Nesna kommune Kunnskaps- og kulturkommunen på Helgeland Rammeavtale Prosjektbistand inkl. konsekvensutredning Langsetvågen industriområde Tilbudsgrunnlag April 2015 Side 1 av 5
1 Innledning Som annonsert i Doffin nr. 130265 og i tråd med Lov og forskrift om offentlige anskaffelser inviterer Nesna kommune (Oppdragsgiver) til åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for prosjektbistand, inkl. konsekvensutredning. Nesna kommune har under utredning/ planlegging et næringsprosjekt/ næringsområde på Skogsøy/ Langsetvågen -Langsetvågen industriområde- i Nesna kommune. I den forbindelse ønsker kommunen å engasjere ekstern prosjektbistand ved å tegne rammeavtale med en kontraktspartner (Leverandør). 2 Oppdragets innhold Primærytelse Leverandøren vil være tillagt følgende hovedoppgaver: - Strategisk rådgivning i tidligfase. - Etablere, koordinere og lede prosjektorganisasjonen, herunder innkalle og lede prosjektmøter og kommunisere med brukere på alle nivå. - Planlegge, organisere og føre kontroll med hele prosjektprosessen, herunder overvåke framdrift og sørge for prosjektets administrative gjennomføring. - Sørge for at oppdragsgiver ivaretar ansvar og forpliktelser mht. myndighetskrav (inkl. HMS/ SHA), brukerkrav, rutiner, normer, mv., og påse at avtalemessige forhold er bringes i orden. - Bistå brukere ved gjennomføring av behovs- og funksjonsanalyse og utarbeidelse av f.eks. planprogram, og kvalitetssikre dette mot gjeldende retningslinjer og normer. - Ivareta økonomistyringen, vurdere økonomisk risiko/ usikkerhet og bistå i utarbeidelsen av prosjektets finansieringsplan. - Sørge for at oppdragsgivers styrings- og rapporteringsrutiner følges. - Konsekvensutredning. - Takst ved behov. Sekundærytelse For å effektivisere oppdragsgivers ressursbruk og kvalitetssikring skal tverrfaglig støtte inngå i rammeavtalens ytelser. Leverandøren skal bistå med: - Generell rådgiving. Omfatter i hovedsak rådgivning i forbindelse med utredninger, konseptutvikling og skisseprosjekt. Omfatter ikke arkitektytelser. - Funksjons- og programbeskrivelser. Ytelsen er mest aktuell i skisseprosjekt og ved eventuell utarbeidelse av grunnlag for totalentrepriser. - Kvalitetskontroll/ uavhengig kontroll av prosjektering. Omfatter i hovedsak fasene forprosjekt, hoved- / detaljprosjekt. - Tverrfaglig støtte etter behov. Leverandøren rapporterer til Oppdragsgiver v/ rådmann. 3 Omfang og varighet Oppdragsgivers bestilling av tjenester iht. rammeavtalen skjer ved avrop. Oppdragsgiver bestemmer selv når avrop skal skje, og når hvert enkelt oppdrag skal avsluttes. Rammeavtalen vil ha en varighet på 4 år fra kontraktsinngåelse. Oppdrag som er avropt innenfor kontraktsperioden fullføres. Side 2 av 5
Behovet for tverrfaglig støtte (sekundærytelser) vil være prosessavhengig og vurderes fasevis i prosjektet. Omfanget kan vanskelig fastsette på forhånd. 4 Opplysninger om tilbudet Spørsmål om tilbudet rettes til: Rådmannen Nesna kommune, Geir Sakariassen, e-post: geir.sakariassen@nesna.kommune.no eller Avdeling Plan og utvikling v/ Thomas Wirthgen, e-post: thomas.wirthgen@nesna.kommune.no Telefon Nesna kommune: 7506 7000. Dersom tilbyder finner at tilbudsgrunnlag ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han senest 27.04.2015 skriftlig be om tilleggsopplysninger. Eventuelle tilleggsopplysninger vil bli gitt alle tilbydere samtidig, senest 30.04.2015. 5 Innlevering og åpning av tilbudet Tilbudet sendes i lukket konvolutt merket "Anbudsinnbydelse- Tilbud prosjektbistand Langsetvågen" til: Nesna kommune Plan og utvikling direkte- skal ikke åpnes! Movegen 24 8700 Nesna Tilbudene skal være Nesna kommune i hende senest den 18.05.2015, kl 12:00. Tilbudene vil bli åpnet og protokollført umiddelbart etter tilbudsåpning. Åpningen gjennomføres av Nesna kommune. Tilbudene forutsettes å ha en gyldighet på 90 dager regnet fra tilbudsfristen, selv om dette ikke er spesifisert i tilbudet. Forbehold mot dette medfører avvisning. 6 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjons- og dokumentasjonskravene følger av utlysningen i Doffin. 7 Tilbudets innhold Tilbudet skal inneholde følgende opplysninger som skal holdes atskilt fra kvalifikasjonsdokumentene, jf. kap. 6: 1 Kompetanse Primærytelser: Det skal redegjøres for tilbudt personells kompetanse, med henvisning til CV og referanseprosjekt. Det skal redegjøres særskilt for personellets kompetanse/ erfaring knyttet til: - Kommunal organisering og virksomhet - Offentlige finansieringsordninger relevant for kommunale bygge- / planprosjekter. - Planprosesser etter plan- og bygningsloven relevant for kommunale byggeprosjekter. Side 3 av 5
- Offentlige anskaffelser. Sekundærytelser: Det skal redegjøres for tilbudt personells kompetanse, med henvisning til CV og referanseprosjekt. 2 Prosjektgjennomføring Tilbyder skal skissere et overordnet forslag til organisering, struktur og metodikk som skal sikre at hovedoppgaver som nevnt i kapittel 2 ivaretas på en ressurseffektiv måte. Dette inkluderer en redegjørelse for muligheten til å yte tverrfaglig, generell rådgivning i forbindelse utredninger/ tidligfase prosjekt. Maksimalt en og en halv A4- side. 3 Pris Vedlagte prisskjema skal fylles ut og leveres med tilbudet. I tilbudet skal det redegjøres for hvordan honorar eventuell skal reguleres i avtaleperioden og for eventuelle økonomiske betingelser som kommer i tillegg til honorar/ utgifter synliggjort i prisskjemaet (skal så langt mulig prissettes). 4 Forbehold Av følgende to alternativer skal det som gjelder framkomme entydig og ordrett av tilbudet: a. "Tilbudet har ingen forbehold!" eller b. "Tilbudet har følgende forbehold:..." (angivelse/ utdyping av hvert forbehold). Avvik fra dette gir Oppdragsgiver rett, men ikke plikt, til å avvise tilbudet! 8 Tildelingskriterier Oppdraget tildeles tilbyderen med det økonomisk mest fordelaktige tilbud vurdert etter følgende kriterier med angitte rammer for vekting: Tildelingskriterier Vekting med utslag Pris 30 % Referanser 50% Kapasiteter 20% 9 Kontraktsbestemmelser NS 8402, med endringer som framgår av tilbudsgrunnlaget, skal legges til grunn for rammeavtalen. For primærytelsene plikter Leverandøren å benytte tilbudt personell i oppdrag iht. rammeavtalen. Utskifting av personell og/ eller endring av personellets arbeidsandeler i rammeavtalen slik oppgis i tilbudet (jf prisskjemaet) skal godkjennes av Oppdragsgiver. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn. For sekundærytelsene kan Leverandøren velge annet personell enn det som fremgår av tilbudet. Kompetansen på personellet som utfører oppdrag iht. rammeavtalen skal likevel være minst på nivå som personellet som inngår i tilbudet. Slikt bytte av personell skal godkjennes av Oppdragsgiver, godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn. Leverandøren skal ikke gjennomføre kvalitetskontroll/ uavhengig kontroll av eget arbeid/ egen prosjektering. I slike tilfeller plikter Leverandøren å bistå Oppdragsgiver- så langt Oppdragsgiver ønsker- med å anskaffe uavhengig leverandør/ rådgiver for utførelse av kvalitetskontroll/ uavhengig kontroll. Side 4 av 5
Oppdragsgiver har rett til -uten begrunnelse- å heve rammeavtalen med tre måneders varsel. Leverandøren har rett til å heve rammeavtalen med tre måneders varsel hvis arbeidsomfanget avviker vesentlig. Leverandøren plikter ikke å fullføre oppdrag som avropes i oppsigelsestiden. Ved oppsigelse opphører partenes rettigheter og plikter. Kommunen forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Kommunen kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Nesna, 30.03.2015 Geir Sakariassen Rådmannen i Nesna Vedlegg: 1. Prisskjema 2. Kart mulig plan-/ utredningsområde 3. Kortinformasjon om eksisterende planer og videre plan- og utredningsprosess Side 5 av 5