Møteinnkalling. Halden kommune. Utvalg: Havnestyret Møtested: Store møterom, Storgata 7 - Wielgården Dato: Tidspunkt: 16:00

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Havnestyret Møtested: Store møterom, Storgata 7 - Wielgården Dato: Tidspunkt: 16:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf eller til ps@halden.kommune.no. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 2016/11 PS 2016/12 PS 2016/13 PS 2016/14 Innhold U.off Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker RS 2016/4 Organisering av kommunale bryggeplasser - videre framdrift. RS 2016/5 PS 2016/15 Henvendelse fra Fredrikshald Kystlag vedrørende leie av flytebrygge ved Søndre Sjøbod Etablering av havneselskap sammen med Norske Skog Saugbrugs 2014/ / /6547 Side nr. Terje Lie utvalgsleder 2

3 PS 2016/11 Godkjenning av innkalling PS 2016/12 Godkjenning av saksliste PS 2016/13 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 2016/14 Referatsaker 3

4 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: P / Torkel Varfjell Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyret 2016/ Utsendte vedlegg Medsaksbehandlere Ulf Ellingsen Kommunalsjef teknisk Samtaler og konklusjoner Organisering av kommunale bryggeplasser - videre framdrift. Sammendrag av saken: fattet Havnestyret et vedtak om at det skulle inngås forhandlinger om drift av kommunale bryggeplasser med frivillige organisasjoner innenfor båtlivet. Resultatet av disse skal framlegges Havnestyret for behandling. I løpet av vinteren og våren 2016 ble det tatt kontakt med flere organisasjoner innenfor båtlivet i Halden. Det viste seg at det kun var Halden Båtforening (HBF) som kunne være villige til å se på en avtale med kommunen for å få til en endring i dagens organisering. Det har videre vært gjennomført flere samtaler mellom administrasjonen og HBF med sikte på et avtaleutkast. I saksframlegget den vises det til et behov for å kartlegge bryggeanleggenes verdi. Dagens kvalitet på bryggene følger ikke de behov for båtplasser publikum ønsker, og det er derfor presentert flere ønsker om investeringer for forsterkning av disse. Vedlikehold av eksisterende anlegg er svært resurskrevende og påvirker regnskapene negativt. Gjennom en enkel anbudskonkurranse er det nå valgt en leverandør (gjennom kommunens rammeavtale) for en verdisetting på anleggene. Dette arbeidet skal gjennomføres av firmaet ProsjektForum AS i løpet av august Etter presentasjonen av dette, vil forhandlingene med HBF fortsette med tanke på at et avtaleutkast for ny organisering kan framlegges Havnestyret i løpet av høsten i år. Dokumentet er elektronisk godkjent av: 4

5 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Torkel Varfjell Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyret 2016/ Utsendte vedlegg Medsaksbehandlere Ulf Ellingsen Kommunalsjef teknisk Samtaler og kommentarer Henvendelse fra Fredrikshald Kystlag vedrørende leie av flytebrygge ved Søndre Sjøbod Sammendrag av saken: Havnestyrets medlemmer har fått tilsendt et brev hvor foreningen «Fredrikshald Kystlag» søker om å få leie bryggeanlegget utenfor Søndre Sjøbod. Bryggeanlegget er etablert med bobleanlegg for å kunne tilfredsstille ønsker om vinterligge i sjøen på indre havn. I sin tid var dette anlegget forbeholdt personer som ønsket båt som bolig på årsbasis. I dag er det en til to personer ved disse bryggene som bor der. Henvendelsen fra Fredrikshald Kystlag ved Rune Midtlien har sitt utgangspunkt i at de ønsker å skaffe seg inntekter fra disse bryggene for å drive sin aktivitet med museumsvirksomhet i Søndre Sjøbod. Det er også et ønske om å utvikle Sjøboden og bryggene utenfor til et kulturhistorisk maritimt senter. Administrasjonen mener det krever ytterligere saksopplysninger og ikke minst presentasjon av slike planer før det kan tas stilling til henvendelsen. Det bør i tillegg etableres en mer permanent avtale mellom kommunen og Kystlaget vedrørende det helhetlige bruken av både Sjøboden og bryggene utenfor. I dag har havna ca kr ,- i leieinntekter på selve bryggeanlegget. Riktignok bærer dette anlegget relativt store driftskostnader fordi det er tilknyttet et bobleanlegg for å holde båtplassene isfire om vinteren. Administrasjonen blir nødt til å komme tilbake til havnestyret med en mer utfyllende sak om aktiviteten til Fredrikshald Kystlag og mulighetene for bruk av både Søndre Sjøbod og bryggeanlegget utenfor. Dokumentet er elektronisk godkjent av: 5

6 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: P / Espen Sørås Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyret 2016/ Formannskapet Utsendte vedlegg Medsaksbehandlere <navn> <adm.enhet> <beskrivelse av bidrag til saken> Etablering av havneselskap sammen med Norske Skog Saugbrugs Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: På bakgrunn av kommunestyrets vedtak ang havneanalyse og utvikling av Halden havn og formannskapets vedtak av er det tatt initiativ over for brukerne av Halden havn og mulige eksterne operatører for å få på plass en bedre og mer effektiv drift av havna. Denne skal baseres på forretningsmessige prinsipper og med en organisasjonsform som ivaretar ønsket om utvikling av havnen som havn. Resultat av disse kontaktene er at en nå står igjen med en mulig samarbeidspartner Norske Skog Saugbrugs. Dette er i konflikt med de føringene som var fra formannskapets vedtak av Rådmannen fremmer derfor saken for Havnestyret og Formannskapet for å kunne gå videre med forhandlingene. Rådmannens innstilling: På bakgrunn av utvikling i saken ang «Etablering av driftsselskap vedr. Havn» får rådmannen fullmakt til å gå videre bare med Norske Skog for å få til et driftsselskap for Halden havn. Øvrige forhold blir som formannskapets behandling og vedtak av Saksutredning: Bakgrunn Formannskapet fattet et vedtak der rådmannen fikk fullmakt til å gå i forhandlinger med Norske Skog og Nexans for å få til et felles driftsselskap for Halden havn. Formannskapets vedtak av : 6

7 Rådmannen får fullmakt til å gå sammen med Nexans og Norske skog for å utrede et havnesamarbeid i et felles driftsselskap for Halden havn. Det fremforhandles et forslag til selskapsavtale for et slikt driftsselskap som ivaretar partenes interesser slik de er i dag og har et handlingsrom for utvikling av havneaktiviteten. Selskapsavtalen og evt. tilleggsavtaler legges frem for politisk behandling i Havnestyret og kommunestyret til godkjenning før en slutter seg til dannelse av felles driftsselskap. De ansattes organisasjoner på havna skal involveres i prosessen. Det avsettes kr til rådmannens disposisjon for å få frem et forslag til selskapsavtale. Dette dekkes over budsjett for Halden havn. Aktuelle brukere, som for eksempel skogeierforeninger, bør konsulteres i arbeidet. Rådmannen har hatt løpende samtaler med Norske Skog (NSI) og Nexans siden april. En har sett på de behov som er for bruk og drift av Halden havn. Nexans har signalisert at de har behov for fortøyning, lagring og mulighet for vedlikeholdsoppgaver over kai for sin virksomhet. Dette dekkes i dag ved lager på Sauøya og bruk av Mølen til de andre oppgavene. Norske Skog har i sitt interne arbeid funnet at de ønsker å drifte all sin lager og transportvirksomhet fra et driftsselskap som inkluderer havnevirksomheten. Dette ønsker de å gjøre ved å etablere et driftsselskap som kjøper inn tjenester etter behov, men med de rettigheter og muligheter som allerede ligger i bygningsmasse, havneavtale og havneanlegg. Norske Skog og Nexans har hatt kontakt seg imellom også under denne prosessen. De ser at deres virksomheter har ulike behov. Dette har medført at Norske skog ikke ser det formålstjenlig at det opprettes et felles selskap. En av hovedargumentene de har for dette er at de tjenestene som Nexans etterspør er tjenester som et driftsselskap kan gi Nexans og som også er tjenester som et driftsselskap ønsker å gi. Således vil Nexans behov kunne dekkes fullt ut av et slikt driftsselskap. Ut fra disse forutsetningene ser ikke rådmannen at han kan innfri formannskapets vedtak fullt ut. Norske Skog ønsker derimot at Halden kommune inngår i driftsselskapet for å løse de driftsoppgaver som er på Halden havn (Sauøya/Mølen). Dette med bakgrunn i at Halden kommune er eier av havnearealer og innretninger. Dette gjør at Norske Skog anser det som naturlig at NSI og Halden kommune går sammen om et felles driftsselskap. Dette selskapet yter andre brukere tjenester i og på havn samt sikrer at næringslivet i Halden får de tjenester som kan gis. Driftsselskapet vil bli underlagt lov om offentlige anskaffelser om Halden kommune er en av eierne. Dette er drøftet med Norske Skog og de anser det som problemfritt. På bakgrunn av samtalene rådmannen har hatt konkluderer han med at det å innlemme småbåthavndrift og gjestehavn inn i et slikt driftsselskap ikke er naturlig. Rådmannen har tatt opp igjen samtalene med båtforeningene ang drift av småbåthavn og ser på mulighet for annen drift av gjestehavn. I og med at dette er havneinnretninger som delvis omfattes av havnekassa vil det gås opp klare skiller på ansvarsforhold og kostnadsansvar. Rådmannen ber om fullmakt til å gå i videre drøftinger med Norske Skog angående etablering av driftsselskap som ikke inkluderer Nexans på eiersiden. Drøftingene for øvrig baserer seg på 7

8 grunnlaget i sak «Etablering av Driftsselskap vedr. Havn» av april 2016 og formannskapets vedtak. Norske Skog ønsker å få på plass et driftsselskap innen Dette bør være målsettingen for Halden kommune også. Norske Skog ønsker å etablere et selskap som håndterer logistikkbehovet for fabrikken. Dette kommer de til å gjøre uansett om Halden kommune deltar i selskapet. De har i sine arbeider funnet ut at de ved en slik løsning er best rustet for å takle de krav som markedet setter til fleksibilitet og kostnadseffektivitet. Halden kommune er ikke avhengig av å gå inn i et slikt selskap. Selskapet kan godt drifte Norske Skog sitt behov uavhengig av den øvrige havnedriften. Denne løsningen fordrer at Halden kommune bygger opp sin egen organisasjon for å håndtere sin drift. En annen løsning kan være at Halden kommune kjøper tjenester fra driftsselskapet for å løse sine behov. Dette blir på samme måte som Nexans velger å kjøpe tjenester. En slik løsning fordrer at Halden kommune har bestillerkompetanse for kjøp av havnetjenester. Rådmannen vurderer på tross av dette at det er fordeler å hente ved å gå inn i selskapet. Det sikrer at Halden kommunes behov er ivaretatt og at Halden kommune gjennom dette kan ivareta øvrig næringslivs behov for havnetjenester. Når det gjelder bruk av havnearealer og innretninger vil det komme frem under arbeidet med etablering av selskapet. Rådmannen går derfor ikke inn på dette i denne saken. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Ulf Ellingsen /s 8