Oppfølging av delmål 1 i IA-avtalen: Sykefravær. Lokale handlingsplaner

Transkript

1 /13 Oppfølging av delmål 1 i IA-avtalen: Sykefravær. Lokale handlingsplaner ALSC ESARK Hva saken gjelder: I IA-møte behandlet AMU BHO sak om oppfølging av delmål 1: Sykefravær i IA-avtalen for Saken gjelder tilbakemelding på pkt. 3 i vedtaket. Utvalget ba om å få seg forelagt oversikt over konkrete tiltak som er under arbeid/gjennomført ute i tjenestene i forhold til dette delmålet. Lokale HMS/IA- handlingsplaner følger som vedlegg til denne saken. Forslag til vedtak: 1. AMU BHO tar oversikten over lokale HMS/IA-handlingsplaner for å forebygge sykefravær i forhold til delmål 1 i IA-samarbeidsavtalen til orientering. 2. Det understrekes at IA-arbeidet er en del av virksomhetens systematiske og langsiktige HMSarbeid. IA-arbeidet integreres som en del av den årlige HMS- gjennomgangen av planer og tiltak. Et godt integrert IA-arbeid i HMS-arbeidet vil styrke både IA- og HMS-arbeidet. Dato: 16. september 2013 Dette dokumentet er godkjent elektronisk Albert Schei - saksbehandler Jan-Petter Stoutland - seksjonssjef Vedlegg: 5 Lokale HMS/IA- handlingsplaner 1

2 Saksutredning: Bergen kommune er en IA-virksomhet og har forpliktet seg på å følge opp delmålene i IA-avtalen for I IA-møte behandlet AMU BHO en sak om hvordan partene på byrådsavdelingsnivå følger opp IA-avtalens delmål 1: Sykefravær, dvs. det system av mål og strategier partene har for IA-arbeidet på dette nivået, og som danner en ramme for etatenes og resultatenhetenes lokale IA-arbeid. I sak fattet utvalget følgende Vedtak: I IA-møte har arbeidsmiljøutvalget for BHO behandlet sak om oppfølging av delmål 1: Sykefravær i IA-avtalen for I BHO er det den helhetlige handlingsstrategi for å forebygge sykefravær som danner rammen for det sykefraværsreduserende arbeidet i avdelingen. Alle tre innsatsområdene må vektlegges i arbeidet. 2. Bruk av mer gradert sykmelding er en IA- hovedstrategi på innsatsområdet «sykmeldte». Det er et aktivitetsmål at enhetene så godt som mulig utnytter tilretteleggingstilskuddet til NAV. I et forebyggingsperspektiv anbefales det også at resultatenhetene i større grad vurderer om søknader om tilretteleggingstilskudd kan gå til gruppetiltak. 3. AMU BHO ber om å få seg forelagt oversikt over konkrete tiltak i det neste AMU møtet som er under arbeid/gjennomført ute i tjenestene i forhold til de tre delmålene Kommunaldirektørens saksfremlegg med forslag til vedtak finnes som BKSAK nr Punkt 3 i vedtaket var et nytt punkt som ble fremmet av Rita Jordal på vegne av arbeidstakerrepresentantene. Denne saken gjelder oppfølging av punkt 3 i AMUs vedtak. Først beskrives IA- avtalens nasjonale overordnede mål og delmål 1 om sykefravær og krav til IA-virksomheten til å formulere resultatmål for dette delmålet. IA-avtalens nasjonale overordnede mål for Det er enighet mellom myndighetene og partene i arbeidslivet om at sykefraværet i Norge er for høyt og at en grunnleggende utfordring er å få flere i arbeid og færre på stønader. Avtalen om det inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen) er partenes strategi for å skape et inkluderende arbeidsliv. Den ble første gang inngått Avtalen ble evaluert og reforhandlet i 2005 og ny avtale ble inngått for perioden Det er inngått ny avtale for perioden 1. mars desember Det overordnede målet er: Å forebygge og redusere sykefravær, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet 2

3 IA-virksomheten skal jobbe systematisk med å skape et inkluderende arbeidsliv gjennom å forebygge sykefraværet, kontinuerlig arbeide med HMS og arbeidsmiljø gjennom et systematisk samarbeid med ledelse, ansatte og eksterne støttefunksjoner, dvs. NAV Arbeidslivsenter og de lokale NAV-kontor. IA-avtalens delmål 1: Sykefravær IA-avtalen har tre nasjonale operative delmål og innsatsområder: 1. Sykefravær, 2. Personer med redusert funksjonsevne og 3. Avgangsalder. For delmål 1: Sykefravær er det nasjonale delmålet formulert slik: Reduksjon i sykefraværet med 20 prosent i forhold til nivået i andre kvartal Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6 %. En nedgang i totalt sykefravær fra et nivå på 7,4 % t i 2001 til 6,5 % i 2012, innebærer en nedgang i sykefraværsprosenten på 0,9 prosentpoeng eller 12 %. Målet på en nedgang på 20 % er foreløpig ikke nådd, men avtaleperioden går ikke ut før i IA-virksomheten. Delmålet sykefravær Som IA-virksomhet har Bergen kommune inngått en IA-samarbeidsavtale med NAV Hordaland den Bergen kommune har forpliktet seg til å følge opp det nasjonale målet på to måter: a) Utarbeide mål for sykefraværsarbeidet og sette resultatmål for sykefraværsutviklingen Delmålet om å redusere sykefraværet skal fastsettes med utgangspunkt i virksomhetens forutsetninger, fraværsnivå og hva som er realistisk (uavhengig av det nasjonale målet). b) Etablere etterprøvbare aktivitetsmål Resultatmålet for sykefraværet skal suppleres med etterprøvbare aktivitetsmål. Det antas det her menes at virksomheten skal sette seg aktivitetsmål for oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet for sine arbeidstakere med redusert arbeidsevne, selv om dette er en del av delmål 2: a) Redusere antall personer som går fra arbeid til passive ytelser b) Øke andelen langtidssykmeldte som starter opp arbeidsrettet tiltak i sykmeldingsperioden De konkrete delmålene a) og b) handler for IA- virksomheten om å følge opp egne ansatte, og er egentlig innholdsmessig likt delmål 1: Sykefravær. For å følge opp disse konkrete delmålene, skal IAvirksomheten: a) Sette aktivitetsmål for oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet for sine egne arbeidstakere med redusert arbeidsevne for å forebygge overgang fra arbeid til passive ytelser Virksomheten skal også se til at målene er en integrert del av et godt og målrettet HMS-arbeid. IAarbeidet i forhold til sykmeldte er en del av personaloppfølgingen og personalpolitikken, og koblingen mellom IA og HMS er sammenhengen mellom sykefravær og arbeidsmiljøet. 3

4 BHO. Helhetlig handlingsstrategi for å forebygge sykefravær For å følge opp det overordnede målet og delmålene i IA-avtalen har AMU i BHO valgt en helhetlig forebyggingsstrategi som er delt inn i tre innsatsområder. Alle må være med for at strategien skal fungere godt: Helhetlig handlingsstrategi for å forebygge sykefravær Arbeidsmiljøutvikling Risikogrupper Sykmeldte Nivå Utvikle arbeidsmiljøets «normaltilstand» i alle enheter Definere risikogrupper. Tidlige oppdagelse av Individuell oppfølging for tilbakeføring til arbeid - det organisatoriske helseproblem. i tråd med Bergen - det psykososiale - eldre kommunes rutiner for - det fysisk/ergonomiske - gravide tilrettelegging og - nattevakter oppfølging av sykmeldte - høyrisikoyrker Kartleggingsmetoder- og verktøy Metodetriangulering Tiltak Mål Resultater Den årlige HMS-gjennomgangen (HMS-håndbok) Arbeidsplasskartlegging i HSY Den årlige arbeidsmiljøvurderingen i HSY Medarbeiderundersøkelser Nærværskartlegging Nærværsmøtet Praktisk IA-arbeid Handlingsplaner. Utvikle arbeidsmiljøfaktorene til positive nærværsfaktorer Gjennomføre fellestiltak som beskrevet i handlingsplaner Redusert sykefravær Bedre helse Færre negative fraværsfaktorer Sykefraværsstatistikk Den forebyggende samtale IA-funksjonsvurdering Oppfølging av jordmor Milepælssamtale (senior) Praktisk IA-arbeid Helsekontroller av nattevakter (BHT) FAktA-prosjektet Forebyggende tilretteleggingstiltak for å redusere belastninger Færre uheldige belastninger Færre sykmeldte Færre syketilfeller Antall syketilfeller 4 Sykefraværsstatistikk Dialog. Funksjonsvurdering Individuell oppfølgingsplan FAktA-prosjektet: Funksjonsundersøkelse hos fysioterapeut Tilretteleggingstiltak (organisatorisk, psykososialt og/eller fysiske/ergonomiske). Omplasseringer Færre langtidssyke Kortere sykefravær Mer gradert sykefravær Lengden på sykefraværet Antall langtidssyke Andel langtidssyke tilbake i jobb Andel tilbakefall (nye sykmeldinger) Færre frafall og utstøting IA-avtalen for vektlegger at virksomhetene arbeider systematisk med forebyggende HMSarbeid og enda sterkere fokus på raskere og mer effektiv oppfølging for å få den sykmeldte tilbake i arbeid, tiltak for å støtte opp under graderte sykmeldinger og god tilrettelegging i den sammenheng. Den helhetlige forebyggende strategien bygger på denne vide forståelsen av IA-begrepet. Samtidig skal det understrekes at IA-avtalen bygger på lokalt trepartssamarbeid. Dette samarbeid handler om å bistå hverandre og dra i samme retning. Gode resultater krever et sterkt ledelsesengasjement og systematisk samarbeid med tillitsvalgte og vernetjenesten. De lokale arbeidsmiljøgruppene er den viktigste arena i resultatenhetene for å realisere et effektivt samarbeid.

5 Gjennomføring av punkt 3 i AMUs vedtak. Lokale handlingsplaner Kommunaldirektøren har vurdert og besluttet hvordan punkt 3 i vedtaket bør fortolkes og gjennomføres. Gjennomføringen ble beskrevet til etatene i følgende 2 punkter: 1. Utgangspunktet er ansvarslinjen i HMS/IA-arbeidet. Det er etatsjefene som skal sørge for at det utføres systematisk/ia-arbeid på de tjenesteområder de har arbeidsgiveransvaret for. Det er derfor naturlig at kommunaldirektøren henvender seg til etatsjefene for å hente inn den dokumentasjonen på IA-tiltak for å forebygge sykefravær, som AMU etterspør. Det er også i tråd med ansvarslinjen i Styringskortet. Innhenting av dokumentasjon fra alle resultatenheter vurderes som lite nyttig og hensiktsmessig. 2. Oversikten over konkrete tiltak bør fortrinnsvis fokusere på innsatsområdet «Arbeidsmiljøutvikling» i forebyggingsstrategien til BHO, dvs. gjennomførte og planlagte tiltak som etatsjefen mener er identifisert for å utvikle arbeidsmiljøfaktorene til effektive nærværsfaktorer på de tjenesteområdene som etatsjefen har HMS/IA- ansvaret for. Vedlagt følger en mal skal brukes til å dokumentere IA-tiltakene. Alternativt kan etatsjefen gjerne velge å dokumentere IA-tiltakene ved 1-2 resultatenheter som eksempler på gode handlingsplaner. Frist for innsending av handlingsplanene ble satt til 1. juli Forebygging av sykefravær er viktig i det overordnede målet i IA-avtalen. Kommunaldirektøren vektla at etatene primært skulle rapportere på forebyggingstiltak innenfor innsatsområdet «Arbeidsmiljøutvikling». Kommunaldirektøren er av den oppfatning at det er et større potensial for å redusere sykefraværet ved å bli gode på å forebygge arbeidsrelatert sykdom fremfor å tilrettelegge for arbeidstakere som er sykmeldte. Administrasjonen har mottatt lokale handlingsplaner fra Etat for barn og familie, Etat for hjemmesykepleie, Etat for alders- og sykehjem og Etat for forvaltning. Etat for tjenester til utviklingshemmede vil ettersende handlingsplan. Etat for barn og familie På bakgrunn av resultatene fra Medarbeiderundersøkelsen og oppfølgingen i AMG, er det gjennomført en rekke tiltak. Planen inneholder eksempler på 13 tiltak. Når det gjelder hvilke type tiltak som er prioritert for å forebygge sykefravær, så er dette både fysiske tiltak, organisatoriske tiltak, faglige tiltak, helsemessige tiltak og sosiale tiltak. Etat for hjemmesykepleie Tiltakene i handlingsplanen er felles for sonene i hjemmesykepleien, men sonene vektlegger sine tiltak i forhold til det mest relevante i deres enheter. Det er en forpliktende og retningsgivende handlingsplan for hjemmesykepleien. Planen har tiltak på alle de tre innsatsområdene i den helhetlige handlingsstrategien. Den viser at ledelsen har møter og bistand fra alle de viktige aktørene i IA-samarbeidet, som AMG, NAV Arbeidslivssenter og Bedriftshelsetjenesten. NAV Arbeidslivssenters hovedansvar er å bistå IA-virksomhetene i deres langsiktige, systematiske og forebyggende HMS- og IA-arbeid. Det er mange enheter i BHO som har gode erfaringer med å få bistand fra NAV Arbeidslivssenter. Et samarbeid med NAV Arbeidslivssenter er sannsynligvis et av de beste virkemidler for å få til et inkluderende arbeidsliv. Etat for alders- og sykehjem Etaten har benyttet seg av alternativet om å sende inn eksempler på gode handlingsplaner fra 1-2 resultatenheter. Det er Nærværsplan fra Arna helseheim og Handlingsplan for helse, miljø og sikkerhet fra Øvsttunheimen sykehjem. Planen fra Arna helseheim har tiltak på alle tre innsatsområder i det forebyggende arbeidet. Hovedutfordringen ved sykehjemmet er fravær på grunn av muskel og skjelettplager. I det primærforebyggende arbeidet er det først og fremst tiltak i det 5

6 ergonomiske arbeidsmiljøet( forflytning og hjelpemidler) og tiltak i det organisatoriske arbeidsmiljø (arbeidspress og tempo) som det satses på. HMS-planen fra Øvsttunheimen innholder også en rekke tiltak i det ergonomiske arbeidsmiljøet (forflytning og hjelpemidler). For å øke nærværet er der prioritert 18 forskjellige tiltak innenfor alle de tre innsatsområdene. Etat for forvaltning Etaten har valgt å benytte alternativet med å sende inn en IA- handlingsplan fra resultatenheten Forvaltningsenhet Sone Vest. Arbeidsgruppen må kunne karakteriseres som saksbehandlere som i hovedsak arbeider på kontor. Av forebyggende tiltak er det derfor primært ergonomiske tiltak i det fysiske arbeidsmiljøet (pulter, kontorstoler, utstyr) som prioriteres. Tiltak for å fremme fysisk aktivitet for arbeidstakerne er en del av planen (morgentrim 2 ganger pr. uke), jf. forøvrig AML 3-4 pålegger arbeidsgiver, i tilknytning til HMS-arbeidet, å vurdere denne type tiltak. HMS og IA-arbeid Koblingen mellom HMS-arbeid og IA-arbeid står sentralt i IA-avtalen. IA-arbeidet skal integreres i HMS-strategiene. HMS-systemet skal være et virkemiddel for å bidra til realiseringen av IA-avtalen. IAarbeidet kan betraktes som en utvidelse av HMS-arbeidet. Sykefravær er eksplisitt tatt med i Internkontrollforskriften, men der er det forebygging og ikke tilrettelegging som står i fokus. Integrering av IA-arbeidet i HMS-arbeidet betyr at aktiviteter som tradisjonelt hører til personalsystemet (oppfølging av sykmeldte, inkludering av seniorer) skal inkluderes i virksomhetens systematiske og langsiktige HMSarbeid. IA-arbeidet representerer dermed en utvidelse av HMS-arbeidet. Behov for IA-tiltak og planleggingen av disse bør derfor være en del av den årlige HMS gjennomgangen med planer og tiltak. 6