Møteledelse Arbeidshefte for leksjon #08 Aktivisering Vida Pluss AS
Introduksjon... 3 Læringsmål... 3 5 punkter for bedre aktivisering... 3 Oppgave... 5 Vida Pluss AS... 6
Introduksjon Mange forteller oss at de som møteledere sliter med passive møtedeltakere. Det kan ha mange årsaker, det kan faktisk også skyldes hvordan du håndterer din egen rolle som møteleder. Anne Karin Nordskag har laget en enkel 5 punkts oversikt som løser de aller fleste møtelederes utfordringer med å aktivisere møtedeltakere. I denne leksjonen blir du kjent med disse. LÆRINGSMÅL - 5 punkter for å aktivisere møtedeltakere bedre 5 PUNKTER FOR BEDRE AKTIVISERING (1) Kjedelige møter Løsningen på dette er som regel å lukke opp for mer dialog, det kan gjøres gjennom direkte henvendelser hvor du sier Kari: hva mener du om dette? Du kan også lage fysiske rammer som øker aktiviseringsgraden: dere kan ha stå-møter, ofte er vi mer aktive i dialogen når vi ikke kan lene oss tilbake og ta mentale charterreiser mens vi later som vi følger med og nikker litt sånn inn i mellom. Kortere møter har også en tendens til å få deltakere mer fremoverlente. Om det er satt av 20 minutter til et møte vil de som virkelig må formidle noe ofte være mer frempå, og de andre vil følge bedre med på grunn av et noe høyere tempo. Sist, men kanskje viktigst, om du ønsker å hindre kjedelige møter still krav til deltakerne på forhånd, du kan f.eks. ha bedt Trygve forberede et kort innlegg på under 5 minutter om hvilke konkrete alternativer dere har i en sak. (2) Monotone møter Løsningen er å engasjere møtedeltakere. Det kan du igjen gjøre med direkte henvendelser, eller indirekte gjennom bruke summegrupper. Det vil si at to og to eller triader (grupper med tre) får snakke litt sammen for deretter å dele dette i plenum. Hovedårsaken til monotone møter, og aldri glem dette, er ofte at møtet ikke er nødvendig. Nok en gang, hva er møtemålet? Kanskje det rett og slett kunne vært på sin plass å sende ut informasjon på epost? Det beste tipset jeg noen gang har hørt er dette: som møteleder vær interessert foran å forsøke å være interessant. Paradokset er at vi som regel mener at de interesserte (i oss og det vi seier) er de mest interesante.
(3) Dårlig atmosfære Møterammene er viktige. Kom tidlig. Tommelfingerregelen er at du bør stille opp tidligere i det antall minutt du har møtedeltakere. Har du 10 på et møte still ivertfall opp 10 minutter før, har du 30 deltakere eller flere bør du være på plass 30 minutter før. En annen viktig regel er HTH. Som møteleder skal du Hilse vær enkelt velkommen, Takke og anerkjenne alle som snakker og si Ha det bra når møtet er over. (4) Dårlig tidsstyring Dette er så viktig at det kan egentlig ikke gjentas eller revitaliseres for ofte: start presis, hold kontroll på tiden underveis, slutt når møtemålet er nådd eller tiden er ute. (5) Slappe møter Som mennesker speiler vi hverandre og ivertfall autoritetspersoner, som du er, i møtelederrollen. Om du er slapp blir andre slappe. Om du er engasjert blir andre engasjert. Om du tillater at møtedeltakere får lov til å fikle med telefoner og legge kabal på Ipadene sine - da har du selv bedt om at møtet skal bli slapt. Aktivisering av møtedeltakere starter lenge før møtet, med forberedelsene. Møtedeltakere som på forhånd har blitt fortalt om møtemål, agenda og hvordan de forventes å bidra, er aktive. Gode forberedelser har til hensikt å forberede deltakerne og skape trygge rammer for møtegjennomføringen.
Oppgave Les gjennom de 5 problemområdene nevnt over og i leksjonsfilmen. Bestem deg for hva du konkret ønsker å bli bedre på i ditt neste møte. 1) Jeg ønsker å bli bedre til å 2) I mitt neste møte vil jeg derfor
Vida Pluss AS Vida Pluss er et rådgivningsselskap som har spesialisert seg på praktisk organisasjons- og lederutvikling i kommunal sektor. De siste årene har mer enn 22 kommuner og bydeler gjennomført deres program. Selskapet introduserte begrepet organisasjonshelse og helsefremmende lederskap i Norge basert på dybdeintervju og kvalitative analyser av hva norske organisasjoner gjør for å skape lønnsomhet, fornøyde medarbeidere og tilfredse kunder. Partnerne i Vida Pluss lanserte i 2011 sine funn i boken «Helsefremmende lederskap - slik leder de beste» (Gyldendal Akademisk). Fra bokomtalen: «Strukturelementene i bedriften må ha i seg kulturelementene. Det stivbente og det byråkratiske på den ene siden må balanseres med verdier, holdninger og atferd på den andre siden.» - Jon Fredrik Baksaas, konsernsjef for Telenor ASA «Boken setter fokus på den enorme kraft som forløses gjennom å sette den enkelte medarbeider i sentrum. Praktiske eksempler viser hvordan helsefremmende lederskap bidrar til at bedriften når sine øvrige mål. Bør leses av alle ledere.» - Dag Mejdell, konsernsjef for Posten Norge AS Nærmere informasjon om ledertrening for kommunal sektor: http://www.vidapluss.no