Fagsystemer Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund
Funn sikring av elektronisk arkivmateriale Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer til å vedlikeholde og sikre elektronisk dokumentasjon Forutsetningene for å sikre det elektroniske arkivmaterialet er dermed ikke på plass Riksrevisjonens Hovedsvakheter er manglende rapport sikkerhetskopiering, konvertering og utilstrekkelige løsninger for langtidslagring 45 prosent av kommunene og halvparten av fylkeskommunene mener at utilstrekkelig kompetanse og svakheter ved elektronisk arkivering i stor eller svært stor grad kan føre til arkivtap
Riksrevisjonens rapport II Det store og økende omfanget av usikret elektronisk arkivmateriale gir en høy risiko for at dokumentasjonen etter hvert vil gå tapt, eller bli av redusert kvalitet Alle sentrale aktører er enige om at svært mye elektronisk arkivmateriale allerede har gått tapt, og at mer går tapt i dag enn tidligere. Dette betyr at en betydelig del av vår nære historie er i ferd med å blir borte Å kartlegge det eksakte tapsomfanget byr imidlertid på særlige utfordringer: Det kan gå flere tiår fra arkivtap skjer, til tapene oppdages og får konsekvenser for enkeltpersoner og samfunnet
Disposisjon Fagsystemene Deponering Brukertjenester, digitalisering osv.
Hva er et fagsystem? Støtter saksbehandlingen Spesialisert for å støtte et saksområde Følger gjerne standarder for avlevering av sentrale rapporter (nasjonalt) Henter gjerne eksterne data automatisk System for oppfølging av en bestemt saksgang
Utfordring: Alle med journal! Skole/barnehage/kulturskole? Pleie/omsorg Sosial Helse Hvilke systemer skal deponeres? +++ Andre arkivverdige elektroniske system Teknisk etat? Intranett? Lønn, økonomi, personal? LMS (Fronter, Blackboard, Moodle, etc)?
Utfordring 2: Hvordan foregår dokumentfangsten? Korrespondanse pr. brev Notater med og uten saksbehandling Elektroniske skjema (søknader, rapportering) Epost Registrering av opplysninger (etter samtale/observasjon) Telefon SMS? MMS? Sosiale medier? Tilsendte nasjonale data?
Viktig ved bevaring: IKKE VENT! Databaser blir utilgjengelige! Dokumenter blir ødelagt ved elektronisk lagring Backup er IKKE langtidsbevaring (Forum Sak fra SIP til DIP Arkheion 1/2010 s. 14) Kompetanse på system og maskinvare forsvinner BE OM HJELP! Systemeier (-bruker) IKT-avdeling Systemleverandør IKA Opplandene
Elektronisk danning lagring på papir? Utgangspunktet for sak-/arkivsystemer som ikke følger NOARK Åpent for å søke om digital bevaring! Samfunnet blir stadig mer digitalisert Merverdi ved digital bevaring Kostnader til utskrift, magasiner, håndtering og eventuell senere digitalisering
Hvor finnes fagsystemene? IKT avdeling har tilgang til en god del! Sentrale løsninger på nett Lokale løsninger ved enhetene? Viktig å finne informasjonsflyten/- produksjonen i organisasjonen!
BEGYNN NÅ! Dokumentasjon i arkivplan Datasystemet Arkivseriene Bruk og rutiner Kompetansen (hvem kan du få hjelp av?) Still krav Arkivloven krever NOARK i systemene, men er det nok?
Grunnleggende spørsmål Ut fra et arkivfaglig ståsted måfokus rettes mot: Hvilke opplysninger evt. Dokumenter finnes lagret? Hvilke regler gjelder for systemet? Hvordan skal reglene anvendes? Hvilke opplysninger skal bevares? Hvilke opplysninger kan kasseres? Hvordan skal bevaring finne sted?
NOARK I FAGSYSTEMENE
Forskjellige Noark 5-løsninger Fagsystem Felles arkiv Felles fagkjerne Spesialisert saksbehandling Sakarkiv Fagsystem Fagsystem Kjerne Kjerne Fagsystem Fagsystem Kjerne Fagsystem Fagsystem
Løsningsalternativ Fagsystem: Saksbehandler Skanning Inn i fagsystem Fagsystem Noark5-kjerne
Løsningsalternativ: Saksbehandler Arkivar Skanning Inn i fagsystem Fagsystem Brukergrensesnitt Automatisk uttrekk når ferdigmeldt Sjekker om ferdigmeldte dokumenter f.eks. hvert 5 min. Tjenestegrensesnitt iht Noark5- standard Noark5-kjerne Avlevering til depot
Eksempel: Visma Profil / Acos CosDoc Innhold: Saksbehandling i forhold til Pleie/Omsorg samt EPJ Leverandør jobber med NOARK-modul for systemet Dekker kun saksbehandling EPJ skal etter hvert til Norsk Helsearkiv men når?
Elektronisk pasientjournal Kan ikke deponeres før 10 år etter siste innføring Avleveres 10 år etter personens død Viktig å kvalitetssikre konvertering av data ved oppgraderinger og systemskifter Avlevering
NOARK-5 for fagsystemene Noark 5 har mekanismer for å ta vare på bevaringsverdige opplysninger som ikke er forhåndsdefinert i standarden. Det er i hovedsak tre måter å gjøre det på: 1. Ved å benytte avsatt plass på mappenivå i arkivstrukturen for en vilkårlig struktur av virksomhetsspesifikke opplysninger. 2. Ved å benytte spesialiserte mappetyper med plass for de virksomhetsspesifikke opplysningene. 3. Ved å definere klassifikasjonssystemer som knytter virksomhetsspesifikke klasser til mapper.
Noen tips: Langtidsbevaring av elektroniske arkiver begynner ved innkjøp og innføring av systemet! Kartlegg hva som er bevaringsverdig Krev at systemene kan ta vare på dette og at det kan eksporteres ut av systemet! Et godt system håndterer både effektiv arbeidsflyt og god eksport av data.
DEPONERING
Status i depot NOARK 4: 1 prøveuttrekk - fullelektronisk, 1 deponering uten elektroniske dokumenter NOARK 3: 39 deponeringer mange under arbeid Journaler pre. NOARK 10? Deponeringer Fagsystemer: 4, hvorav 2 er deponert
Bevaringsuttrekk er: Databasetabeller i ren tekst / XML Dokumenter i godkjent bevaringsformat (PDF/A, tiff, sosi, wave, mpeg) Dokumentasjon av systemets oppbygging og struktur (XML/ADDML eller NOARK-henvisning) Dokumentasjon av systemet og systemets bruk Dokumentasjon av organisasjonen som benyttet systemet og avleveringen
Bevaringsuttrekk i praksis 1. NOARK-uttrekk laget av arkivskaper i samarbeid med systemleverandør Testes i depot evt. i samarbeid med arkivskaper 2. Databasedump og dokumentasjon Uttrekk lages i depot med utgangspunkt i regelverket og medfølgende dokumentasjon Testing av resultat i samarbeid mellom arkivskaper og depot
Migreringsutfordringen Migrering = overføring og konvertering av data fra et format til et annet Er det mulig å få tilgang til de eksisterende dataene? Er dataene lesbare? Klarer vi å finne ut hvordan dataene er organisert? Klarer vi å sikre at det er korrekte data vi ser? Klarer vi å overføre dem uten feil eller endringer?
Verktøy som benyttes ved IKA Opplandene: ETL-verktøy (Pervasive,Intelligent Converters,+) Arkadukt ArkN 3 ArkN 4 URD PHPRunner Egne script
PDF-konvertering: en utfordring? Kun det som ikke er i arkivformat Regneark Er tallene eller formlene mest interessante? Består det av flere ark? PDF/A-1a og PDF/A-1b
BRUKERTJENESTER
Brukertjenester Forespørsler etter konkrete data i deponert materiale Produksjon av innsynsmodul for deponerte data
Eksempel: Lønn 400