Visma Avendo Lønn Opprette firma Før du tar i bruk Visma Avendo Lønn må du opprette et firma. Du oppretter nytt firma fra menylinjen under Fil Skift firma Nytt firma. Menyvalget fører til følgende skjermbilde: Hvem kan være bruker? En enbruker vil ikke måtte registrere seg som bruker av systemet, ettersom vedkommende er den eneste som bruker systemet. Brukere av Visma Avendo Lønn benytter samme navn og passord som de har i operativsystemet Windows. Den som installerer Visma Avendo Lønn under sin pålogging i Windows er den første brukeren av systemet. Det er naturlig å tenke seg at denne også registrerer seg som Administrator. Felt Brukernavn Passord Forklaring Angi brukernavn i feltet Bruker. En bruker har samme identitet som i Windows. Brukeren vil definere påloggingens adgang til systemet. Angi brukers passord i feltet Passord. Passord er det samme som ved pålogging i Windows. Arbeidsdato Arbeidsdato er satt til dagens (maskinens) dato. Vis pålogging ved oppstart Du krysser i feltet Vis pålogging ved oppstart hvis du ønsker at dette vinduet skal komme fram ved hver pålogging. Hvis du ikke krysser i feltet, blir siste bruker og firma automatisk hentet opp når du starter systemet.
Nytt firma Når du ønsker å opprette et nytt firma, gjør du følgende: 1. Velg knappen Nytt firma og du får opp følgende skjermbilde: 2. Velg Opprett nytt firma som vist i bildet over. Hvis du i stedet bare skal endre på data om allerede opprettet firma (for eksempel installere noen tidligere utelatte standardregistre) velger du Registrer eksisterende firma. Firmanavn 1. Skriv inn firmanavn. Dette er det navnet som kommer fram når du logger deg på Visma Avendo Lønn. Det er ikke dette firmanavnet som kommer fram på rapporter, blanketter og så videre ved bruk av systemet (dette navnet skriver du inn under "Fil/Firmavedlikehold/Firmainnstillinger") 2. Velg knappen Opprett for å opprette klienten/firmaet. Velg knappen Avbryt for å avbryte opprettingen. 3. I skjermbildet for firmainnstillinger har du tilgang til alle skjermbildene du trenger for å opprette et nytt firma. Du bytter til de forskjellige skjermbildene ved å klikke på ønsket mappe i menyen til venstre i skjermbildet. Du finner skjermbildet for firmainnstillinger på menyen under "Fil/Firmavedlikehold".
Visma Avendo Lønn Før du starter å bruke Visma Avendo Lønn Før du tar i bruk Visma Avendo Lønn er det enkelte rutiner du må gjøre deg kjent med for å få utnyttet systemet slik det er tenkt. Du må sjekke at det som er lagt med som standard parametrer er slik du ønsker i Visma Avendo Lønn. Er du i tvil om hvordan du skal gjøre det kan din forhandler bistå deg med dette arbeidet. Du må selv sammen med din forhandler vurdere om det er andre parametrer som også er viktige for hvordan du ønsker å bruke Visma Avendo Lønn. Lisens for Visma Avendo Lønn Det er en test på antall ansatte i lisensen til Visma Avendo Lønn. Det blir testet på unike ansattnummer for det året du ønsker å godkjenne i tabellen "Lønnsberegninger". Det vil si at det er antallet ansatte som det er godkjent lønn for innenfor dette året, som blir sjekket mot hva du har lisens for. Registrere firmaopplysninger og kontrollere satser og grenser Dette gjør du ved å velge menyvalget Grunndata/Firmaopplysninger. Firmainformasjon Pass på å legge inn riktig navn og adresseopplysninger. Du må også registrere juridisk organisasjonsnummer hvis dette ikke er lagt inn fra før. Husk også kontorkommune og næringskode. Sistnevnte skal med på terminoppgavene. Bankkontonummer for forskudds-/påleggstrekk med tilhørende hovedbokskontoer må du også legge inn. Lønnskontosett Sjekk at kontoer stemmer med kontoplan i skjermbildet Grunndata/Lønnskontosett. Dersom du ønsker andre kontonummer for forskudds-/påleggstrekk enn det du har registrert i firmainformasjon, må du registrere dette her. Merk: Du må sette kryss i feltet "Benytt andre kontoer enn angitt under Firmainformasjon" for å få tilgang til feltene for bankkontoer. Feltene i skjermbildet er forklart i tabellen "Lønnskontosett". Hovedbokskontoer Dersom du ønsker flere eller andre hovedbokskontoer enn det som følger med som standard, oppretter du disse i skjermbildet for hovedbokskontoer, som du finner ved å velge menyvalget Grunndata. Dersom du bruker et økonomisystem fra Visma, bør du overføre hovedbokskontoene fra det systemet. Feltene i skjermbildet er forklart i tabellen "Hovedbokskontoer". Ferie Sjekk standard feriepengesatser og antall feriedager. Når du oppretter en ny ansatt, blir feriepengesatsene automatisk hentet fra skjermbildet for ferie. Feltene i skjermbildet er forklart i tabellene Ansatt lønnsopplysninger og Ansattår.
Satser og grenser Sjekk standard satser og grenser. Du kan lese mer om Feltene i skjermbildet er forklart i tabellene: Arbeidsgiveravgiftssoner Lønnsopplysninger Lønnsår Oppsett integrasjon økonomi system Klargjør for ønsket økonomisystem. Bankforbindelser Registrer bankforbindelse som du skal bruke under lønnsutbetaling. Fordringshavere Eventuelle fordringshavere (fagforeninger) bør du opprette før du oppretter ansatte. Det gjør du i skjermbildet "Grunndata/Fordringshavere". Feltene i skjermbildet er forklart i tabellen"fordringshavere". Lønnsåropplysninger Sjekk at lønnsartregisteret inneholder de lønnsartene du trenger/ønsker å bruke, og at lønnsartene er knyttet opp til riktig konto og lønns- og trekkoder for din bedrift. Du sjekker dette i fanene Lønnsarter og Akkumulatorer i skjermbildet for lønnsåropplysninger. Feltene er forklart i tabellene Lønnsarter Akkumulatorer Lønns- og trekkodeår Registrere ansatte Opprett dine ansatte i skjermbildet "Ansatte". Her legger du også inn de faste lønnstransaksjonene på de ansatte. "Ny fastlønn/timelønn" beregner fastlønn og timelønn ut fra årslønnen og antall timer pr. måned/uke til den ansatte. Du bør lese mer om hvordan du oppretter ansatte og faste transaksjoner og hvordan dette fungerer i Visma Avendo Lønn. Registrere feriepengegrunnlaget for fjoråret Hvordan du registrerer feriepengegrunnlag for for fjoråret kan du lese mer om her. Beslektede emner Opprette ansatte Faste transaksjoner Registrere feriepengegrunnlag
Visma Avendo Lønn Hvordan kjøre lønn Lønnsregistrering steg for steg 1 Opprett lønnskjørenummer 2 Registrer variabel og/eller fast lønn 3 Kjør lønnsberegning 4 Kjør registreringsjournal 5 Kjør lønnsslipp 6 Kjør regnskapsbilag 7 Kjør bankliste 8 Kjør godkjenning og overføring til regnskap Lønnsregistrering Skjermbildet for å registrere og kjøre lønn kan se slik ut. Her finner du alle fanene du benytter for å registrere og kjøre lønn. Du har også tilgang til rutiner og utskrifter som du normalt utfører ved en lønnskjøring. Du kan utføre følgende rutiner fra lønnsregistrering: Faste transaksjoner Lønnsberegning Registreringsjournal Lønnsslipp Regnskapsbilag Bankliste Godkjenning Rutinene har hver sin knapp i skjermbildet. Opprette lønnskjørenummer Når du åpner skjermbildet for lønnsregistrering, får du tildelt høyeste lønnsår. Når du taster Enter i feltet, får du tildelt neste ledige lønnskjørenummer. Hvis du har flere lønnskjøringer som ikke er godkjente, er det alltid den kjøringen med laveste lønnskjørenummer som blir hentet opp i skjermbildet. Når du taster Esc i skjermbildet, blir høyeste lønnsår liggende og feltpekeren går til lønnskjørenummeret. Hvis du ønsker å tildele lønnskjørenummer manuelt må du stå i Søkemodus. For å registrere en ny lønnskjøring kan du velge knappen "Ny", og du får automatisk høyeste lønnsår og neste ledige kjørenummer.
Registrere variabel/fast lønn En lønnsregistrering inneholder to forskjellige typer lønnstransaksjoner: Faste lønnstransaksjoner Variable lønnstransaksjoner Faste lønnstransaksjoner Det vil si de transaksjonene som er faste fra måned til måned, som for eksempel firmabil, fagforeningskontingent, lån og fastlønn. De faste lønnstransaksjonene registrerer du på den ansatte i skjermbildet "Ansatte" under fanen "Faste lønnstransaksjoner. Når du skal kjøre lønn, må de faste lønnstransaksjonene bli overført fra de ansatte til lønnsregistrering. Etter overføringen ligger de faste lønnstransaksjonene i fanene "Alle" og "Oveført faste transaksjoner". Du kan overføre faste lønnstransaksjoner på flere forskjellige måter: Overføre faste lønnstransaksjoner på alle ansatte og alle grupper: Stå i skjermbildet for lønnskjøring på Hotbaren, og klikk på knappen Faste transaksjoner. Overføre faste lønnstransaksjoner for en eller flere ansatte: Stå i skjermbildet for lønnskjøring pr. ansatt på Hotbaren Lønn pr. ansatt, klikk på knappen Faste transaksjoner og velg ansatte og faste transaksjoner i dialogen. Variable lønnstransaksjoner Det vil si transaksjoner som kan variere fra måned til måned, for eksempel timelønn og overtidstimer. Variable lønnstransaksjoner registrerer du under lønnsregistrering. Feriepenger Når du registrerer feriepengene manuelt i lønnsregistrering, kan du legge inn antall feriedager i feltet "Antall", da blir feltet "Beløp" automatisk utregnet når du kjører "Lønnsberegning". Hittilverdier Når du tar i bruk Visma Avendo Lønn for første gang må du legge inn hittilverdier. Korrigeringer Du kan rette opp de fleste feil ved å bruke den samme lønnsarten som feilen er ført på. Du endrer fortegnet under lønnsregistreringen. Du må ikke endre lønnsarttypen på en lønnsart som det allerede er godkjente transaksjoner på. Det er viktig at du korrigerer med samme lønnsart slik at også for eksempel feriepengegrunnlag og arbeidsgiveravgiftsgrunnlag blir korrigert. Hvis du skal korrigere en fast lønnstransaksjon må du overføre den faste lønnstransaksjonen som vanlig, og bare overstyre fortegnet. Beregning av lønn Du står i lønnsregistrering, og klikker på knappen "Lønnsberegning". Da blir arbeidsgiveravgift, skatt, feriepenger, firmabil med mer beregnet. Sluttoppgjør Når du kjører sluttoppgjør på en ansatt, lønnsart "Feriepenger sluttoppgjør, opptjent i år" (lønnsart 295), blir ikke "Lån" og "Trekk med saldo" generert. Under lønnsberegningen blir det sjekket på om den ansatte har faste lønnstransaksjonen med saldo > 0, og du vil få en melding om dette.
Hvis den ansatte har gjeld til bedriften i form av lån eller annet trekk må du selv overføre dette som en fast transaksjon i tillegg til sluttoppgjørslønnsarten "Feriepenger sluttoppgjør, opptjent i år" (lønnsart 295). Du må overstyre avdrag til hele saldoen hvis alt skal bli trukket under sluttoppgjøret. Du kan kjøre sluttoppgjør på en ansatt flere ganger i løpet av året. Registreringsjournal Du kan skrive ut registreringsjournalen ved å bruke knappen "Registreringsjournal" i lønnsregistreringen. Du kan også skrive den ut fra "Utskrifter" i Hotbaren. Merk: Vi anbefaler deg å skrive ut registreringsjournal for å kontrollere at lønnsregistreringene er korrekte før du skriver ut øvrige utskrifter og godkjenner lønnskjøringen. Lønnsslipp Du skriver ut lønnslipper ved å bruke knappen "Lønnsslipp" i lønnsregistreringen. Visma Avendo Lønn foreslår et lønnskjørenummer ut ifra hvilket kjørenummer som er markert når du klikker på knappen "Lønnsslipp". Her kan du gjøre de utvalgene som skal til for å få ønskede lønnsslipper. Her kan du også legge inn en fritekst som kommer fram på slippen. Ved å klikke på rullesjakten til høyre i dialogen vil du se at det ligger flere utvalgsfunksjoner i denne dialogen. Blant annet kan du velge sortering og du kan skrive ut lønnsslippen med bakgrunn. Det vil da bli skrevet ut et bilde "bak" teksten. Du kan kjøre "Lønnsslipp" for flere bedrifter av gangen, ved å klikke på "Velg alle firmaer". Du kan skrive til skjerm, skriver og fil. Ved utskrift til skriver, kan du ved å gå inn på skriveroppsett, velge hvor mange eksemplarer du vil ha ut av lønnsslippene. Regnskapsbilag Ved å trykke på knappen "Regnskapsbilag" i skjermbildet for lønnsregistrering, får du opp en dialog for å skrive ut regnskapsbilag. I gruppen "Utbetaling av forskudd" kan du krysse i avkrysningsfeltet "Lag regnskapsbunt" hvis du ønsker å lage en regnskapsbunt på grunnlag av utbetalt forskudd. Bankliste Du skriver ut bankliste fra knappen "Bankliste". Denne utskriften genererer betalingslinjer til lønnsutbetaling. Lønnsutbetaling Når du kjører bankliste og du har krysset i avkrysningsfeltet Klargjør for utbetaling, kommer du automatisk inn i skjermbildet for "Lønnsutbetaling elektronisk" etter du har kjørt rapporten. Visma Avendo Lønn har da generert lønnsutbetalingslinjer som du kan legge ut til banken. Du kan lese mer om dette i kapitlet "Lønnsutbetaling elektronisk". Godkjenning/overføring til regnskap Når du har sjekket at lønnsberegning, lønnsslipper, bankliste og regnskapsbilag er i orden, kan du godkjenne lønnskjøringen med knappen "Godkjenning" i skjermbildet for lønnsregistrering: I denne dialogen sjekker du at lønnsår, lønnskjørenummer, termin og kvartal er korrekte. I tillegg må du huske på å krysse av for "Lag regnskapsbunt" dersom du ønsker å opprette en bunt i regnskapet på grunnlag av denne lønnskjøringen. Du må klikke på knappen "Regnskapssystem", hvis du ønsker et annet økonomisystem enn det du har valgt i skjermbildet for Integrasjon økonomisystem. Du kan legge inn ønsket valuteringsdato som tas med over til økonomisystemet.