Møteinnkalling. Halden kommune. Havnestyret. Utvalg: Møtested: Formannskapssalen, Halden rådhus. Dato: Tidspunkt: 17:00

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Havnestyret Dato: Tidspunkt: 17:00 Formannskapssalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf eller til Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side 1

2 Saksliste Innhold Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Side nr. PS 2014/1 Godkjenning av innkalling PS 2014/2 Godkjenning av saksliste PS 2014/3 Godkjeninng av protokoll fra forrige møte PS 2014/4 Referatsaker RS 2014/1 Orientering om kommende vedlikeholdsarbeider Halden Havn 2014/1261 RS 2014/2 Ansettelse av administrativ ressurs/pfso - Halden havnevesen 2014/1305 PS 2014/5 Ny driver av drivstoffanlegget i Halden Gjestehavn 2014/1301 Truls Breda utvalgsleder Side 2

3 PS 2014/1 Godkjenning av innkalling PS 2014/2 Godkjenning av saksliste PS 2014/3 Godkjeninng av protokoll fra forrige møte Side 3

4 PS 2014/4 Referatsaker Side 4

5 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: P / Maria Hanto Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyret Utsendte vedlegg Orientering om kommende vedlikeholdsarbeider Halden Havn Sammendrag av saken: 1. Rehabilitering av brygge i elva (v/mølen) Denne brygga er p.t. i svært dårlig stand og er som en følge av dette delvis avstengt. Deler av brygga er råtten og det er behov for å skifte ca. 65 meter dekke. Det er innhentet pris på materialer i november 2013 og pris anslås til ca. kr eks. mva. Selve jobben utføres av ansatte i Halden havnevesen. Kostnader belastes Havnevesenet som vedlikehold. 2. Oppfylling areal Indre Mølen På Indre Mølen har Halden Havn et areal som er velegnet for mellomlagring av tømmer og andre varer. Arealet benyttes i dag delvis av Havass Skog SA til dette formål. Det aktuelle arealet står imidlertid ofte under vann. Ved høyvann står arealet på det høyeste 50-60cm under vann. Dette er uheldig da arealet blir mindre attraktivt. Havass Skog har påpekt at dette er et problem, under henvisning til større vedlikeholdsutgifter for egne kjøretøy som utsettes for saltvann. Halden Havn bør således utbedre problemet og gjøre dette arealet mer attraktivt for mellomlagring/opplag av varer for aktører som frakter varer til eller fra havnen. Utbedring vil bestå i oppfylling med kult og subbus. Arbeidet beløper seg til kr. 166/m 2. Arealet er 5100 m2 og kostnaden er beregnet til kr eks. mva. Kostnader belastes havnevesenets fondsmidler. Side 5

6 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: P / Maria Hanto Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyret Utsendte vedlegg 1 Saksfremlegg og saksprotokoll HS Ansettelse av administrativ ressurs/pfso - Halden havnevesen Sammendrag av saken: Ansettelse administrativ ressurs/pfso Halden havnevesen I Havnestyrets møte behandlet styret saken «Behov for administrative ressurser» (saksfremlegg og saksprotokoll følger vedlagt). I saken ble det redegjort for havnevesenets behov for en administrativ ressurs under henvisning til at havnevesenet mangler administrative ressurser utover havnesjefen. Videre kom det frem at den nye ressursen særlig skal arbeide med utredning og saksfremstilling for havnestyret og som Port Facility Security Officer (PFSO) i henhold til ISPS-regelverket. På tidspunktet hvor ovennevnte sak ble lagt frem var det Norske Skog Saugbrugs (heretter Saugbrugs) som ivaretok PFSO-funksjonen ved Halden havn, men de hadde varslet at dette ville opphøre. Vedtaket lød som følger: «Havnestyret vedtar å ansette en administrativ ressurs i Halden havnevesen for å styrke forvaltningssiden på havnevirksomheten, samt å ivareta sikkerheten ved havnevesenets anlegg. Havnestyret ber om at stillingen besettes snarest mulig». Saugbrugs kontaktet Halden kommune i brevs form og redegjorde for hvordan ordningen med kommunen som PSO-ansvarlig og Saugbrugs som PFSO-ansvarlig fungerte dårlig. Under henvisning til dette ba Saugbrugs om at ordningen ble endret, slik at Halden kommune overtar PFSO-ansvaret for alle skipsanløp til egen havn. Saugbrugs orienterer i nytt brev datert om at de anser sitt ansvar som PFSO-ansvarlig for Halden havn (Mølen) er å anse som opphørt. Ansettelsen vedtatt i havnestyret har ikke funnet sted. Denne stillingen vil så snart som mulig utlyses internt. Dersom man ikke lykkes med å besette stillingen ved intern utlysning bør den utlyses eksternt. Dersom man ikke lykkes med å besette stillingen ved internt utlysning bør rådmannen vurdere ekstern utlysning. Side 6

7 Fra 1. januar 2014 trådte det nye regler i kraft, som endrer kompetansekravene for de som skal være sikringsledere ved norske havner. Fra denne dato skal sikringslederne ha bestått et PFSOkurs, som er godkjent av Kystverket. Dette fremkommer av den nye Forskrift om sikring av havneanlegg 14. Halden havnevesen må snarest få på plass en midlertidig løsning i påvente av ansettelse av ny administrativ ressurs. Havnebetjent Jahn Harboe gjennomfører så snart som mulig godkjent PFSO-kurs og utfører denne rollen inntil ansettelse har funnet sted. Side 2 av 2 Side 7

8 Side 8

9 Side 9

10 Side 10

11 Side 11

12 Side 12

13 Side 13

14 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: P / Maria Hanto Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyret 2014/ Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Ny driver av drivstoffanlegget i Halden Gjestehavn Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Halden havn er eier av drivstoffanlegg i Halden Gjestehavn. Anlegget drives i dag av Halden Båt AS. Dagens ordning fungerer ikke tilfredsstillende. For øvrig bør kontrakten om drift av anlegget konkurranseutsettes i henhold til lov om offentlige anskaffelser. Rådmannens innstilling: Leieavtalen med Halden Båt AS sies opp. Det averteres offentlig etter ny driver til drivstoffanlegget. Utvelgelse skjer på bakgrunn av på forhånd oppstilte kriterier. Saksutredning: Bakgrunn Halden havn er eier av pumpeanlegg bestående av 2 drivstofftanker á l. og der til hørende 4 stk. drivstoffpumper med fyllepistol. Anleggende er lokalisert på eiendommen gnr. 160 bnr Anlegget omfatter også kiosklokale, 4 båtplasser og diverse løsøre. Driften av anlegget er satt bort og p.t. er Halden Båt AS driver av anlegget. Forholdet mellom Halden Båt og Halden kommune er nærmere regulert i «Avtale om leie og drift av pumpeanlegg for drivstoff i indre havn» datert I løpet av sesongen 2013 har havnevesenet mottatt flere klager fra publikum på Halden Båt AS. Klagene refererer seg til flere forhold, hvor fellesnevneren er dårlig service. Side 14

15 Viktige hensyn og krav som må tilfredsstilles ved valg av løsning Egen og andre administrative enheters anliggende Økonomi Leietaker betaler i henhold til avtalens 4 «leie» basert på omsetning av drivstoff, fordelt slik: Pris per liter per kalenderår for de første liter kr. 15 øre (eks. mva) Pris per liter per kalenderår for salg ut over liter kr. 25 øre (eks. mva) Ved ny avtaleinngåelse bør man vurdere hvorvidt disse satsene bør økes noe. Juridiske forhold I avtalen mellom partene kommer det under 7 frem at avtaler løper for et år av gangen og kan forlenges med inntil ytterligere tre år. Videre fremkommer at dersom leietaker ønsker å forlenge leietiden må dette meddeles utleier skriftlig innen 6 måneder før leietidens utløp. Avtalen sier ingenting om at leietaker har noen rett til å drive videre, kun at det skal meldes skriftlig dersom det er ønskelig. Avtalen om drift av anlegget er ikke underlagt de detaljerte reglene i forskrift om offentlige anskaffelser. Den er imidlertid omfattet av de grunnleggende kravene i 5 i lov om offentlige anskaffelser, herunder: - En offentlig anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse - En offentlig anskaffelse skal være basert på likebehandling av de involverte parter. Betydning for kommunens næringsutvikling Det er viktig for Halden kommune og Halden som by at vi har en veldrevet gjestehavn, hvor kundene blir møtt med god service. Noe annet kan gi besøkende et dårlig inntrykk av kommunen/byen og bidra til å svekke Haldens omdømme. Konklusjon Leieavtale med Halden Båt AS sies opp. Man averterer offentlig (kommunens hjemmeside og lokal presse) etter ny driver av anlegget. Halden havnevesen vurderer hvilke kriterier som er viktig ved drift av anlegget. Vurderingen av egnethet gjøres med disse kriteriene som grunnlag, og den mest egnede driver velges. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Ulf Ellingsen Thor Egil Sætre Side 15