SAKSFRAMLEGG Arkiv: L42 Dato: 14.06.2016 Saksnr Utvalg Møtedato 16/68 Planutvalg 22.06.2016 Saksbehandler: Kjell Vingen Camilla Sagflaat - klage på vedtak om dispensasjon for oppføring av tilbygg til fritidsbolig på 37/038 Vedlegg: 1 Klage over vedtak av 06.06.2016 signert 2 Tilsvar til klage på tillatelse til tiltak 3 Særutskrift Camilla Sagflaat - klage på vedtak om avslag på dispensasjon for oppføring av tilbygg til fritidsbolig på 37/038 4 Klage på vedtak dok 1 av 3 5 Klage på vedtak dok 2 av 3 6 Klage på vedtak dok 3 av 3 7 Camilla Sagflaat - Tillatelse til tiltak for tilbygg til og ombygging av hytte 37/038 8 Camilla Sagflaat - Søknad om dispensasjon for oppføring av tilbygg til hytte 37/038 9 E-1_Fasade_nord_1 10 E-2_Fasade_syd 11 E-3_Fasade_øst 12 E-4_Fasade_vest 13 E-5_Snitt 14 E-6_Plan_2.etg 15 E-7_Plan_1.etg 16 Vurdering_nabomerknader 17 B-1_Dispensasjonssöknad 18 Bekreftelse_mottatt_nabovarsel_Anne-Lise_Johnsen 19 Bekreftelse_mottatt_nabovarsel_Morten_Grøtan 20 Bekreftelse_mottatt_nabovarsel_Ragnhild_Lein 21 Bekreftelse_mottatt_nabovarsel_Reidar_Lein 22 Bekreftelse_mottatt_nabovarsel_Torkel_Bakken 23 Bilde_1_fra_nordöst 24 Bilde_2_fra_öst 25 Bilde_3_fra_öst 26 Bilde_4_fra_vest 27 Bilde_5_fra_vest 28 Bilde_6_fra_söröst 29 Terrengsnitt 37/038 30 Situasjonsplan tverrsnitt 001 31 Terrengsnitt Anne-Lise Johnsen 001 32 Terrengsnitt Ragnhild Lein 001 33 Terrengsnitt Reidar Lein 001 34 Uttalelse - dispensasjon fra kommuneplanens arealdel - ombygging av hytte - Bjugn 37/38 35 Tilsvar til uttalelse fra Fylkesmannen
Sakens bakgrunn og innhold: Camilla Sagflaat har søkt om dispensasjon fra byggeforbudet i strandlinja jevnfør plan- og bygningsloven 1-8 og plankravet i kommuneplanens arealdel 2, for tilbygg til eksisterende fritidsbolig. Denne søknaden ble delvis innvilget, delvis avslått av planutvalget 27.01.2016, sak 16/5, se vedlegg 5. Vilkårene i vedtaket ga vesentlige begrensinger, og innebar at hele tiltaket måtte reduseres fra to til en etasje, og at ingen bygningsdel høyere enn 0,5 meter plasseres nærmere sjøen enn dagens bygning. Sagflaat påklagde vedtakets begrensninger, og klagen ble tatt til følge av planutvalget 27.04.2016, sak 16/42, se vedlegg 3. Tillatelse til tiltak ble gitt ved administrativ vedtak nr. 16/156 den 06.06.2016, se vedlegg 4. Planutvalgets vedtak 16/42 og administrativt vedtak 16/156 er påklagd av naboer, vedlegg 1. Klagen ble oversendt til Sagflaat, og hun har levert tilsvar 10.06.2016, se vedlegg 2. Klagens formelle side: Hjemmel De påklagde vedtakene er enkeltvedtak, som kan påklages av part eller person med rettslig klageinteresse, jevnfør forvaltningsloven 28. Ordinær klagefrist er tre uker fra det tidspunkt underretning om vedtaket er kommet frem til vedkommende part jevnfør forvaltningsloven 29. Selv om klagefristen er oversittet, kan klagen tas under behandling, såfremt parten ikke kan lastes for at fristen er oversittet, eller dersom det av særlige grunner er rimelig at klagen blir prøvd, jevnfør forvaltningsloven 31. Klagen Eierne av de tre nærmeste fritidsboligene nord og nord/øst for Sagflaats eiendom har levert felles klage 09.09.2016, se vedlegg 1. Klage er fremmet av: gnr. 37, bnr. 54 Reidar Lein gnr. 37, bnr. 45 Anne-Lise Johnsen og Reidar Olav Johnsen gnr. 37, bnr. 44 Ragnhild Synnøve Lein Det er tidligere levert nabomerknader fra disse, og de er registrert som part i saken da de som naboer blir direkte berørt av Sagflaats tiltak. Administrativt vedtak 16/156 er påklagd innen klagefristen. Klagefristen for planutvalgets vedtak 16/42 kan være oversittet da klage ble levert seks uker etter at samlet saksfremstilling ble sendt til partene i saken. Av klagen fremkommer det at partene har fått tilsendt samlet saksfremstilling, men ikke forsto at det var gitt dispensasjon uten begrensninger i planutvalgets vedtak 16/42. De skriver blant annet: Vedtak av 27.04.2016 ble ikke påklagd rettidig på grunn av at vi alle har trodd at det var begrensningene som var formulert på side 1 som gjaldt for Sagflaat, og at dette var beslutningen fra Bjugn kommune. Vi har ikke noe i mot at tilbygget utføres i samsvar med disse begrensningene. Særlig bidro en formulering på side 3 i vedtaket av 27.02.16 til at vi ikke har forstått hva vedtaket gikk ut på: «Ved voteringen stemte 4 for dette forslaget og for rådmannens innstilling».
Siste setning er en skrivefeil hentet fra samlet saksfremstilling, der tallet 3 er falt ut, setningen skulle vært: Ved voteringen stemte 4 for dette forslaget og 3 for rådmannens innstilling. Skrivefeilen er alvorlig, og egnet til å villede partene ved at meningsinnholdet i setningen snus. Rådmannen finner ikke at endelig vedtak til sist i saksfremlegget er tilstrekkelig til å reparere feilskriften med tanke på vurdering av klagefrist. Meningsinnholdet i vedtaket av 27.04.2016 ble først tilstrekkelig formidlet til partene da de fikk e-post 06.06.2016 med kopi av tillatelse til tiltak, se vedlegg 4. Formell klagefrister løper fra samme dato, 06.06.2016. Klagen er etter rådmannens vurdering levert av parter i saken, innen klagefristens utløp. Rådmannen legger subsidiært til grunn at skrivefeilen medfører at det er rimelig at klagen blir prøvd, selv om klagefristen av klageinstansen skulle bli vurdert som oversittet. Partene har ikke drøyd urimelig lenge med å klage og de kan heller ikke lastes for at klagefristen er oversittet. I denne vurderingen er det lagt avgjørende vekt på den uheldige skrivefeilen har bidratt til at partene har oversittet fristen. Klagen er etter rådmannens subsidiære vurdering levert av parter i saken, etter klagefristens utløp, men klagen tas likevel til behandling med hjemmel i forvaltningsloven 31. Klages innhold og behandling Klagen gjelder både dispensasjonsvedtaket og vedtak om tillatelse til tiltak. Klagerne anfører at vedtak 16/42 er ugyldig på grunn av inhabilitet, og/eller må omgjøres på grunn av manglende begrunnelse. Klageren ønsker at vedtaket endres slik at det på nytt får de begrensinger som fremkom av opprinnelig vedtak i sak 16/5. Dersom planutvalget verken avviser klagen eller fatter nytt realitetsvedtak må klagen sendes fylkesmannen til endelig avgjørelse. Dersom klagen fra naboene får medhold, vil det foreligge et nytt vedtak som kan påklages av Sagflaat. Vurdering: Habilitet I klagen stilles det spørsmål ved habiliteten til Kristin Skilleås, slik: «Det er dessuten grunn til å stille spørsmål om Kristin Skilleås sin habilitet. Det er alminnelig kjent at Skilleås og Sagflaat er venner. Det går blant annet frem av facebook. Sett i forhold til at det var Skilleås som fremsatte forslag til et vedtak som gikk imot rådmannens innstilling og uten å begrunne dette nærmere, og som gir Sagflaat en særlig fordel, taler det for at foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til hennes upartiskhet, jf. forvaltningslovens 6 andre ledd. Dette må føre til ugyldighet.» Rådmannen har i saksforberedelsen spurt Skilleås om karakteren av hennes vennskap med Sagflaat. Skilleås sier: det er riktig at de er venner på facebook de har ikke noe vennskapsforhold Skilleås foreldre var omgangsvenner med Sagflaats foreldre, den gang de begge var barn Skilleås og Sagflaat har lekt sammen som barn Skilleås og Sagflaat møttes for første gang på om lag tyve år sommeren 2015 Skilleås mener selv at hun ikke er inhabil i denne saken
I klagen anføres inhabilitet med hjemmel i den generelle inhabilitetsregel i forvaltningsloven, 6, andre ledd. Habilitetsreglene er gitt for å sikre upartiske avgjørelser. I tillegg skal reglene bidra til å opprettholde den almene tillit til forvaltningen. Spørsmålet som må drøftes er om det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til Skilleås sin upartiskhet, og om Skilleås har et nært personlig forhold til Sagflaat eller andre parter i saken. Uttrykket særegne forhold betyr i denne sammenheng at situasjoner som svært mange er i, ikke medfører inhabilitet. Det fremstår som klart at vennskap via facebook ikke er særegent nok, eller egnet til å svekke tilliten til Skilleås. Konkret vennskap mellom barn langt tilbake i tid, er etter rådmannens vurdering et særegent forhold, men ikke egnet til å svekke tilliten til Skilleås sin upartiskhet. Av juridisk teori fremkommer det at vennskap eller uvennskap kan føre til inhabilitet, men kun når vennskapet er nært eller uvennskapet er klart. Dette er etter rådmannens vurdering ikke tilfelle for forholdet mellom Skilleås og parter i saken. I bestemmelsen gis det anvisning på at det ved vurderingen skal tillegges vekt om ugildhetsinnsigelse er reist av en part. Denne bestemmelsen får kun betydning i tvilstilfelle. I denne saken er det reist slik innsigelse, men det foreligger etter rådmannens vurdering ikke tvil om at Skilleås var og er habil i denne saken. Rådmannen har i vurderingen lagt avgjørende vekt på at forholdet mellom Skilleås og Sagflaat fremstår som et bekjentskap, ikke et nært vennskap, og at dette bekjentskapet ikke skiller seg fra mange av de mellommenneskelige forhold som er vanlig i en liten kommune, der «alle kjenner alle.» Dispensasjonsvurderingen Det anføres i klagen at vedtaket er mangelfullt begrunnet. Vedtaket lød: Endelig vedtak: Planutvalget tar klagen til følge, og gir dispensasjon fra plan- og bygningslovens 1-8 og kommuneplanens arealdel, i samsvar med søknaden. Begrunnelse: Planutvalget mener at tiltaket ikke setter til side hovedhensynet bak plan- og bygningslovens 1-8 i vesentlig grad, og ikke er til ulempe for framtidig utnytting av området. Utvalget mener at fordelene med å gi slik dispensasjon er klart større enn ulempene. Naboene anfører at vedtaket er mangelfullt begrunnelsen, og at det er oppsiktsvekkende at vedtaket ikke redegjør nærmere for de faktiske omstendighetene som flertallet legger til grunn, og viser i den sammenheng til rådmannens grundige vurderinger «både faktisk og juridisk». Enkeltvedtak skal begrunnes jevnfør forvaltningsloven 25, som lyder: 25.(begrunnelsens innhold). I begrunnelsen skal vises til de regler vedtaket bygger på, med mindre parten kjenner reglene. I den utstrekning det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå vedtaket, skal begrunnelsen også gjengi innholdet av reglene eller den problemstilling vedtaket bygger på. I begrunnelsen skal dessuten nevnes de faktiske forhold som vedtaket bygger på. Er de faktiske forhold beskrevet av parten selv eller i et dokument som er gjort kjent for parten, er en henvisning til den tidligere framstilling tilstrekkelig. I tilfelle skal det i underretningen til parten vedlegges kopi av framstillingen.
De hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøving av forvaltningsmessig skjønn, bør nevnes. Er det gitt retningslinjer for skjønnsutøvingen, vil i alminnelighet en henvisning til retningslinjene være tilstrekkelig. Begrunnelsen som er gitt er generell i formen. Vedtaket omhandler hele det tiltak som er omsøkt, og forholdet til plan- og bygningsloven 1-8 samt 2 i kommuneplanens arealdel. Vedtaket er fremkommet etter en grundig muntlig drøftelse i planutvalget. Når vedtaket omtaler forholdet til plan- og bygningsloven 1-8 og til den videre utviklingen i området, viser planutvalget at de har drøftet relevante problemstillinger i forhold til begge dispensasjonene. Rådmannen ser at det er et misforhold mellom dokumentasjonen fra den skriftlige saksforberedelse fra rådmannen, og den muntlige saksbehandlingen i planutvalget. Dette er regelmessig slik i saker der politisk vurdering skiller seg fra saksbehandlers vurdering av samme team. Dette følger av arbeidsformen til politiske utvalg generelt, og av arbeidsfordelingen mellom administrasjonen og planutvalget. De faktiske hovedhensyn som har vært avgjørende for utøving av skjønn er ikke nevnt i vedtaket. Dette er imidlertid ikke et krav i forvaltningslovens forstand, da bestemmelsens siste ledd er en såkalt «børbestemmelse.» Saken er godt opplyst i flere omganger, planutvalget har vært på befaring og rådmannen kan ikke se at begrunnelsen er i strid med forvaltningsloven 25. Dersom det i klageomgangen likevel blir lagt til grunn at begrunnelsen ikke er god nok, jevnfør forvaltningsloven 25, kan ikke rådmannen se at dette i denne saken kan medføre at vedtaket er ugyldig. Rådmannen legger til grunn at slik feil ikke kan ha virket bestemmende på vedtakets innhold, jevnfør forvaltningsloven 41. Vurdering av utsatt iverksetting Dersom kommunen ikke endrer vedtakene i klageomgangen, vil klagen bli sendt til fylkesmannen for endelig avgjørelse. Det er da påregnelig at klagen først vil være endelig avgjort cirka 1. september 2016. I den mellomliggende perioden kan tiltaket lovlig igangsettes, dersom Sagflaat ønsker å ta en slik risiko. Sagflaat må imidlertid være klar over at dersom vedtaket endres eller oppheves hos fylkesmannen, kan dette medføre at tiltaket må rives eller bygges om for hennes egen kostnad. Kommunen, eller fylkesmannen, kan vedta utsatt iverksetting av vedtakene som er fattet, frem til klagen er endelig avgjort av eget tiltak eller dersom dette er anmodet av part i saken. Slik anmodning er ikke mottatt. Rådmannen finner ikke grunn til å fatte vedtak om utsatt iverksetting i denne saken, da saken ikke gjelder tiltak som vil føre til uopprettelig skade selv om tiltaket skulle igangsettes før klagen er avgjort. Skaden vil eventuelt bli av økonomisk karakter for Sagflaat. Etter rådmannens vurdering vil Sagflaat selv være nærmest til å vurdere om dette er en risiko hun ønsker å ta. Folkehelsevurdering: Ikke relevant Oppsummering: Skilleås var ikke inhabil. Vedtaket var ikke mangelfullt begrunnet, alternativt har mangler ved begrunnelsen ikke virket bestemmende på vedtakets innhold. Det er ikke fremkommet nye opplysninger i klageomgangen. Rådmannens innstilling: Det er ikke fremkommet opplysninger i klagen som medfører at vedtaket bør endres eller oppheves. Klagen sendes fylkesmannen for endelig avgjørelse.
Saksprotokoll i Planutvalg - 22.06.2016 Behandling: Det ble delt ut et tilsvar på klage fra tiltakshaver, mottatt på epost samme morgen. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Det er ikke fremkommet opplysninger i klagen som medfører at vedtaket bør endres eller oppheves. Klagen sendes fylkesmannen for endelig avgjørelse.