Barnehagen en levende arbeidsplass med mulighet for variasjon

PROSJEKTRAPPORT Barnehagen en levende arbeidsplass med mulighet for variasjon 1. Bakgrunn for prosjektet Stjørdal kommune har i flere år gjennomført medarbeiderundersøkelser. I undersøkelsene er det barnehageområde som kommer best ut når det gjelder trivsel på arbeidsplassen. Resultatene står i sterk kontrast til det faktum at barnehagene også har et relativt høyt sykefravær, både korttids- og langtidsfravær. Det totale sykefraværet har de senere år ligget rundt 12%. Stjørdal kommune ønsket å se nærmere på det paradoksale i at barnehagene har et høyt sykefravær samtidig som trivselen på arbeidsplassen er høy. Derfor ble det etablert et prosjekt med to barnehager. De to barnehagene, Kvislabakken og Skatval, ble plukket ut av flere årsaker. Både de ansatte og lederne i de to barnehagene er vant til å jobbe sammen om faglige tema. Barnehagene ble også valgt ut fra at den ene har hatt lavt sykefravær gjennom flere år mens den andre barnehagen har hatt høyt fravær i mange år. Dette til tross for at lederne har hatt det samme rammeverket å forholde seg til ved oppfølging av ansatte. Det var ønskelig å identifisere faktorer som ivaretar folks helse og lage strategier for helsefremmende arbeid. Fokus på hva som fremmer, vedlikeholder og gjenoppretter god helse var interessant særlig pga at sykefraværet i utgangspunktet var svært ulikt i de to barnehagene. Tese: Tydelig ledelse fremmer nærvær Tilrettelagt arbeidsplass (fysisk miljø) fremmer nærvær Fysisk aktivitet fremmer nærvær Bevissthet/kunnskap om egen kropp/holdninger fremmer nærvær Samarbeidspartnere Stjørdal kommune har i flere år hatt godt samarbeid med Friskgården på Skatval, spesielt på tema knyttet til forebyggende helse. Det var naturlig å diskutere med Friskgården om de kunne være den røde tråden i prosjektet. Stjørdal kommune har i en årrekke benyttet KLP som samarbeidspartner på pensjonsordningene våre. Gjennom informasjon fra vår kontaktperson ble vi gjort oppmerksom på KLP sin satsing på HMS. Vi søkte, og fikk innvilget økonomisk støtte til prosjektet samt at en med HMS og prosjektkompetanse ønsket å sitte i styringsgruppen. NAV Arbeidslivssenter signaliserte tidlig i prosessen at de syntes slike prosjekt er spennende og at de ville støtte prosjektet både økonomisk og med høy kompetanse i styringsgruppa. I tillegg til gode og helt nødvendige eksterne samarbeidspartnere, opplevde vi stort engasjement og vilje til prosjektet både fra rådmann, etatsjef og tillitsvalgte. 1

Formålet med prosjektet Generelt: Tilføre barnehagen kunnskap og verktøy til bruk i det daglige arbeidet. Utvikle den salutogene* lederen som skal styrkes til å gjennomføre helsefremmende og forebyggende arbeidsmiljøutvikling. Forebygge og redusere sykefravær. For den enkelte: Økt bevisstgjøring rundt egen helse, ansvar for egen helse. Økt livskvalitet. *Salutogen ; helsefremmende. Den salutogene tilnærming retter fokus mot forhold som bidrar til opprettholdelse og fremming av helse. 2. Organisering Styringsgruppe: Astri Wessel leder, etatsjef etat oppvekst og kultur, Stjørdal kommune Anne Marie Svedahl, hovedtillitsvalgt utdanningsforbundet Mette Jørgensen, KLP Tore Stavrum, rådgiver, NAV arbeidslivssenter, Nord-Trøndelag Kjell Fosse, rådmann, Stjørdal kommune Prosjektgruppe: Turid Aas - leder, Stjørdal kommune Wenche Søraunet, styrer, Skatval Barnehage. Jorid Ovesen Braseth, styrer, Kvislabakken Barnehage Bodil Myhr, Friskgården Stjørdal Eirin Høyem, Friskgården Stjørdal 3. Beskrivelse av prosessen Planlegging Prosjektet ble planlagt med utgangspunkt i en tanke om behov for tilnærminger på ulike nivå og arenaer. Både gjennom oppfølging på arbeidsplass, undervisning med kunnskapsformidling og refleksjon, samt tilnærming både på gruppe- og individnivå. På bakgrunn av den kunnskap og erfaring man hadde om at endringer krever mange repetisjoner over tid, ble prosjektet planlagt over et helt barnehageår. Prosjektet la opp til jevnlige møtepunkt både i barnehagene med ungene til stede og på personalmøtene. Personalmøtene ble valgt gjennomført på Friskgården både for å få plass til begge barnehagene samtidig, og for at de skulle få mulighet til å sette stort fokus på seg selv på en annen arena. Det var et poeng at tiltakene skulle foregå i og omkring egen arbeidshverdag. Dette både for å gjøre det enkelt for alle å delta, og fordi det er i hverdagen eventuelle endringer skal brukes senere. Det var et mål at alle ansatte, inkludert ledere skulle delta, slik at alle skulle ha samme tiltak og utgangspunkt. Kommunen ønsket en rød tråd i prosjektet og Friskgården skulle bidra til dette gjennom sin tilnærming. Innholdet ble lagt opp med en oppbygging som tok utgangspunkt i den enkeltes 2

situasjon og muligheter til å påvirke egen situasjon og arbeidshverdag. Fokus på eget ansvar og muligheter var gjennomgående i hele planleggingen. Det ble laget en plan for oppfølging i barnehagene, undervisning på personalmøter, gjennomgang av hygienetiltak og møter i prosjektgruppa hvor begge styrerne, personalleder og ansvarlige fra Friskgården skulle delta. Prosess august 08-juni 09 Det ble laget en handlingsplan/ skjematisk tidsplan for oppfølging på arbeidsplass/ i barnehagene, undervisning i personalmøter og møter i prosjektgruppa. Denne planen ble fulgt i hele prosjektperioden. Første og siste samling i personalmøtene ble gjennomført med kick off og kartlegging i august 08 og oppsummering og evaluering i den siste samlinga i mai 09. Møtene i prosjektgruppa ble lagt opp noe sjeldnere enn personalmøtene. Vi hadde i starten mye fokus på evaluering av personalmøtet og det som hadde skjedd siden forrige møte i prosjektgruppa. Etter hvert ble det et mer målrettet fokus på ledelse og lederstøtte. Parallelt hadde den ene barnehagestyreren veiledning fra Friskgården. Det ble i løpet av prosjektet gjennomført tre møter i styringsgruppa. Oppfølging i arbeidsplass/ i barnehagene: Uke 36-43 Fysioterapeut tilstede to timer i uka i hver barnehage Uke 44-5 Fysioterapeut tilstede to timer annenhver uke i hver barnehage Uke 6-21 Fysioterapeut tilstede to timer tredjehver uke i hver barnehage. Undervisning i personalmøter August 2008 September 2008 Oktober 2008 November 2008 Desember 2008 Januar 2009 Februar 2009 Mars 2009 Mai 2009 Møter i prosjektgruppa September 2008 November 2008 Desember 2008 Februar 2009 Mars 2009 Mai 2009 3

4. Beskrivelse av tiltakene Oppfølging i arbeidsplass/-i barnehagene: Begge barnehagene har hatt jevnlige besøk av fysioterapeut fra Friskgården. Fysioterapeuten har gått sammen med ansatte, stilt spørsmål og kommet med innspill. Fokus har vært på ergonomiske tilpasninger, bevisstgjøring rundt arbeidsstillinger og mer hensiktsmessig bruk av egen kropp, pauseøvelser og organisering av arbeidet. Mellom fysioterapeutens besøk har barnehagene hatt økt fokus på ergonomi og kroppsbruk gjennom aktiv bruk av alle mulighetene som ligger i å jobbe i barnehage. Det har også vært fokus på å bruke alle hjelpemidlene som finnes i en barnehage. Det ble lagt vekt på å finne tekniske løsninger og tilrettelegging som kunne lette arbeidet. I Skatval Barnehage er det montert elektrisk døråpner på småbarnsavd, påkledningsbenker er tatt i bruk og det er gjennomført tilrettelegginger av kontorarbeidsplasser. På Kvislabakken er det gjort innkjøp av anretningbord på kjøkken, sirkusstoler og stellerom med heve- og senkebord er tatt i bruk. De har og tatt i bruk påkledningsbenker, og bevisstheten omkring bruken av disse er økt. Det er kjøpt inn to gulvstoler som skal prøves ut. Generell bevissthet omkring sittestillinger er økt. Undervisning i personalmøter Det ble lagt opp til undervisning i tilknytning til personalmøtene i barnehagene. Møtene ble lagt felles for begge barnehagene. Undervisningsdelen ble ledet av Friskgården, og hver barnehage hadde internt personalmøte etterpå hvor ulike personal- og fagsaker ble tatt opp. Undervisninga la opp til en del med teori og en del med gruppeoppgaver og diskusjoner/ refleksjon. Gruppene ble satt sammen av ansatte fra begge barnehagene. Det var en progresjon i undervisninga hvor fokus gradvis ble flyttet fra mer generelle problemstillinger til fokus på den enkelte, dens arbeidssituasjon og muligheter. Planen for undervisninga ble utarbeidet i planleggingsfasen, men oppgaver og vinkling ble justert og planlagt i tråd med framgangen i prosjektet og ut i fra det som kom fram i møtene i prosjektgruppa. Undervisningstema Helsegryta Kroppens oppbygging og funksjon Kommunikasjon og samspill Tankemønster og den indre samtalen Kroppsspråk Selvbilde Livstyring og egne valg Hygiene Vi inviterte kommuneoverlegen til begge barnehagene for å ha undervisning om hygiene generelt, håndhygiene spesielt i tillegg til smittefare ved ulike sykdommer hos barn og ansatte. Kommuneoverlegen gikk sammen med de ansatte gjennom barnehagen for å diskutere spesielle områder med krav om spesiell hygiene f.eks kjøkken og stellerom. Møter i prosjektgruppa/ lederstøtte I møtene, som ble avholdt på Friskgården eller rådhuset, ble praktiske utfordringer drøftet og det ble reflektert over sammenhenger, muligheter og veien videre. Erfaringer ble delt og mulige tiltak ble drøftet både av praktisk art, men også i forhold til personaloppfølging og så 4

videre. Utover i prosjektperioden ble det satt ekstra fokus på ledelse og lederrollen både gjennom faktiske situasjoner og generelle drøftinger. Friskgrupper/ trening Skatval Barnehage hadde våren 2008 startet et samarbeid med Friskgården. Dette resulterte i oppstart av ei treningsgruppe/-friskgruppe i regi av Friskgården høsten 2008. Denne gruppa møttes ukentlig i barnehagen på ettermiddagstid og var et frivillig tilbud som de ansatte betalte for selv. Denne friskgruppa var i utgangspunktet ikke en del av prosjektet, men det ble etter hvert naturlig å beskrive den også som ett av tiltakene. Kvislabakken Barnehage kom i gang med Friskgruppe på januar 2009. Gruppene er blitt ledet av instruktører fra Friskgården. Friskgruppene har vært et lavterskel treningstilbud med fokus på å bedre den generelle funksjonen til deltakerne (styrke, bevegelighet, avspenningsevne, bevisstgjøring rundt egen kropp og helse). I tillegg er friskgruppa en sosial arena, hvor kollegaer kan møtes på tvers av rollene i barnehagen og med et felles mål. 5. Kartlegging og evalueringsmetode Kartlegging av menneskelige ferdigheter, inkl relasjonelle ferdigheter er krevende. Ved planleggingen av prosjektet var vi klare på at dette ikke er et forskningsprosjekt. Mye av kartleggingen er derfor basert på besvarelser fra personalet i begge barnehagene og i fra lederne. Kartlegging ved oppstart av prosjektet Det ble lagt opp til kartlegging i starten av prosjektet. Denne kartlegginga ble gjennomført på gruppenivå hvor grupper fra samme barnehage jobbet med følgende spørsmål: 1. Hva bidrar til at arbeidshverdagen din fungerer godt? (Stikkord: ergonomi, arbeidsstillinger, organisering, egne tiltak) 2. Hvordan setter du/-dere fokus på forebygging og ivaretakelse av egen helse? 3. Er det forhold ved jobben din som du opplever som krevende mht forebygging og ivaretakelse av egen helse? 4. Hva krever det av deg for at du skal fungere så godt som mulig i jobben din? 5. Hvilke forventninger har du/-dere til dette prosjektet? I tillegg fylte alle ansatte ut Friskgårdens individuelle kartleggingsskjema. Kartlegging ved avslutning av prosjektet: Gjennomført på gruppenivå hvor grupper fra samme barnehage jobbet med følgende spørsmål: 1. Hva bidrar til at arbeidshverdagen fungerer godt? (Stikkord: ergonomi, arbeidsstillinger, organisering, egne tiltak) 2. Hvordan setter dere fokus på forebygging og ivaretakelse av egen helse? 3. Er det forhold ved jobben som dere opplever som krevende mht forebygging og ivaretakelse av egen helse? 4. Hva mener dere har bidratt til viktige endringer det siste året? 5. Har prosjekter vært i tråd med forventningene? 5

Ved avslutning skulle hver enkelt ansatt svare på følgende spørsmål: 1. Har det skjedd endringer i måten du håndterer egen kropp, evt helsemessige utfordringer? 2. Har det skjedd endringer i måten du kommuniserer med kollegaene dine? 3. Har det skjedd endringer i kommunikasjonen med leder? 4. Hvilke verktøy kan du bruke videre, og når kan du bruke de? 5. Har det skjedd andre viktige endringer, hva har vært viktig for deg? 6. Hva kunne det vært mer eller mindre av i prosjektet? I tillegg fylte alle ansatte ut Friskgårdens individuelle kartleggingsskjema hvor VAS-skala fra 1-10 er benyttet. Dette gir mulighet til å se endringer knyttet til ulike aspekter ved egenvurdering av eget liv og helse. Ledere Kommunen har gjennomført intervju med lederne i begge barnehagene. Det ble laget spørsmål som begge styrerne, uavhengig av hverandre, skulle besvare. Sykefravær Vi benytter sykefraværsstatistikk som framkommer gjennom Stjørdal kommune sitt lønns- og personalsystem. 7. Resultater Individuelle resultater Bevisstheten omkring egne behov; motstandsressurser og motstandsbrister er økt. Flere deler i større grad dette med de andre, og oppgir å ha blitt mer åpen i forhold til kollegaene. Økt bevissthet og større egenansvar omkring egen kropp, kroppsbruk, arbeidsstillinger og fottøy nevnes av mange. Flere oppgir at de trener jevnlig og for noen har bevisstheten omkring eget kosthold økt. Individuelle kartleggingsskjema bekrefter disse endringene hvor det er spørsmål om blant annet fysisk funksjon. Videre gies det i begge barnehagene tilbakemelding både på individ- og gruppenivå at riktig opplæring, det å ta i bruk de muligheter og hjelpemidler som faktisk finnes samt bevisstgjøring, har ført til mer rasjonell bruk av egen kropp i arbeidssituasjonen. Begge barnehagene bruker i større grad ungenes egen kompetanse og ferdigheter som ressurs for å gjøre egen arbeidshverdag mer ergonomisk riktig. Ansatte i begge barnehagene gir f.eks tilbakemelding om at de ikke løfter så mye på ungene lengre. Økt bevissthet omkring egen kommunikasjon, kroppspråk og mer tydelig og direkte kommunikasjon er tilbakemeldingen fra mange. Mange mener også at det er lettere å gi tilbakemeldinger når de vet at alle har samme kunnskapsgrunnlag omkring temaet kommunikasjon. Dette gjelder både i forhold til kollegaer og leder. I kartleggingsskjema er VAS-skala fra 0-10 benyttet for å kartlegge endringer på flere ulike områder. Ved sammenligning av oppstart ser man bedre score på grad av egne bekymringer, bedring av avspenningsevne, opplevelsen av å strekke til og bedre søvnkvalitet. Disse fire punktene skiller seg ut hos nesten halvparten av deltagerne i prosjektet. 6

Resultater på gruppenivå/ i barnehagene: Det er gjennomført flere ergonomiske endringer/ -tilrettelegginger i begge barnehagene (beskrevet under tiltak). Vi har observert at de ansatte i større grad har fokus på de muligheter som finnes. Spesielt Kvislabakken barnehage gir tilbakemelding om at barna er blitt mer selvhjulpne, og at de voksne er blitt flinkere til å se og utnytte barnas egne ressurser. De voksne gir hverandre mer konstruktive tilbakemeldinger. Flere gir tilbakemelding om at de har fått økt forståelse og respekt for hverandre og hverandres ulike behov. Vi har også observert at ansatte benytter den gode samtale og tar tid til refleksjon. Videre er bevisstheten omkring eget ansvar og hvordan man velger å bruke pausene blitt enda bedre. På Kvislabakken barnehage nevnes spesielt endringen av organiseringen av måltidet som en viktig endring. Flere beskriver at økt kunnskap og bevissthet omkring egen kommunikasjon har gjort det lettere å gi hverandre tilbakemeldinger, samt være tydeligere på egne behov og mål. Begge barnehagene oppgir å ha hatt utbytte av å ta sjansen på å være tydeligere i sin kommunikasjon. Begge barnehagene har igangsatt Friskgrupper som møtes jevnlig og hvor over halvparten av de ansatte deltar. Begge barnehagene har utdannet hver sin instruktør som gjør at de selv leder Friskgruppene. Leder Begge lederne opplever å ha dreid fokus mot en mer helsefremmende ledelse, og er blitt mer bevisst dette. Fokus er flyttet fra å vektlegge problem og sykdom til å se det friske, og mulighetene hos sine arbeidstakere. Lederne oppgir også å ha hatt utbytte av økt bevissthet omkring egen kommunikasjon. Dette mener de har bidratt til at det er blitt tydeligere som ledere. Det oppleves at tydelig ledelse gjør arbeidstakerne tryggere, noe som igjen gjør det mulig for dem å samtale mer konstruktivt med sin leder. De oppgir også å ha fått økt forståelse for hvordan arbeidstakerne kommuniserer. Begge lederne opplever at flere av arbeidstakerne i større grad tar ansvar for sin egen totalsituasjon. Lederne melder at de opplever en enda bedre relasjon pga dette, men det har ikke vært mulig å etterprøve endring i relasjon gjennom prosjektet. Resultat sykefravær Kvislabakken bhg aug. 2008 Kvislabakken bhg mai 2009 Skatval bhg aug. 2008 Skatval bhg mai 2009 Egenmeldinger 1-8 dager Sykmeldinger 1 16 dager Sykmeldinger 17 365 dager Totalt sykefravær 2,6 2,1 11,9 16,5 2,0 3,1 11,4 16,5 1,9 1,3 0,0 3,2 1,3 1,1 5,0 7,4 7

Vi ser ingen klare forbedringer i sykefraværet siden oppstart av prosjektet. Skatval har hatt en stor økning i løpet av prosjektperioden. Dette skyldes helt spesielle forhold og har ingen ting med prosjektet å gjøre. Vi vil følge opp dette med måling av sykefravær om 1 år fra prosjektets slutt. Vi har forventninger om at sykefraværet på sikt vil gå noe ned ved Kvislabakken barnehage. Bruk av egenmelding er imidlertid blitt lavere ved begge barnehagene, noe som kan tyde på at terskelen for ikke å gå på jobb, er blitt høyere 8. Evaluering og konklusjon Planlegging og organisering Et prosjekt som har som mål å endre menneskelige ferdigheter er krevende, spesielt å kunne evaluerer resultater/ -endringer på en objektiv måte. Vi var klar over dette i starten, og har derfor valgt å kartlegge fra flere vinkler, både gjennom personalet, lederne og Friskgårdens kartleggingsskjema. Gjennomføringen Prosjektet ble gjennomført som planlagt. Det har vært stor vilje til fleksibilitet underveis med positive holdninger fra alle deltagere og samarbeidspartnere. Prosjektgruppa vurderer det som positivt for begge barnehagene at det har vært rom for å investere i nødvendige hjelpemidler uten at dette nødvendigvis har medført store utgifter. At disse investeringene har skjedd umiddelbart, mener vi også har ført til at vi fikk fokuset bort fra konkrete, praktiske utfordringer og mer over på den enkeltes rolle og ansvar. Dette gjelder både i forhold til egen helse, kommunikasjon, tankemønstre og valg. I tillegg har erfaringer underveis kombinert med økt kunnskap medført at man i større grad velger å bruke mulighetene og hjelpemidlene, samt tar sjansen på å prøve ut nye løsninger. Fokus på egen rolle og eget ansvar har stått sterkt i fokus. Det har vært viktig at metoder og verktøy skal være en naturlig del av hverdagen som det ikke er tungvint å benytte, og som det er lett å videreføre fokuset på- / -bruken av. Alle ansatte er ikke alltid fokusert like godt på helsefremmende tiltak. Derfor har vært viktig med gode kulturbærere i gruppa for å holde fokus. Evaluering av resultater på bakgrunn av kartlegging Noen arbeidstakere har ytret ønske om mer individuell oppfølging. Individuell oppfølging var ikke mulig og ønskelig innenfor prosjektets ramme, men burde kanskje vært kommunisert tydeligere ved oppstarten. Det har variert noe i hvilken grad ansatte har etterspurt veiledning fra fysioterapeut. Dette kan føre til at det er kun de som etterspør som får oppmerksomhet. Vurdering av suksesskriterier - Leder har fått støtte i forhold til å holde fokus - Ansvarliggjøring og bevisstgjøring av den enkelte arbeidstaker i forhold til egen helse, eget liv og arbeidshverdag. - Oppfølging og endring over tid - Alle har deltatt på samme nivå - Prosjektet har vært en del av hverdagen 8

Overføringsverdi til andre enheter Prosjektet har uten tvil overføringsverdi til andre enheter. Ved å ha en salutogen tilnærming kan flere møte hverdagene med mestring og lære å leve mer konstruktivt med smerte og motgang. Men prosjektet viser at holdningsendring krever arbeid over tid og at konkrete resultater i form av lavere sykefravær er vanskelig å oppnå selv etter flere måneders intenst arbeid. Prosjektet viser likevel at fysisk aktivitet, god tilrettelegging og tydelig ledelse er viktige faktorer for arbeidstaker når denne vurderer om han/hun skal gå på jobb eller ikke (jfr nedgang i bruk av egenmelding). Stjørdal kommune planlegger å sette i gang (i 2010) en kontinuerlig lederutvikling i kommunen som skal bidra til tydeligere og tryggere ledere. Kommunen benytter bl.a. erfaringene fra prosjektet til å planlegge lederutviklingsprogrammet. Vedlegg: 1. Informasjon om Friskgården 2. Økonomi 9