til Karius og Baktus kulturbarnehage. Sammendrag: Avregningen for kommunalt tilskudd til Karius og Baktus kulturbarnehage 2013 viser at det er utbetalt kr. 16 540,- for mye. Grunnen til dette er noe lavere driftskostnader enn budsjettert i den kommunale barnehagen. Kommunen kan kreve dette tilbakebetalt. Vurdering: Beløpet er ikke stort, men på bakgrunn av den økonomiske situasjonen i kommunen bør vi få tilbakebetalt dette. Rådmannens innstilling: Grane kommune krever at for mye utbetalt driftstilskudd på kr. 16 540,- til Karius og Baktus familiebarnehage tilbakebetales. 02.04.2014 Komité for oppvekst og kultur Behandling: Komiteen støtter enstemmig rådmannens innstilling. KOK-004/14 Innstilling: Grane kommune krever at for mye utbetalt driftstilskudd på kr. 16 540,- til Karius og Baktus familiebarnehage tilbakebetales.
Side 12 av 30 09.04.2014 Formannskapet Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-016/14 Vedtak: Grane kommune krever at for mye utbetalt driftstilskudd på kr. 16 540,- til Karius og Baktus familiebarnehage tilbakebetales.
Grane kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID Saksbehandler: Dato Side 13 av 30 FE- 10/161 14/845 Halvar Botnen 24.03.2014 Saksnummer Utvalg Møtedato 005/14 Komité for oppvekst og kultur 02.04.2014 017/14 Formannskapet 09.04.2014 Jfr. delegasjonsreglement for Grane kommune, vedtatt i kommunestyret 19.05.10 pkt. Karius og Baktus kulturbarnehage - Tilskudd 2014 Trykte vedlegg: Beregning av tilskudd til ikke-kommunal barnehage for 2014 Sammendrag: Tilskuddet til private barnehager regnes ut på bakgrunn av de utgiftene kommunen har pr. barn i offentlige barnehager. Tilskuddet for 2014 er 96% av denne summen fram til 1. august, og 98% etter 1. august. Til sammenligning var disse satsene i fjor henholdsvis 92,83% og 94%. Tilskudd til private barnehager skal godkjennes politisk. For 2014 er tilskuddet til Karius og Baktus kulturbarnehage beregnet til kr. 1.836.552,-. (212 746 kr pr barn 0-2 år heltidsplass og 122 237 kr pr barn 3-6 år heltidsplass) Beregningen er gjort etter det antall barn som var i kommunal- og privat barnehage pr. 1. januar 2014. Dersom antallet barn i privat barnehage øker i løpet av året, vil kommunens utgifter øke. Beregningen inneholder også kapitalkostnader. Disse er beregnet etter nasjonale satser. Vurdering: Grane kommune har noe høyere utgifter til barnehage pr barn enn nasjonalt, og dermed er tilskuddet til privat barnehage noe høyere enn nasjonale satser. For å opprettholde kvaliteten i barnehager og kunne ta i mot de barna vi vet kommer i løpet av våren og i august, har vi valgt å opprettholde den bemanningen vi hadde pr 31. desember for å unngå ventelister i barnehagen. Dersom antallet barn i kommunal barnehage øker slik som forutsatt, vil utgiftene pr barn gå ned, og dette vil kunne få den konsekvens at ved avregningen i 2015 at utgiftene til privat barnehage blir noe redusert. Tilskudd til private barnehager er lovpålagt og det er regnet ut etter gjeldende regler. Rådmannens innstilling: Kommunalt tilskudd til Karius og Baktus kulturbarnehage for 2014 blir som følger: 1.kv 2.kv 3.kv 4.kv sum 2014 83 996 83 996 85 162 85 745 338 899 371 191 371 191 376 347 378 924 1 497 653 455 187 455 187 461 509 464 670 1 836 552
Side 14 av 30 Pr oppholdstime Pr heltidsplass Barn 0-2 år 98,53 212 746 Barn 3-6 år 56,63 122 237 02.04.2014 Komité for oppvekst og kultur Behandling: Komiteen støtter enstemmig rådmannens innstilling. KOK-005/14 Innstilling: Kommunalt tilskudd til Karius og Baktus kulturbarnehage for 2014 blir som følger: 1.kv 2.kv 3.kv 4.kv sum 2014 83 996 83 996 85 162 85 745 338 899 371 191 371 191 376 347 378 924 1 497 653 455 187 455 187 461 509 464 670 1 836 552 Pr oppholdstime Pr heltidsplass Barn 0-2 år 98,53 212 746 Barn 3-6 år 56,63 122 237 09.04.2014 Formannskapet Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-017/14 Vedtak: Kommunalt tilskudd til Karius og Baktus kulturbarnehage for 2014 blir som følger: 1.kv 2.kv 3.kv 4.kv sum 2014 83 996 83 996 85 162 85 745 338 899 371 191 371 191 376 347 378 924 1 497 653 455 187 455 187 461 509 464 670 1 836 552 Pr oppholdstime Pr heltidsplass Barn 0-2 år 98,53 212 746 Barn 3-6 år 56,63 122 237
Grane kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID Saksbehandler: Dato Side 15 av 30 FE- 14/121 14/936 Lars-Erik Kapskarmo 01.04.2014 Saksnummer Utvalg Møtedato 018/14 Formannskapet 09.04.2014 Jfr. delegasjonsreglement for Grane kommune, vedtatt i kommunestyret 19.05.2010. Forskjønnelse Trofors området - organisering og tilrettelegging. Trykte dokument: - E-post fra Ordfører datert 13. mars 2014. Sammendrag: Grane kommune viser til initiativ fra ordfører samt tidligere års tidvise innsats for å forskjønne vårt nærområde med vårrydding, rydding av skog, beplantning mv, både langs innfartsveier men også innen våre bo-områder her på Trofors samt ute i våre grender som Majavatn, Strendene, Leiren og Grane. Om ikke lenge er snøen borte og deler av nødvendig forskjønnelsesinnsats kan iverksettes. Bolystprosjektet ledet av Margrethe Jønson har allerede kalt inn til et møte som tar for seg forskjønnelse av Trofors sentrum, der Næringslivet, HagVekst og Frivilligsentralen er invitert. En tilsvarende organisering kan en se for seg brukt som mal for tilsvarende prosjekt for hele Trofors-området, med tillegg av andre valgte områder innen kommunen- da med flere involverte aktører. Aktuelle samarbeidspartnere kan være: - Frivilligsentralen - Hagvekst - Teknisk-næringsavd med maskinstøtte og nødvendig faglig veiledning innen skogrydding, miljøkrav mv - Ungdomsprosjektet i regi av Barnevernet (videreføring av tilsvarende prosjekt i 2013) - Lokale vel-foreninger og bygdelag - Leie av div materiell for eksempel fliskutter mv - Statens vegvesen ifm rydding av tilrettelagte stoppeplasser og evt utsiktspunkt med rydding av siktelinjer Vurdering: Pågående Bolystprosjekt er kommet godt i gang, og det er kommet flere konkrete tiltak på plass som er med på å øke trivsel og lokal stolthet, og som også bidrar til ønsket folketallsvekst ved at vi tiltrekker oss nye innbyggere eller like viktig at de som allerede er bosatt i kommunen ønsker å bli boende.
Side 16 av 30 I tillegg legges det ressurser i et arbeid som skal ende opp med et lokalt etablert Forvaltningsknutepunkt her på Trofors, som tiltrekker seg arbeidsplasser tilknyttet våre vernede områder og etter hvert et friskmeldt og lakseførende Vefsna-vassdrag. Vi har et mål å bli godkjent som nasjonalparklandsby. Inntil videre opptas ikke nye nasjonalparklandsbyer, men når den tid kommer bør vi være mest mulig søkergod, ref tidligere kriteriegrunnlag. Videre er Regional-park under utredning for evt etablering med våre nabo-kommuner, der vi samlet skal framstå med en best mulig tiltrekningskraft for lokale bedrifter, besøkende turister som ønsker å oppsøke våre attraktiviteter både sommer og vinter. Samlet konklusjon på nevnte er det er viktig å bruke ressurser på våre fellesarealer, slik at vi framstår mest mulig tiltalende som kommune. Foreslår derfor at vi i en oppstart setter av kr 100 000,- i driftsmidler dette året, og gir ansvaret for å organisere årets innsats på kommunal forskjønnelse til GNU ved Prosjektleder for Bolystprosjektet. Hun involverer aktuelle aktører innen den kommunale organisasjon, HAG Vekst samt lokale lag og foreninger til nevnte arbeid. Etter sesongen får innsatsen evalueres for videreføring/oppfølging neste budsjettår. Rådmannens innstilling: Grane kommune bevilger inntil kr 100 000,-, med formål forskjønnelse av Trofors med omland inneværende vår/sommer. Innsatsen administreres- og organiseres av Grane Næringsutvikling as v prosjektleder for Bolystprosjektet, Margrethe Jønson. Flg budsjettregulering foretas: 4030.14700.335 100 000 D 0310.14900.100 100 000 K Rest på Formannskapets disp kto er da kr 43800,-. 09.04.2014 Formannskapet Behandling: Rådmannens innstilling med følgende endring: Grane kommune bevilger inntil kr 300 000,-, med formål forskjønnelse av Trofors med omland inneværende vår/sommer. Innsatsen administreres og organiseres av Grane kommune, i samhandling med Grane Næringsutvikling as. Det utvikles en aktivitets- og ansvarsmatrise for dette arbeidet. Denne legges fram som referatsak til neste FS-møte den 21. mai 2014. Følgende budsjettreguleringer foretas: 1000.12300.120 300.000 D 1000.19400.120 300.000 K (Disposisjonsfond 25699001) Enstemmig vedtatt.
Side 17 av 30 FS-018/14 Vedtak: Grane kommune bevilger inntil kr 300 000,-, med formål forskjønnelse av Trofors med omland inneværende vår/sommer. Innsatsen administreres og organiseres av Grane kommune, i samhandling med Grane Næringsutvikling as. Det utvikles en aktivitets- og ansvarsmatrise for dette arbeidet. Denne legges fram som referatsak til neste FS-møte den 21. mai 2014. Følgende budsjettreguleringer foretas: 1000.12300.120 300.000 D 1000.19400.120 300.000 K (Disposisjonsfond 25699001)
Grane kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID Saksbehandler: Dato FE-150 13/78 14/670 Rigmor Tverå 18.03.2014 Side 18 av 30 Saksnummer Utvalg Møtedato Kommunestyret 019/14 Formannskapet 09.04.2014 Jfr. delegasjonsreglement for Grane kommune, vedtatt i kommunestyret 19.05.10 Budsjettreguleringer 2014 - Investering Sammendrag: Prosjekter med bevilgning i investeringsbudsjett 2013, overføres til investering 2014. Videreføring av finansiering fra 2013, ved bruk ubrukte lånemidler. Investeringsbudsjettet er ettårig. Ikke ferdige prosjekter fra foregående år må derfor reguleres inn i årets budsjett. Ihht. Kommuneloven 45,46 og 47. Vurdering: Prosjekter påbegynt i 2013, som blir avsluttet i 2014. Utgiftene regnskapføres året de har oppstått, og må reguleres inn i investeringsbudsjett 2014. Kontering Tekst Prosjekt Beløp D/K 9403.32000 Administrasjonsbygg Enøktiltak 45 000 D 9410.32000 Sjukeheim Bad Utvendig oppgradering 370 000 D 9420.32000 Skoler/barnehage Utvendig oppgradering skolen D Brannalarm barnehagen 300 000 9501.32000 Bru/Vei Holmsletta bru 380 000 D 9610.32000 Vann/avløp Seljevegen Trofors vannverk Grane vannverk 1 747 000 D 9701.32100 Brannvern Brannbil 660 000 D 8100.39100 Finansiering Ubrukte lånemidler fra 2013 3 502 000 K Rådmannens innstilling: De foreslåtte budsjettreguleringer vedtas.
Side 19 av 30 09.04.2014 Formannskapet Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-019/14 Vedtak: De foreslåtte budsjettreguleringer vedtas.
Grane kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID Saksbehandler: Dato Side 20 av 30 FE-150 14/112 14/859 Lars-Erik Kapskarmo 02.04.2014 Saksnummer Utvalg Møtedato 020/14 Formannskapet 09.04.2014 Jfr. delegasjonsreglement for Grane kommune, vedtatt i kommunestyret 19.05.2010. Budsjett 2015 - Fastsettelse av økonomisk ramme for drift og investering. Trykte Vedlegg: - Vedtak i KS-sak 052/13, Budsjett Grane kommune 2014. - Endringer i rammetilskuddet til kommunene. Ref grønt hefte, Saldert Statsbudsjett 2014. - Driftsresultat 2013. ( Er ikke revisorbehandlet). - Driftsregnskap 2014, pr lønnskjøring mars. - Utvalgte nøkkeltall 2013 fra SSB / Kostra, pr 17. mars 2014. - Statistikk 2013, Mosjøen Krisesenter. - Elevprognoser GBU for skoleårene 12/13 til 19/20 - Oversikt sykefravær 2013, med utviklingstrekk pr mars 2014. - Kriterier for god kommunestruktur, utdrag av delrapport fra ekspertutvalg datert 31.03.2014. NB! For hele rapporten se: www.regjeringen.no/kmd Sammendrag: Det vises til vedtak i KS-sak 052/13, Budsjett Grane kommune 2014. Flg føringer legges til grunn for de innledende rammevurderinger for 2015: - Redusere betaling av låneavdrag med kr 400 000,-. Gjelder kun for 2014. Tilsv økt utgift i 2015. - Endrede rammeoverføringer i Statsbudsjettet. Utgjør en reduksjon i 2014 på kr 107 000,-, som for 2015 tilsvarer ca kr 225 000,- med et ellers uendret kriteriegrunnlag. Motpost her er Innkjøp frukt/grønt, som kommer til fradrag. - Fremskyndet oppsett av boliger for Flyktninger. Ref FS-sak 011/14. Låneopptak inntil kr 10,0 mill i 2014/2015 Medfører nødvendig økt innbetaling renter/avdrag på lån,som dekkes med husleie etter selvkostberegning. Motpost her er økte rammeoverføringer via Innbyggertilskudd. - Ansette Flykningekonsulent og miljøarbeider. Dekkes via Integrerngstilskudd som følger flyktninger som tilbys bosetting - Nedleggelse av Fiplingdal skole fra 01. aug 14. Samlet innsparing: Tekn/næring ifm drift: ca kr 100 000,- Oppv/kultur ifm pedagogisk innsats: ca kr 680 000,- S-adm ifm renhold: ca kr 150 000,-
Side 21 av 30 - Legevaktssamerbeid med Vefsn. Er under utredning. Ref KS-vedtak 48/13. Beregnet innsparing fra tidligere vurdering i 2007 ca kr 200 000,-. - Kommunelegesamarbeid med Hattfjelldal er under utredning i et eget Prosjekt med støtte fra Fylkesmannen i Nordland via skjønnsmidler. Prosjektrapport med anbefaling legges fram 19. mai 2014. Bemanningsplan ligger her som et av elementene som vurderes. - Medfinansiering. For 2013 et underforbruk på ca kr 300 000,-, som er satt av på øremerket fond. Hvis samme resultat i 2014 kan tilsvarende sum legges inn som økning i egen drift på for eksempel H/O. - Etablering og drift av Scooterløyper. Beregnet årlig kostnad ref Hattfjelldal ca kr 200 000,-. - Økt tendens/utvikling, personer med gjeldsutfordringer. Økt press på vårt Sosialhjelp-budsjett. - Krisesentertilbud. Kostnad ca kr 200 000,-. Ref statistikk for 2013. - Gjeninnføre tilskudd til privatpraktiserende Fysioterapaut. Helt- eller halvt må vurderes. Fullt tilskudd utgjør ca kr 350 000,- pr år. - Utviklingstrekk drift basert på Driftsresultat 2013 samt utviklingstrekk pr 1. kvartal 2014. - Demografiske utfordringer. Elevtallet på GBU reduseres med 25x over de 3 neste år. Antall pleietrengende eldre- og enkeltpersoner (unge/eldre) med særskilte omsorgsbehov er økende. - Sykefravær. Stabilt- og rimelig lavt ift sammenlignbare organisasjoner, men periodisk variabelt internt i organisasjonen. Samlet for 2014 ca 5,7%. For jan/feb 2014 en økning fra samme periode i 2013. Årsak er økt langtidsfravær. Vurdering: Med utgangspunkt i et Driftsresultat i 2013 på ca + 4,5 mill kr, og et periodisert regnskap på drift pr 1. kv 2014 som viser et noe bedre resultat enn pr samme periode i 2013, så følger årets tjenesteproduksjon vedtatte budsjettrammer for inneværende år. De gjennom fjoråret avdekkende fordelings-skjevheter mellom avdelingene i forhold til et løpende misforhold mellom produksjonsinnsats vs bevilgede midler, synes å være bedre avstemt inneværende år. Gjelder spesielt Helse- og omsorgsavdelingen og Teknisk- næringsavdelingen. Imidlertid må det vurderes en fortsatt intern omprioritering for neste driftsår, der en ut fra de demografiske utviklingstrekk flytter midler fra en sektor til en annen. Sentraladminitrasjonen, teknisk-næring samt NAV har pr dd en bemanning som i perioder med ferieavvikling og evt annet fravær er underdimensjonert, men som gjennom en gjennomsnittlig belastet årssyklus ivaretar de nødvendige interne støttefunksjoner, samt ivaretar den publikumsrettede tjenesteproduksjon med et akseptabelt servicenivå. Større saksutredninger og oppdateringer av planverk mv er dog en løpende utfordring ift etterspørsel og behov ift tidsaktualitet og annen relevans. Det må her bemerkes at det innen S-adm/renhold er en omorganisering av ressurser ifm planlagt naturlig avgang. Samlet bemanning reduseres med 1x stilling. Det må også bemerkes at vi innen NAV registrerer økt antall brukere med behov for gjeldsrådgivning. Dette er tunge saker som er krevende for saksbehandlerne, men som takles avog med dagens bemanningsplan. Dog påløper det i perioder økt nødvendig bruk av de kommunale sosiale midler for nevnte gruppe. I forhold til sammenlignbare kommuner ligger vi pr dd lavt på nevnte kto i tall fra SSB/Kostra.
Side 22 av 30 Så har vi de to store og personellkrevende avdelingene for hhv H/O og O/K. Her er de generelle utviklingstrekkene flg: Ved at en større prosentandel av våre foreldre år for år velger å benytte tilbud om barnehageplass for sine barn, så har- og er ant barn videre framover i barnehagen ganske stabilt. Her er også gjeldende bemanningsnormer slik at det er lite rom for nedtrekk. Samtidig har det kommunale tilskuddet til private barnehager gradvis økt. For elever til GBU går elevtallet ned med hhv 3x kommende skoleår, deretter 14 og så 8 for skoleåret 2016/17. Imidlertid er det et økende ant elever med PTT-kjennelse, som krever tilpasset undervisning, men det gjelder pr definisjon alle barn i skolen vår. For å vurdere andre organiseringer som for eksempel aldersblanding er det planlagt en studietur til Trondheim 09. april, ved besøk på en av deres byskoler som er organisert med aldersblanding. Hensikten er både for å få innsikt i nevnte måte å organisere elevmassen på, hvilke innsatsfaktorer som berøres, resultatoppnåelse og evt samhandlingsmuligheter helse/bv/skole for optimal ressursutnyttelse. Utviklingstrekkene for H/O er motsatt. Antall pleietrengende eldre øker både i institusjon og som pleietrengende i egen heim. Denne tendensen gjør at vi nå omstiller 4x adm rom i egen fløy til pasientrom uten dusj/toalett. Adm personell som da berøres omflyttes til andre lokaliteter med akseptable løsninger. I tillegg har vi fått flere ressurskrevende brukere som har et voksende pleiebehov både grunnet vekst og økende handicap. Institusjonsplasser er dyrere for kommunen enn hjemmeboere med tilsyn/pleie i egen bopel. Siden de fleste, dog med noen unntak, ønsker å bli boende i egen heim lengst mulig, er det viktig at vi legger til rette for nevnte. Da er det nødvendig å få på plass en nattpatrulje med kvalifisert sykepleier for neste driftsår. Hvis en for de samme to avdelinger ser på siste- og tidligere års driftsresultat er trenden ganske klar: - O/K har år for år hatt mindreforbruk på sine budsjett. For 2013 ca kr 700, med tillegg av ca kr 400 satt av til øremerket fond. - H/O har årlig slitt med å holde sine budsjettrammer og hatt behov for budsjettreguleringer ila driftsåret. For 2013 + ca 1,5 mill. Årsakene til nevnte er flere. Mangelfull økonomistyring kan være en årsak. For nevnte er tiltak iverksatt med nytt lederregime innen H/O, som for året synes å være virkningsfullt. Imidlertid er det på avdelinger med drift 7/24 mange variable faktorer som påvirker de årlige driftsresultat. Her kan nevnes helt nødvendig innsats v livets slutt, rehabilitering av pasienter som skrives ut fra sykehuset og som krever pleie i hjem eller institusjon i en viss periode, antall sykehjemsplasser som er i nødvendig bruk, økende ant demente som krever forsterket bemanning mv. Selv om vi ifm budsjett-oppsettet tar høyde for disse variable er det i perioder topper som bare krever økt bruk av ressurser, uavhengig av budsjettrammer. Å ikke reagere/iverksette vil som oftest være mer krevende både økonomisk og rent menneskelig, og uverdig for den/de som berøres.
Side 23 av 30 Annet: Vår hjørnestensbedrift Norgesvinduet Svenningdal as har gjennom flere samhandlings- og infomøter signalisert store markedsutfordringer. De vurderer flere tilpasningsmuligheter som spenner fra videre lokal satsing med helt nødvendige investeringer, til utflagging og produksjon i lavkostland. Hvis ant arbeidsplasser knyttet direkte til produksjonen av vinduer el tilsvarende forsvinner, vil det få store konsekvenser for Grane kommune. Nødvendige tiltak / vurderinger som tidligere skissert samhandling om industriareal i sentrumsområdet, samt involvering av Nordland fylkeskommune bør videreføres og konkretiseres relativt raskt. Rammer / inntekter-kostnader i 2015: Regjeringen legger fram Revidert Nasjonalbudsjett 2014 samt Kommuneproposisjonen 2015 medio mai dette år. Først da får vi de konkrete rammer for vår kommunale drift i 2015. Hovedsignalene for kommune-norge basert på valgkamp og diskusjoner ifm Nasjonalbudsjettet 2014 samt Ekspertutvalgets delrapport pr 31. mars er flg: - Økt fokus- og innsats på utdanningssektoren - Kommuner med god skatteinngang skal få beholde mer av sine inntekter, ergo mulig mindre overføring til k er der skatteinngangen er lav og under landsgjennomsnittet - Gode velferdstjenester skal sikres, samt å støtte opp om et levende lokaldemokratiet - Mer robuste kommuner, med større fagmiljø og færre interkommunale løsninger på/for levering av kjernetjenester til innbyggerne. Innen IHR-samarbeidet og lokalt med Vefsn og Hattfjelldal har vi mellom 30-40 interkommunale samarbeidsområder - Sammenslåing av kommuner til større enheter. Minstestørrelse på kommuner fra 15-20 000 innbyggere Ut fra de i innledning oppsatte interne økonomiske føringer/endringer fra 2014-15 kan flg oppsummering settes opp og skisseres samlet: - Behov for økt innsats i Driftsbudsjettet 2015: Samlet kr 1 425 000,- (Inkl nattpatrulje og 50% drift fysioterapaut) - Innsparinger / reduksjoner i Driftsbudsjettet 2015: Samlet kr 1 230 000,- (Fiplingdal sk, Redusert medfinansiering og renhold) Anbefaling: Med stor usikkerhet ift Kommuneproposisjonen 2015, medlemsandel KLP og Statens Pensjonskasse og kommende analyse av vår driftsorganisasjon ifm prosjekt Grane med nye øyne som også ender opp med en Økonomiplan drift, ref FS-sak 007/14, samt Driftsresultat 2013, foreslås flg rammer for Driftsbudsjett 2015: - Avdelinger med spart drift grunnet nedleggelsen av Fiplingdal skole reduseres med tilsvarende beløp. Samlet kr 930 000,-. - O/K reduseres med tilsvarende beløp lik overskuddet i 2013, dvs kr 700. - H/O økes med kr 800 000,-, samt beholder antatt beløp til medfinansiering på ca kr 2,0 mill. Økning i drift prioriteres til nattpatrulje og 50% driftsstøtte til Fysioterapaut. - T/N økes med kr 200 000,- for etablering- og drift av Scooterløyper - Samlet til gode ift Budsjett 2014: ca kr 250 000,-. (Endring låneavdrag er da tilbakeført)
Side 24 av 30 Innen flg tjenester er muligheter for en redusert ressursinnsats så langt ikke avklart: - Felles legevekt med Vefsn (under utredning) - Felles kommunelegetjenester/drift for Grane og Hattfjelldal (under utredning) - Aldersblanding av/for enkelte alderstrinn på GBU (skal studeres og vurderes) - Samordning/effektivisering av tiltak i samhandling med PPT (eget interkommunalt prosjekt) Områder med økt inntektspotensiale: - Salg av dag-, uke- eller sesongkort ifm mulig realisering av scooterløyper innen kommunen. I Hattfjelldal selges ca 600 sesongkort a pris kr 400,-, da etter flere års løype-tilbud. - Nivå på kommunale avgifter, eiendomsskatt, utleiepris kommunale leiligheter mv. Potensiale for økte rammeoverføringer: - Bosetting av flyktninger. Oppsett av 12x kommunale leiligheter for vanskeligstilte med primærgruppe flyktninger, vil sannsynligvis ikke være på plass før vår/sommer 2015. Ref antatt behandlingstid i Husbanken, tidsløp for anbudsinnbydelse og praktisk byggetid. Det ville vært gunstig at vi allerede inneværende år leier el kjøper 2x boligenheter og samhandler med IMDI om bosetting av for eksempel 2x familier. Samlet 8-10 tilflyttere. Krever kjøp/leie av leiligheter/hus, samt tilsetting av flyktningekonsulent i 50% stilling. Vi være en grei erfaringsbasis for en økt bosetting av samme målgruppe i 2015. NB! Forutsetter her at det i neste års rammeoverføringer kompenseres for den generelle lønnsog prisvekst i 2015. Investeringsbudsjett 2015, med investeringsplan 2016-2018. Her er allerede prosjekt Boliger for flyktninger fremskyndet fra 2017 til inneværende år. Ref FS-sak 011/14. Prosjekt framføring av Kommunalt vann til Svebakken, som i opprinnelig innstilling til Budsjett 2014 sto på planen for 2015, ble framskyndet til 2014, og restaurering av Klubbhus på Stormoen utsatt tilsvarende. For siste er nødvendige tiltak nødvendig i år, pga siste høsts stormskader. Forsikringsbeløp på ca kr 100 000,- burde vært satt inn i en oppgradering av bygget, evt nybygg i stedet for nødvendig utbedring av et bygg som trenger helrenovering. For kommunal framføring av vann og evt avløp til Svebakken er det helt nødvendig med ekstern konsulentbistand for kapasitetsvurderinger både på vann-anlegget i Almdalen og evt avløpsnettet inklusive renseanlegg, framføringslinje og kostnadsberegninger for prosjektet. For å levere kommunalt vann er det et alternativ som må vurderes, nemlig grunnvannsboring, med direkte tilkobling til det lokale nett som i dag har levering fra lokal kilde. Her må evt mulighet for grunnvanns-tilsig fra deponi på Fløtneset risikovurderes samt testes. Med nødvendig bruk av eget personell i støtterollen for samhandling med nødvendige konsulentfirma, er rådet at vi gjør alt av kapasitetsvurderinger, anbudsgrunnlag mv inneværende år, med oppstart våren 2015. Foreslår ellers at vedtatt plan for 2014-17 opprettholdes inntil endelig budsjettarbeid avholdes høsten 2014.
Side 25 av 30 Rådmannens innstilling: Med de ukjente faktorer som pr dd er gjeldende for de statlige rammeoverføringer i 2015, resultat av interne og lokale/regionale prosjekter og utredninger, videreføres rammen for årets driftsbudsjett i 2015, med kr 700 000,- mindre avsatt til Oppvekst- og kultur. Hvis det er mulig å øke volum- eller kvalitet på tjenesteproduksjonen i 2015, er Helse- og omsorg et prioritert område. Deltakelse i interkommunal tjenesteproduksjon samt tilskudd- og kontingenter vurderes fortløpende ut fra et kost/nytte perspektiv. Ref her våre Revisjonstjenester og vårt Krisesentertilbud i Vefsn. Tilrettelegging for bosetting av inntil 20 flyktninger prioriteres fram mot 2015. For å komme i gang inneværende år og få nødvendige erfaringer, bes adm se på løsninger for bosetting av et begrenset antall flyktninger inneværende år i kjøpt- eller leid eksisterende boligmasse. Dette vil kreve tilsetting av flyktningekonsulent i inntil 50% stilling, som dekkes av integreringsmidler. Ramme for nødvendig investering i leiligheter/boliger settes til kr 1,5 mill, som dekkes via disposisjonsfond. Framføring av kommunalt vann til Svebakken utredes med alternative løsninger vs kostnadsgrunnlag og kvalitet, med nødvendige konsekvensanalyser. 09.04.2014 Formannskapet Behandling: Rådmannens innstilling med følgende endring i avsnitt 4: Følgende utgår: For å komme i gang inneværende år og få nødvendige erfaringer, bes adm se på løsninger for bosetting av et begrenset antall flyktninger inneværende år i kjøpt- eller leid eksisterende boligmasse. Dette vil kreve tilsetting av flyktningekonsulent i inntil 50% stilling, som dekkes av integreringsmidler Enstemmig vedtatt. FS-020/14 Vedtak: Med de ukjente faktorer som pr dd er gjeldende for de statlige rammeoverføringer i 2015, resultat av interne og lokale/regionale prosjekter og utredninger, videreføres rammen for årets driftsbudsjett i 2015, med kr 700 000,- mindre avsatt til Oppvekst- og kultur. Hvis det er mulig å øke volum- eller kvalitet på tjenesteproduksjonen i 2015, er Helse- og omsorg et prioritert område. Deltakelse i interkommunal tjenesteproduksjon samt tilskudd- og kontingenter vurderes fortløpende ut fra et kost/nytte perspektiv. Ref her våre Revisjonstjenester og vårt Krisesentertilbud i Vefsn. Tilrettelegging for bosetting av inntil 20 flyktninger prioriteres fram mot 2015. Ramme for nødvendig investering i leiligheter/boliger settes til kr 1,5 mill, som dekkes via disposisjonsfond. Framføring av kommunalt vann til Svebakken utredes med alternative løsninger vs kostnadsgrunnlag og kvalitet, med nødvendige konsekvensanalyser.
Grane kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID Saksbehandler: Dato Side 26 av 30 FE- 13/353 14/1015 Anita N. Mellingen 07.04.2014 Saksnummer Utvalg Møtedato Formannskapet Jfr. delegasjonsreglement for Grane kommune, vedtatt i kommunestyret 19.05.10 Grane med nye øyne Trykte saksdokumenter: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 3 U 06.03.2014 ulike tilbydere Innhenting av tilbud - Grane med nye øyne 4 I 25.03.2014 Telemarksforsking Tilbud på konsulentbistand i forbindelse med gjennomføring av prosjekt Grane med nye øyne 5 I 27.03.2014 Bedriftskompetanse Tilbud på konsulentbistand i forbindelse med gjennomføring av prosjekt Grane med nye øyne 6 I 31.03.2014 BDO Tilbud på konsulentbistand i forbindelse med gjennomføring av prosjekt Grane med nye øyne Sammendrag: Vi har fått inn 3 tilbud fra ulike tilbydere vedr. konsulentbistand og ledelse av prosjektet Grane med nye øyne. Tilbyderne har levert tilbud i forhold til forespørsel fra Grane kommune. Alle har papirer i orden i henhold til de krav som ble stilt. Følgende kriterier vil bli vektlagt ved utvelgelse: Dokumentert erfaring fra kommunal sektor og tilsvarende oppdrag 40 % Dokumentert faglig kompetanse inklusiv prosessveiledning 40 % Pris 20 % Vurdering: Vi legger fram en forenklet oversikt over de enkelte tilbud som vi har fått inn. Alle 3 er godkjent og har levert i henhold til kravspesifikasjon. Når det gjelder pris har vi beregnet ca. pris da ikke alle har levert med merverdiavgift, men det er sånn noenlunde rett pris på alle i denne oversikten. Her er oversikten:
Side 27 av 30 Telemarksforskning Bedriftskompetanse BDO Tilbud kr. 454.000.- + mva Totalt inkl. mva ca. kr. 544.000.- Tilbud kr. 470.000.- inkl. mva Totalt inkl. mva kr. 470.000.- Tilbud kr. 395.000.- + mva Totalt inkl. mva ca. kr. 474.000.- Framdrift/gjennomføring: Valg av leverandør/kontraktskr. Utarbeidelse av prosjektbeskrivelse Kommunen oversender info. i hht. informasjonsliste Oppstartsmøte i kommunen med styringsgruppa. Intervjuer av rådmann, ledergruppe, enhetsledere og tillitsvalgte. Analyser og rapportskriving gjennomføres av oppdragstaker. Rapportutkast oversendes kommunen. Orientering på oppsummeringsseminar i kommunen. Kommunen gir tilbakemelding på rapport. Endelig rapport fra fase 1 oversendes kommunen. Fase 2 etter sommerferie: Kick off samling framtidsverksted. Analyser gjennomføres av oppdragstaker. Framtidsverksted 2. Rapportskriving (sammendrag fra framtidsverkstedene og konkretisering av ulike tiltak) og utarbeidelse av økonomiplan. Deltakelse med endelig ferdigstilling og behandling av økonomiplan 2015 2018 Framdirft/gjennomføring: Kommunaløkonomisk analyse kartleggingsfase: avdekke reelt omstillingsbehov og etablere fellesforståelse av situasjonen og årsaker. Ressursanalyser kartleggingsfase sektorvis: overordnet analyse for hele kommunens tjenesteområder med sikte på å identifiser områder med potensiale for forbedring. Ta supplerende analyser på utvalgte sektorer. Prosessmøter med forslag på tiltak/endringer arbeidsgrupper etter behov helhetlige og sektorvise avdekke effektiviseringspotensiale. Tiltaksfase omstillingsstrategi utforme tiltak og lage handlingsplaner/utviklingsplaner sektorvise arbeidsgrupper. Økonomiplan prosess og dokument for perioden 2015-2018: forpliktende strategi med driftsrammer og tiltak alle sektorer politisk visjon/mål konkretiseres. Framdrift/gjennomføring: Planlegging detaljert prosjektplan Avklare informasjon og dokumentasjonsbehov avklare rapporteringsform. Informasjonsinnhenting: innhente data fra offentlig registre relevante dokumenter, rapporter og informasjon fra kommunen intervjuer med definerte grupper gjennomføre åpen dag. Analyse: nøkkelanalyser bærekraftanalyser tjenesteprofilanalyser og ABC analyser. Rapportering: Utarbeide utkast til rapport rapport på høring til oppdragsgiver endelig rapport presentasjon av rapport. Omstillingsstrategi: definere oppbygging, form og nivå på økonomiplan - avklare sammenhengen med andre planer gjennomføre samlinger med tjenesteområdene for å utarbeide og forankre omstillingsstrategi med konkrete tiltak utarbeide økonomiplan med omstillingstiltak for perioden 2015 2018. Telemarksforskning har spisskomperanse innen kommunestruktur, interkommunalt samarbeid, organisering og økonomisk styring av kommunesektoren. Sikrer kompetanse innen de ulike sektorene i prosjektet i henhold til behov. Oversikt over kompetansenivå på ansatte. Høyt nivå og god erfaring fra lignende prosesser. HMS erklæring vedlagt og mva og skatteattest vedlagt. Bedriftskompetanse gjennomfører utredninger for ulike kommuner og bedrifter og har referanseliste. Oversikt over kompetansenivå på ansatte. Høyt nivå og god erfaring fra lignende prosesser. Hms erklæring vedlagt. Mva og skatteattest vedlagt BDO gjennomfører utredningsog analyseprosjekter som ledd i omstillingsprosesser i offentlig sektor. Formål å dele kunnskap ved å skape inspirasjon for endring. Har referanseliste på flere kommuner og fylkeskommuner. Oversikt over kompetansenivå på ansatte følger vedlagt. Høyt kunnskapsnivå og god erfaring fra lignende prosesser. HMS erklæring vedlagt. Mva og skatteattest vedlagt.
Har hatt prosjekter både i de større kommuner og fylkeskommuer samt noen små kommuner. Bl.a vega og Bindal. Rådmannen i Bindal har positive tilbakemeldinger vedr. telemarksforskning og gjennomgang og levering hos dem. Anbefales. Rapport ligger ute på Bindals hjemmesider. Rapportens innhold og redegjørelse ser veldig bra ut. Har gjennomført prosjekter i flere større og små kommuner. Bl.a. Rana, Tysfjord, Meløy, Gildeskål. Gildeskål er i gang med arbeidet og har så langt bare gode erfaringer med Bedriftskompetanse. De har god og bred erfaring fra kommunal sektor og bred involvering i prosessen. God kjennskap til kommunen fra tidligere. Anbefales. Meløy har hatt Bedriftskompetanse inne i et prosjekt. Personalsjefen var ikke helt fornøyd. Syns ikke de leverte i henhold til forventninger. Side 28 av 30 Prosjekter gjennomført i departement, større kommuner og offentlige selskaper som bl.a: NSB, Avinor, Oslo kommune, Fredrikstad kommune, Hvaler kommune, Drammen kommune. Har også gjennomført og levert mye til telemarksforskning. Det er innhentet informasjon fra noen av referansene fra de ulike bedriftene. Disse refereres i oversikten. Alle forespurte kommuner anbefaler den enkelte tilbyder og er veldig fornøyd med det de har levert den enkelte kommune. Bedriftskompetanse er nok den som har best kjennskap om vår kommune fra tidligere. Dette i forhold til at en ansatt har vært inne her med hjelp til årsregnskapet. For øvrig har nok alle tilbydere veldig god kompetanse og vil bruke de enkelte ansatte som innehar den riktige kompetansen i de ulike delene i prosjektet. Dette skal vektlegges 40 %. Dette kan alle tilbyderne dokumentere godt. De har bred erfaring og veldig god kompetanse. Dermed vil dette ikke være en lett jobb å velge den riktige tilbyderen. Lavest pris har Bedriftskompetanse og BDO. Telemarksforskning kommer en del høyere. For øvrig har Telemarksforskning en veldig oversiktlig og flott plan til framdrift og gjennomføring. Det de har levert i Bindal ser også veldig bra ut. Telemarksforskning har både vært på Vega og i Bindal og har kjennskap til våre små kommuner. BDO er nok den som har minst kjennskap til kommuner så langt nord. De har mest jobbet i og rundt Oslo området med litt større kommuner, men ønsker å få flere prosjekt også lenger nord. Har ikke fått noen tilbakemelding pr. dato fra kommuner de har vært involvert i. Har sendt en del forespørsler. Slik det ser ut ligger Bedriftskompetanse best på pris, mens vi har fått best tilbakemeldinger vedr. Telemarksforskning som har levert veldig bra, men ligger høyest i pris. For å få best uttelling anbefales at vi tar Telemarksforskning. Vår usikkerhet er om vi får midler fra fylkesmannen. Det er søkt om skjønnsmidler, men tildelingen er ikke gjort. Ellers er det bedt om at det settes av kr. 500.000.- fra regnskapet til dette prosjektet.