Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for samfunnsutvikling og kultur Formannskapet Kommunestyret

Transkript

1 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Maria Hanto Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for samfunnsutvikling og kultur Formannskapet Kommunestyret Utsendte vedlegg 1 Kjøpekontrakt Risum 2 Leiekontrakt Risum - ØFK leietaker 3 Avtale om gjensidige forpliktelser - Gjennomføring av intensjonsavtale Medsaksbehandlere <navn> <adm.enhet> <beskrivelse av bidrag til saken> Gjennomføring av intensjonsavtale - kjøp av Risum og leieforhold i ny allbrukshall på Os Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Halden kommune og Østfold fylkeskommune (ØFK) inngikk i mai 2016 intensjonsavtale om Risum vgs og ny allbrukshall på Os. Formålene med avtalene var hhv å få til en overdragelse av Risum vgs fra Østfold fylkeskommune til Halden kommune og å inngå en langvarig leieavtale i ny allbrukshall på Os med ØFK som leietaker. Partene har fra inngåelse av intensjonsavtalen jevnlig møttes for forhandlingsmøter og Fylkesrådmannen legger frem politisk sak om salg av Risum og tilbakeleie til behandling for Fylkestinget 15. februar. En skisse til løsning for å samle skolen på Porsnes er under utarbeidelse, og fylkesrådmannen legger frem en egen sak om dette parallelt med rullering av Skolebruksplanen. Rådmannens innstilling: Rådmannen gis fullmakt til å inngå «Avtale om gjensidige forpliktelser gjennomføring av intensjonsavtale». Rådmannen arbeider videre med å konkretisere et tilbud til Fylkeskommunen for leie av lokaler til musikk og drama i Halden storsenter.

2 Saksutredning: Bakgrunn Halden kommune og Østfold Fylkeskommune inngikk i mai 2016 intensjonsavtale om kjøp/salg av Risum vgs og leie av halltid i ny allbrukshall på Os. Vurderingskriterier Følgende kriterier anses som vesentlige for vurdering av saken: x Økonomiske forhold Juridiske forhold Personalspørsmål Organisasjonsspørsmål Betydning for næringsutvikling Betydning for miljøet x Betydning for eiendomsforhold IKT og innovasjon x Forhold som gjelder barn og unge Forhold som gjelder eldre Forhold som gjelder universell utforming Forhold som gjelder folkehelsen Forhold som gjelder samfunnssikkerhet/beredskap Annet: Generelt om de valgte kriteriene: 1. Kjøp av Risum videregående skole Forhandlingene om vilkår for overdragelse av Risum vgs ble igangsatt i Partene kom til enighet om kjøpesum på kr , for øvrig et ordinært salg på ordinære vilkår. Rådmannen la frem sak om kjøp av skolen. Vedtaket i saken lød: «1.Halden kommune kjøper Risum VGS for kr ,- 2.Rådmannen får fullmakt til å fremforhandle løsninger knyttet til: Effektueringstidspunkt/leietidspunkt. Utvikling av kjøpesum, sett hen til vedlikehold og eventuell leie frem til effektueringstidspunkt. Eventuell tilgang til nye Idd skole, både i anleggsperioden og for å få en god utforming av området. Prosesser knyttet til leieavtale for idrettshall og for lokaler til MD. 3.Kjøp av Risum og utnyttelse av tilegnet eiendomsmasse må sees i sammenheng med kommunens øvrige eiendomsstrategi.» Halden kommunale kompetansesenter hadde tidligere sine undervisningslokaler i Os Allé. Leiekontrakten utløp sommeren 2017 og forespurte våren 2017 fylkeskommunen om mulighet for leie av undervisningslokaler på Risum. Partene kom til enighet om at HKK skulle flytte og fortsette sin drift på Risum vgs. HKK flyttet inn på Risum august Det ble utført brukertilpasninger i eiendommen, som partene nå er enige om at skal motregnes over husleie. Overtagelsestidspunktet i intensjonsavtalen er senest , men kommunen signaliserte sommeren 2017 at det var ønskelig å overta eiendommen tidligere. I løpet av fem forhandlingsmøter høsten/vinteren 2017/2018 har partene forhandlet frem de nærmere vilkårene for overdragelsen, samt vilkår for utleie av skolen til fylkeskommunen etter overtakelse. Eiendommen vil etter overtakelse benyttes til undervisningsformål av hhv. Halden kommunale kompetansesenter (HKK) og Halden vgs. Leiekontrakten hvor fylkeskommunen leier arealer til videregående skole har varighet så lenge behovet eksisterer; frem til samling i sentrum er realisert. Halden kommune bygger samtidig ny skole på Idd, som skal stå ferdig til skolestart Elever ved den nye skolen skal bruke hallen på Risum vgs i sin kroppsøvingsundervisning. Dette betyr

3 en sambruk av hallen mellom elever ved den nye barneskolen og elever i den videregående skolen. De overordnede prinsippene knyttet til dette er beskrevet i leiekontrakten, mens detaljene rundt sambruken avgjøres i samråd mellom hhv. barneskolen og den videregående skolen. Husleie for arealer er beregnet etter et selvkostprinsipp. I grunnlaget for beregning av husleie inngår finanskostnadene knyttet til ervervet av Risum, drifts- og vedlikeholdskostnader (erfaringstall fra fylkeskommunen for tidligere driftsår) og en margin. Årlig leieinntekt er ca. 3,4 mkr. med tillegg an avdel felleskostnader (energi og renhold). Det hviler flere leie- og forpaktningsavtaler på eiendommen, som overtas av kommunen ved kjøp av eiendommen. Avtalene gir en årlig inntekt på ca kr Deler av arealene på Risum, gnr. 162 bnr. 1 fnr. 12, er festet av Mannsbach stiftelse. Festekontrakten tiltransportes Halden kommune ved overtakelse av eiendommen. Årlig festeavgift per er kr Østfold fylkeskommunes fylkesting behandler sak som gjelder salg av Risum vgs til Halden kommune og tilbakeleie av arealer på skolen. Fylkesrådmannens innstilling i saken er at Fylkesrådmannen gis fullmakt til å forhandle frem endelig avtale om salg og tilbakeleie av avdeling Risum basert på de opplysningene som fremkommer i saksfremlegget. To avtaler sikrer den videre prosessen; kjøpekontrakt for Risum vgs og leieavtalen hvor kommunen er utleier og fylkeskommunen er leietaker. Avtalene er resultat av flere forhandlingsmøter over tid og er avtalenes ordlyd er omforent i de to administrasjoner. Begge avtaler er vedlagt saken. Det er ikke betalt husleie for lokalene HKK benytter på Risum vgs. Partene er enige om at denne husleien motregnes mot den husleie fylkeskommunen skal betale etter at eiendommen overtas av Halden kommune. Tilsvarende er partene enige om at kostnader for brukertilpasninger til HKK i bygningsmassen på Risum også avregnes over husleie. 2. Avtale om leie av halltid i ny allbrukshall på Os Den andre målsetningen med intensjonsavtalen mellom Halden kommune og ØFK var å inngå en langvarig leieavtale om leie av halltid i ny allbrukshall på Os. Fylkeskommunen skal være leietaker og Halden kommune skal være utleier. Halden kommunestyre har i møte sak PS 66/2017 vedtatt Økonomiplan for Halden kommune. I investeringsbudsjettet i planen er det avsatt hhv. kr. 30 mill. i 2018, og kr. 100 mill. i 2019 til ny arenahall på Os. Halden kommunestyre har i møte sak PS 87/2017 vedtatt bl.a. følgende mht. arenahall på Os: «Idrettsdelen bygges som en arena med to håndballflater i tråd med rådmannens alt. 3. Ved regulering og prosjektering tas hensyn til en framtidig basishall som kan legges inntil arenaen. Det utarbeides en kostnadsoversikt over basishalldelen av prosjektet. Rådmannen bes legge frem en samlet fremdriftsplan til politisk behandling i neste formannskapsmøte». Formannskapet i Halden kommune har i møte sak PS 92/2017 behandlet fremdriftsplan for utbygging av arenaen, og vedtatt bl.a. følgende: «Rapportens vedlagte planlagte framdriftsplan datert legges til grunn i det videre arbeidet. For øvrig forutsettes prosjektet gjennomført i samsvar med vedtatte økonomiske rammer».

4 I fremdriftsplanen er planlagt overlevering/ferdigstillelse av bygningen i mars/april Leieavtalen som skal inngås mellom kommunen og ØFK er en viktig faktor i samlingen av den videregående skolen i sentrum. For kommunen representerer avtalen et økonomisk bidrag, som er avgjørende for realisering av idrettshallen. Begge parter har vært opptatt av at man ønsker å inngå en ny avtale som i større grad enn intensjonsavtalen binder partene og som konkretiserer forhold knyttet til allbrukshallen. Partene er nå omforente om «Avtale om gjensidige forpliktelser gjennomføring av intensjonsavtale». Avtalen slår fast at det skal inngås en leieavtale mellom partene, og sier samtidig noe om grunnlaget for beregning av husleie i hallen. Videre, og vel så viktig, fastslår avtalen at dersom en av partene ikke gjennomfører sine forpliktelser etter avtalen er dette å anse som mislighold. Samt at den part som har misligholdt avtalen skal stille den andre parten som om mislighold ikke hadde funnet sted. Avtalen er vedlagt saken. 3. Musikk og drama Fylkestinget i ØFK behandlet 22. og 23. juni 2016 sak om rullering av skolebruksplan. Vedtaket innehold blant annet følgende formulering: «Musikk og drama opprettholdes i Halden. Det forutsettes at Halden kommune stiller sentrumsnære øvingslokaler til disposisjon. Lokalitetene må være tilgjengelig når nybygg for den samlede Halden v.g.s i sentrum er ferdigstilt. Det inngås en langsiktig leieavtale med Halden kommune. Fylkesrådmannen bes gå i dialog med Halden kommune om lokaler og leieavtale. Alternativt søkes det opprettet et 5 timers valgfag på studiespesialiserende ved Halden v.g.s fra samme tidspunkt i musikk og drama.» Rådmannen har vært svært opptatt av å sikre en fortsatt sterk videregående skole i Halden, gjennom blant annet å beholde studieprogrammet musikk og drama. Kommunen hadde ikke lokaler i egen portefølje som tilfredsstilte ØFK sine krav til lokaler til musikk og drama, men var i dialog med private aktører. ØFK ble tilbudt lokaler i Sykehusgata (gamle Spenst) og på sydsiden gjennom Kynningsrud. Begge alternativer ble forkastet under henvisning til at avstanden til Porsnes ble for stor. Lokaler til musikk og drama ble ikke diskutert videre mellom partene, før rådmannen mottok en skriftlig henvendelse fra fylkesrådmannen. I brevet redegjør fylkesrådmannen for at husleie for lokaler til musikk og drama er kostnadsberegnet til kr årlig. Rådmannen bes i brevet om å bekrefte om kommunen finner å kunne dekke hele eller deler av denne husleien. Brevet ble besvart , hvor det ble orientert om at spørsmålet skulle politisk behandles i Kommunestyret Vedtak i saken lød som følger: «Halden kommune står ved sine tidligere forpliktelser i forbindelse med at Musikk og drama opprettholdes i Halden. Halden kommune kan stille sentrumsnære øvingslokaler til disposisjon. Lokalitetene skal være tilgjengelig når nybygg for den samlede Halden v.g.s i sentrum er ferdigstilt. Det inngås en langsiktig leieavtale med skoleeier Østfold fylkeskommune som dekker Halden kommunes kostander. Rådmannen bes gå i dialog med Østfold fylkeskommune om lokaler og leieavtale. Rådmannen bes legge frem forslag til fremforhandlet avtale med Fylkeskommunen basert på intensjonsavtalen i første kommunestyremøte i 2018.»

5 Med bakgrunn i vedtaket sendte rådmannen nytt brev til fylkeskommunen, hvor de tilbys å leie lokaler til musikk og drama i Halden Storsenter. Det orienteres i brevet om at man per nå ikke har grunnlag til å anslå en leiepris for lokalene. Kommunens tilbud i sistnevnte brev vil inngå i den politiske saken som skal behandles i Fylkestinget Konklusjon Kjøpet av Risum, midlertidig utleie av lokaler på Risum og leieavtalen i ny hall på Os er alle viktige faktorer for å beholde en sterk videregående skole i Halden. Avtalene bidrar til at en samling av skolen i sentrum er mulig og Rådmannen mener det er avgjørende at partene jobber videre for å nå målene i intensjonsavtalen. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Ulf Ellingsen, André Øraas