NyeBodø Rådhus Vedlegg 2 til Bok 0 Krav til samhandling og deltakelse i planlegging. Versjon 1.0

NyeBodø Rådhus Vedlegg 2 til Bok 0 Krav til samhandling og deltakelse i planlegging Versjon 1.0

Revisjon 6 5 4 3 2 1 Revisjon Revisjonen gjelder Dato: Utarb. av Kontr. av Godkj. av Utarbeidet av: Kai Haakon Kristensen Tittel: Nye Bodø Rådhus styringsdokument fremdrift Nye Bodø Rådhus Dokumentnummer: Revisjon: Antall sider: 0 22 Side 2 av 2

INNHOLDSFORTEGNELSE DEFINISJONER... 5 1 INNLEDNING... 7 1.1 Mål fremdriftsstyring... 7 1.2 Organisasering og mandat vedr fremdrifsstyring... 8 2 ELEMENTENE I INVOLVERENDE PLANLEGGING SAMARBEIDSMODELLEN... 9 2.1 Samhandlingsfase - del 1 Kunnskapsoverføring... 9 2.2 Samhandlingsfase - del 2 Fremdriftsplanlegging...10 2.3 Samhandlingsfase - del 3 byggefase og digital samhandling...11 3 FREMDRIFTSSTYRINGSPROSESSEN... 12 3.1 Generelt om fremstyringsprosessen...12 3.2 Kontraktfestede milepæler...13 3.3 Mulige milepæler (intensjonsfrister)...13 3.4 Krav til planleggingsverktøy...13 3.5 Prosjektets tre bølger...14 3.6 Spesielt om Utarbeidelse av fremdriftsplaner og koordineringsplaner...14 3.6.1 Fremdriftsplanlegging.... 14 3.6.2 Første del av Felles fremdriftsplanlegging... 15 3.6.3 Andre del av felles fremdriftsplanlegging... 16 3.6.4 Tredje del av felles fremdriftsplanlegging... 16 3.6.5 Fjerde del av felles fremdriftsplanlegging... 17 3.6.6 Femte del av Felles Fremdriftsplanlegging... 18 4 RAPPORTERING OG OPPFØLGING... 19 4.1.1 Oppfølging av fremdriftsplaner:... 20 4.2 Rapportering fra entreprenør...21 4.3 Varsel om forsinkelse...21 4.4 Revisjoner...21 5 ENDRINGER I FREMDRIFT... 22 5.1 Forskyvelser av fremdrift...22 5.2 Pålegg om endring av fremdrift...22 5.3 Forsering...22 5.4 Fristforlengelse...22 Side 3 av 3

Side 4 av 4

DEFINISJONER Hovedfremdriftsplan. Oppdragsgivers overordnede fremdriftsplan for alle deler og faser av prosjektet. Eventuelle endringer i hovedfremdriftsplan skal godkjennes av PL/ PS. Milepæler. Døgnmulktsbelagte frister for byggefasen som ligger i Hovedplan. Kan også finnes i andre underliggende plansystemer. Entrepriseplan. Utstrekning og milepæler for hver entreprise Fremdriftsplan. Detaljert fremdriftsplan som ivaretar forutsetningene i hovedfremdriftsplanen, entrepriseplanen, milepælsplanen og detaljerte fremdriftsplaner fra entreprisene. Fremdriftsplanen er prosjektets styringsplan, samt grunnlag for rapportering i utførelsesfasen. Tegningsleveranseplan. Tegningsleveranseplan som styrer siste utsjekk av arbeidstegning og integrasjon med entreprenørene. Entreprenørenes basisplan. Utarbeides på basis av entreprenørenes kontraktsmateriale (tegninger, beskrivelse, Byggherrens hovedfremdriftsplan med kontrollsoner og taktplan + annet underlag fra kontrakt) detaljert input fra hver enkelt fagentreprenør hvor aktiviteter med varigheter, ressursbemanning og avhengigheter til andre fag er vist. Styringsplaner for kontrollsoner. Styringsplanene vil fungere som entreprenørenes detaljerte arbeidsoperasjoner i hver kontrollsone og er entydig på styringsunderlagets delmål og sluttreferanser. Styringsplanene eies i fellesskap av fagentreprenørene og vil danne underlag for byggherrens Fremdriftsplan. Bemanningsplan. Leverandørens bemanningsplan for styring og rapportering til byggeleder. Bemanningsplan skal vise planlagt bemanning gjennom hele byggefasen. Kritiske linje. Kritisk linje er lengste vei gjennom prosjektet. En forsinkelse i en hvilken som helst aktivitet som ligger på kritisk linje vil forsinke hele prosjektet. Arbeidstid. I fremdriftsplanen er det forutsatt 8 timers arbeidsdag, 5 dagers uke og 3 uker sommerferie, samt 1 uke påskeferie og 1 uke juleferie. Varighet. Aktivitetene planlegges med varigheter. Varighet definerer tidsperioden som er tilgjengelig for å gjennomføre en aktivitet. Slakk skal synliggjøres. Avhengighet. Aktivitetene tidssettes ved å knytte start eller avslutning til øvrige aktiviteter i fremdriftsplanen Kontrollområde. Fysisk avgrenset område i bygget. Takttid. En konstant produksjonshastighet som alle fag forholder seg til. I Nye Bodø Rådhus er takttiden en uke i innredningsfasen. Dvs. produksjonshastigheten er 1 aktivitet per kontrollområde og uke. Aktiviteter (togvogn). Er en rekke aktiviteter som skal utføres i et spesielt kontrollområde på en uke (takttiden). Målsettingen er at en aktivitet skal inneholde et fag. Aktivitetsgruppe (tog). Alle aktiviteter i et kontrollområde skaper en aktivitetsgruppe. I Nye Bodø Rådhus kommer vi til å ha flere forskjellige aktivitetsgrupper, i ulike typer av områder (garderobeområder, bassengområder etc.). Side 5 av 5

Grovtakting. Den første plan laget av prosjektledelse og rådgivere hvor kontrollområder er definert og prosjektet er nedbrutt i hovedfaser. Taktplanlegging benyttes for å utarbeide første versjon av Styringsplaner for kontrollsoner. Fintakting. Produksjonsplanlegging gjennomført av entreprenørene. Kontrollområder verifiseres, produksjonsprosess defineres. Ressurser allokeres for å tilstrebe jevn produksjon i hver takt. Prosedyrer for lærende avviksbehandling. Avvik fra Styringsplaner for kontrollsoner vil oppstå under byggearbeidene. Disse avvik vil fort oppdages/registreres om ikke av den som er årsak til avviket, men av neste entreprenør i rekken. Det er viktig at prosjektledelse og entreprenørene utarbeider en kultur i prosjektet som etterstreber å lære av avvik og feil for å unngå å gjenta dette. En kultur som lærer av feil samt bidrar til økt effektivitet vil alle i prosjektet være tjent med og bidrar til sunn gjennomføring av alle aktiviteter. For å ivareta dette forhold, vil der utarbeides prosedyrer for lærende avviksbehandling. Systematiske avvik fra entreprenører hvor entreprenørene feier i å ivareta sitt ansvar i forhold til omforente planer vil bli heftet med døgnmulkt evt. regress. Side 6 av 6

1 INNLEDNING Fremdriftsstyringsdokumentet er prosjektets strategi og overordnede dokument for fremdriftsstyring og samhandling i prosjekt «Nye Bodø Rådhus». Hensikten er å danne grunnlag for felles forståelse av rammebetingelser og prosesser knyttet til planlegging, rapportering og styring. Nye Bodø Rådhus er et utfordrende og teknisk komplekst prosjekt der mange aktører er på samme plass og utfører aktiviteter samtidig. Materiell, informasjon, leveranser og personell må organiseres på et effektivt og samordnet sett for at produksjonen skal bli suksessfull. Det stiller krav på oss som planlegger, at vi betrakter alle parametere som påvirker produksjonen. For å håndtere prosjektet, slik at det utføres på en sikker og effektiv måte, kreves det god samhandling mellom alle fem entrepriser, prosjektledelsen og prosjekteringsgruppen. Prosjektledelsen har, basert på prosjektets forutsetninger, bestemt at prosjektet styres i henhold til metodikk inspirert av kjente begrep som Lean 1, Trimmet bygging, Involverende planlegging og Samhandling. Vi er sikker på at denne tilnærming vil bidra til bedre kvalitet på det ferdige bygget, høy motivasjon for alle involverte, bedre økonomisk resultat for alle parter og generelt positiv omtale av prosjektet. I dette prosjektet betyr det konkret at vi kommer til å etablere kontrollområder og bruke taktplanlegging for å koordinere entreprisene. Taktplanlegging i byggebransjen er en metodikk som er inspirert fra bilindustrien, der produksjonen etterlignes samlebåndsprinsippet. Det innebærer kortfattet at man deler inn bygget i kontrollområder (soner) for deretter å opprette aktivitetsgrupper (tog) med ulike fag som produserer gjennom hvert kontrollområde. Gjennom taktplanleggingen har vi en aktør på en plass (en aktivitet per kontrollområde) under en bestemt tidsperiode (takttiden), hvilket gir store gevinster i effektivitet. Da vi kun har en aktivitet per kontrollområde, stilles det høye krav til at produksjonen går som den skal. Dersom en aktivitet forsinkes, vil dette påvirke alle aktiviteter som kommer etter denne. 1.1 MÅL FREMDRIFTSSTYRING Fremdriftsplan og samhandling er verktøy og aktiviteter for optimalisering av egne arbeider, og for å forstå sammenhengen mellom aktivitetene og arbeidsomfanget for den enkelte entreprenør. Målet med fremdriftsstyringen i Nye Bodø Rådhus er å etablere en felles plan som alle tror på og forholder seg til. Følgene mål gjelder for fremdriftsstyringen: Etablere ett planverk som er lett å koordinere og kommunisere Kontinuerlig og smidig rapportering Bidra til optimal produksjon God kontroll på kritiske aktiviteter Bidra til godt samspill Unngå unødvendige forseringer 1 Lean er en produksjonsfilosofi fra bilindustrien, vars hensikt er å minske sløsing i produksjonen. Les for eksempel Dette er Lean løsningen på effektivitetsparadokset av Modig, N. og Åhlström, P. (2011). Side 7 av 7

1.2 ORGANISASERING OG MANDAT VEDR FREMDRIFSSTYRING Ansvarlig fremdriftskoordinator (FK) 2 i Nye Bodø Rådhus er: Navn Firma Telefon E-post Mandat Det er ingen bestillingsmandat hos fagbyggeledere eller fremdriftskoordinator. Fremdriftsstatus rapporteres til fagbyggeledere og fremdriftskoordinator. 2 Se komplett organisasjonsskjema i Nye Bodø Rådhus PA-bok og Bok 0. Side 8 av 8

2 ELEMENTENE I INVOLVERENDE PLANLEGGING SAMARBEIDSMODELLEN Entrepriseformen byggherrestyrt hovedentreprise i Rådhusprosjekt tilsier at ansvaret for detaljprosjekteringen fortsatt beholdes hos byggherren i hele byggeprosjektet. Detaljprosjekteringen er stort sett ferdigstilt ved kontraktsinngåelse med entreprenørene. Prosjektgjennomføringen skal bygge på et uttalt og beskrevet ønske om samarbeid fra både entreprenører og byggherre. Modellen for Involverende planlegging i byggefase inkluderer følgende delfaser: 1) Samhandlingsfase del 1 Kunnskapsoverføring 2) Samhandlingsfase del 2 Fremdriftsplanlegging 3) Samhandlingsfase del 3 Byggefase og digital samhandling Innholdet i disse hovedpunktene skal legge til rette for at både entreprenør, prosjekterende, byggeledelse og byggherre gis arbeidsforhold og rammebetingelser som balanserer rettigheter, forpliktelser, samarbeide, motivasjon og incitament, og som skal sikre sannsynligheten for et vellykket, mest mulig feilfritt, raskt og smidig prosjekt. Punkt 1 til 2 gjennomføres i løpet av samhandlingsfasen som er satt til ca. 3 måneder, se vedlagte fremdriftsplan. Alle entreprenører forplikter seg til å delta på og stille med prosjektleder, formenn, baser og KS-leder samt med alle underleverandørers formenn, baser og KS-ledere på prosjektkontor/ byggeplass fire dager i uken i samhandlingsfasen etter avtale med Bodø kommune. 2.1 SAMHANDLINGSFASE - DEL 1 KUNNSKAPSOVERFØRING Som en del av samarbeidsmodellen i Rådhuset skal entreprenørene (representert ved den primære byggeplassledelsen) delta i en styrt gjennomgang av alt prosjektert materiale i samarbeid med de prosjekterende, byggeledelsen og byggherren. Hensikten med delfasen er å ta seg tid til å gjennomgå hele kontrakten (alle dokumentene og deres innhold) for dermed: å bli godt kjent med materialet, bevisstgjøre seg dets innhold og kunne avklare evt. korrigeringer, uoverensstemmelser og uteglemmelser/ hull i beskrivelsen (dvs. minimalisere sannsynligheten for feil og misforståelser mellom utførende og prosjekterende), å tydeliggjøre grensesnitt mellom fag og områder (interne mellom fagene i entreprisen så vel som eksterne overfor evt. sideentrepriser), å kunne påpeke/implementere evt. bygningsmessige forbedringspotensial og skape grunnlag for flest mulig vinn-vinn-tiltak (god, effektiv og lønnsom bygg-barhet). Entydige nivå på arbeidstegninger mellom prosjekteringsgruppen og entreprenør Ved å ta flest mulig avklaringer i denne fasen forventes det at man er trygg på det prosjekterte materialet og at man i gjennomføringsfasen kan konsentrere seg mest mulig på produksjonen. Tverrfaglige problemstillinger skal stå sentralt ved drøfting av alle ovenstående kulepunkter. Evt. kostnadsbesparelser, optimale tekniske løsninger, sikring av kvalitet og gode økonomiske løsninger skal søkes gjennom et nært samarbeid mellom partene, men under forutsetning av at byggherren opprettholder sitt kontraktsmessige ansvar for prosjekterte løsninger. Se egen møteplan. Side 9 av 9

Entreprenørene forplikter seg til å delta på og stille med prosjektleder, formenn, baser og KS-leder samt med alle underleverandørers formenn, baser og KS-ledere i de avsatte samhandlingsmøter. Der forutsettes også at nødvendig for- og etterarbeid gjennomføres i samhandlingsfasen. 2.2 SAMHANDLINGSFASE - DEL 2 FREMDRIFTSPLANLEGGING Som en del av metodikken Involverende planlegging skal prosjekteringsgruppen sammen med entreprenører, byggherren, og byggeledelsen delta i en gjennomgang av temaer basert på naturlig rekkefølge i forhold til produksjonsframdrift. Metoder (verktøy og aktiviteter) for fremdriftsplanleggingen er beskrevet i detalj i kapittel 3. Hensikten med denne fasen er å ta seg god tid til grundig å planlegge fremdriften for byggefasen med hensyn til bl.a. organisering, rigg, tegningsleveranser, kvalitetssikringer, milepæler, møtestruktur, rutiner (f.eks. endringshåndtering, rydding, logistikk), kontrollområder, bemanningsplaner, beslutningsplaner, overtakelse mm. for dermed å skape grunnlag for gjensidig tillit, forståelse og respekt for hverandres ansvar og oppgaver. Mest mulig produktiv tid/minst mulig gjentakelse av uproduktive oppgaver. Kortest mulig kommunikasjonslinje ved tilrettelagt fysisk plassering. Rett leveranse til rett tid i rett mengde på rett plass! Raske, effektive, temaorienterte og beslutningsdyktige møteformer. Best mulig utnyttelse av prosjekterende og utførende ressurser. Rett beslutningsnivåer kommuniserer direkte med hverandre. Tydelighet for ansvarsplassering ved konfliktløsning. Tydeliggjøring av ansvar og produksjonsmessige grensesnitt. Vurdere og minimere produksjonsmessige usikkerheter. Til enhver tid å kunne ligge minst et steg i forkant. Fremme motivasjonen blant de ansatte. Å skape flest mulig vinn-vinn-situasjoner. For å oppnå en effektiv produksjon og drift, vil det være viktig at alle impliserte organiserer seg etter en felles beslutningsstruktur slik at delegering og koordinering kan forenkles og sikre best mulig samhandling. Strukturen må best mulig legge til rette for gode funksjoner, fysisk plassering (samlokalisering) og mellommenneskelige relasjoner. Figur 1: Toget, ref Porche Consulting Side 10 av 10

Figur 1 viser hvordan arbeidene forflytter seg fra sone til sone som ett tog. Byggingen vil foregå i tre bølger, hvor første bølge er grunnarbeider, bæresystem og lukking av bygg. Andre bølge er innredning og tekniske anlegg og tredje bølge er utomhus og systemtesting/overlevering. Disse fasene er beskrevet nærmere i kapittel 3. Involverende planlegging vil benyttes i hver bølge og arbeidene skal planlegges i takt i definerte kontrollområder. Dette innebærer at fremdriftsplanlegging med tilhørende planer skal være tilpasset bølger, kontrollområder og en omforent taktplan. Samhandlingsfase nr 2 vil bestå at en serie med dedikerte planleggingsmøter hvor målet er å etablere felles omforente og forpliktende planer. Se egen møteplan. Entreprenørene forplikter seg til å delta på og stille med prosjektleder, formenn, baser og KS-leder samt med alle underleverandørers formenn, baser og KS-ledere på møter i samhandlingsfase nr 2. 2.3 SAMHANDLINGSFASE - DEL 3 BYGGEFASE OG DIGITAL SAMHANDLING Målsetningen med digital samhandling gjennombyggefasen er å bedre informasjonsflyten på tvers av de ulike i prosjekteringsgruppen og informasjonsflyt mellom prosjekteringsgruppe og entreprenør. BIM modeller og tegninger vil bli distribuert digitalt via webhotell. BIM modeller skal benyttes i møter for å koordinere aktiviteter. Bodø kommunes prosjekteringsgruppe benytter Solibri Model Checker for tverrfaglig kontroll og entreprenør skal også benyttes samme programvare for å sikre felles forståelse av tverrfaglig kontroll. For å bidra til bedre i informasjonsflyt vil Bodø kommune tilstrebe å tilrettelegge for teknologi hvor entreprenør får tilgang til modell og tegninger på nettbrett. Det er ønskelig at entreprenører behersker og benytter BIM og nettbrettløsninger for produksjonsoppfølging. Pris bærende post for BIM-kiosk er medtatt i anbudsmaterialet. De generelle byggemøter/koordineringsmøter som vil være i byggefasen vil følge en modell her kalt 8-4- 1 møter. Denne møteserie vil ligge i forkant av enhver fremdriftsfront (I praksis kan/vil møteserien behandle flere fremdriftsfronter og også ligge noe i utakt med hva navnet «8-4-1» indikerer) og har følgende beskrivelse: 8 ukers-møte: Byggeledere leder møtet og går fagvis kritisk gjennom hele tegningsunderlaget/bim sammen med Entreprenørene. (Uke 6: korrigerte ifc-filer og arbeidstegninger legges ut i prosjekthotellet.) 4 ukers-møte: Byggeledere leder møtet og vil sammen med formenn og baser gå gjennom detaljer i fremdriftsplan, montasje-rekkefølge og evt. logistikkplan 1 ukers-møte: Baser og KS-leder styrer møtene og fokuserer på arbeid i gjeldene kontrollområdet. Klart til start. Entreprenørene forplikter seg til å delta på og stille med prosjektleder, formenn, baser og KS-leder samt med alle underleverandørers formenn, baser og KS-ledere på 8-4-1 ukers møter. Side 11 av 11

3 FREMDRIFTSSTYRINGSPROSESSEN 3.1 GENERELT OM FREMSTYRINGSPROSESSEN Utarbeidelse av detaljerte fremdrifts-, styrings- og koordineringsplaner av arbeidene i Samhandlingsfase II forutsettes gjennomført i henhold til følgende prosess: Hovedfremdriftsplan utarbeides av rådgivere og prosjektledelsen ved bruk av Grovtakting Milepæler defineres av Prosjektledelsen med bakgrunn i Hovedfremdriftsplan Entreprisplan utarbeides av Prosjektledelsen med bakgrunn i Hovedfremdriftsplan Tegningsleveranseplan utarbeides av rådgivere og prosjektledelsen basert på de overstående planer. Entreprenørenes basisplan utarbeides av entreprenørene som basis for Fremdriftsplan og felles Styringsplaner for kontrollsoner. Entreprenørene synliggjør kritiske aktiviteter som må koordineres med andre fag. Her må logistikk og rigg/drift tas med. Fremdriftsplan etableres i første omgang av fremdriftsplanlegger (FK) på basis av Entreprenørenes basisplan. Styringsplaner for kontrollsoner etableres i egne planleggingssesjoner hvor alle aktører deltar. Metoden som benyttes er Fintakting. Disse planene er styringsgrunnlag for alle byggearbeider og er også underlag for rapportering av arbeidene. Reell produksjon rapporteres ukentlig fra entreprenører i henhold til kapittel 3. Konsekvenser ved avvik mellom faktisk produksjon og Styringsplaner for kontrollsoner analyseres og avklares fortløpende. Avvik skal lukkes så fort som mulig og produksjon skal innhentes slik at forsinkelser ikke sprer seg videre i arbeidene definert i styringsplanene. Bemanningsplaner utarbeides av den enkelte entreprenør for å sikre riktig personell til riktig tid. Figur 2 under vier hvordan de forskjellige planer henger sammen i tid og mht til ansvar: Figur 2 - Planhierarki og tidslinje Side 12 av 12

3.2 KONTRAKTFESTEDE MILEPÆLER Se Bok 0. 3.3 MULIGE MILEPÆLER (INTENSJONSFRISTER) I tillegg til kontraktfestede milepæler er det nødvendig å fastsette noen milepæler i tillegg for å sikre en optimal produksjon i alle faser. I et samspill hvor det settes optimistiske milepæler, så skal det ikke være noen økonomiske konsekvenser hvis det viser seg at det ikke er mulig å oppnå disse milepælene. Disse milepælene identifiseres som Mulig milepæl (MMP) for å skille de vekk fra kontraktsfestede milepæler. 3.4 KRAV TIL PLANLEGGINGSVERKTØY Nye Bodø Rådhus benytter følgende programvare for planlegging og styring av fremdrift: Hovedfremdriftsplan og milepæler etableres i MS Project. Entrepriseplan, Tegningsleveranseplan etableres i MS Excel Styringsplan for kontrollsoner og Fremdriftsplan etableres i MS Excel Fremdriftsstyring og rapportering benytter programvare fra Unizite (også tilgjengelig på APP) Entreprenørens basisplan Opprettes i MS Excel etter standard mal Bemanningsplaner etableres i MS Excel Andre verktøy/metoder som vil bli benyttet er Bakoverplanleggingsskjema og Hindringsanalyse Alle fremdriftsplaner skal leveres i original programvare, dvs. ikke filer med kun lesetilgang (pdf-filer). Side 13 av 13

3.5 PROSJEKTETS TRE BØLGER Prosjektet er brutt ned i bølger og flere kontrollområder for å få et oversiktlig system for planlegging og oppfølging: Bølge 1: Rigg og Drift, Grunnarbeid, Råbygg I bølge 1 vil primært Byggentreprenøren utføre mesteparten av arbeidene og koordineringen er ikke like kritisk som i bølge 2 og 3. Likevel skal alle entreprenører som har arbeid i denne fase inn i felles planleggingsmøter for å etablere omforente planer. Bølge 2: Lukket bygg, Innredning og tekniske arbeider Innredningsfasen i Nye Bodø Rådhus er kompleks, da vi har mange aktører som skal produsere på begrensede områder. Logistikken er utfordrende og det stilles høye krav til at koordineringen utføres på en effektiv måte. Alle entreprenører har ansvar for å delta på fremdriftsplanlegging og har ansvar å koordinere sine aktiviteter med andre aktører og rapportere i henhold til omforente planer. Bølge 3: Utomhus og Prøvedrift Utomhusarbeider starter pr definisjon ved reetablering av byggegrop utenfor bygningskropp. Utomhusarbeidene ferdigstilles ved overtakelse. Prøvedriftsfasen er delt opp i to deler, prøvedriftsfase 1 og 2. I den første fasen drifter entreprenørene anlegget og sikkerstiller at alt fungerer som det skal. På slutten av fase 1 overtar driftsorganisasjonen anlegget og drifter det i prøvedriftsfase 2. Når begge prøvedriftsfasene er avsluttede kan Nye Bodø Rådhus åpnes opp for allmennheten. For at prøvedriftsfasen skal bli effektiv kommer vi til å arbeide systematisk med ferdigstillelse av alle tekniske anlegg. Basis er en plan for systematisk ferdigstillelse: Alle tekniske anlegg listes opp Etablere prosess for alle tekniske systemer Status på testene dokumenteres Alle tekniske anlegg skal være systemtestet, og integrasjonstestet 3 før prøvedriftsperioden starter. Overtakelse skjer etter endt prøvedriftsperiode 3.6 SPESIELT OM UTARBEIDELSE AV FREMDRIFTSPLANER OG KOORDINERINGSPLANER Fremdriftsstyringsprosessen omfatter fem hovedprosesser; Fremdriftsplanlegging, statusrapportering, analyse, endringer og hovedrevisjoner. Fremdriftsplanleggingen omtales i dette kapittel, mens de neste fire omtales i kapittel 4. 3.6.1 Fremdriftsplanlegging. Fremdriftsplanleggingen føler hierarkiet og tidslinjen vist i Figur 2. Som et utgangspunkt for entreprenørenes planlegging, benyttes Hovedfremdriftsplan, entrepriseplan og Tegningsleveranseplan. 3 Så langt som mulig skal alle tekniske anlegg være integrasjonstestet før prøvedriftsperioden starter. Hvis det er nødvendig kommer vi til å utføre visse deler av integrasjonstestene i prøvedriftsfase 1. Side 14 av 14

Entreprenørens basisplan: Entreprenør utarbeider en detaljert plan for egne arbeider som viser varighet og avhengighet til relevante aktiviteter, for alle aktiviteter. Dette er underlag for planer som skal etableres i fellesskap med øvrige fag og andre entreprenører. 3.6.2 Første del av Felles fremdriftsplanlegging Verifisering/Etablering av kontrollsoner: Den første delen i koordineringen er å dele inn Nye Bodø Rådhus i kontrollområder. Det vil som et utgangspunkt for planleggingen bli etablert flere typer av kontrollområder i prosjektet, se eksempel i tabell 1: Tabell 1: Typer av kontrollområder. Eksempel fra Tromsøbadet. Type Kontrollområde Antall kontrollområder Tekniske områder U.T01-U.T07 7 Klatrehall - 1 Garderobeområder U.G01, 1.G02-1.G05, 2.G06 6 Bassengområder 1.B01-1.B04 4 Fellesarealer bad 1.F01-1.F04, 2.F05, 2.F06 6 Kjøkken/kontor 1.Kj01, 2.Kj02 2 Korridor U.K01, U.K02 2 Navnet på kontrollområdene har følgene struktur: Etasje-type kontrollområde- nr. på kontrollområde (avgjør rekkefølgen i produksjonen) For eksempel U.T01: Underetasje-Teknisk område-nr.1. Produksjonen starter dermed i U.T01. Deretter kommer nr. U.T02, U.T03 etc. Figur 3: Eksempel på kontrollområder i Tromsøbadet. Ulike farger representerer ulike typer av kontrollområder. Til de ulike typene av kontrollområder har vi ulike aktivitetsgrupper. Årsaken til at vi har ulike aktivitetsgrupper er at arbeidsrekkefølgen skiller seg fra hverandre. Antallet aktiviteter per aktivitetsgruppe varierer i eksemplet) mellom 13-23 stykker. Side 15 av 15

Følgende retningslinjer gjelder for å etablere en kontrollsone: Ett kontrollområde er ca 300-400 m² stort (prosjekttilpasses) Ett kontrollområde gjelder for én fase Inndeling av bygget gjøres i soner etter hvordan en har en lyst til å jobbe Den hovedansvarlige har ansvaret for å dele bygget opp hvordan det er mest hensiktsmessig å jobbe. Deretter planlegges produksjonslinjer i hver sone. Disse linjer skal settes inni hver sone. 3.6.3 Andre del av felles fremdriftsplanlegging Etablere en produksjonslinje: En produksjonslinje etableres av alle fag som skal inn i kontrollområdet. Dette gjøres ved at entreprenørene skrive ned sine aktiviteter på post-it lapper og forsøker med samarbeid å få til en optimal logisk rekkefølge på aktivitetene. Her må lapper flyttes frem og tilbake, til en når tilfredsstillende resultat. Denne prosessen er iterativ, men vil danne en omforent logisk rekkefølge på alle aktivister som danner underlag for all produksjon. Figur 4- planlegging av produksjonslinje (fra UNN- a-fløya) 3.6.4 Tredje del av felles fremdriftsplanlegging Etablering av styringsplaner med bakgrunn i kontrollsone og produksjonslinje Aktivitetene skal ha samme produksjonshastighet for at produksjonen skal gå i takt, se Figur 5 nedenfor. Side 16 av 16

Figur 5: Styrende produksjonshastighet på en uke per kontrollområde. Det innebær at vi må justere resursene for hvert fag. Produksjonshastigheten i Nye Bodø Rådhus er en uke per kontrollområde. Dvs. entreprenøren(e) har en uke på seg å ferdigstille aktiviteten, kvalitetssikre arbeidet, rydde etter seg, for å siden gå videre til neste kontrollområde. Nedenfor visualiseres et eksempel på Styringsplanen for en kontrollsone. Figur 6: Eksempel på aktivitetsgruppe i Nye Bodø Rådhus. Aktivitetsgruppen til Korridoren har 18 aktiviteter. Alle aktiviteter har en produksjonshastighet på en uke. Produksjonen starter i kontrollområde U.K01 og går siden videre til U.K02. Det overordnede fremdriftsansvar for hvert tog vist i Figur 6 vil bli tilegnet den entreprenør(kontrakt) som er mest representert i den sammensatte arbeidsoperasjon (dette er ikke vist i figuren). 3.6.5 Fjerde del av felles fremdriftsplanlegging Hver Styringsplan for kontrollsone angir den logiske prosessen og rekkefølgen på produksjonen i kolonnen «aktør». Operasjonene skrives i kolonne «Arbeidsoperasjon». Varigheten skal standardiseres til 5 arbeidsdager, men kan justeres ved spesielle tilfeller. Den primære variabel entreprenørene har for å få arbeidene gjort unna i henhold til plan, er å bemanne opp med riktig ressurs. Denne informasjon danner underlaget for å sette sammen all informasjon i styringsplanene inn i Fremdriftsplanen. Av den grunn etablere rekkefølgen på prosessen med navn, farge og nummer i ett tog. Kontrollsoner og tog settes sammen, og danner i sum prosjektets Fremdriftsplan som vist i Figur 7. Side 17 av 17

Figur 7: Tromsøbadet Fremdriftsplan i innredningsfasen, oppdatert mars 2016. Fremdriftsplanen (se Figur 7) gir alle entreprenører en forutsigbarhet, da de vet hvor og når de skal inn i hvert eneste kontrollområde. Prosjektledelsen er overbevist at det kommer til å gi store gevinster i effektivitet i prosjektet. Masterplanen kommer til å visualiseres rundt om på byggeplassen. Styringsplanene for kontrollsoner som er resultatet av felles fremdriftsplanlegging sammenstilles av fremdriftsplanlegger (FK) i en samlet fremdriftsplan og i strukturerte styringsplaner for hver kontrollsone. Dette opprinnelige planverk ligger som faste søyler i prosjektet slik at alle endringer underveis kan sammenlignes mot dette omforente planverk. 3.6.6 Femte del av Felles Fremdriftsplanlegging Lengst ned i Figur 7 visualiseres bufferområder. Hensikten med bufferområder er å ha de som back-up, hvis et av togene stopper opp eller at en har naturlig slakk i planlagt produksjon. Hvert bufferområde har en ansvarlig entreprenør. Den ansvarlige entreprenøren velger selv hvordan den vil strukturere opp produksjonen i området. Sluttdato i bufferområdet skal koordineres med FK. Øvrige entreprenører må få godkjenning av ansvarlig entreprenør før de starter produksjonen i bufferområdet. Når Fremdriftsplan og alle Styringsplaner for kontrollsoner er gjennomarbeidet og godkjent, defineres planene som omforente og er da kontraktuelt bindende. Side 18 av 18

4 RAPPORTERING OG OPPFØLGING I Nye Bodø Rådhus skal vi ha én integrert plan der arbeid og leveranser er lagt inn i planleggingsverktøyet Unizite. Unizite viser den konkrete fremdrift i hvert kontrollområde. For oppfølging av taktplan fungerer Unizite som en ren kommunikasjonsplattform som reduserer alle ulike mail og telefoner til et minimum, Unizite har også en felles plattform hvor alle kan laste ned en app og se status og rapportere i henhold til ansvarsmatrise på de ulike tog og vogn, se Figur 8. I tillegg vil en kunne legge inn ferdiggrad og feedback for hver enkelt vogn. Denne rapportering foregår i sanntid, slik at arbeider som er utarbeidet blir kvittert ut av den ansvarlige. Denne informasjon blir umiddelbart gjort tilgjengelig for fremdriftsplanlegger. Skulle der observeres avvik, har prosjektledelsen mulighet til hurtig respons for å lukke avvik og lære av det som evt er feil. Figur 8: Eksempel på appen fra Unizite Side 19 av 19

All denne informasjonen samles som en forenklet status med samme utseende som taktplan hvor en vogn er grønn når den er ferdig og OK, og blir den rød når ikke alt er i orden se Figur 9. Dette vil vises på storskjerm på rigg samt at det sendes ut på mail til alle. Alle blir fortløpende holdt godt og riktig orientert om framdriften. I tillegg har vi mulighet til å ta ut statistikker som gir oss god informasjon hva som er de reelle erfaringene. På denne måten har prosjektet kontroll ikke bare ved utførelsestidspunkt, men i alle stadier av prosjektet. En manglende beslutning varsles på samme vis som en manglende montasje, og kan håndteres på det tidspunkt det er kritisk. Figur 9: Statusplan statusrapportering, analyse, endringer og hovedrevisjoner 4.1.1 Oppfølging av fremdriftsplaner: Gjennom hele byggefasen gjennomføres det møter hvor spesielle kontrollområder eller funksjoner gjennomgås i fellesskap. Disse møtene er tidligere om talt som «8-4-1-ukesmøter».Temaer for disse planleggingsmøter fastsettes i samspill mellom entreprenør, fagrådgivere og byggherre. Statusrapportering Entreprenører skal levere statusrapporter som supplement til rapportering i Unizite hver 14. dag, hvor alle avvik i fremdriften identifiseres og begrunnes. Konsekvenser vedrørende avvik skal beskrives. I tillegg skal fremdriften rapporteres. Analyse av avvik Avvik i fremdriften i styringsplaner for kontrollsoner vil fort registreres. Det påhviler et utvidet ansvar for entreprenører og byggeleder å avdekke årsak til avvik samt reetablere planer eller prosesser for å unngå tilsvarende avvik å oppstå i de videre prosesser. Side 20 av 20

Fremdriftsplanlegger utfører en overordnet analyse av kritisk linje og milepæler etter at statusrapporter er registrert. Særmøter med aktuelle entreprenører gjennomføres i samarbeid med fagbyggeledere for avklaring av tiltak knyttet til fremdriftsavvik. Endringer i fremdrift Fremdriftsplan oppdateres ved å evaluere alle aktivitetene som ikke er utført bak statuslinjen. For å unngå konsekvenser for sluttdato for aktivitetene i hver kontrollsone, så må gjenstående ressursallokering endres i takt med behovet. Hvis sluttdato for aktiviteten endres så må konsekvensene av dette avklares med de som påvirkes av endringen. Hovedrevisjoner Hovedrevisjoner utføres normalt hvert halvår, men ekstraordinær revisjon kan iverksettes hvis situasjonen i prosjektet tilsier dette. Statusplan er gjeldende styringsplan under pågående revisjonsarbeidet. 4.2 RAPPORTERING FRA ENTREPRENØR Månedsrapport og rapportering før byggemøter, se Bok 0 kap 5.6. Daglig rapportering Rapportering skal skje i Unizite for hver togvogn. Rapportering skal også skje på byggeplass på «tavlemøter» hver dag der en blir enige om hvordan eventuelle avvik skal håndtere. Avvik skrives på oppslagstavla. Fremdriftsplanlegger og/eller fagbyggeleder må vurdere eventuelle behov for justering av plan. Hvert kontrollområde skal kontrolleres i slutten av uken av den entreprenør som har utført arbeid i kontrollområdet. Kontrollområdet skal kvitteres ut Ferdig/ikke ferdig med eventuelle avvik. Kvitteringen lagres i UniZite. Entreprenører skal rapportere arbeidsflyt og status fremdrift minst en gang per uke innen fredager kl. 12:00. Fremdriftsmøtet vil få et innhold som både tar for seg arbeidsflyt, avvik og korrigeringer i fremdrift byggeplass. 4.3 VARSEL OM FORSINKELSE Det forutsettes at oppdatert statusplan realiseres tilnærmet 100% i påfølgende periode. Eventuelle avvik i perioden skal håndteres som følger: Entreprenør mangler arbeidstegninger: Entreprenør skal rapportere status vedrørende mottatte tegninger. Mangelfullt underlag skal varsles senest 3 uker før utførelse og det er derfor ikke akseptabelt at det innenfor rapporteringsperioden fremmes avvik for manglende tegninger. Entreprenør hindres av sideentreprenør: Dette skal varsles fagbyggeleder på telefon i det øyeblikket avviket inntreffer. Entreprenør forsinkes som følge av egen ressursdisponering: Dette skal varsles fagbyggeleder på telefon senest i det øyeblikket avviket inntreffer. 4.4 REVISJONER Dersom arbeidet utvikler seg slik at de etablerte planer ikke lenger reflekterer den faktiske situasjonen på en tilfredsstillende måte, kan oppdragsgiver kreve at fremdriftsplanen skal revideres. Side 21 av 21

Ved revisjoner skal leverandørene levere et underlag hvor det går klart frem hvilke deler av planen som er revidert og hvilke konsekvenser dette får mht. å nå prosjektets milepæler, samt hvordan det påvirker kritisk vei og slakk. 5 ENDRINGER I FREMDRIFT Avvik i fremdriften skal håndteres fortløpende når de identifiseres, for eksempel på tavlemøtene. Tiltak besluttes direkte når de oppdages eller ved fremdriftsmøtene. Hvis det ikke oppnås enighet om tiltak i fremdriftsmøtene skal saken løftes opp for beslutning hos byggeleder/prosjektleder. 5.1 FORSKYVELSER AV FREMDRIFT Aktivitetene i prosjektet kan forskyves innenfor kontraktsperioden uten at dette gir rett til forsering eller fristforlengelse. 5.2 PÅLEGG OM ENDRING AV FREMDRIFT Oppdatert statusplan er å anse som en endringsordre iht NS 8405. Hvis noen av partene påføres merkostnader som følge av fremdriftsendringen, så skal dette varsles iht varslingsrutinene i prosjektet. Fagbyggeleder eller fremdriftskoordinator har ikke mandat til å saksbehandle økonomiske krav relatert til fremdriftsendringer. 5.3 FORSERING Entreprenør kan ha krav på forsering hvis entreprenør pålegges å utføre aktiviteter på kortere tid enn det som er forutsatt i kontrakten, så kan dette være et grunnlag for et krav om forsering. Eventuelle krav om forsering må dokumenteres iht kontrakt og fremdriftsplan og varsles iht varslingsrutinene i prosjektet. Selv om det i forbindelse med revidering av fremdriftsplanen er satt av lengre tid til aktivitetene enn det var forutsatt, så er det ikke gitt noen aksept for endring av kontraktens forutsetninger til ressurser i prosjektet. 5.4 FRISTFORLENGELSE En forsinkelse på kritiske aktiviteter vil medføre forsinkelse i prosjektet. Hvis det ikke er mulig å avklare korrigerende tiltak i fremdriftsmøtet, så må fristforlengelser varsles og håndteres av hovedbyggeleder. Eventuelle forskyvninger av aktiviteter som ikke ligger på kritisk linje må saksbehandles i forhold til de berørte parter. Eventuelle merkostnader kan dekkes inn i direkte avtaler mellom entreprenørene. Side 22 av 22