Det har etter at avtalene ble inngått vært en del uro knyttet til bruk av rammeavtalene.

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for barnehage og skole Rundskriv Rundskriv nr.: Dato: 23. mai 2011 Saksnr.: Saksbehandler: TOJO Emnekode: SARK-20 Til barnehager og skoler Bruk av vikaravtaler for barnehage og skole 1. Innledning Bergen kommune inngikk i mai 2010 avtale med fire vikarbyrå for levering av vikarer til barnehager og skoler. Avtalene skal benyttes når kommunens enheter ikke har egne vikarer og må kjøpe vikartjenester fra en ekstern leverandør. De fire avtaleleverandørene er Adecco Norge AS Manpower AS ISS Personalhuset AS Proffice Norge AS Det har etter at avtalene ble inngått vært en del uro knyttet til bruk av rammeavtalene. 2. Avlønning av lærervikarer Pedagogisk Vikarsentral AS som ikke fikk avtale, klaget kommunen inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA). De mente at kommunen skulle ha avist tilbudene fra alle de fire leverandørene som fikk avtale. Pedagogisk Vikarsentrals synspunkter som var knyttet til hvordan vikarenes lønn skulle synliggjøres i konkurransen, førte ikke frem. Klagen er nå endelig avvist av KOFA. Uavhengig av hvilken lønnssats leverandørene benyttet i konkurransen, vil leverandørene ha plikt til å avlønne vikarene i tråd med bestemmelsene om minstelønn i kontrakten, som tilsvarer de minstekrav til lønn som følger av forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Kommunen har gjennomført en kontroll for januar måned 2011 av lønns- og arbeidsvilkår hos avtaleleverandører, og det er for pedagogisk personell ikke avdekket vesentlige kritikkverdige forhold. Ny kontroll vil bli avholdt i avtaleperioden. I motsetning til Pedagogisk Vikarsentral AS avlønner kommunens valgte leverandører alle sine vikarer time for time. Dette betyr at det skal betales for alt arbeid vikaren utøver, herunder for- og etterarbeid og inneklemte timer. Avlønning av lærervikarer time for time medfører en utfordring for bestiller av vikartjenester.

2 Ved bestilling må en ha en grundig gjennomgang av samtlige oppgaver vikaren skal utøve, og deretter anslå et timetall. Diskuter gjerne med vikarbyrået slik at det er tilstrekkelig avklart hvilke forventninger som ligger i bestillingen. 3. Leveransespesifikasjon Bestillere av vikartjenester må være kjent med vedlagte leveransespesifikasjon for vikartjenester. Det er vesentlig at den bestilling en foretar samsvarer med det behov en har for faglige kvalifikasjoner hos vikaren. Dersom vikarbyråene ikke kan levere vikar med ønsket faglige godkjenning, er dette å betrakte som et avvik. Oversikt over stillingskategorier og krav til utdanning følger av prisliste for det enkelte vikarbyrå på Innkjøpsseksjonens intranettside. Som alltid er det vesentlig at en i etterkant av leveransen kontrollerer faktura mot den bestilling en har foretatt. 4. Fremleggelse av vandelsattest Et annet spørsmål som har hatt fokus er om det er vikarbyrået eller den enkelte bestiller av vikartjenester som har ansvar for at den enkelte vikar fremlegger vandelsattest for de stillinger som krever dette. Følgende fremgår av leveransespesifikasjon pkt. 1.6 og Politiattest Leverandør er ansvarlig for at personell som skal arbeider med barn og unge under 18 år og personer med utviklingshemming, fremlegger politiattest første arbeidsdag. Det vises til regelverk vedrørende krav til politiattest. 1.8 Kvalitetssikring av vikar før tiltredelse Før vikar tiltrer i vikariat plikter leverandør spesielt å 1. Sørge for at vikar før første arbeidsdag fremlegger vandelsattest for stillinger som iflg. norsk lov krever det. Vikarbyrået har ansvar for at de vikarer de tilbyr har godkjent vandelsattest, mens den enkelte bestiller som mottar vikarer (barnehage eller skole) - må sjekke vandelsattest som fremlegges første arbeidsdag. 5. Plikt til å benytte inngåtte rammeavtaler: Det foreligger en plikt til å benytte de rammeavtaler kommunen har inngått. Når det gjelder vikartjenester er det forståelse for at det oppstår situasjoner der ingen av kommunens avtalebyrå kan levere. I slike situasjoner er det vesentlig at avviket meldes til administrasjonssjefen med kopi til postmottak.innkjop@bergen.kommune.no. Det føres løpende statistikk over kjøp innenfor og utenfor avtale. For å kunne følge opp manglende leveranse hos avtalebyråene er det helt nødvendig å kunne fremlegge konkrete eksempler. For mer informasjon om vikaravtalene, bestillingsrutiner, avviksskjema m.m. Se nærmere informasjon på Innkjøpsseksjonens intranettside 2 av 8

3 6. Annet Vi understreker forøvrig at de eksterne vikarene er ansatt hos bemanningsbyråene og at de derfor ikke kan hentes inn til vikariater hvor de ansettes av kommunen uten at de har vært blant søkermassen ved en ordinær utlysning/ansettelsesprosess. Byrådsavdeling for barnehage og skole Anne-Marit Presterud kommunaldirektør Torstein Johannessen administrasjonssjef Vedlegg: Leveransespesifikasjon - Vikartjenester til barnehager- og skoler 3 av 8

4 Vedlegg I Generell leveransespesifikasjon - vikartjenester NOR Generell leveransespesifikasjon - vikartjenester Kravene som er beskrevet i leveransespesifikasjonen er minimumskrav til leverandør. 1.0 ANSVAR 1.1 Arbeidsgiveransvar Leverandør skal ha det fulle arbeidsgiveransvar for vikaren. Leverandør skal være ansvarlig for at leveransen er i overensstemmelse med norske lover og forskrifter, og at leveransen ellers vil være i samsvar med bestilling av den enkelte vikar. Leverandør skal ha ansvaret for å utbetale lønn, feriepenger, arbeidsgiveravgift, eventuell sykelønn og andre lovbestemte trekk til vikaren. Leverandør skal sørge for at ansatte og eventuelle innleid arbeidskraft som medvirker ved oppfyllelse av kontrakt, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtale, regulativ eller det som er normalt i det land og distrikt der arbeidet blir utført og for vedkommende yrke. Oppdragsgiver har rett til å be om at tilbyder og eventuelt underleverandører på forespørsel må dokumentere lønns og arbeidsvilkår til sine ansatte. Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for Bergen kommune er underlagt gjeldende lover og regler, samt kommunens egne reglementer så langt de passer for det konkrete tjeneste- eller arbeidsforhold. 1.2 Oppholdstillatelse/ arbeidstillatelse Leverandør skal kun levere vikarer som har oppholdstillatelse og arbeidstillatelse i Norge. 1.3 Autorisasjon Leverandør skal kun levere autorisert personell til stillingstyper som krever det. 1.4 Identifisering Leverandør skal sørge for at vikarer som arbeider innen hjemmetjenester skal identifisere seg. Leverandør har ansvaret for å inndra identifiseringspapirene når vikaren slutter i stillingen. Vikaren skal ikke få sluttattest før vedkommende har levert inn identifiseringspapirene. 1.5 Vikarens tidligere ansettelsesforhold Leverandør skal ikke tilby vikarer som i løpet av de 3 siste måneder har vært fast ansatt innen samme oppgaveområdet hos oppdragsgiver. 1.6 Politiattest Leverandør er ansvarlig for at personell som skal arbeider med barn og unge under 18 år og personer med utviklingshemming, fremlegger politiattest første arbeidsdag. Det vises til regelverk vedrørende krav til politiattest. 4 av 8

5 Begrepet stilling skal forstås vidt. Det avgjørende for om politiattest skal kreves eller ikke, er om vedkommende i sin utøvelse av tjenesten vil kunne komme i en situasjon med barn eller utviklingshemmede der overgrep/seksualforbrytelse kan finne sted.. Leverandør skal sørge for at vikar første arbeidsdag fremlegger vandelsattest for stillinger som iflg. norsk lov krever det. Leverandør garanterer for å ha sjekket og godkjent vikar sin vandelsattest, før vikar tiltrer i slike stillinger. 1.7 Taushetsplikt Det vises til reglene om taushetsplikt i forvaltningslovens (Lov av 10. februar 1967) 13 flg., og yrkesbestemte taushetsbestemmelser i særlover. Til anvendelse kommer også taushetserklæring, etiske retningslinjer og IT- sikkerhetserklæring for vikarer til Bergen kommune. 1.8 Kvalitetssikring av vikar før tiltredelse Før vikar tiltrer i vikariat plikter leverandør spesielt å 2. Opplyse og sørge for at hver enkelt vikar har lest og forstått Bergen kommunes taushetserklæring, som skal være signert av vikar før tiltredelse i Bergen kommune. 3. Opplyse og sørge for at hver enkelt vikar har lest og forstått Bergen Kommune sine etiske retningslinjer. 4. Kvalitetssikre at vikarens cv og vitnemål, samt minimum en referanse skal sjekkes. Dersom stillingen krever gyldig autorisasjon skal den kvalitetsikres ved Statens autorisasjonskontor for helsepersonell. 5. Sørge for at vikar før første arbeidsdag fremlegger vandelsattest for stillinger som iflg. norsk lov krever det. Leverandør skal være ansvarlig for sine underleverandørers ytelser på lik linje med sine egne. Bestiller skal på forespørsel få tilsendt kopi av dokumentasjon på vikarenes kompetanse. 2.0 SERVICE Det er ønskelig å få samme vikar tilbake til avdelinger, etater og virksomheter hvor de tidligere har arbeidet. Leverandør skal holde oversikt over hvilke avdelinger, etater og virksomheter vikarer har erfaring fra. Leverandør skal derfor først tilby vikariat til de vikarer som bestiller ønsker. Dersom vikar uteblir pga sykdom eller annet, plikter leverandør å stille med ny vikar innen rimelig tid. Oppdragsgiver skal værer pliktig til å tilbakemelde om vikarer som ikke fungerer. Leverandør skal følge opp oppdragsgivers tilbakemelding om arbeidstakere som ikke fungerer. Utskifting av vikarer kan ikke foretas uten bestillers skriftlige forhåndssamtykke. 5 av 8

6 2.1 Generelle forventninger til vikarenes egenskaper Det forventes at vikaren o tilpasser seg gjeldende arbeidsrutiner, arbeidstid og arbeidsmiljø. o Jobber selvstendig o Er fleksibel og positiv o Er pliktoppfyllende o Har gode samarbeidsevner 2.2 Opplæring av vikar Leverandør skal sørge for at de vikarer som skal bruke disse, kan kommunens fagsystemer. Dersom vikar ikke kan disse systemene og oppdragsgiver gjennomfører opplæring av vikaren, skal bestiller kunne trekke fra opplæringskostnader på faktura, opptil 1 dag (7,5 eller 8 timer, det som er normal arbeidstid på arbeidsstedet). Leverandør skal kunne sikre at vikar behersker norsk muntlig og norsk skriftlig for de stilligskategorier som skal dokumentere i kommunens fagsystemer. I andre typer stillinger skal vikar har norskkunnskap i forhold til den tjenesten de utfører. For stillinger som krever det skal leverandør gi nødvendig opplæring til vikar vedrørende brannsikring. 2.3 Krav til levering Begreps definisjoner: Oppdragsgiver: Bergen kommune, samarbeidende kommuner og virksomheter. Bestiller: Tjenestested som forespør om vikarer, behandler mottak av kandidatforslag, utfører bestilling eventuelt også avbestilling av vikaren Forespørsel: Bestillers første henvendelse om behov for vikar til enkeltoppdrag. Tilbud: Leverandørs forslag om aktuelle kandidater. Bestilling: Når bestiller har valgt den aktuelle kandidat til stillingen og det er enighet om pris, sender bestiller bestilling til aktuell leverandør. Avbestilling: Når leverandør ikke har behov for bestilt vikar sender han en avbestilling på denne. Levering: 1. Det skal være mulig å forespørre/ bestille vikarer mellom kl kl hverdager og helligdager. Dette gjelder for helse og pedagogisk personell. For andre vikarer skal det være mulig å forespørre/bestille hverdager kl Hastebestillinger skal ha en leveringstid på maks 4 timer. Med leveringstid menes det fra bestiller forespør leverandør om vikar til vikar stiller på arbeidsstedet. Tid bestiller bruker for å komme med tilbakemelding til leverandør skal ikke medregnes. Hastebestillinger defineres som behov som oppstår uten at oppdragsgiver kunne forutse dette i forkant. 6 av 8

7 3. Ordinære forespørsler skal ha en leveringstid på 1 døgn for oppdrag på mindre enn to uker. For oppdrag som varer mer enn to uker, skal leverandør foreslå en kandidat etter 1 døgn. Fra forespørsel til kandidat kan begynne å arbeide, skal det maksimum ta 4 døgn. 4. Krav til levering gjelder oppdrag med omfang på 4 timer og mer. Leverandør skal så langt det er mulig være fleksibel når det gjelder eventuelle oppdrag under 4 timer. 2.4 Prosedyrer for bestilling av vikar 1. Bestiller sender forespørsler fortrinnsvis på e-post til en eller flere av avtaleleverandørene. 2. Leverandør sender CV på aktuelle kandidater til bestiller. 3. Bestiller vurderer kandidatene (utfører intervju med kandidatene i de situasjonene det er praktisk mulig), og gir så en tilbakemelding til leverandør. 4. Dersom det foreligger en aktuell kandidat blir bestiller enig med leverandør om stillingstype, erfaring, timepris og oppdragets lengde. Dette skal fortrinnsvis skje skriftlig og bestiller sender bestilling til leverandør. Dersom ingen kandidat er aktuell gir bestiller tilbakemelding om ønske av nye kandidater. Leverandør plikter da å stille med andre aktuelle kandidater. 5. Leverandør bekrefter bestilling skriftlig til bestiller. Dette gjelder også dersom bestilling har vært muntlig. 6. Oppdragsgiver gir tilbakemelding til eventuelle andre leverandør om at forespørsel ikke lenger er gyldig. Dette gjelder der flere avtaleleverandører er forespurt om samme oppdraget. 2.5 Arbeidstid Leverandør er ansvarlig overfor oppdragsgiver for at arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser overholdes, herunder skal leverandør ha kontrollsystemer som sikrer dette. Leverandør skal være ansvarlig for at vikarene informeres om arbeidsmiljølovens bestemmelser, videre skal vikarene pålegges å følge bestemmelsene. Forespørsler om ekstraarbeid som er i konflikt med arbeidsmiljøloven, skal avvises. Hver enkelt vikar skal følge den arbeidstiden som er normalen på den arbeidsplass hvor de har oppdrag. 3.0 BETALING 3.1 Opplysningsplikt Ved bestillers forespørsel skal leverandør ved første tilbud uoppfordret opplyse om vikarens time pris sammen med vikarens kvalifikasjoner. Det tillates ikke i den enkelte vikarperiode å flytte vikarene til en høyere kompetansegrad. 3.2 Overtid Overtid skal forhåndsgodkjennes av bestiller med henvisning til kontrakt om tjenesteområde, kompetansegrad og pris. 7 av 8

8 Overtid for vikaren skal følge samme regler som for tilsvarende stillinger hos oppdragsgiver. Ved pålagt overtid beregnes overtidstillegg av avtalt timepris for den aktuelle vikar. Overtidstillegget skal uoppfordret opplyses til bestiller i rimelig tid før vikarens tiltredelse. Overtidstillegget gjelder kun når det er pålagt fra oppdragsgiver at vikaren skal arbeide overtid, ikke ved at leverandør tilbyr en vikar som ønsker å arbeide overtid eller det er de eneste "tilgjengelige" vikarer fra leverandørs side ved forespørsel og bestillertidspunkt. Overtid for vikaren skal følge samme regler som for tilsvarende stillinger hos oppdragsgiver. Dette gjelder også overtidstillegget. Overtidstillegget gjelder kun for vikarer som har jobbet ordinær vakt hos oppdragsgiver og oppdragsgiver pålegger overtid. 3.3 Ansettelse av vikarer Leverandørene kan ikke kreve økonomisk vederlag / arbeidsformidlingsgebyr eller økonomisk kompensasjon dersom vikarer velger å slutte hos leverandør etter en ordinær søknadsprosess med utlysning av stilling og ansettelse hos oppdragsgiver. Oppdragsgiver skal ikke aktivt forsøke å rekruttere vikarer som er innleid. 3.4 Vikarens bolig Oppdragsgiver kan ikke faktureres for boligutgifter, reise eller andre utgifter for vikar. Oppdragsgiver skal kun faktureres for timepris som foreligger. 3.5 Fakturering Vikartjeneste faktureres for effektiv arbeidstid fratrukket lunsjpause. Avregning skjer i henhold til timelister, attestert og godkjent av ansvarlig person hos oppdragsgiver. Faktura skal spesifisere timeforbruk og stillingskategori for angitte person. Ved overtid skal faktura vise timepris for vikaren samt overtidstillegget. Eksempel: Kontor- kjernetiden er til Dersom en vikar arbeider i dette tidsrommet, faktureres oppdragsgiver for effektiv arbeidstid på 7 timer og 15 minutter (7 timer 45 minutter 30 minutter lunsj). Hver enkelt enhet hos oppdragsgiver skal ha sitt eget kundenummer med separat statistikkmulighet. Fakturering skjer månedlig med samlefaktura pr. kundenummer. Det bekreftes at tilbyder har lest og forstått dette dokumentet og er innforstått med at dette er et minimumskrav til hva som må leveres i denne kontrakten. Dato: Navn på firma/tilbyder: Signatur: 8 av 8