2015/472 Kontrakt for KAV og KGV Kundens kravspesifikasjon SSA K Bilag 1 Side 1 av 9
1 Innhold Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon... 3 Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang... 3 Avtalen punkt 2.1.1 Dokumentasjon, opplysningsplikt mv.... 3 Avtalen punkt 2.1.2 Opplæring... 3 Avtalen punkt 4.2 Ytelsesnivå... 3 Avtalen kapittel 9 Eksterne rettslige krav, personvern og sikkerhet... 3 1 Kravtabell... 4 1.1 Bestilling... 4 1.1.1 Beslutte anskaffelse... 4 1.1.2 Gjennomføre anskaffelse... 4 1.1.3 Sende bestilling... 5 1.1.4 Korrigere bestilling... 5 1.2 Mottak... 5 1.2.1 Motta leveransen... 5 1.2.2 Kontrollere leveransen... 5 1.2.3 Håndtere avvik i leveransen... 6 1.2.4 Godkjenne leveranse... 6 1.3 Faktura... 6 1.3.1 Motta faktura... 6 1.3.2 Kontrollere faktura... 7 1.3.3 Håndtere fakturaavvik... 7 1.3.4 Godkjenne og betale faktura... 7 1.4 Spesielt for rammeavtaler... 8 1.4.1 Fornyelse av utgåtte... 8 1.4.2 Avrop minikonkurranser/ abc/en leverandør... 8 1.5 Integrasjonsplattform... 8 1.5.1 Krav til integrasjoner... 8 Side 2 av 9
Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang Kundens formål med anskaffelsen: Kunden ønsker å ytterligere profesjonalisere virksomhetens anskaffelser. Det skal i den forbindelse innføres, og i størst mulig grad integreres, støttesystemer for de tre hovedprosesser som til sammen utgjør anskaffelsesprosessen; bestilling, mottak, betaling. Kunden har i dag systemer for betaling via DFØ, så dette er ikke en del av leveransen. Kunden ønsker å anskaffe et hyllesystem som kjernesystem for bestilling og mottak av varer og tjenester og administrasjon av avtaler. Kundens krav til leveransen: Leveransen skal være et hyllesystem som kan integreres mot Kundens integrasjonsplattform. Integrasjonsplattformen er beskrevet i Bilag 3 Kundens tekniske plattform Avtalen punkt 2.1.1 Dokumentasjon, opplysningsplikt mv. Krav til dokumentasjon: [Hit settes evt. krav partene blir enige om under forhandlingene] Avtalen punkt 2.1.2 Opplæring Krav til opplæring av personale: Superbrukere hos Kunden skal læres opp i å sette opp systemet, utarbeide maler og bruke systemet. Det skal/bør tilgjengeliggjøres opplæringsmateriell til intern kursing av Kundens øvrige brukere. [Hit settes evt. krav partene blir enige om under forhandlingene] Avtalen punkt 4.2 Ytelsesnivå Ytelsesnivå i garantiperioden: [Det skal inngås egen vedlikeholds- og driftsavtale] Avtalen kapittel 9 Eksterne rettslige krav, personvern og sikkerhet Krav til leveransen etter generelt eller sektorspesifikt regelverk: Side 3 av 9
1 Kravtabell I disse tabellene har Kunden oppgitt hvilke prosesser som en anskaffelsesprosess hos Kunden består av og som ønskes, i størst mulig grad, dekt av et KAV- og KGV-system. Prioritet er oppgitt. Kunden ønsker at Leverandøren besvarer Kundens krav nøyaktig og presist, med de mulighetene og begrensingene som ligger i tilbudt systemstøtte. Beskrivelse av de enkelte prosessene, med tilhørende, identifiserte risikoer, er vedlagt i Bilag 1.1 Gevinst- og risikoanalyse og i Bilag 1.2 Prosesskjema 1.1 Bestilling 1.1.1 Beslutte anskaffelse 1.1.1.1 Bekrefte behov 1.1.1.2 Sikre budsjettdekning 1.1.1.3 Sikre mandat og fullmakt 1.1.2 Gjennomføre anskaffelse 1.1.2.1 Beskrive kontraktens gjenstand 1.1.2.2 Utarbeide kontraktsdokumenter 1.1.2.3 Hente inn tilbud 1.1.2.4 Inngå kontrakt Side 4 av 9
1.1.3 Sende bestilling 1.1.3.1 Sende bestilling i henhold til kontrakt 1.1.3.2 Bistå leverandøren i å utarbeide leveransen (særlig prosjekt/ tjenestekontrakter) 1.1.4 Korrigere bestilling 1.1.4.1 Endringshåndtering av bestilling 1.2 Mottak 1.2.1 Motta leveransen 1.2.1.1 Sikre korrekt leveringstidspunkt, -format og -sted 1.2.2 Kontrollere leveransen 1.2.2.1 Kontrollere at leveransen er i samsvar med bestillingen Side 5 av 9
1.2.3 Håndtere avvik i leveransen 1.2.3.1 Melde ifra om avvik mellom bestilling og leveranse 1.2.3.2 Returnere leveranse 1.2.4 Godkjenne leveranse 1.2.4.1 Bekrefte samsvar mellom leveranse og bestilling 1.3 Faktura Det skal ikke kjøpes nytt fakturasystem. Kunden ønsker allikevel at Leverandøren beskriver hva som er mulig fra kontraktsadministrasjonsverktøyet å løse innen disse områdene, både hvis det gjøres en integrasjon mellom KAV og fakturasystemet og uten en slik integrasjon. 1.3.1 Motta faktura 1.3.1.1 Sikre korrekt mottakssted og fakturaformat Side 6 av 9
1.3.2 Kontrollere faktura 1.3.2.1 Forkontroll av faktura 1.3.2.2 Sikre samsvar mellom faktura og mottatt leveranse 1.3.3 Håndtere fakturaavvik 1.3.3.1 Melde ifra om avvik mellom mottatt leveranse og faktura 1.3.3.2 Melde ifra om avvik mellom kontrakt og mottatt faktura 1.3.3.3 Bestille kredittnota 1.3.4 Godkjenne og betale faktura 1.3.4.1 Kontere og godkjenne faktura 1.3.4.2 Faktura legges til utbetaling Side 7 av 9
1.4 Spesielt for rammeavtaler 1.4.1 Fornyelse av utgåtte 1.4.1.1 Få beskjed om utgått avtale 1.4.1.2 Hente ut statistikk og avtalehistorikk 1.4.2 Avrop minikonkurranser/ abc/en leverandør 1.4.2.1 Gjennomføre avrop basert på inngått rammeavtale (sikre overføring av korrekt kontraktinformasjon) 1.4.2.2 Gjennomføre minikonkurranse og avrop mellom parter i rammeavtale 1.5 Integrasjonsplattform 1.5.1 Krav til integrasjoner 1.5.1.1 Det skal redegjøres for hvordan integrasjoner mellom KAV/KGV og Kundens øvrige løsninger kan etableres i Kundens integrasjonsplattform slik denne er beskrevet i «1.3 2015 472 SSA-K Bilag 3 Kundens tekniske plattform», og hvilke oppgaver som Kunden selv må håndtere for at integrasjoner skal kunne settes i produksjon Side 8 av 9
1.5.1.2 Løsningen skal integreres med Kundens arkivsystem, ephorte, via Kundens integrasjonsplattform. Integrasjonen omfatter overlevering av alle dokumenter som er arkivverdige som Leverandørens KAV/KGV produserer (f.eks. kommunikasjon, konkurransedokumenter, kontrakt, tilleggsinformasjon, kunngjøringskvitteringer e.l.). Det skal tydelig fremgå hva som er Kundens ansvar for at integrasjonen skal kunne settes i produksjon. 1.5.1.3 Alle integrasjoner skal dokumenteres i forhold til system og drift, og det skal foreligge en beskrivelse for hvordan akseptansetest av integrasjonen bør gjennomføres 1.6 Kundens arkitekturprinsipper Det skal redegjøres for hvordan Kundens arkitekturprinsipper støttes av løsningen. Side 9 av 9