Sluttrapport fra prosjekt «Hva skjer med sykefraværet når arbeidstaker og arbeidsgiver samarbeider om aktiv bruk av IA avtalen»

Transkript

1 Sluttrapport fra prosjekt «Hva skjer med sykefraværet når arbeidstaker og arbeidsgiver samarbeider om aktiv bruk av IA avtalen» Innledning Samarbeidsprosjektet startet opp høsten 2010, som et resultat av at arbeidsgiver og arbeidstaker/tillitsvalgte ønsket å gå nye veier for å redusere sykefraværet på Cathinka Guldbergsenteret. Cathinka Guldberg-senteret(CGS) er et sykehjem med 127 døgnplasser, 18 dagsenterplasser, kantine/utleielokaler m.m. Sykehjemmet eies og drives av stiftelsen Diakonissehuset Lovisenberg, en diakonal stiftelse i Oslo som også driver høyskole og sykehus m.m. Sykehjemmet ble totalrenovert i 2004 og har tidsriktige, funksjonelle og pene lokaler der det er mulig å tilrettelegge for godt fysiske og psykisk arbeidsmiljø. Sykefraværet har over tid vært høyt og det har blitt iverksatt ulike tiltak for å møte dette. Trening i arbeidstiden, helse og livsstilsrådgivning, fokus på gode arbeidsmetoder ved stell av pasienter, besøk på sykehjem og forsøk på å finne suksessfaktorer for godt arbeidsmiljø og nærvær er eksempler på tiltak som ble gjennomført men som ikke synes å ha påvirket sykefraværstallene positivt. Arbeidstaker/tillitsvalgte og arbeidsgiver var derfor motivert for å samarbeide om prosjektet der avtalen om inkluderende arbeidsliv var en viktig premiss. Cathinka Guldberg-senteret bestemte seg i 2010 for å inngå IA avtale og avtalen ble formelt inngått fra I praksis betydde dette at sykehjemmet fikk IA kontaktperson fra august 2010 og startet opp arbeidet med IA på samme tid som dette prosjektet ble igangsatt IA avtalen fikk med dette en «flying start» på CGS. Planleggingen av prosjektet startet opp sommeren 2010 og i denne prosessen hadde vi stor nytte av råd og støtte fra VIRKE(HSH) særlig gjennom møter og samtaler med Helga Bull Rostrup. Det ble søkt om prosjektmidler fra HUK fondet i VIRKE og KLP/HMS teamet. Midlene som vi fikk av disse to aktørene var nødvendige og motiverende i forhold til å sette i gang prosjektet. Begge oppdragsgiverne har deltatt aktivt i prosjektet gjennom undervisning på seminar/møter og ved deltakelse i ressursgruppe. Hensikten med tiltaket Prosjektets navn er en god beskrivelse av prosjektets hensikt. Vi ønsket å redusere sykefraværet på arbeidsplassen. Samarbeid mellom arbeidstaker og giver, med IA avtalen som virkemiddel, var den nye innfallsvinkelen vi ønsket å prøve ut. I dette prosjektet har vi hatt fokus på redusert sykefravær, mer enn på økt jobbnærvær. Bakgrunnen for å velge en slik «negativ» tilnærming til det som kan betraktes som to sider av samme sak, har vært å kalle en «spade for en spade». Sykefraværet har vært en kilde til frustrasjon og bekymring. Gjennom prosjektet ønsket vi å redusere problemet for deretter å endre fokuset mot et mer positivt perspektiv som for eksempel «helsefremmende arbeidsplass» Beskrivelse av prosjektet Det ble etablert en prosjektgruppe med utgangspunkt i at arbeidstaker og arbeidsgiver skulle være representert og at representantene fra arbeidstaker var i flertall. I prosjektgruppa var det også viktig

2 at alle sykeavdelingene var representert. Sykeavdelingene er avdelingene med pasienter, det vil si avdelingene der det er fleste ansatte og der de fleste arbeider turnus. I ettertid ser vi at de mindre avdelingene, serviceavdelingene, også burde vært inkludert i prosjektet. Slik dette ble organisert har disse små avdelingene i liten grad vært engasjert i arbeidet med å redusere sykefraværet. Prosjektgruppa bestod av tillitsvalgte fra Sykepleier og Fagforbundet, hovedverneombud, sykepleiere, hjelpepleiere, helsefagarbeiderlærling, en avdelingssykepleier, kontorleder og oversykepleier som ledet prosjektet. Til sammen 10 personer ved oppstart av prosjektet. I tillegg ble satt ned en ressursgruppe bestående av representanter fra VIRKE, KLP, Fagforbundet private virksomheter og daglig leder ved CGS.. Prosjektgruppa har hatt 12 møter fra september 2010 frem til og med mars Derav ett todagers møte der alle lederne og verneombudene ved sykehjemmet deltok og ett todagers møte for prosjektgruppa.. På møtene har vi vektlagt samtale om nåsituasjonen knyttet til sykefravær på avdelingene, diskusjon om tiltak/gjennomføring av tiltak og motivasjon og arbeidsglede. Prosjektgruppa har også hatt mange og gode diskusjoner knyttet til kultur og holdninger til sykefravær, kommunikasjon og åpenhet mellom leder og ansatt. Hvilken kontakt som er forventet mellom leder og ansatt ved sykefravær, er et eksempel på spennende diskusjoner som har vært ført i gruppa. Deltakerne i prosjektgruppa har fungert som informanter og endringsagenter inn i avdelingene. For eksempel har prosjektmedlemmene tatt initiativ ovenfor sin leder og hatt undervisning på egen avdeling om regler og rutiner knyttet til sykefravær. Ressursgruppa har hatt 3 møter og har gitt verdifulle innspill og motivasjon til å holde oppe engasjementet i prosjektet. I planleggingen og prosjektsøknaden satte vi opp en milepælsplan, se vedlegg. Planen har fungert som en god struktur for prosjektet men ikke alle tiltakene er gjennomført. Av gjennomførte tiltak vil vi fremheve oppstart seminaret i september 2010, IA kveld for alle ansatte samme høst, 2 dagers prosjektmøte på Strømstad hotell i januar 2011, opplæring og coatching av lederne og utarbeidelse av nye rutiner for oppfølging av sykefravær. Prosjektgruppa opplever at informasjon og holdningsarbeid blant alle ansatte, ledernes økte kunnskaper og bruk av rutiner og virkemidler i IA arbeidet har hatt særlig betydning. Videre vil vi fremheve at på oppstart møtet, Strømstad møtet og undervisning/seminar om mobbing, reteaming og positiv tenkning der alle ledere, tillitsvalgte og verneombud har vært til stede. Vi tror det har vært viktig at så mange har fått samme informasjon/undervisning og hatt mulighet til påvirkning og medvirkning. Prosjektet synes å være godt fundamentert i sykehjemmet, på alle avdelinger med unntak av de mindre serviceavdelingene. Innføring av ønsketurnus, dybdeintervju og arbeids og livsmestringsseminar ovenfor langtidssykemeldte er ikke gjennomført. Ønsketurnus har ikke blitt prioritert, muligens fordi det ikke har virket relevant nok og fordi «Adeccosaken» førte til et stort fokus på turnus og regelverk, en innskjerping snarere enn oppmyking. Når det gjelder gruppen langtidssykemeldte så har dette tiltaket i løpet av prosjektperioden blitt unødvendig. Det er ikke lenger en gruppe langtidssykemeldte. Som følge av den opplæringen og coachingen lederne har fått, er alle de «umulige» sakene tatt hånd om. I den grad noen er langtidssykemeldt og det ikke er en åpenbar

3 årsak til det, blir det arbeidet individuelt i et samarbeid mellom leder, ansatt, NAV og evt lege. I denne sammenheng vil vi fremheve det arbeidet som er gjort av vår IA kontakt(ingrid Kalfoss), særlig knyttet til coaching i ledermøtet gjennom metoden «kollegaveiledning». Dette har ført til at lederne har økte kunnskaper om metoder og virkemidler, arbeider mer systematisk og hjelper hverandre i vanskelige sykefraværssaker. Tilrettelegging av arbeidet har blitt en naturlig arbeidsmetode for lederne, ved forebygging eller oppfølging av sykefravær. Økt bruk/samhandling med bedriftshelsetjeneste er et tiltak som ikke var planlagt men som ble en naturlig del av prosjektet. Fra å være en beskjeden bruker av BHT har vi i løpet av prosjektperioden involvert BHT i svært mange saker. BHT har vært brukt til forebyggende formål som samtaler med gravide og forebygging av sykdom ved tilrettelegging og som part eller samarbeidspartner i saker som var vanskelig å løse. Vi opplever at BHT sin rolle i det forebyggende og oppfølgende arbeidet har vært svært viktig og har bidratt til de gode resultatene av prosjektet. Om tiltaket har stått til forventningene Prosjektgruppa og lederne ved sykehjemmet er godt fornøyd med prosjektet. Den største forventningen var knyttet til sykefraværet, som altså ble kraftig redusert dette året. Mange nevner også opplevelsen av at det har skjedd en kulturendring på sykehjemmet. Lederne er blitt gode på tilrettelegging og bruk av virkemidlene i IA avtalen og medarbeiderne viser mer åpenhet og vilje knyttet til det å være i tilrettelagt arbeid/komme på jobb ved fravær. Ved avslutning av prosjektet har vi gjennomført en liten spørreundersøkelse blant ansatte. Spørreskjemaet ble lagt ut på alle avdelingene og 78 har svart. Av disse er 60 faste ansatt, 2 er vikarer og 16 arbeider som ekstravakter(tilkallingsvakter). Det er vanskelig å angi svarprosenten da vi ikke har oversikt over hvor mange som har fått mulighet til å svare. Skjemaet var tilgjengelig i halvannen uke, mange ekstravakter og en del faste ansatte har ikke hatt mulighet til å fylle ut skjemaet. I skjemaet har vi brukt svaralternativ fra 1-6 der, 1 er lite mens 6 er mye. Ved presentasjonen av skjemaene har vi forenklet slik at svar fra 1-3 blir betegnet som negative svar og fra 4-6 som positive svar på spørsmålet som ble stilt. Av respondenten svarer 71 at de kjenner til prosjektet og 48 oppgir at de har registrert at sykefraværet har vært lavere siste år. 25 har ikke merket at sykefraværet har vært lavere mens 5 ikke har svart på dette. På spørsmål om lavere sykefravær har påvirket arbeidsdagen svarer 25 nei, mens flertallet svarer at det har påvirket arbeidsdagen. Et overveiende flertall mener forebygging og oppfølging av sykemeldte har bidratt positivt på arbeidsmiljøet mens 17 personer ikke synes det. 55 svarer at arbeidet knyttet til forebygging og oppfølging av sykefravær har endret synet på det å komme på jobb når man ikke er 100% syk mens 16 svarer at de ikke har endret sitt syn grunnet dette. 7 har ikke svart på dette spørsmålet. 54 respondenter mener at arbeidsplassen er god på tilrettelegging for at ansatte kan komme på jobb når de ikke er 100% frisk mens 18 synes ikke arbeidsplassen er god på dette. 6 personer har ikke svart.

4 Det siste spørsmålet omhandler i hvilken grad leder er flink til å følge opp syke ansatte. Her svarer hele 67 at nærmeste leder er flink til dette mens bare 6 ikke er fornøyd med lederen på dette området (5 har ikke svart). Denne lille undersøkelsen kan tyde på at prosjektet har nådd ut til mange ansatte og at flertallet har merket lavere sykefravær. Flertallet svarer positivt på alle spørsmålene men det er særlig på spørsmål om nærmeste leders oppfølging av syke de er svært fornøyd. Det er noe mer uenighet i forhold til hvilken betydning sykefraværet har hatt for arbeidsdagen og arbeidsmiljøet og spørsmålet om endring i synet på å komme på arbeid uten å være helt frisk og hvordan arbeidsplassen tilrettelegger i slike tilfeller. Ved gjennomgangen av skjemaene syntes det å være et par avdelinger med mange svar på den negative siden mens respondentene på de andre avdelingene var overveiende positive( svarene er anonyme men kom i avdelingsvise bunker). Kan dette tyde på at prosjektet er mindre kjent og har hatt mindre gjennomslagskraft i noen avdelinger? Ettersom svarene er anonyme er det vanskelig å finne ut av dette. Svarene tyder på at mange er fornøyde, mye positivt har skjedd men at det fortsatt må arbeides med informasjon, kultur og tilrettelegging knyttet til forebygging av sykefravær. Det er også grunn til å fremheve nærmeste leders betydning i arbeidet med p forebygge og følge opp sykefravær. Det er gledelig at så mange er fornøyd med dette. Økonomi Prosjektet ble støttet av HUK fondet (VIRKE) og KLP med til sammen Den største utgiften i prosjektet har vært utgiftene knyttet til lønn. Dvs lønn til deltakerne i prosjektgruppa, ledere, tillitsvalgte og verneombud når disse har vært samlet hele arbeidsdager. Dette er utgifter som sykehjemmet har bekostet. Reduserte kostnader til sykevikarer gjør at sykehjemmets utgifter til prosjektet kan forsvares. Tiltakets nytteverdi for virksomheten Vi mener tiltaket har hatt stor nytteverdi for virksomheten. Hovedsakelig fordi færre har vært borte fra arbeid og dermed mer forutsigbare arbeidsdager. Lavere sykefravær medfører lavere utgifter til sykevikarer og dermed bedre økonomi. Det har også vært nyttig å lære seg verktøyene knyttet til forebygging og oppfølging av sykemeldte. Ved dette har samarbeidet med NAV blitt enklere å forholde seg til, sykehjemmet har fått tilskudd til IA arbeidet og tilrettelegging av arbeidet gjennomføres fungerer godt på de fleste avdelingene. Samarbeidet i prosjektgruppa har også vært nyttig. I prosjektgruppa har ledere, tillitsvalgte og medarbeidere blitt bedre kjent og har diskutert ulike spørsmål sett fra flere perspektiv. Vi tror det har vært nyttig at så mange deltok i gruppa og at prosjektet dermed ble spredt på de ulike avdelingene i sykehjemmet. Gjennom prosjektet oppstod det et sterkt engasjement i forhold til reduksjon av sykefraværet. Tillitsvalgte, ledere og mange medarbeidere viste pågangsmot, vilje og glede til den felles målsettingen vi satte oss. Dette mener vi har vært særdeles nyttig og uten dette engasjementet tror vi ikke det hadde vært mulig å oppnå resultatene.

5 Hvem som fører kunnskapen videre I tiden fremover har tillitsvalgte og ledere et særlig ansvar for å føre kunnskapen videre. Sykefravær og arbeidsmiljø er grunnleggende faktorer for at sykehjemmet skal løse oppgavene sine. Kunnskapen knyttet til metoder og verktøy ved forebygging og oppfølging av sykefravær vil bli brukt i det daglige personalarbeidet. Arbeidet med informasjon og holdninger til sykefravær må være et tema som jevnlig tas opp på personalmøter i alle avdelinger og på møter som arrangeres av tillitsvalgte. De interne rutinene som er utarbeidet for bruk i IA arbeidet, må evalueres, informeres om og brukes. Rutinene er en del av sykehjemmets elektroniske kvalitetssystem. Ved prosjektets slutt ønsker organisasjonen å vende fokuset fra sykefravær til «helsefremmende arbeidsplass». Gjennom dette nye prosjektet ønsker vi å bruke kunnskapen og erfaringen fra IA prosjektet men samtidig legge større vekt på hvilke faktorer på arbeidsplassen som virker helsefremmende. Nina Martinussen, prosjektleder Sykefraværet på Cathinka Guldberg-senteret siste 3år