RENDALEN KOMMUNE ETTERSENDING TIL KOMMUNESTYRET Møtested: Rendalen kommunehus (salen) Møtedato: 29.01.2009 Tid: Kl. 19.00 Saksliste: Saksnr. Tittel 7/09 NAV RENDALEN RENDALEN, 24.01.2009 for ordfører Eva P. Lillemo Rendalen kommune Møteinnkalling: Kommunestyret Side 1 av 5
NAV RENDALEN Arkiv: 450 Arkivsaksnr.: 08/1886-7 Saksbehandler: Jens Sandbakken Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 7/09 Kommunestyret 29.01.2009 Ikke vedlagte dokumenter: - Kommunestyresak 42/08 av 29.05.08 Bakgrunn for saken: Kommunestyret fattet 29.05.08 følgende vedtak: 1. Rendalen kommune, kommunestyret, opphever vedtak i kommunestyresak 102A/07. 2. Kommunestyret vedtar å gå videre med planer for lokaler til NAV Rendalen ved ombygging av eksisterende lokaler, samt nødvendig bruk av branngarasjen. 3. Total øvre kostnadsramme settes til 2,5 mill., som belastes kapitalbudsjettet for 2009. 4. Prosjektet finansieres ved låneopptak. 5. Ved eventuell flytting av bibliotek og etablering av ny tannklinikk, tas dette opp som egne saker. 6. Når det gjelder øvrige plassbehov tas det en helhetlig gjennomgang av alle kommunens lokaler, og det utarbeides et fremtidig behov basert på langsiktige løsninger, samt en oversikt over hva vi har av lokaler som er ledige, eller kan bli ledige i nærmeste fremtid. Det er arkitektfirmaet Andersen og Fremming som er engasjert til å forestå løsninger av det nye NAV kontoret, og kommunens lokaler for øvrig. Hovedhensynet i forestående ombygging har hele tiden vært: Få framtidsrettede og funksjonelle lokaler for brukerne. Samle de ulike kommunale tjenestene på en best mulig måte Samlokalisering med NAV kontor, som sikrer at de tjenestene som naturlig hører Sammen kommer i fysisk nærhet til hverandre. Brukerperspektivet taler for er flere offentlige funksjoner samlet i et hus. Samarbeid med kommunale enheter vil være enklere Tilbudsinnbydelsen ble lagt ut 14. november 2008, med befaring fra aktuelle parter 27. november, hvor frist for innlevering av tilbud var onsdag 17. desember. Det kom inn flere anbud, hvor det valgte og laveste lå på kr. 4,4 mill. kroner og det høyeste på kr. 5,6 mill. kroner. Ombyggingen/rehabiliteringen av bygget skal være ferdig 1. september 2009. Rendalen kommune Møteinnkalling: Kommunestyret Side 2 av 5
Rådmannens vurdering: I de beregninger som lå til grunn i kommunestyresak 42/08 den 29.05.08, var utgangspunktet at prosjektet ville koste nærmere 4 mill. kroner. Formannskapet reduserte i møte den 07.05.08 kostnadsrammen til 2, 8 mill. kr og kommunestyret seinere til 2,5. mill. I forhold til rådmannens kostnadsramme var den viktigste eksplisitte begrunnelsen for reduksjonen i kostnadsrammen at erstatningen for branngarasjen burde bli vesentlig lavere enn antatt. Kostnadene som lå til grunn ved saksutredningen til kommunestyret i forrige runde var fra oktober 2007. Kommunestyret vedtok 29.11.07 ramme for NAV med om lag 4 millioner kroner, uten at det senere har blitt tatt høyde for en betydelig prisvekst i bygg og anleggssektoren siden da. Det er flere årsaker til at prosjektrammen i dag er vesentlig høyere enn 2,5 millioner kroner: - Teknisk rom må etableres i hovedfløyen ettersom underetasjen ikke var disponibel når anbudene ble sendt ut. Anbudet ble offentliggjort 12.11.08 og bibliotekvedtaket ble gjort først 29.10.08, på den tiden visste vi ikke når flytting av biblioteket skulle skje. - Det var forutsatt i opprinnelig prosjekt at det eksisterende ventilasjonsanlegget skulle dekke kommunal fløy. Anlegget har ikke stor nok kapasitet til dette og nytt anlegg for hele etasjen må derfor etableres, noe som er fordyrende ihht. opprinnelig ramme. Kostnad for utvidelse utgjør kr 350 000,- - I tillegg til skissen som lå til grunn ved kommunestyrebehandlingen i mai er det planlagt ett kontor og ett lagerrom for hjemmetjenesten. Kontoret skal disponeres av psykiatri og medfører at helsetjenestekontorene samles i samme fløy og etasje. Ekstra lagerrom er planlagt pga. et grunngitt behov for nødvendig rom til oppbevaring av behandlingsutstyr, bandasjematriell mm. Dette koster om lag 180.000 inkl. mva. - Det laveste anbudet som ble valgt er på om lag 4,4 mill. kroner. Prosjektkostnaden som lå til grunn ved kommunestyrebehandlingen i mai refererte til byggekostnadsindeks fra oktober 2007. Prisene innenfor Bygg- og anleggsbransjen økte betydelig i 2008, anslagsvis 10-12 %. 4,4 mill i 2009 er derfor et relativt lavt anbud, og anses som gunstig for kommunen i dagens marked. Det høyeste anbudet var på kr. 5,8 mill. - I sak om NAV Rendalen mai 2008, ble det ikke lagt inn i kostnadene samtlige oppussingskostnader, dette er et tillegg som utgjør om lag kr. 215.000,- inkl. mva og knytter seg i all hovedsak til nytt golvbelegg. - Det er helt nødvendig med byggeledelse, da PND i dag ikke har nødvendig kapasitet til å ivareta denne, uten at det går vesentlig ut over den daglige driften og andre prioriterte prosjekter. Kostnader kr. 150.000,- inkl. mva. - Det er i totalrammen tillagt uforutsette utgifter (6 %), og når totalrammen øker vil disse utgiftene også øke tilsvarende, hvor disse i forhold til mai-vedtaket utgjør om lag - kr.140.000,- inkl. mva. Uforutsette utgifter er en sikkerhetsmargin som må legges inn i ethvert prosjekt Rendalen kommune Møteinnkalling: Kommunestyret Side 3 av 5
- Erstatningslokale for branngarasjen som ikke er en garasje, men verksted/lager for driftsavdelingen samt hjelpemiddelverksted, ble til tross for reduksjon i grunnflate og utforming høyere enn det som ble forutsatt av formannskapet i mai (kr. 200.000,-). Erstatningslokale branngarasje kommer på om lag 400.000,- inkl. mva. - Resten er utarbeidelse og gjennomføring av anbudsprosess og mindre summer som har kommet til i denne prosessen. - Kostnader til forprosjekt utgjør om lag kr. 250.000,- inkl mva. Dette er allerede betalt og finansiert tidligere. - Den merverdiavgiftkompensasjon som kommunen får ilt. prosjektet tilbakeføres til prosjektet, hvor dette beløpet utgjør om lag kr. 1 000 000,-. Fordyrende momenter Oppussing 215 000 Påslag uforutsette utgifter 140 000 Erstatningslokale 200 000 Prisstigning 250 000 Ventilasjonsanlegg - utvidelse 350 000 Ekstra kontor med mer 180 000 Div kostn.(anbudsprosess-byggesøknad) 75 000 Byggeledelse 150 000 Sum 1 560 000 Tidligere bevilget 2 500 000 Allerede betalte kostn. 250.000 Mva 1 040 000 Prosjektkostnad 5 350 000 Totalkostnad på prosjektet er på kr. 5 350 000,- inklusive alle påløpte kostnader fra oppstart i 2007 og fram til ferdigstillelse. Total prosjektkostnad inkl. mva 5 350 000 Tidligere bevilget 2 500 000 Forprosjekt allerede finansiert 250.000 Merverdiavgiftskompensasjon 1 000 000 = Nødvendig ekstra låneopptak 1 600 000 Rendalen kommune har over rammetilskuddet fått kr. 149.000,- for 2008 som er avsatt på fond og kr. 154.000,- for 2009 til sammen kr. 303.000,- som skal brukes til selve NAVetableringen, herunder møbler, inventar og utstyr, kontormaskiner, rekvisita, utgifter til åpning og ulike kompetansetiltak. Her deler Rendalen kommune og NAV-Hedmark utgiftene forholdsvis etter antall ansatte, noe som tilsvarer om lag halvparten på her. Rendalen kommune Møteinnkalling: Kommunestyret Side 4 av 5
Slik som prosjektet fremstår i dag synes det ikke mulig å redusere rammen ved å gjøre om på prosjektet. Det er en bred oppfatning blant de som har jobbet med prosjektet at det er en tilnærmet minimumsløsning som er vedtatt, og det framstår som lite realistisk å endre på prosjektet i særlig grad. Å sette i gang en prosess med å se på andre løsninger på dette tidspunktet, vil med stor sannsynlighet påføre prosjektet ytterligere kostnader, og en sannsynlig forsinkelse i etableringen av NAV-kontor, som ikke er akseptabel for kommunen eller vår samarbeidspartner NAV-Hedmark. Rådmannens forslag til innstilling: 1. Det vises til kommunestyrevedtak 42/08 hvor det ble innvilget kr. 2.500.000,- til ombygging og rehabilitering av Helse- og sosialsenteret ifm.etablering av NAV Rendalen. 2. Kommunestyret tilleggsbevilger kr. 2.600.000 til etablering av NAV Rendalen. 3. Tilleggsbevilgningen finansieres med 1. Låneopptak kr 1.600.000,- 2. Merverdiavgiftskompensasjon som overføres til investeringsprosjektet kr 1.000 000,- Rendalen kommune Møteinnkalling: Kommunestyret Side 5 av 5