/17 Hovedarbeidsmiljøutvalget Status for arbeidet med kommunens konsern IA-mål KJVO ESARK-038-201110374-24 Hva saken gjelder: Bergen kommune og NAV Arbeidslivssenter i Hordaland har inngått en IA-avtale som gjelder for perioden 4. mars 2014 31. desember 2018. I forbindelse med avtaleinngåelsen ble det fastsatt konsern IA-mål. I denne saken gis en statusrapport. En partssammensatt arbeidsgruppe har kommet med noen anbefalinger knyttet til IA-arbeid i Bergen kommune for avtaleperioden. HAMU sluttet seg til dette i møte 22.05.14 i sak 17-14. «Bergen kommune skal øke arbeidsnærværet, øke sysselsettingen av personer med redusert funksjonsevne og forlenge yrkesaktiviteten etter fylte 50 år» For å oppnå målene skal det systematiske forebyggende HMS-arbeidet vektlegges (jf. HMS-instruks og HMS-veileder, byrådssak 1455/13). For å nå dette målet har kommunen utarbeidet resultat- og aktivitetsmål knyttet til tre delmål. Status for Bergen kommunes tre delmål: Delmål 1: Bergen kommune skal øke arbeidsnærværet. Resultatmål: 7,9 % sykefravær Med et samlet sykefravær på 9,5 % for 2016 har kommunen 0,3 prosentpoeng lavere sykefravær enn i 2015. Kommunen er likevel et godt stykke unna ønsket resultat. Med bakgrunn i resultatene og i tillegg til de aktivitetsmål som allerede er nedfelt i avtalen, er det opprettet egne sykefraværsteam for å følge opp enheter med ekstra utfordringer knyttet til sykefravær. Representanter fra HR konsern, Bedriftshelsetjenesten og NAV Arbeidslivssenter deltar i sykefraværsteamene. Målet er å styre ressurser og tiltak inn mot der det er størst behov. Aktuelle tiltak vil være på både individ- og gruppenivå. Byrådsavdelingene velger selv ut hvilke enheter de ønsker skal få denne bistanden. Dette arbeidet er kommet godt i gang og inngår i det systematiske HMS-arbeidet. Utover dette deltar Bergen kommune i inneværende år i prosjektet IA 2.0, et samarbeidsprosjekt mellom NAV og KS, som retter seg mot Helse og omsorg samt barnehagesektoren. 1
Aktivitetsmål: 1) HMS-instruks m/veileder. Legge til rette for at HMS-instruksen blir implementert i den kommunale organisasjon: Det felles overordnete HMS systemet er inndelt i prosedyrer og veiledninger. Prosedyrene skal dekke behovet for felles HMS-styring av arbeid og aktiviteter, mens veiledningene gir konkret veiledning i bruk av prosedyrene. I 2016 har det vært jobbet med å forenkle og standardisere HMS-systemet. Det reviderte HMS-systemet er publisert på kommunens intranett og har et økt fokus på en praktisk tilnærming til oppgaver og roller i HMS-arbeidet. Det er også produsert små HMS-filmsnutter som er tilgjengelig for alle ansatte på kommunens intranett. Bidra til revisjon av HMS-instruksen hvert annet år: Revisjon av HMS-instruks er påbegynt og ferdigstilles våren 2017. Sørge for løpende vedlikehold av HMS- veilederen: Vedlikehold av HMS-veileder er påbegynt og ferdigstilles våren 2017. Målet er å oppdatere og forenkle veilederen i tillegg til at det praktiske HMS-arbeidet vil få et økt fokus. 2) Kompetanseutvikling konsern Planlegge og gjennomføre leder- og medarbeiderutviklingstiltak: I samarbeid med NAV Arbeidslivssenter er det utviklet en kurspakke for oppfølging av sykemeldte. Kurspakken består av kursene «Hvordan følge opp sykemeldte», «Grunnkurs i arbeid og psykisk helse», «Den viktige samtalen» og «De krevende sakene». HR konsern utvikler nytt kurs for å hjelpe ledere å håndtere krevende fraværssaker. Planlegge og gjennomføre utviklingstiltak for tillitsvalgte og verneombud: Hvert kvartal gjennomføres det møter mellom hovedverneombudene og HR konsern. Opplæring inngår i de faste møtene. Kurs og opplæring leveres til hovedverneombud og deres verneombud på bestilling. Kurs i rolle og konflikthåndtering ble levert til BFIE i mai 2016 og kurs i Omstilling og endring ble levert til BSBI i september 2016. Det tilbys fire heldags moduler for verneombud. I tillegg revideres og utvikles HMS-kursene kontinuerlig. Kursene er rettet mot både ledere, tillitsvalgte og verneombud. HR konsern, kan etter søknad, utstede HMS-kompetansebevis for kursdeltakere som har gjennomført kravet til obligatoriske og valgfrie moduler eller kurs. Som en følge av digitaliseringssatsingen vil nettbasert læring bli en viktig kanal for fremtidige HMS kurs. 2
3) Styrende dokumenter Utvikle og vedlikeholde styrende dokumenter: HR konsern jobber kontinuerlig med å utvikle og vedlikeholde styrende dokumenter. Revisjon av kommunens HMS-system er påbegynt og ferdigstilles våren 2017. Rutinene for å varsle om kritikkverdige forhold er oppdatert. Det er utarbeidet en egen veileder for den som varsler og for den som mottar et varsel. Det er utarbeidet en ny mal for medarbeidersamtalen som skal gjøre samtalen mer nyttig både for medarbeider og leder. Kommunens personal- og arbeidsreglement er også nylig revidert. 4) Styringsdata Produsere og tilgjengeliggjøre styringsdata: Nytt i 2016 er introduksjon og lansering av digitale HMS-meldinger. Dette gjør det enklere for kommunens ansatte å melde inn uønskete hendelser som gjelder helse, miljø og sikkerhet (HMS) samtidig som en får en bedre oversikt over uønskete hendelser. Det er utviklet et eget kurs innenfor dette temaet som skal bidra til en god introduksjon til den digitale ordningen. Nytt er også økt tilgjengelige sykefraværsdata i Styringskortet Rapportere styringsdata til HAMU: Sykefraværsstatistikker rapporteres både kvartalsvis og ved årsslutt til HAMU. Rapportene tar for seg utviklingen i sykefraværet, kjønnsfordelt sykefravær, sykefravær for utvalgte tjenesteområder samt hvem som har størst reduksjon og økning i sykefraværet. Aktuelle tiltak knyttet til sykefravær tas også med. Rapportere styringsdata ved tertial- og årsrapportering: Sykefraværet rapporteres rutinemessig ved tertial- og årsrapportering. I årsmeldingen er nærvær og inkludering et av temaene som vies oppmerksomhet. Status, tiltak og aktiviteter knyttet til nærvær og IAarbeid omtales, på konsern- og byrådsavdelingsnivå, i årsmeldingen. 5) Rådgivning og bistand Gi råd til ledere og HR-medarbeidere i enkeltsaker: HR konsern tilbyr rådgivning til ledere og HR-medarbeidere i enkeltsaker og HR rådgivning får daglige henvendelser. Hovedsakelig dreier dette seg om rådgivning knyttet til krevende personalsaker. I samarbeid med kommunen har NAV lokalt avsatt egne ressurspersoner som kan bistå med å gi råd til ledere i enkeltsaker. Yte prosessbistand til grupper: I 2016 leverte Konsulentnettverket-HR til sammen 32 oppdrag i ulike enheter i kommunen. Det var prosessbistand knyttet til samarbeid, den vanskelige samtalen, etikkopplæring, arbeidsmiljøutvikling, lederutvikling, stressmestring og konflikthåndtering. Konsulentnettverket-HR har også gitt rådgivning i hvordan en enhet selv kan gjennomføre en prosess i egen virksomhet. I tillegg er det presentert enkle og kjente metoder og verktøy som kommunens ledere og medarbeidere kan ta i bruk når de skal jobbe med prosesser i egen virksomhet. 3
Gi bedriftshelsetjenester ihht forskrift: I medhold av forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, 13-2 arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjenesten skal «arbeidsgiver sørge for at bedriftshelsetjenesten» utfører en rekke oppgaver. Ved å utarbeide handlingsplaner for samarbeid mellom Bedriftshelsetjenesten (BHT) og den enkelte byrådsavdeling i tråd med gjeldende forskrift, blir oppgavene formulert. All planlagt bistand fra BHT tar først og fremst utgangspunkt i handlingsplanene. Dette gjøres for at bruken av BHT skal være mest mulig målrettet. BHT tilbyr individuelle samtaler, rådgivning / veiledning til ansatte som utsettes for uheldige hendelser og belastninger, men også ovenfor ledere som skal ivareta sine ansatte på best mulig måte. 6) IA-dag Planlegge og gjennomføre en årlig IA-dag for Arbeidsmiljøutvalgene: I henhold til vedtak i HAMU-sak 8-16 blir IA-kompetanseheving og inspirasjon ivaretatt av NAV sin årlige IA-konferanse og IA-erfaringsutveksling i Bergen kommune blir gjort i utvidet administrasjonssjefsmøte. Erfaringer fra arbeidsmiljøutvalgene tas med i det årlige utvidete administrasjonsmøtet. Evaluering av ordningen viser at dette er en hensiktsmessig måte å organisere felles IA opplæring. Se egen sak til HAMU. Delmål 2: Resultatmål: Øke sysselsettingen A) Beholde (se delmål 1) B) Rekruttere Aktivitetsmål: 1) Iverksette tiltak i henhold til Fremtidens arbeidsplass Traineestillinger: Kommunene har siden 2013 hatt midler til å lønne to traineer med høyere utdanning og nedsatt funksjonsevne. Frem til i dag har det vært utlyst fem stillinger innen denne ordningen. I to av rekrutteringsprosessene har traineen gjennomført traineeløpet sitt og har nå gått over til ordinær stilling i kommunen. En annen prosess endte med uten ansettelse etter at den innstilte kandidaten takket nei til stillingen. I skrivende stund er det nettopp ansatt én trainee, og det pågår en rekrutteringsprosess. Styrke kompetanse på arbeid og psykisk helse: Kommunen har tilbudt en rekke kurs og kompetansetiltak med IA- tematikk. Kurset «Sees i morgen» ble satt opp som tilbud på Kursbørsen. Fra 2016 ble dette kurset presentert som en del av en IA- kurspakke. Oppfølging av sykemeldte ble tilbudt som eget kurs fra 2016. Målgruppen for dette var spesielt mellomledere og kurset har hatt stor oppslutning. I tillegg har det vært arrangert workshops om «De vanskelige enkeltsakene» hvor ledere har fått diskutere anonymiserte case. Det har også vært arrangert kurs i samtaleteknikk knyttet til oppfølging av medarbeidere med sykefravær og/ eller nedsatt arbeidsevne. 4
2) Videreføre Foregangsvirksomhetssatsingen Bergen kommune var en foregangsvirksomhet i forrige regjeringens jobbstrategi for økt rekruttering av unge med nedsatt funksjonsevne 2012-2013. Prosjektet ble formelt avsluttet tidlig i 2015. Den viktigste erfaringen fra dette prosjektet gikk på tettere samarbeid mellom kommunen som arbeidsgiver og NAV med tanke formidling av kandidater med nedsatt funksjonsevne til praksisplasser. Det var en intensjon om at arbeidsformen skulle videreføres, men dette har ikke funnet en god, formell form. Kommunen drar likevel nytte av kunnskap og relasjoner som ble etablert i denne satsingen, blant annet bygger arbeidsformen i Orntli arbeid på disse erfaringene. I tillegg til de aktivitetsmål som er nedfelt i avtalen har Bergen kommune etablert prosjektet «Orntli arbeid». Prosjektet varer ut 2017 og skal sysselsette unge arbeidsledige under 25 år. Bergen kommune har forpliktet seg til å ta imot inntil 150 ungdommer i løpet av prosjektperioden. «Orntli arbeid» er et samarbeid mellom Bergen kommune, LO, NHO og NAV Hordaland. 3) Videreutvikle rekrutteringsverktøy I rekrutteringsverktøyet Webcruiter blir kommunens ønske om mangfold og inkludering innlemmet i ingressen for alle stillinger. Det er lagt inn en mulighet for at søkere kan krysse av for nedsatt funksjonsevne og innvandrerbakgrunn. Disse valgmulighetene er basert på et overordnet mål om at kommunen skal rekruttere flere personer med nedsatt funksjonsevne eller innvandrerbakgrunn. Krav om fortrinnsrett til stillinger kan også fremsettes her, noe som er aktuelt for ansatte med redusert arbeidsevne. Delmål 3: Resultatmål: Forlenge yrkesaktiviteten Beholde (se delmål 1 og 2) Aktivitetsmål: 1) Produsere styringsdata I HR-systemet er det mulig å registrere årsaken til at ansatte slutter i kommunen, og teknisk er det derfor mulig å hente ut data på dette. Det er bare et fåtall av arbeidsstedene som registrerer sluttårsak da dette ikke er et «må»-felt i systemet. På denne bakgrunn har vi ikke pålitelige data på avgangsalder. Det er imidlertid etablert rutine for å registrere sluttårsak og det arbeides kontinuerlig med informasjon og presisering av denne rutinen. Tabellen under viser gjennomsnittsalder for ansatte over 50 år på tidspunktet de sluttet i Bergen kommune: Årstall Kvinner Menn Totalt 2012 62,44 61,93 62,31 2013 61,24 62,17 61,46 2014 62,66 62,29 62,56 2015 62,69 63,15 62,80 2016 61,06 61,77 61,23 5
2) Informere om seniorpolitikk (jf. bystyresak 119 /12) HR konsern arrangerer seniorkurs for ansatte over 60 for å informere om ordninger og muligheter knyttet til pensjon og å fortsette i arbeid. Dette gjennomføres i samarbeid med de ulike aktuelle pensjonskassene (Bergen Kommunale Pensjonskasse (BKP), Statens Pensjonskasse (SPK) og Kommunal Landspensjonskasse (KLP)). Antall kurs som settes opp baserer seg på behovet. I 2016 ble det arrangert 7 kurs med til sammen ca 200 deltakere. I tillegg er det til enhver tid oppdatert og lett tilgjengelig informasjon om de ulike pensjonsordningene på Allmenningen. Forslag til vedtak: Status for arbeidet med kommunens mål tas til orientering. Tor Corneliussen kommunaldirektør Bjørg Lædre HR-direktør Dato: 16. februar 2017 Kjersti Voll - saksbehandler Dette dokumentet er godkjent elektronisk. 6