KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer 45-10 Orienteringer 1. LEDER 2. ØKONOMIANSVARLIG 3. EKSTERNANSVARLIG 4. INTERNANSVARLIG 5. PR-ANSVARLIG 6. PROSJEKTANSVARLIG 7. SKJENKEANSVARLIG
8. ADMINISTRASJONEN Fortsatt arbeidet med romoppsett til oppstart, 2011. Deler av tiden før ferie skal gå med på en gjennomgang av møblering, lagring og hva vi evt. har som er overflødig. Det er ferdigstilt forslag til instrukser for overtid og smuss, samt forslag til nye skifttider for vår 2011. Disse er oversendt Kvarterstyret for vedtak. Har hatt samtaler med SiB om vaksineringer av driftsledere. Det vil orienteres om dette på møtet. Kvast vil måtte ta stilling til dette på nyåret. Vår tidligere regnskapsfører, Christian Tveit, har returnert til V&E etter 6 mnd permisjon. Det skal være overlappingsmøte før Kvastmøtet. Ved behov orienteres det på kvastmøtet fra dette. 9. REPRESENTANTSKAPET
INTERNOTAT Fra Til Lars Arnesen, daglig leder, Kvarterstyret Kvarterstyret 13.12.2010 Ad: Politisk plan og forberedelse til handlingsplan 2011 I forberedelsen til at handlingsplanen for 2011 snart trer i kraft har jeg sett litt på hvilke aktører vi forholder oss til, og hvilke målsetninger vi bør ha for forholdet med dem gjennom 2011. Jeg har delt opp i kategorier på enkelte av dem, mens noen aktører har fått en individuell gjennomgang. Det mangler noe, for eksempel i forhold til Bergens Tidende og kulturarrangører. Jeg har også sett gjennom tiltaksplanen for handlingsplanen og fordelt ansvar. Dette var ikke gjort i forkant av generalforsamlingen da det var usikkert hvordan sammensetningen av styret kom til å se ut. Den som er satt opp som ansvarlig er i disposisjon til å delegere dette til andre personer og arbeidsgrupper etter hvordan det skulle passe. Merk at det er en god del av våre prosjektrelaterte tiltak som må ferdigstilles tidlig i semesteret (senest ferdig i februar). Dette gjelder blant annet presentasjon av Kvarteret (power point og trykket), Kvarterets Lille Røde, promotering- og rekrutteringsstrategi, plan for forbedring av fadderuken, plan for bedre utnyttelse av søndagen, oppsett for marked- og brukerundersøkelser og oppsett for arbeidsgruppeundersøkelser. Kvast skal selvfølgelig få lov til å ta seg en velfortjent juleferie, men det vil ikke skade å ha de overnevnte prosjektene i bakhodet allerede nå. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
INTERNNOTAT Fra Administrativ leder Til Kvarterstyret 14.12.2010 Vedtak: Nye retningslinjer for smuss og overtid Budsjett 2011 medfører kutt i antall overtidstimer og smussutbetalinger til driftsledere. For å gjennomføre dette er det behov for nye retningslinjer som setter klare rammer for disse utbetalingene. Vedlagt er forslag til nye retningslinjer for overtidstimer og smussutbetalinger til driftsledere. Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar skriv Retningslinjer Overtid og smuss for driftsledere som gjeldende retningslinjer for overtidstimer og smussutbetalinger til driftsleder. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
RETNINGSLINJER OVERTID & SMUSS FOR DRIFTSLEDERE Formål Disse retningslinjene skal gi instrukser om når og hvordan overtid og smusstillegg skal benyttes og rapporteres. Det er Kvarterets intensjon at bruk av disse skal holde seg på et minimumsnivå. Overtid Overtid honoreres med 1/5 av normal skiftsats pr. time. Pålagt merarbeid innen samme dag som arbeidet skal utføres honoreres med 1 time overtidsbetaling. Overtid skal holdes til et minimum og intensjonen til et skift skal alltid være å ferdigstille arbeidsoppgavene innen skiftets slutt. Det skal kun benyttes overtid hvis det har oppstått tilstander eller hendelser som gjør det svært vanskelig og/eller umulig å stenge huset innenfor skiftets tidsperiode. Overtid i skift uten stenging skal kun forekomme hvis overlappende skift ikke har ankommet. Differ, rot og lignende skal primært løses innenfor arbeidstiden og gis videre til neste skift hvis arbeidet ikke er ferdigstilt innenfor skifttidene. Det er obligatorisk med skriftlig informasjon til neste skift om hvilke arbeidsoppgaver som ikke er blitt ferdigstilt og dermed er overført fra forrige skift. Overtid skal begrunnes. Smuss Normal smuss er del av arbeidsoppgaver og vil falle utenfor smusstillegg. Ved graverende tilfeller kan smusstillegg gis. Smuss skal dokumenteres og godkjennes av tillitsvalgt og adm. leder. Tillitsvalgt avgjør om forespørsel skal videresendes til adm. leder. Smusstillegg er pr. 01.01.2011 på 100 kr.
INTERNNOTAT Fra Administrativ leder Til Kvarterstyret 14.12.2010 Vedtak: Skift- og åpningstider, vår 2011 Budsjett 2011 medfører en reduksjon i antall skift for driftsledere fra 13 til 11 i uken. Kutt er foreslått gjort på fredag og søndag. Vedlagt er forslag til skifttider for driftsledere vår 2011 samt medfølgende åpningstider for bygget. Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar skriv Skifttider 2011 som gjeldende skift- og åpningstider for vår 2011 Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
SKIFTTIDER 2011 DRIFTSLEDERE / ORGSEK SKIFTTIDER ÅPNINGSTIDER Mandag O1 09:00 17:00 11:30-01:00 K2 17:00 02:30 Tirsdag O1 09:00 17:00 11:30-01:00 K2 17:00 02:30 Onsdag O1 09:00 17:00 11:30-01:00 O2 12:00 20:00 K2 17:00 02:30 Torsdag O1 09:00 17:00 11:30-03:00 K2 17:00 02:00 K3 20:00 05:30 Fredag O1 09:00 17:00 11:30-03:00 O2 10:00 18:00 K2 18:00 03:30 K3 20:00 05:30 Lørdag K1 10:00 19:30 Variabelt 03:00 K2 19:00 04:30 K3 20:00 05:30 Søndag K1 13:00 22:30 13:30 22:00
INTERNNOTAT Fra Administrativ leder Til Kvarterstyret 14.12.2010 Vedtak: Prisjusteringer, 2011 Vedlagt er dokumenter for prisjusteringer for 2011 i følgende varekategorier: Tankøl Importøl Tobakk Snus Prisjusteringene er utarbeidet av Økonomiansvarlig (tankøl) og skjenke- og prosjektansvarlig (resten). Tankøl og importøl har medfølgende detaljskriv for påvisning av budsjettinnvirkning. Disse vil bli orientert om på møtet. Vin og utredning ang. interncider er ikke inkludert, men vil bli orientert om på møtet av økonomiansvarlig. Følgende produkter innenfor disse kategoriene er ikke inkludert i utregningene og vil beholde gjeldende salgspris til annet er vedtatt: Hansa flaskeøl Alkoholfri øl Følgende varegrupper har ikke blitt gjennomgått for prisjusteringer og vil beholde gjeldende salgspris til annet er vedtatt: Softsprit Rusbrus Snacks Mineralvann Kaffe/Te Ang. tankøl (fra økonomiansvarlig) Henviser til vedlagt excelfil. I utregningen av priser for tankøl 2011 er det tatt utgangspunkt i kostnaden fra budsjett, nye innkjøpspriser for tankøl fra HBB, salgsmiks mellom ordinær, student og intern fra 2010, og DB og DG fra budsjett 2011 og KDR 2010. Det er ikke tatt forbehold om endring i etterspørsel grunnet prisendring. Ang. importøl, tobakk og snus (fra skjenke- og prosjektansvarlig Henviser til vedlagt prisjusteringer i excelfil. Tatt utganspunkt i data fra KDR og justert etter foreslått dekningsgrad/bidrag. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar prisjusteringer for 2011 i henhold til vedlegg Prisjusteringer 2011 Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no