Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Lillesand kommune - kontrollutvalget Møtedato: 24.11.2014 Møtested: Møteleder: Forfall: Medlem Til stede: Leder: Medlem Medlem Medlem Varamedlem Sekretær Rådhuset, møterom ved kantina Bjørn Melbye Ivar Fahsing Bjørn Melbye Signe Ann Jørgensen Kari Lise Svaleng Alexander Iversen Ole Morten Kjendlie Alexander Etsy Jensen Revisjonssjef Steinar Johansen Hoved revisor Øyvind Nilsen Forvaltningsrevisor Camilla N. Eriksrud Rådmann Økonomisjef Miljøforvalter Jan Henning Windegaard Espen Grimsland Ole Martin Aanonsen Innkallingen ble godkjent. Saklisten ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: 18/14-25/14. Lillesand, 24.11.14 Bjørn Melbye Leder Alexander Etsy Jensen Sekretær Postboks 4 3833 BØ Telefon 91 82 75 45 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 18/14 14/713 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 22.09.2014 19/14 14/714 ORIENTERING FRA ØKONOMISJEFEN - STATUS ØKONOMI 20/14 14/716 AVRENNING I STUDEDALENFRA DAGENS DEPOT OG PLANLAGT PUKKVERK 21/14 14/433 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - "TILPASSET OPPLÆRING OG SPESIALUNDERVISNING" 22/14 14/715 PÅSTANDER KNYTTET TIL KLOAKKSAK PÅ FJELLDAL 23/14 14/725 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR 2015 24/14 14/727 ORIENTERING FRA REVISJONEN I MØTE 24.11.2014 25/14 14/728 EVENTUELT I MØTE 24.11.2014 Side 2 av 8
Sak nr. 18/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 22.09.2014 Protokollen fra møte 22.09.2014 godkjennes. Protokollen fra møte 22.09.2014 godkjennes. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Protokollen fra møte 22.09.2014 godkjennes. Sak nr. 19/14 ORIENTERING FRA ØKONOMISJEFEN - STATUS ØKONOMI Vedtak i Lillesand kommune kontrollutvalget Kontrollutvalget tar økonomisjefens redegjørelse om kommunens økonomi til orientering. Behandlinga i Lillesand kommune kontrollutvalget Økonomisjef Espen Grimsland redegjorde for kommunens økonomi i 2014, med bakgrunn i andre tertialrapport. Økonomisjefen kom også innom rådmannens forslag til økonomiplan 2015-2018. Rådmann Jan Henning Windegaard var også til stede og bidro med informasjon knyttet til saken. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar økonomisjefens redegjørelse om kommunens økonomi til orientering. Sak nr. 20/14 AVRENNING I STUDEDALENFRA DAGENS DEPOT OG PLANLAGT PUKKVERK Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra naturforvalter i Lillesand kommune til orientering. Kontrollutvalget vurderer at Lillesand kommunes naturinteresser er ivaretatt gjennom den dialog og oppfølging som administrasjonen har med Kristiansand kommune og fylkesmannen. Side 3 av 8
Kontrollutvalget bes holdt orientert om de undersøkelser som Kristiansand kommunes kontrollutvalg gjør. Kontrollutvalget ber også om å bli holdt orientert, fra administrasjonen, om arbeidet som foregår i området. Det bes om at ny orientering gis i løpet av våren 2015. Sekretariatet underretter kontrollutvalget i Kristiansand kommune om utfallet i saken, med kopi til ordfører og rådmann. Miljøforvalter Ole Martin Aanonsen redegjorde for saken i fra Lillesand kommunes ståsted og svarte på spørsmål fra utvalget. Etter redegjørelsen fra naturforvalter i Lillesand kommune ser ikke kontrollutvalget at det er behov for at revisjonen foretar videre undersøkelser om planarbeidet for «Studedalen pukkverk» er i tråd med bestemmelsene om konsekvensutredning for reguleringsplaner med vesentlig virkning for miljø og samfunn. Signe Ann Jørgensen satte fram følgende forslag: Kontrollutvalget vurderer at Lillesand kommunes naturinteresser er ivaretatt gjennom den dialog og oppfølging som administrasjonen har med Kristiansand kommune og fylkesmannen. Kontrollutvalget bes holdes orientert om de undersøkelser som Kristiansand kommunes kontrollutvalg gjør. Kontrollutvalget bes holdt orientert, fra administrasjonen, om arbeidet som foregår i området. Det bes om at ny orientering gis i løpet av våren 2015. Sekretariatet underretter kontrollutvalget i Kristiansand kommune om utfallet i saken, med kopi til ordfører og rådmann. Første punkt i innstillingen, samt forslag fra Signe Ann Jørgensen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra naturforvalter i Lillesand kommune til orientering. Kontrollutvalget ber revisjonen undersøke om planarbeidet for «Studedalen pukkverk» er i tråd med bestemmelsene om konsekvensutredning for reguleringsplaner med vesentlig virkning for miljø og samfunn. Revisjonen melder tilbake til utvalget. Kontrollutvalget imøtekommer ønsket fra kontrollutvalget i Kristiansand kommune om at revisjonens undersøkelser koordineres med undersøkelsene som foretas av Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS. Sekretariatet informerer ordfører og rådmann om at revisjonen er bedt om å undersøke saken. Side 4 av 8
Sak nr. 21/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - "TILPASSET OPPLÆRING OG SPESIALUNDERVISNING" Kontrollutvalget ber revisjonen om å besvare de spørsmål bystyret ønsket bedre belyst og melde tilbake til kontrollutvalget i form av et notat. Når notatet foreligger sendes saken over til tjenesteutvalget for uttalelse. Etter at tjenesteutvalget har hatt forvaltningsrevisjonsrapporten og tilleggsnotatet til uttalelse, sendes rapporten med tilleggsnotat fra revisjonen til endelig behandling i bystyret. Forvaltningsrevisor Camilla N. Eriksrud og medlem av kontrollutvalget Signe Ann Jørgensen redegjorde for bystyrebehandlingen av forvaltningsrevisjonsrapporten og bakgrunnen for at den ble sendt tilbake til kontrollutvalget. Som en følge av møtebehandlingen fremmet sekretariatet nytt forslag til vedtak i møtet: Kontrollutvalget ber revisjonen om å besvare de spørsmål bystyret ønsket bedre belyst og melde tilbake til kontrollutvalget i form av et notat. Når notatet foreligger sendes saken over til tjenesteutvalget for uttalelse. Etter at tjenesteutvalget har hatt forvaltningsrevisjonsrapporten og tilleggsnotat til uttalelse, sendes rapporten med tilleggsnotat fra revisjonen til endelig behandling i bystyret. Nytt forslag til vedtak fra sekretariatet ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber revisjonen om å besvare de spørsmål bystyret ønsket bedre belyst. Kontrollutvalget ber revisjonen innarbeide svarene i en redigert utgave av forvaltningsrevisjonsrapporten før videre behandling. Sak nr. 22/14 PÅSTANDER KNYTTET TIL KLOAKKSAK PÅ FJELLDAL Kontrollutvalget tar styringsgruppens notat vedr. kloakksak på Fjelldal til etterretning. Etter anbefaling fra styringsgruppen avslutter kontrollutvalget med dette utvalgets oppdrag (foranalysen) gitt i bystyresak nr. 079/13. Kontrollutvalget avventer rapport og konklusjon fra Grimstad kommune før endelig behandling av den delen av saken. Side 5 av 8
Kontrollutvalget innstiller bystyret til å gjøre følgende vedtak: Bystyret tar styringsgruppens notat vedr. kloakksak på Fjelldal til etterretning. Kontrollutvalget anbefaler med dette at utvalgets oppdrag (foranalysen) gitt i oppdrag av bystyret i sak nr. 079/13 avsluttes. Bystyret avventer rapport og konklusjon fra Grimstad kommune før endelig behandling av den delen av saken. Revisjonssjef Steinar Johansen redegjorde for styringsgruppen sitt arbeid med saken. Sekretariatet satte frem følgende forslag i møtet: Kontrollutvalget tar styringsgruppens notat vedr. kloakksak på Fjelldal til etterretning. Etter anbefaling fra styringsgruppen avslutter kontrollutvalget med dette utvalgets oppdrag (foranalysen) gitt i bystyresak nr. 079/13. Kontrollutvalget avventer rapport og konklusjon fra Grimstad kommune før endelig behandling av den delen av saken. Kontrollutvalget innstiller bystyret til å gjøre følgende vedtak: Bystyret tar styringsgruppens notat vedr. kloakksak på Fjelldal til etterretning. Kontrollutvalget anbefaler med dette at utvalgets oppdrag (foranalysen) gitt i oppdrag av bystyret i sak nr. 079/13 avsluttes. Bystyret avventer rapport og konklusjon fra Grimstad kommune før endelig behandling av den delen av saken. fremsatt av sekretariatet ble enstemmig vedtatt. Saken legges frem til drøfting i kontrollutvalget uten forslag til vedtak. Sak nr. 23/14 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR 2015 Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2015 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Sekretariatet gjennomgikk møte- og arbeidsplanen. Side 6 av 8
Det kom frem under møtebehandlingen at utvalget ønsket å få inn ett punkt om «salg av kommunale eiendommer» på planen, der administrasjonen redegjør for rutiner og praksis. Innstillingen med tilleggs punkt «salg av kommunale eiendommer» ble enstemmig vedtatt. Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2015 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Sak nr. 24/14 ORIENTERING FRA REVISJONEN I MØTE 24.11.2014 Saken tas til orientering. Arendal Revisjonsdistrikt orienterte om følgende i møte: Løpende revisjon Hovedrevisor for Lillesand kommune Øyvind Nilsen orienterte om løpende revisjon, der i blant kan prosjekter knyttet mot lønn, innkjøp og økonomisk sosialhjelp nevnes. Restanse for innkrevinger Hovedrevisor for Lillesand kommune Øyvind Nilsen orienterte om aktuelle kontroller som er gjennomført som berører diverse innkrevinger som foretas av kommunen, der i blant innkreving av husleie for kommunale boliger og egenandel i barnehage. Status i konsolideringsprosessen mellom de tre revisjonsenhetene i Aust-Agder Revisjonssjef Steinar Johansen orienterte om den pågående prosessen og fremdriften videre. Det er opprettet en arbeidsgruppe bestående av en ansatt fra hver av de tre enhetene og en styringsgruppe som består av representanter i fra eierne. I Tillegg er de ansatte involvert gjennom deres tillitsvalgte. Arbeidsgruppen forventer å avslutte sitt arbeid i løpet av februar 2015. Kvalitetskontroll Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) Revisjonssjef Steinar Johansen orienterte om gjennomført kvalitetskontroll foretatt av NKRF. Revisjonsvirksomheter som er bedriftsmedlem i NKRF er underlagt en obligatorisk kvalitetskontrollordning. Formålet med kvalitetskontrollen er å sikre at bedriftsmedlemmene holder en høy faglig standard ved at de utfører revisjonsarbeidet i overensstemmelse med god kommunal revisjonsskikk. I tillegg til selve kontrollen vil de kontrollerte få faglig rettledning. Side 7 av 8
Saken tas til orientering. Sak nr. 25/14 EVENTUELT I MØTE 24.11.2014 Sakene tas til orientering. Referat fra høstkonferansen på Broklandsheia 10.11.14 Sekretær for kontrollutvalget gav en kort oppsummering fra høstkonferansen. Påmelding til kontrollutvalgskonferansen 4-5 februar 2015 Sekretær for kontrollutvalget melder på Signe Ann Jørgensen og Ole Morten Kjendlie. Temark Forespørsel om deltakelse i Fylkesmannens tilsynsforum Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat (Temark) har sendt en forespørsel til Fylkesmannen i Aust-Agder datert 05.11.14 om å få delta i Fylkesmannens tilsynsforum. Fylkesmannen i Aust-Agder har ikke responderte på henvendelsen. Neste møte 23. februar kl. 13:00 Neste møte avholdes i henhold til planen 23. februar 2015 kl. 13:00. Saken tas til orientering. Side 8 av 8