NB! Befaring fra havnevesenets kontor oppmøte kl 17:00

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Havnestyre Dato: Tidspunkt: 18:00 Oppmøte: Havnekontoret kl. 17:00 for omvisning i havneområdet, Halden Båtforenings lokaler Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. NB! Befaring fra havnevesenets kontor oppmøte kl 17:00 Side 1

2 Saksliste Innhold Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Side nr. 2012/7 Godkjenning av innkalling 2012/8 Godkjenning av saksliste 2012/9 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 2012/10 Referatsaker RS 2012/2 Muntlig orientering om økonomi og havneaktivitet RS 2012/3 Informasjon om terskelproblematikken. RS 2012/4 Havnestrategiprosjekt 2012/11 Finansiering av utgifter knyttet til prosjekt "Ny offentlig havn - Sauøya" 2011/ /12 Reguleringsforholdet på Mølen Truls Breda utvalgsleder Side 2

3 2012/7 Godkjenning av innkalling 2012/8 Godkjenning av saksliste 2012/9 Godkjeninng av protokoll fra forrige møte Side 3

4 2012/10 Referatsaker RS 2012/2 Muntlig orientering om økonomi og havneaktivitet RS 2012/3 Informasjon om terskelproblematikken. RS 2012/4 Havnestrategiprosjekt Side 4

5 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Håvard Tafjord Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyre 2012/ Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Finansiering av utgifter knyttet til prosjekt "Ny offentlig havn - Sauøya" Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Roar vevelstad Sammendrag av saken: Rådmannen la i formannskapets møte frem sak om finansiering av utgifter knyttet til prosjekt «Ny offentlig havn Sauøya». Formannskapet fattet enstemmig følgende vedtak: «Saken oversendes havnestyret for behandling». Rådmannen legger frem samme saksfremstilling til havnestyret som ble fremlagt for formannskapet. Da havnestyret ikke har kompetanse til å vedta forpliktelser på vegne av Halden kommune, må saken oversendes til formannskapet med havnestyrets tilrådning dersom havnestyret vedtar å ikke påta seg de økonomiske forpliktelsene for utgifter knyttet til prosjekt «Ny offentlig havn Sauøya». Rådmannens innstilling: Havnestyret vedtar å tilrå formannskapet i Halden kommune å treffe følgende vedtak: 1. Kravet fra Halden Byutvikling AS, pålydende kr ,25 innfris ikke. 2. Halden kommune yter lån fra Halden Byutvikling AS pålydende kr ,25. Utlånet finansieres av kapitalfond. Følgende betingelser settes: Rente : NIBOR + 3% Løpetid : 5 år Forfall : Halvårlig, første forfall Side 5

6 Saksutredning: Se vedlagt saksfremlegg og protokoll fra formannskapets møte Dokumentet er elektronisk godkjent av: Lars Th. Larsen Side 6

7 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Roar Vevelstad Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Kommunestyret Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Finansiering av utgifter knyttet til prosjekt "Ny offentlig havn - Sauøya" Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Halden Byutvikling AS fikk i oppgave å forestå arbeider knyttet til prosess rundt etablering av «Ny offentlig havn Sauøya». Selskapets totale påløpte kostander for prosjektet utgjorde pr kr ,25 hvorav kr ,25 er belastet selskapets regnskap. I tillegg påkommer mellomregning overfor Halden kommune på kr ,-. Det knytter seg noe usikkerhet til om selskapets regnskap for 2012 innehar noen belastning på prosjektet. Formannskapet fattet vedtak i sitt møte i sak 2012/ 95, der de anmodet Halden Byutvikling AS om å kreve inn alle utestående fordringer. I praksis betyr det at formannskapet ber selskapet om å drive inn bokført fordringen på Halden kommune. Utgiftene for prosjektet overføres i så tilfelle til Halden kommune, som må vedta finansiering av disse. Rådmannen mener imidlertid at kostnadene tilhører Halden Byutvikling AS. Rådmannens innstilling: 1. Kravet fra Halden Byutvikling AS, pålydende kr ,25 innfris ikke. 2. Halden kommune yter lån til Halden Byutvikling AS pålydende kr ,25. Utlånet finansieres av kapitalfond. Følgende betingelser settes: Rente : NIBOR + 3 % Løpetid : 5 år Side 7

8 Saksutredning: Bakgrunn Forfall : Halvårlig, første forfall Formannskapet vedtak i sitt møte den i sak 12/95: Det skal utbetales kr ,- til Halden Byutvikling AS som skal dekke utgifter frem til og med juni Midlene forskutteres fra formannskapets konto. Formannskapet anmoder Halden Byutvikling AS om å kreve inn alle utestående fordringer vedrørende nytt havneprosjekt på Sauøya. Ved nevnte innkreving skal nevnte bevilgning på kr ,- tilbakeføres formannskapets konto. Kommunale vedtak knyttet til prosjekt «Ny offentlig havn Sauøya» Teknisk hovedutvalg og kommunestyret har siden 2001 fattet flere vedtak knyttet til prosjekt «Ny offentlig havn Sauøya». - Kommunestyret vedtok reguleringsplan for Sauøya - Kommunestyret vedtok avtale om hovedprinsipper for eiendomsoverdragelser og havneutvikling i Halden mellom NSS og Halden kommune. - Kommunestyret vedtok reg.plan Veiforbindelsen Høvleriet Tyska Mølen - ny havneringvei - Kommunestyret vedtok ny reguleringsplan for Mølen som innebærer nedlegging av den offentlige havnen der. - Hovedutvalg for bygg, plan og teknisk drift vedtok den å gi sin tilslutning til byog havneutviklingsplanen ved gjennomføring av utbygging av ny offentlig havn på Sauøya, videreutvikling av Høvleriet, Mølenområdet og Tyska/Hollenderen ut i fra vedtatte reguleringsplaner. - Kommunestyret vedtok tilleggsavtalen med Norske Skogindustrier ASA. - Kommunestyret vedtok i møte å godkjenne avtale om disposisjonsretten til Mølen og havnekapitalen der, og om salg av Mølen til selskapet Halden Byutvikling AS. Med bakgrunn i ovennevnte startet arbeidene med utforming av anbudspapirer, som ble sluttført i april 2011, hvoretter prosjektet ble annonsert på Doffin. I vedtatt budsjett for 2012 ble det ikke avsatt ressurser til realisering av prosjektet. Kostander forbundet med utarbeidelse av anbud Utgifter knyttet til havneanbudet startet i november Pr utgangen av 2011 var det i Halden Byutvikling AS sitt regnskap utgiftsført kr ,25 i tilknytning til prosjektet. Samtidig hadde Halden kommune en utestående fordring på kr ,- som ikke var ført i selskapets regnskap. Det er p.t. noe usikkert om selskapet har belastninger på prosjektet i 2012-regnskapet. Halden kommune har i sine investeringsregnskap utgiftsført kr ,98 i tidligere år,som er finansiert med lån. Av dette vil rådmannen komme tilbake med sak om endelig finansiering knytte til kjøpet av «Villa Zanzibar» kr ,95,-. Side 8

9 Kostnadene i kommunens regnskap berøres ikke videre her. Utgiftene registrert i Halden Byutvikling AS sitt regnskap er i vesentlig grad knyttet til konsulentbistand i fht utarbeidelse av anbudsgrunnlag. Kommunens bokførte utifter er i tillegg til dette og kjøp av «Villa Zanzibar». Halden Byutvikling AS sin likviditetsutvikling Halden Byutvikling AS fikk i april 2011 innvilget et likviditetslån fra Halden kommune på 3 mkr. På dette tidspunktet var kapitalbehovet til «Ny offentlig havn Sauøya» ikke medberegnet. Halden Byutvikling AS sliter derfor i dag med dårlig likviditet, og har ved to anledninger blitt tilført likviditet fra eier på til sammen 1,25 mkr, etter vedtak i formannskap og kommunestyret. Halden kommune har mottatt en faktura fra Halden Byutvikling AS stor kr ,25. Denne er datert Formannskapets vedtak fra har medført ny kontakt fra styreleder i Halden Byutvikling AS knyttet til dette kravet. Vurdering Halden Byutvikling AS har i sine vedtekter at formålet er å drive byutvikling/planlegging med bakgrunn i politisk fattede vedtak. Selskapet fikk i oppdrag å forestå arbeidene knyttet til anbud, og i så måte tilhører utgiftene etter rådmannens vurdering Halden Byutvikling AS. Rådmannen ser heller ikke at det foreligger noen avtaler som tilsier at dersom havneprosjektet ikke realiseres, så skal påløpte utgifter overføres Halden kommune eller Halden Havn. Med bakgrunn i ovennevnte mener rådmannen at Halden Byutvikling AS bør bære kostnadene, og at den fremsatte kravet ikke har gyldighet. Alternative løsninger Dersom formannskapets vedtak av i sak 12/95 skal tolkes dithen at det er et politisk ønske om at kommunen bærer kostnadene for utgiftene og samtidig mottar eierrettighetene til det arbeid og de dokumenter som foreligger i saken, finnes følgende alternative løsninger. a) Utgiftsføre kostander i investeringsregnskapet og lånefinansiere dette. Renter og avdrag belastes Halden kommune. b) Utgiftsføre kostander i investeringsregnskapet og finansiere disse med bruk av kapitalfond. c) Halden Havn har «en egen havneskasse» som i utgangspunktet skal finansiere drift og utvikling innenfor havneområde og innenfor sin egen økonomi. Havneregnskapet pr viser en fri fondsbeholdning på i overkant av 60 mkr. Imidlertid er 53,7 mkr av dette relatert til en fordring på Halden kommune for kjøp av Mølen. Korrigeres for dette utgjør investeringsfond 2,6 mkr og driftsfond 3,7 mkr. Havnekassen har med det tilstrekkelig midler til å finansiere utgiftene knyttet til prosjektet. Dersom kommunen skal bære utgiftene som er påløpt i havneprosjektet mener rådmannen det vil være mest hensiktsmessig å finansiere disse med kommunens egne kapitalfond, dvs. alt b. Side 9

10 Konklusjon Rådmannen mener at Halden Byutvikling AS er den riktige bærer av kostnadene forbundet med arbeider knyttet til prosjektet «Ny offentlig havn Sauøya», i det selskapet har fått tildelt denne oppgaven. Dersom Halden kommune allikevel skal bære kostnadene, bør dette finansieres av kommunens kapitalfond. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Lars T. Larsen Roar Vevelstad Side 10

11 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Martin Vik Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyre 2012/ Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Reguleringsforholdet på Mølen Saken settes på dagsorden av leder uten forutgående administrativ saksutredning. Side 11