Vedlegg 5: Oppdragsgivers kravspesifikasjon/ ytelsesspesifikasjon rammeavtale på innleie av maskiner / utstyr og entreprenørtjenester Sak nr.: 14/07460
Innholdsfortegnelse 1.0 Kravspesifikasjon / Ytelsesspesifikasjon... 3 2.0 Informasjon om oppdragsgiver... 3 3.0 Kvalitetskriterier for ytelsen... 3 4.0 Behovsbeskrivelse av de ulike grupper.... 6 Gruppe 1... 6 Gruppe 2... 6 Gruppe 3... 6 Gruppe 4... 7 5.0 Kapasitet, kompetanse og egnethet med tanke på tekniske og faglige kvalifikasjoner.... 7 6.0 Samarbeid... 8 7.0 Referanser... 8 8.0 Avvikling av kontrakt... 8 - Side 2 av 8 -
1.0 Kravspesifikasjon / Ytelsesspesifikasjon Samtlige punkter med underpunkter i dette vedlegget skal besvares som vedlegg 5 i tilbudet, og gir dermed svar på hvordan tilbyder løser bestillinger/ oppdrag tildelt under rammeavtalen. 2.0 Informasjon om oppdragsgiver Sarpsborg kommune ligger i Østfold fylke, og er en av Norges 10 største byer. Pr. 1. januar 2014 hadde Sarpsborg kommune i overkant av 54000 innbyggere. Sarpsborg kommune er i stadig endring og utvikling, noe som kan medføre endringer i behov for produkter i denne rammeavtalen. Leverandør må derfor være innstilt på at rammeavtalen er dynamisk og vil/kan endre seg i takt med denne utviklingen i avtaleperioden. Oppdragsgiver legger vekt på at leveransene og de praktiske rutinene i forbindelse med avtalen, skal bidra både til kvalitetssikring og til enklere praktisk håndtering. Totalt kjøp innenfor avtaleområdet er i 2014 ca. 3 mill kr. 3.0 Kvalitetskriterier for ytelsen Leverandørens besvarelse i forhold til punkter nedenfor legges til grunn for evaluering av tildelingskriteriet service, oppfølging, kvalitet på tjenesten. Med kvalitet mener vi helheten av de egenskaper den tilbudte tjeneste har og dens evne til å tilfredsstille oppdragsbehovet. Vesentlige avvik eller forbehold til oppdragsgivers ytelsesspesifikasjon kan innebære at tilbudet avvises fra konkurransen. a) Leverandør kan benytte underleverandører, men det er hovedleverandør som er ansvarlig for at alle betingelser og forpliktelser blir innfridd i henhold til kontraktens bestemmelser. Ved bruk av underleverandør forplikter hovedleverandør å påse at underleverandør innfrir oppdragsgivers kvalifikasjonskrav fremsatt i dette dokument. b) Dersom leverandør har til hensikt å benytte underleverandører i avtalen, skal det oppgis hvor stor andel som planlegges satt ut til underleverandører. Underleverandørens navn og organisasjonsnummer skal i så fall oppgis. c) Alle som utfører tjenester eller arbeid for oppdragsgiver er bundet av Forvaltningsloven ( 13), og etter personvernlovgivningens regler om taushetsplikt. Brudd på taushetsplikten eller på vilkår etter Forvaltningslovens 13 d annet ledd, straffes etter straffelovens 121. Medarbeidere hos leverandør som blir engasjert i arbeid for oppdragsgiver vil måtte signere taushetserklæring. Leverandør skal bekrefte at punktet er forstått og akseptert. d) For oppdrag som involverer tegninger skal oppdragsgiver distribueres disse i papirformat. Beskrivelser kan utarbeides etter NS 3420. - Side 3 av 8 -
e) Responstid utenom ordinær arbeidstid (etter kl. 15:00 og i helger) Tilbyder bes å beskrive hva som må forventes av responstid på oppdrag utenom normal arbeidstid. f) Responstid innenfor ordinær arbeidstid. Tilbyder bes å beskrive hva som må forventes av responstid på ordinære oppdrag innenfor normal arbeidstid. g) Tilbyder bes å beskrive om de kan tilby en vaktordning med kontakttelefon som skal være betjent 24 timer/døgn, 365 dager i året Ved arbeid i forbindelse med vakt og beredskap som eksempelvis ved; vann- og avløpsbrudd, skal tilbyder ha en utrykningstid på maks 2 timer., samt å beskrive hvordan en slik responstid kan oppnås, hvilke maskiner som kan stilles til rådighet og kostnader ved en slik type avtale. h) Tilbyder må følge normal arbeidstid til oppdragsgiver på det enkelte arbeidssted. Normal arbeidstid er kl. 0700 1500. Ved oppgjør etter timepris skal spisepauser være fratrukket. Overtid: Ved pålagt overtid betales tillegg for fører, med 50 % tillegg fram til kl. 2100, og 100 % fram til kl. 0600 og på lørdag, søndager og helligdager. Pålagt overtid benyttes kun i ekstraordinære situasjoner, og skal bestilles av oppdragsgiver. For frivillig arbeid utover ordinær arbeidstid betales ikke tillegg. Overtidsbetaling gjelder kun for timelønnsdelen av timeprisen. Timelønn skal spesifiseres i vedlegg 6 prisskjema Bruk av overtid skal alltid forhånds godkjennes av oppdragsgiver. i) Maskinen skal være disponibel og driftsklar i oppdragsgivers arbeidstid. Stopptid som skyldes tilbyder skal trekkes fra. Timene avrundes til nærmeste halve time. j) For alle oppdrag gjelder at transport av maskiner betales av tilbyder. Ved kortvarige oppdrag og/eller oppdrag med flere flyttinger kan det forhandles om flytteutgifter før innleie. k) Rotator, smal skuffe, pusseskuffe og standardskuffe betegnes som standard utstyr på gravemaskiner, og skal således følge maskin til oppdragsstedet. l) Fylling av diesel og annet vedlikehold skal fortrinnsvis utføres utenom vanlig arbeidstid. I tilfeller der dette utføres i arbeidstiden skal medgått tid være fratrukket ved oppgjør. m) Tilbyder er selv ansvarlig for at det ikke lastes med tyngre last enn det som er lovlig ihht vognkort og veiens tillatte aksellast. n) Iflg Arbeidsmiljølovens 15 om flere arbeidsgivere på samme arbeidsplass har hoved bedriften ansvaret for samordningen av de enkelte virksomheters verne- og miljøarbeid. Der oppdragsgiver er hoved bedrift skal de virksomheter som utfører oppdrag rette seg etter oppdragsgivers verne- og sikkerhetsbestemmelser som gjelder for den aktuelle arbeidsplassen og rette seg etter pålegg fra oppdragsgivers representanter. Dette fritar ikke virksomheten fra å opprette/vedlikeholde IK-system i egen virksomhet, jfr Forskrift om internkontroll. - Side 4 av 8 -
o) Ved arbeid for oppdragsgiver skal det brukes verneklær som tilfredsstiller kravene i EN-471 kl. 3. Videre skal nødvendig verneutstyr som vernefottøy, hjelm, hansker, øye- og hørselvern etc. brukes i samsvar med bestemmelsene på aktuelt arbeidssted. Verneutstyret holdes av tilbyder. Personer som kan bli eksponert for avløpsvann, må ha nødvendige vaksiner. p) Alle innleide maskiner og utstyr skal tilfredsstille gjeldende lover og forskrifter. Godkjent førstehjelpsutstyr og brannslukningsapparat skal finnes i alle maskiner. Deksler, beskyttelser etc skal til enhver tid være montert ihht standardutrustningen. Maskineier skal på forlangende framlegge dokumentasjon på at maskinen er kontrollert ihht. Arbeidstilsynets forskrift om bruk av arbeidsutstyr. Oljeabsorbent skal forefinnes i nærheten av arbeidssted. q) Ved arbeid på vei/ved vei er tilbyder ansvarlig for Forskrifter med utfyllende retningslinjer for gjennomføring av varsling av arbeider på offentlig vei(håndbok om arbeidsvarsling- 051) følges. r) Oppdragstaker skal ha en ansvarsforsikring på vanlig vilkår. Forsikringen skal dekke erstatningsansvar for skade han kan påføre oppdragsgiver eller tredjemanns person/ting i forbindelse med arbeidsoppdraget. Forsikringssummen skal ikke være mindre enn 150 G. Forsikringsbeviset skal ikke inneholde bestemmelser som reduserer oppdragsgivers rett til erstatninger direkte fra forsikringsselskapet, eller som kan redusere oppdragsgivers krav på grunn av sikredes forhold etter at forsikringstilfellet er inntrådt. Tilbyder skal sørge for de nødvendige forsikringer ihht bilansvarsloven er tegnet. Oppdragsgiver vil kreve at kopi av forsikringspolisen for ansvarsforsikring og ihht bilansvarsloven fremlegges før kontrakt inngås. s) Krav til godkjenning er minimum tiltaksklasse 2 for graveentreprenør i forespurt gruppe 4. For lastebil må det foreligge transportløyve. t) Fører av maskiner som inngår i avtalen skal ha yrkesbevis/fagbrev i henhold til gjeldende bestemmelser. u) Gravemaskiner og masseforflytningsmaskiner skal være sertifiserte og ha utstedt kontrollbok før bruk. Dette skal også innbefatte utstyr som brukes av maskinen. Sertifikat/kontrollbok skal følge den enkelte maskin. v) Maskinene skal være CE-merket. w) Oppdragsgiver setter ingen absolutte krav til maskinens alder, men vil vekte positivt nyere lastebil/maskin med rutinemessig vedlikehold, med hensyn til sikkerhet og miljøutslipp. - Side 5 av 8 -
4.0 Behovsbeskrivelse av de ulike grupper. Oppdragsgiver vil ha følgende behov for rammeavtale på innleie av maskiner / utstyr og entreprenørtjenester. Gruppe 1, gravemaskin, lastebil etc. Gruppe 2, slamsugebil. Gruppe 3, feie bil og maskiner med rundkost. Gruppe 4, maskiner, utstyr og entreprenørtjenester. Gruppe 1 Innleie av maskiner og utstyr i denne gruppen er tiltenkt til oppgaver innenfor f.eks: Mindre arbeider med liten kompleksitet innen fagfeltene VVA og parkarbeider. Utstyr som tenkes innleid i denne gruppen er: Minimum 3 akslet tipp bil Minimum 3 akslet tipp bil med dumperkasse Minimum 3 akslet bil med kroklift Hjulgående gravemaskin ca. 14-17 tonn med henger Hjullaster under ca. 10 tonn Hjullaster over ca.10 tonn Beltegraver under ca. 5 tonn Beltegraver mellom 5 og 10 tonn Beltegraver mellom 10 og 16 tonn Beltegraver mellom 16 og 24 tonn Gruppe 2 Innleie av maskiner og utstyr i denne gruppen er tiltenkt til oppgaver innenfor f.eks: Benyttes til alle arbeider vår egen spyle-/slamsugebil ikke rekker. Arbeidene består i stor grad av spyling av kloakkrør og oppsuging av slam fra disse, Tømming av pumpestasjoner, slamavskillere og kummer Tømming av sandfangkummer og veisluk. Ellers akutte hendelser på avløpsnettet eller på kommunens renseanlegg. Utstyr som tenkes innleid i denne gruppen er: Slamsugebil Gruppe 3 Innleie av maskiner og utstyr i denne gruppen er tiltenkt til oppgaver innenfor f.eks: Vår rengjøring generelt, og enkeltoppgaver som for eksempel. 17 mai, Tour of Norway og lignende. Utstyr som tenkes innleid i denne gruppen er: Liten feie bil Stor feie bil Maskin med rundkost og støvdemping - Side 6 av 8 -
Gruppe 4 Innleie av maskiner / utstyr og utførelse av oppdrag i denne gruppen er tiltenkt til oppgaver innenfor f.eks, Bytte av kummer med vannarmatur Avløpskummer, Mindre saneringsarbeider VA Arbeider innen Park og vei Utbedring av lekkasje I denne gruppen forutsettes det at tilbyder har minimum tiltaksklasse 2 Utstyr som tenkes innleid i denne gruppen er: Hjulgående gravemaskin ca. 14-17 tonn med henger Hjullaster under ca. 10 tonn Hjullaster over ca.10 tonn Beltegraver under ca. 5 tonn Beltegraver mellom 5 og 10 tonn Beltegraver mellom 10 og 16 tonn Beltegraver mellom 16 og 24 tonn 3 akslet tippbil 3 akslet tippbil med dumperkasse 3 akslet bil med kroklift Lastebil med kran, minimum 10 TM 5.0 Kapasitet, kompetanse og egnethet med tanke på tekniske og faglige kvalifikasjoner. Det legges til grunn at tilbyder er tilstrekkelig egnet til å oppfylle kontraktens omfang og tekniske og faglige vilkår. Dette dokumenteres gjennom: a) Oppdragsgiver forutsetter at leverandøren stiller med dedikert(e) person(er) i kontraktsperioden, og har en fast kontaktperson for oppdragsgiver. Ved hendelser som gjør bytte av personer aktuelt, skal det være en gjensidig varslingsplikt på 2 uker. Sarpsborg kommune skal godkjenne bytte av kontaktperson. Tilbyder skal oppgi navn og dokumentere vedkommendes faglige kompetanse gjennom å vedlegge dennes CV, samt CV for den person som vil være stedfortreder. b) Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av hvilken kompetanse og kapasitet leverandøren vil dedikere til bruk i avtalen for å oppfylle oppdragsgivers behov beskrevet ovenfor. Denne beskrivelsen skal redegjøre for leverandørens arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelse. c) Det kreves at tilbyder har kapasitet til, og personell med de nødvendige tekniske og faglige kvalifikasjoner innenfor de fagområder tiltaket krever. Kravet dokumenteres gjennom at tilbyder skal levere inn dokumentasjon på kompetanse på nøkkelpersoner som skal stå ansvarlig for oppdraget sant opplysninger om firmaet størrelse totalt antall ansatte. Som dokumentasjon menes CV, fagbrev, installasjonsbevis og liknende. - Side 7 av 8 -
d) Dersom leverandør benytter underleverandører skal tilsvarende leveres for disse. CV en(e) skal også inneholde anleggsreferanser fra tidligere arbeider disse personene har utført. e) Tilbudet skal også inneholde en beskrivelse av hvor stor andel kapasitet er satt av til avtalen opp mot leverandørens totale tilgjengelige kapasitet i området. f) Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av hvordan de dedikerte personer hos leverandøren holdes ajour med den faglige og tekniske utviklingen i bransjen. g) Det kreves at tilbyder har et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Dokumenteres gjennom gyldig sertifikat/registrering på kvalitetssikringssystem i henhold til kravene i ISO9001:2000 eller redegjørelse for tilsvarende kvalitetssikringssystem. 6.0 Samarbeid Leverandøren skal beskrive hvordan oppdragsgiver vil bli fulgt opp i avtaleperioden og hvordan leverandøren ser for seg et praktisk samarbeid. Dette gjelder gjennomføring av, og innholdet i statusmøter, hva leverandøren mener er nødvendige for å sikre leveringsdyktighet og nødvendig kapasitet og kvalitet i avtaleperioden, og hva leverandøren ser for seg av praktisk samarbeid i forbindelse med større prosjekter. Leverandøren skal også beskrive hva som tilbys av statistikk på planlagte og gjennomførte oppdrag for oppdragsgiver. Det forutsettes at den faste kontaktpersonen deltar på minimum 1 statusmøte i året vederlagsfritt. 7.0 Referanser Leverandøren skal oppgi minimum 2 relevante referanser. Oppgi derfor kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse per referansested. De oppgitte referanser vil kunne bli kontaktet for å besvare spørsmål angående opplevd kvalitet, service og oppfølging vedrørende følgende temaer: a) Leveransepunktlighet: b) Bestilte oppdrag levert til forventet /kontraktsfestet leveringstid c) Leveransekvalitet d) Kvaliteten på gjennomførte oppdrag o Opplevd service ved henvendelser og opplevd service dersom det har vært problemer med leveranser. Hvordan oppleves tilbyder når feil må rettes opp? o Faktureringsrutiner, inkludert underdokumentasjon til faktura. Referansenes erfaring og oppdragsgivers egen erfaring med tilbyder de siste 18 måneder vil kunne bli tillagt vekt. 8.0 Avvikling av kontrakt Tilbyder skal bidra til smidige overgangsordninger og avviklingsperiode ved avslutning av denne kontrakten. Det gjelder blant annet å avgi alle dokumenter, tegninger, byggemøtereferater, prosjektgrunnlag, beregninger, opplysninger om avklaringer med evt tredjeparter m.v. som naturlig hører til de oppdrag som er gjennomført eller er under gjennomføring for oppdragsgiver til oppdragsgivers kontaktperson(er). - Side 8 av 8 -