Digitalt førstevalg i offentlige anskaffelser André Hoddevik Seksjonssjef, Difi Generalsekretær OpenPEPPOL AISBL
Digitalt førstevalg? Digitalisering av anskaffelsesprosessen er en forutsetning for forenkling både for kjøpere og leverandører Kravet til digitalisering er den mest gjennomgripende endringen i nytt anskaffelsesregelverk
Digitalisering av anskaffelsesprosesser Alle aktiviteter i gjennomføringen av innkjøp understøttes av elektroniske løsninger Digitalt innhold gjenbrukes i prosesstegene og på tvers av organisasjonene som er involvert VERIFISERE BEHOV OG PLANLEGGE ANSKAFFELSE GJENNOMFØRE KONKURRANSE GJENNOMFØRE KONTRAKT
Offentlige anskaffelser NYTT REGELVERK
Nye regler for offentlige anskaffelser Nye direktiv for offentlige innkjøp, forsyningssektoren og konsesjoner er vedtatt Norsk implementeringsforslag sendes på høring i løpet av høsten Forslag til nye norske regler for offentlige innkjøp under EU-terskelverdi fra Forenklingsutvalget På høring fram til 31. oktober Begge deler forventes implementert i nye norske innkjøpsregler fra 2016
E-bestemmelsene i regelverket Bestemmelser om elektronisk kommunikasjon Bestemmelser om elektroniske prosedyrer og verktøy: Dynamiske innkjøpsordninger Elektronisk auksjon Elektroniske kataloger Elektroniske kunngjøringer Elektronisk tilgjengelige anskaffelsesdokumenter European Single Procurement Document Egenerklæring e-certis
Elektronisk kommunikasjon (I) Hovedregel for kommunikasjon mellom oppdragsgivere og leverandører Kunngjøring, konkurransegrunnlag og innlevering, samt spørsmål/svar mv Enkelte unntak vil være mulig (fysiske modeller, graderte anskaffelser mv) Åpner ikke for bruk av ordinær e-post som innleveringsløsning Innleveringsløsning tilgjengelig fra 2016 Obligatorisk bruk for innkjøpssentraler senest fra april 2017 Obligatorisk bruk for alle oppdragsgivere senest fra oktober 2018 Hovedregelen vil gjelde både over og under EU-terskelverdi
Elektronisk kommunikasjon (II) Mottak og oppbevaring av tilbud og forespørsler om deltakelse mv som utveksles elektronisk 1) Oppdragsgiver skal sørge for at tilbud og søknader om deltakelse holdes fortrolige og at innholdet beskyttes mot endringer og uautorisert innsyn både under overføring og lagring. 2) Oppdragsgiver skal ikke ha tilgang til innholdet i tilbudene eller søknadene før de aktuelle frister er ute. Bare autoriserte personer skal kunne fastsette eller endre datoene for åpning av de mottatte opplysninger. 3) Bare autoriserte personer skal ha tilgang til de innsendte opplysninger. 4) Tidspunkt for mottak og åpning av tilbud og forespørsler om deltakelse skal kunne fastslås nøyaktig. 5) Det skal iverksettes tiltak som i tilfredsstillende grad sikrer at overtredelse eller forsøk på overtredelse av bestemmelsene i denne paragrafen klart kan spores. 6) Det som er sagt om innlevering av tilbud og søknader om deltakelse gjelder tilsvarende for forslag og planer i designkonkurranser.
Elektronisk signatur Ikke noe ubetinget krav om bruk av elektronisk signatur når det benyttes elektroniske kommunikasjonsmidler Hvilke sikkerhetstiltak som benyttes skal nå avgjøres basert på en risikovurdering Oppdragsgiver skal stille krav og benytte løsninger som gir en tilfredsstillende grad av sikkerhet ved innlevering Dette kan være krav om a) elektronisk signatur, b) elektroniske segl, eller c) elektronisk identitetsbevis eller midlertidige adgangstegn hvis det benyttes tredjeparts innsendingsløsninger Mulig å fastsette nasjonale retningslinjer for bruk av, elektroniske signaturer, elektronisk identitetsbevis og innsendingsløsninger
Forenkling/Effektivisering På vei mot en digital hverdag Full utnyttelse av nytt regelverk Dagens hovedregel Manuell håndtering Papir Trykket informasjon Fysisk håndtering Manuell arkivering (scanning) Håndskrevet signatur Minimumsløsning med nytt regelverk Manuell eller enkel elektronisk håndtering av digitale dokumenter Digitale dokumenter (f.eks pdf (også scannede dokumenter), word, excel) Elektronisk tilgjengelige konkurransegrunnlag Elektronisk støttet dialog med tilbydere Elektronisk tilbudsinnlevering og håndtering av tilbud «Papirbaserte rutiner gjennomført elektronisk» Elektronisk signatur Elektronisk prosess fra start til slutt Elektronisk prosesserbar informasjon Informasjon i standardformat som kan overføres fra maskin til maskin og prosesseres. Digital informasjonsflyt gjennom tilbudsforberedelse, - innlevering, - evaluering og -arkivering. Elektronisk identifikasjon av tilbydere, innhenting av informasjon om tilbydere direkte fra kilde. Automatiske tilbakemeldinger til tilbydere under tilbudsetablering. Automatisering av tilbudsevaluering Effektiv gjenbruk av informasjon Integrasjon med fagsystemer og arkiv Gjenbruk av elektroniske produktkataloger i bestillingsprosessen Elektronisk signatur Digitalisering av anskaffelsesprosessen
Elektronisk fakturering i offentlige anskaffelser NYTT REGELVERK
Status for regelverket Directive of the European Parliament and of the Council on electronic invoicing in public procurement (2014/55/EC) publisert i april 2014 Skal implementeres i norsk rett gjennom egen forskrift gitt med hjemmel i lov om offentlige anskaffelser Målgruppe og reguleringsnivå, spesielt ift kommunal sektor skal vurderes særskilt
Hovedinnhold i direktivet (I) Det blir obligatorisk for offentlige oppdragsgivere å motta og prosessere faktura elektronisk Gir en situasjonen som ligner på status i Norge per 1.7.2011 Det presiseres at direktivet IKKE er til hinder for at medlemsland også kan stille krav til leverandørene om å levere elektronisk (status i Norge fra 1.7.2012 for statlige oppdragsgivere) Gjelder også for virksomheter omfattet av forsynings- og konsesjonsdirektivet Kommisjonen skal be CEN etablere en europeisk standard (EN) for den semantiske datamodellen for kjerneelementene i en elektronisk faktura CEN PC/434 einvoicing er etablert 9. september 2014
Hovedinnhold i direktivet (II) Kommisjonen skal be CEN etablere en liste over et begrenset antall syntaksimplementeringer som er i overensstemmelse med den europeiske standarden Kommisjonen skal be CEN oppdatere standarden og listen med syntaksimplementeringer ved behov Direktivet gir CEN 36 mnd til å etablere standarden og listen med syntaksimplementeringer Deretter skal innkjøpssentraler og tilsvarende implementere innen 18 mnd og øvrige oppdragsgivere/virksomheter innen 30 mnd
Ny europeisk e-fakturastandard ift EHF Ny standard skal etableres med utgangspunkt i eksisterende arbeid CWA 16562 fra CEN BII er et sannsynlig utgangspunkt Gjør det sannsynlig at EHF blir kompatibel med ny standard Standard Norge er offisiell norsk deltaker i prosessen (CEN PC/434) <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <?xml-stylesheet type="text/xsl" href="ehf-faktura_no.xslt"?> <Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:invoice-2" xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:commonaggregatecomponents-2" xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:commonbasiccomponents-2" xmlns:ccts="urn:un:unece:uncefact:documentation:2" xmlns:ext="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:commonextensioncomponents-2" xmlns:qdt="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:qualifieddatatypes-2" xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:specification:unqualifieddatatypesschemamodule:2" xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/xmlschema" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/xmlschema-instance" xsi:schemalocation="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:invoice-2 UBL-Invoice-2.0.xsd"> <cbc:ublversionid>2.0</cbc:ublversionid> <cbc:customizationid>urn:www.cenbii.eu:transaction:biicoretrdm010:ver1.0:#urn:www.pepp ol.eu:bis:peppol5a:ver1.0#urn:www.difi.no:ehf:faktura:ver1</cbc:customizationid> <cbc:profileid>urn:www.cenbii.eu:profile:bii05:ver1.0</cbc:profileid> <cbc:id>tosl108</cbc:id> <cbc:issuedate>2009-12-15</cbc:issuedate> <cbc:invoicetypecode listid="un/ece 1001 Subset" listagencyid="6">380</cbc:invoicetypecode> <cbc:note languageid="en">ordered in our booth at the convention.</cbc:note> <cbc:taxpointdate>2009-11-30</cbc:taxpointdate> <cbc:documentcurrencycode listid="iso 4217 Alpha" listagencyid="6">nok</cbc:documentcurrencycode> <cbc:accountingcost>project cost code 123</cbc:AccountingCost> <cac:invoiceperiod> <cbc:startdate>2009-11-01</cbc:startdate> <cbc:enddate>2009-11-30</cbc:enddate> </cac:invoiceperiod> OASIS UBL <cac:orderreference> CEN BII PEPPOL BIS EHF
DIGITALT FØRSTEVALG PÅ ANSKAFFELSESOMRÅDET
Anskaffelsesprosessen VERIFISERE BEHOV OG PLANLEGGE ANSKAFFELSE GJENNOMFØRE KONKURRANSE GJENNOMFØRE KONTRAKT Avklare anskaffelse Lage konkurransestrategi Forberede gjennomføring Kunngjøre konkurranse Velge tilbud Ta i bruk kontrakt Følge opp kontrakt Avslutte kontrakt og evaluere anskaffelse
Status og planer VERIFISERE BEHOV OG PLANLEGGE ANSKAFFELSE GJENNOMFØRE KONKURRANSE GJENNOMFØRE KONTRAKT Kategoristyring Forbrukstall og mønstre Analyseverktøy Maler Beste praksis Lage konkurransegrunnlag Kunngjøring Innlevere tilbud Evaluere og tildele kontrakt Katalog Bestilling Leveranse Faktura Betaling Dele konkurransegrunnlag Kontraktsadministrasjon
Viktigste Difi-bidrag til digitalisering av anskaffelser Standardisering Etablere nasjonale standarder for gjennomføring av anskaffelsesprosesser basert på deltakelse og bruk av internasjonalt arbeid Elektronisk handelsformat (EHF), PEPPOL BIS, CEN BII, CEN PC434, UN/CEFACT mv Fellesløsninger/-komponenter Tjenester og teknologi som understøtter anskaffelsesprosesser Doffin, Ehandelsplattformen, ELMA, PEPPOL-basert meldingsformidling, Oxalis, Apis, tidsstempling mv Gjennomføringsstøtte Støtte til implementering og gevinstrealisering Prosjektveiviser for e-handel, veileder i gevinstrealisering, spredningsaktiviteter, erfaringsoverføring, måling mv
Digitalt førstevalg! Kravet til digitalisering er den mest gjennomgripende endringen i nytt anskaffelsesregelverk Digitalisering av anskaffelsesprosessen er en forutsetning for forenkling både for kjøpere og leverandører
Spørsmål?