BUDSJETTAVVIKSANALYSE OG HMS-RAPPORT JANUAR FEBRUAR 2012 Steinkjer kommune Npr $11'PENKJER, åpen, lys og glad 24.02.12
INNLEDNING Rådmannen viser til kommunens økonomireglement som inneholder bestemmelser om tertialrapporter. I følge reglementet skal formannskapet og kommunestyret behandle følgende budsjettavviksanalyser: Formannskap Kommunestyre Budsjettavviksanalyse februar Budsjettavviksanalyse mai mai / juni Budsjettavviksanalyse sept. Budsjettavviksanalyse november Regnskap / årsmelding april april Det er fra 2012 bestemt at før rapportene fremmes for formannskapet skal de også behandles i de enkelte hovedutvalg. I tillegg til en rapportering på økonomiske størrelser, er det også innarbeidet en rapportering på sykefravær i rapporten. Foreliggende rapport er utarbeidet på grunnlag av data ultimo februar 2012 når det gjelder økonomiske vurderinger og 4. kvartal 2011 når det gjelder sykefravær. TOTALT Tabellen nedenfor viser en samlet oversikt over rapportene fra avdelinger pr februar 2012: Avdeling 11 - Rådmannen inkl. støttetjenester 21 - Avdeling oppvekst 33 - Avdeling helse 45 - Avdeling samfunnsutvikling 51 - Avdeling omsorg 81 - Fellesområde Netto årsbudsjett 113 315 345 221 155 658 146 770 256 345 1 017 309 Avdelingsleders vurderte avvik - 1 650 2 269 0 0 2 273 0 2 892 Avvik i % Prognosen for 2012 ved utgangen av februar viser et negativt avvik lik 2,9 mill kroner for kommunen totalt sett. Avdelingene som prognoserer overforbruk har utarbeidet forslag til inndekning. Disse tiltakene legges frem som forslag til budsjettjusteringer i tilknytning til den politiske behandlingen av avviksanalysen. 3
I tabellen ovenfor er avdelingens prognoserte avvik for 2011 ført opp med utgangspunkt i forbruk pr februar og en vurdering av forbruket resten av året. Årsakene til avvikene er beskrevet nærmere under hver enkelt avdelings kommentarer. C: HMS Steinkjer kommune har i perioden 2003 til 2005 hatt en betydelig nedgang i sykefraværet. I 2006 har imidlertid denne trenden snudd, og en har en betydelig økning i gjennomsnittelig sykefravær 2006 sammenlignet med 2005. Dette er noe redusert igjen fra 2007 og i 2008 reduseres det ytterligere. I 2009 har en imidlertid en negativ utvikling igjen, og fraværet i 2009 er det høyeste samlet sett for kommunen siden 2006. Det var spesielt innenfor langtidsfraværet at utviklingen var negativ. I 2010 har en imidlertid hatt en betydelig nedgang sammenlignet med 2009, og det totale fraværet i 2010 er det laveste fraværet som er målt i perioden tilbake til 2004. Det er nedgang både når det gjelder langtidsfravær og korttidsfravær. Denne utviklingen fortsetter i 2011, og selv om ikke nedgangen er så stor som målsettingene er utviklingen positiv. 4
DE ENKELTE AVDELINGER 11* Rådmannen inkl. støttetjenester Totalt sett rapporteres det med en innsparing lik 1,65 mill kroner på dette området. Dette er i sin helhet knyttet til personaltjenesten hvor kostnadene på personforsikringer blir 1,65 mill. kroner mindre enn budsjettert. Når det gjelder de øvrige tjenestene innenfor området så rapporteres disse uten avvik. Innenfor IKT- og kontorstøttetjenesten er det imidlertid en bekymring rundt lisens- og driftsutgifter. Det rapporteres pr dato ikke med prognosert avvik, men dette er et område som må følges nøye fremover. C: HMS Kommentarer: Dette området har en liten økning i sykefraværet fra 2010 til 2011, og denne trenden er også gjeldende for 4. kvartal de to årene. Likevel må sykefraværet innenfor disse fagområdene, som også inneholder lærlingene og hovedtillitsvalgte i kommunen, sies å være lavt. 5
21* Avdeling oppvekst Avdeling oppvekst rapporterer med et samlet avvik på 2,3 mill kroner. Av dette avviket er 1,3 mill kroner knyttet til fellesområdet. Dette skyldes at enhetene er kompensert for økte utgifter som ikke lå i budsjettet, og udekt inndekning av dette prognosert på fellesområdet. Utgiftene det her dreier seg om er i hovedsak økte utgifter til pensjon. Når det gjelder de enkelte enheter rapporteres det her med en samlet overskridelse i størrelsesorden 1 mill kroner som i all hovedsak er relatert til to enheter. Innenfor fellesområdet er det noen områder som det knytter seg en del usikkerhet til. Det rapporteres på dette tidspunkt ikke noe avvik, men disse områdene må følges nøye utover året. Disse områdene er: Refusjon for fosterbarn i andre kommuner Antall barn med særlige behov i barnehage Merinntak av barn med rett til barnehageplass etter hovedopptaket 6
C: HMS Kommentarer: Både korttids- og langtidsfraværet har gått ned fra 2009 til 2010, og samlet sett er fraværet det laveste i perioden fra 2006 tom 2010. Når det gjelder 2011 viser dette imidlertid en økning sammenlignet med 2010, noe som kan bety at fraværet er økende igjen. Dette forsterkes når en ser på utviklingen i 4. kvartal 2011 sammenlignet med samme kvartal i 2010. 33* Avdeling helse Avdeling for helse rapporterer pr februar en samlet årsprognose for 2012 uten avvik. Innenfor avdelingen er det imidlertid enkelte avvik på enhetene NAV-sosiale tjenester rapporterer et prognosert overforbruk i underkant av kr 300.000. Pr dags dato er det et betydelig overforbruk på Kvalifiseringsprogrammet. Fortsetter trenden vil det ligge an til et overforbruk i 2012 på omkring 1,6 mill kroner. Overforbruket er beregnet ut fra at en fortsetter på samme nivå som pr februar 2012. Det er imidlertid midler på bundet fond til dette formålet på 1,4 mill kroner som kan benyttes til å dekke opp overforbruk. Avvik er derfor ført opp med kr 240.000,-. Utbetaling av sosial hjelp ligger noe under budsjettet. Totalt er det ca 1,5 mill kroner som er utbetalt hittil i år. Det er for tidlig å si noe om trenden her, og en vet erfaringsmessig at andre deler av året er mer krevende og som det derfor må påregnes en høyere utbetaling for. 7
Tjenesteenhet avlastning barn og unge rapporterer med en innsparing lik kr 300.000. Dette på tross av at en med dagens forbruk vil få et overforbruk på kr 150.000 til ekstravakter. Det prognoseres imidlertid med økte inntekter til ressurskrevende brukere som både vil dekke merforbruket og gi en samlet innsparing for enheten. Dag- og døgnrehabilitering rapporterer uten avvik pr dato, forutsatt at feriestengning gjennomføres som planlagt. Når det gjelder Arbeidssentralen prognoseres det her med en innsparing lik kr 200.000 som skyldes vakanse i stilling. Tjenesteenhet for legevakt og legetjenester rapporterer med en innsparing i størrelsesorden kr 300.000. Dette skyldes en prognosert merinntekt i gjestepasientoppgjøret og en innsparing på lønnsområdet. Når det gjelder barnevernstjenesten så er tallene som tidligere, meget usikre som følge av usikkerhet i forhold til hva som vil kunne oppstå i løpet av året. Det prognoseres pr februar med en overskridelse omkring 0,5 mill kroner i forhold til budsjett 2012. Dette skyldes økte plasseringskostnader med forsterket fosterheimstiltak, og at seks barn venter på avklaring om plassering i fylkesnemnda. Kommunens utgifter til medfinansiering og utskrivningsklare pasienter innenfor samhandlingsreformen er budsjettert innenfor fellesområdet i avdeling helse. Hvordan utgiftene her vil utvikle seg i løpet av året er fortsatt høyst usikker. I budsjett 2012 er det avsatt 15,5 mill kroner til medfinansiering og 1,0 mill til utskrivningsklare pasienter innenfor avdeling helse og et udisponert beløp til samhandlingsreformen lik 3,3 mill kroner innenfor rådmannens område. Når det gjelder utskrivningsklare pasienter så viser tallene så langt i året at det ikke er grunn for bekymring. En fortsettelse av trenden pr dato vil trolig medføre en lavere kostnad enn budsjettert. Innenfor medfinansiering er forholdene langt mer usikre. Kommunen belastes foreløpig med et månedlig akontobeløp lik 1,927 mill kroner som gir en årlig utgift i størrelsesorden 23 mill kroner. Beløpene er akontobeløp og vil bli justert i forhold til eksakte kostnader i året, og første gangs justering vil skje etter 3 måneder. Helsedirektoratet publiserte 22.02.12 foreløpige kostnadstall for januar. Disse tallene viser for Steinkjer kommune sitt vedkommende en økning på omkring kr 140.000 sammenlignet med akontobeløpet. Det er mye som tyder på at tallene for januar er en god del høyere enn det en kan forvente som snitt på året, bl.a. som følge av sesongrelaterte luftveisinfeksjoner. Selv om det fortsatt er tidlig i året og utviklingen innenfor medfinansieringen er høyst usikker finner rådmannen det riktig at de udisponerte midlene til samhandlingsreformen innenfor rådmannens område overføres til avdeling helse og posten for medfinansiering. C: HMS Kommentarer: Avdelingen har redusert totalfraværet i 2011 sammenlignet med 2010 med 0,3 prosentpoeng, og sykefraværet totalt i avdelingen er relativt lavt. En sammenligning av fierde kvartal i 2010 og 2011 kan tyde på at fraværet fortsatt er på retur. Dette vil en få bedre grunnlag for å vurdere når fraværstallene for 1, kvartal 2012 foreligger. 8
45* Avdeling samfunnsutvikling 4500 Avd for kommunaltekniske tjenester 12 257 0 0,00 % 4510 Tjenesteenhet veg, trafikk og park 21 807 0 0,00 % 4522 Tjenesteenhet vann og avløp vann 0 0 0,00 % 4523 Tjenesteenhet vann og avløp avløp 250 0 0,00 % 4524 Tjenesteenhet renovasjon - renovasjon 0 0 0,00 % 4525 Tjenesteenhet vann og avløp - slam 0 0 0,00 % 4526 Tjenesteenhet renovasjon nær.avfall - 609 0 0,00 % 4530 Tjenesteenhet utbygging 1 754 0 0,00 % 4540 Tjenesteenhet byggesak og oppmåling 1789 0 0,00 % 4550 Tjenesteenhet eiendom 69 318 0 0,00 % 4560 Tjenesteenhet kjøkken 470 0 0,00 % 4571 Tjenesteenhet bibliotek 6 716 0 0,00 % 4572 Tjenesteenhet kino og kulturarr. 6 151 0 0,00 % 4573 Tjenesteenhet flyktninge- og akt.tj. 23 867 0 0,00 % 4580 Tjenesteenhet landbruk 3 500 0 0,00 % 4590 Maskinregnskapet dummy) 0 0 0,00 % Avdeling for samfunnsutvikling rapporterer i balanse pr februar, men det er på noen områder grunn til å være svært oppmerksom på utviklingen. Tjenesteenhet VTP har pr utgangen av januar brukt 31,49 % av budsjett brøyting. I dette beløpet ligger ikke belastning fra tidligere perioder. Også februar så langt ser mht værforholdene ut til å gi en uforholdsmessig stor belastning på brøytebudsjett. VTP skal i tillegg gjennomføre ny anbudsrunde på brøyting i løpet av første halvår, med de usikkerheter dette gir i forhold til budsjett. Det vil derfor bli behov for en budsjettrevidering knytta til brøytebudsjettet, men det er med basis den forestående anbudsgjennomføringen knytta stor usikkerhet til hvor stor denne endringen vil måtte bli. Grunnlaget for å prognosere avvik bør være vesentlig mye bedre ved neste avviksrapportering. Enheten forberedes på å måtte ta hovedtyngden av belastningen innenfor eget budsjett. C: HMS Gjennomsnitt 2010 1,6 % 8,4 % 10,0 % Uennomsnitt 2011 1,7 % 5,7 % 7,4 % jerde kvartal 2010 1,6 % 8,6 % 10,2 % jerde kvartal 2011 2,2 % 4,2 % 6,4 % 9
Kommentarer: Avdelingen har en relativt kraftig reduksjon i sykefravær fra 2010 til 2011, og tallene for 4. kvartal i de to årene kan tyde at det spesielt er mot slutten av 2011 fraværet er redusert betydelig. Det er med spenning en ser fram til tallene for 1, kvartal 2012 for å se om tallene har stabilisert seg på et relativt lavt nivå totalt for avdelingen. 51* Avdeling for omsorg Avdeling for omsorg har et samlet prognosert merforbruk på 2,3 mill kroner. Fast lønn prognoseres med et mindreforbruk på kr 340 000, da tildelingskontoret og tjenesteenhet boliger for funksjonshemmede har redusert bemanning for å holde kostnadene nede. Tjenesteenhet sykehjem har ikke alle fastlønnshjemler besatt og har et mer forbruk på ekstra innleie som må sees i sammenheng med mindre forbruk på fast lønn. Avdelingen har fortsatt store utfordringer i forhold til merforbruk på variabel lønn, og det er fortsatt høyt sykefravær i januar pga. influensa, infeksjoner og belastningsplager pga. krevende arbeidsdager. Det er stort fokus på nærværsarbeid på alle tjenestestedene, men tross i dette arbeidet har avdelingen et høyt sykefravær. Tjenesteenhetene har tidligere år omdisponert midler fra vikarbudsjettet, og tilsatt faste vikarer. Årsaken til merforbruk vikar uten refusjon på kr 640 000 skyldes i stor grad at fast vikar må gå inn og styrke grunnbemanningen på grunn av urimelig stort arbeidspress, og det er innleid vikar i tillegg. Antallet komplekse pasienter er stadig økende, og for å sikre forsvarlig helsehjelp medfører det også ekstrainnleie og overtid med kr 560 000 ved tjenesteenhetene. Hjemmetjenesten melder om brukere med mer omfattende pleiebehov, spesielt på grunn av høyere terskel for å ffi tildelt institusjonsplass i kommunen, samt Samhandlingsreformen intensjon om kommunens plikt til å sørge for færre innleggelser i sykehus og raskere utskriving fra sykehus. Kommunen har tatt imot alle pasienter som har vært utskrivningsklare fra sykehus i januar. Disse har oftest blitt prioritert til institusjonsplassene og det har vært færre plasser å fordele til hjemmeboende som har behov for et høyere omsorgsnivå. Hjemmetjenesten sør melder om en kapasitetsøkning i antall timer hjemmesykepleie som tilsvarer 2,7 årsverk fra november 2011 til februar 2012. Dette er en utfordrende utvikling for avdeling for omsorg. 10
Merforbruk kjøp av varer og tjenester fra private skyldes merutgifter på kr 991 000 prognosert økning KLP ved Betania, noe som tidligere er orientert om for hovedutvalg helse og omsorg. Hjemmetjenesten har fått flere brukere med BPA som kjøper tjenester fra ULOBA etter detaljbudsjettet ble vedtatt. C: HMS Kommentarer: Avdeling bistand og omsorg har fortsatt et høyt sykefravær. Fraværet har vært dalende de siste årene, men i 2011 har denne reduksjonen flatet ut og en har en liten økning. Dette er også sammenfallende med tallene for 4. kvartal de to årene. 8* Fellesområdet Det er foreløpig ikke grunnlag for å rapportere noe avvik på dette området. I budsjett for 2012 er det lagt inn en innsparing på 1,6 mill kroner knyttet til at betalte spisepauser gjøres ubetalt der det er lov- og avtalemessig hjemmel for dette. I sitt arbeid med å følge opp dette innsparingskravet, har rådmannen flyttet fokuset mot arbeidsmiljølovens krav til pauser i arbeidet. Uriktige betalte spisepauser skyldes i hovedsak feilaktig pålegg om at arbeidstakere skal stå til disposisjon for arbeidsgiver i pausen. Lovens intensjon er at pausen skal være fritid. Pålegg om tilgjengelighet skal kunne forsvares på en saklig måte, fortrinnsvis ut fra hensynet til liv og helse. 11
De prinsipielle sider ved saken er drøftet med arbeidstakerorganisasjonene. Det er utarbeidet veiledere og retningslinjer for hvordan dette skal håndteres i organisasjonen. Disse er gjennomgått med avdelingssjefer og tjenesteenhetsledere, som har ansvar for den videre oppfølging. Dette innebærer bl.a. utarbeidelse av nye arbeidsplaner der tidligere betalte spisepauser gjøres ubetalt. I første omgang vil det være begrensede muligheter for å hente ut noen innsparingseffekt. Endringer i spisepausen vil kunne gi umiddelbare effektivitetsgevinster. De konkrete innsparingene vil imidlertid først realiseres ved endringer i stillinger. Det vil allikevel nå kunne hentes inn innsparing gjennom redusert inntak av vikar. Rådmannen vil finne en løsning for hvordan innsparingen registreres og regnskapsføres slik at effekten av tiltakene synliggjøres i regnskapet. Steinkjer, 24. februar 2012 Torunn Austheim Rådmann 12